Værtsby ESC Styregruppemøde Pernille Gaardbo, Claus Bjørn Billehøj, Tine Eriksen Green, Martin

Transkript

1 Værtsby ESC 2014 Styregruppemøde Deltagere: Pernille Gaardbo, Claus Bjørn Billehøj, Tine Eriksen Green, Martin Bender, Søren Therkelsen, Anne Holm Sjøberg, Christian Herskind, Morten Pankoke, Klaus Hahn og Anders Sørensen Referent: Mette Haugaard Skou 1. Tilbagemelding på referat Referat fra styregruppemøde d. 19. december 2013 blev godkendt. 2. Kommentarer til dagsordenen Christian Herskind bad om, at der blev tilføjet et punkt til dagsordnen omhandlende arenaens konstruktion og søjler. Styregruppen indvilgede i dette forslag, og Pernille Gaardbo bad om at punktet blev drøftet først. 3. Konstruktion og søjler Christian Herskind præsenterede problemstillingen vedrørende fjernelse af de tre søjler og placering af tværbjælke. HCC har arbejdet på en løsning hen over efteråret og har på baggrund af de specifikationer DR har givet sat arbejdet med at fjerne de tre søjler og etablering af en tværbjælke i gang. Christian Herskind henviste til, at DR i starten af januar er kommet med nye oplysninger om vægt og vægtfordeling i loftet, som gør at det igangsatte arbejde er standset med forventet konsekvens for tid og økonomi. Christian Herskind pointerede, at REDA i forvejen har fået langt større udgifter til at fjerne de tre søjler og etablering af tværbjælken end oprindeligt budgetteret, og at REDA ikke vil betale for de eventuelle ekstraomkostninger, der måtte komme som følge af de nye oplysninger DR har givet. Claus Billehøj pointerede vigtigheden af, at der træffes en beslutning om, hvordan denne problemstilling håndteres både praktisk og økonomisk, for at få arenaen klar i tide. Claus Billehøj nævnte også, at HCC er ved at finde flere penge til projektet, men at der er en grænse for hvor mange ekstra penge til projektet, der kan findes. 1

2 Søren Therkelsen pointerede, at det fremgår klart af aftalen mellem DR og HCC, hvad kravene til tagets bæreevne er. Søren Therkelsen understregede endvidere, at det ikke vil være muligt for DR at lave et ESC show med den bæreevne som HCC pt. planlægger med. Det er derfor af allerstørste vigtigt, at der bliver fundet en praktisk løsning med det samme, og at arbejdet forsætter, så etableringen ikke bliver yderligere forsinket. Claus Billehøj anmodede REDA om at give en status på etableringsarbejdet. Anders Sørensen forklarede, at forstærkningen af søjlerne er produceret. I følgende den nuværende plan vil forstærkningen blive sat på i den efterfølgende uge og fra uge 6 hænges det nye gitter (tværdrageren) op. Anders Sørensen vurderede samtidig, at arenaen vil blive klar 2-3 uger senere end forventet, som følge at, at HCC skal lave nye beregninger vedr. bæreevne. Claus Billehøj spurgte til, om alle fagpersonerne fra HCC og DR er enige om, at drageren er ikke stærk nok. Anders Sørensen bekræftede, med de informationer HCC nu har modtaget fra DR, så er HCC enig med DR i, at drageren ikke er stærk nok. Morten Pankoke beskrev HCCs opfattelse af sagens forløb, at DR i begyndelsen af oktober måned fremsendte en tegning, som viste det areal, hvor DR ønsker at hænge 100 tons udstyr op, og at HCC på den baggrund har lavet sit udbudsmateriale. Udbudsmaterialet blev sendt frem til DR 6. december til kommentering, men DR afgav ingen kommentarer. Søren Therkelsen præsenterede DRs opfattelse af sagens forløb, at DR rigtig nok fremsendte den beskrevne tegning, men at DR både skriftligt og mundtlig fremførte, at det blot var et indtil videre ikke defineret område inden for det skraverede areal, at de 100 tons skulle hænges, ikke at vægten ville blive distribueret flat ud over det fulde areal, som HCCs ingeniør har antaget. Claus Billehøj pointerede, at sagen selvfølgelig skal løses, men det i høj grad også handler om hvem, der skal bære ekstraomkostningen. Christian Herskind forklarede at størrelsen af ekstraomkostningen pt. ikke er kendt, pointerede igen at REDA ikke vil betale ekstraomkostningerne til forstærkning af drageren. Anders Sørensen forklarede, at REDA afventer nye beregninger fra DR, og at REDA efterfølgende skal bruge to dage på at undersøge den praktiske løsning af problematikken, hvorefter man vil kunne bede leverandøren om at give en pris på arbejdet. Søren Therkelsen tilkendegav, at fagfolkene i DR og HCC er i dialog om problematikken, og at DR leverer nye beregninger i dag, hvis det ikke allerede er sket. Styregruppen blev på baggrund af den beskrevne proces enige om, at koordinationsledelsen skal mødes mandag d. 13. januar kl i WoCo til drøftelse af den praktiske løsning af sagen, og at håndteringen af den økonomiske tvist må foregå parallelt med at det praktiske arbejde sættes i gang. Claus Billehøj foreslog, at såfremt man har behov for at fastlægge skyldsspørgsmålet i sagen, at man overlader det til tredjepart, men at styregruppen i første omgang lader præsidiet forholde sig til den økonomiske del af sagen. Pernille Gaardbo pointerer, at DR alene forholder sig til den leverance HCC skal levere og ikke HCCs budget, men at DR ingen interesse har i at udløse store økonomiske problemer hos hverken HCC eller DR selv. Claus Billehøj spurgte koordinationsgruppen, om styregruppen kan forvente flere økonomiske udfordringer fremover. 2

3 Søren Therkelsen svarede, at da DR valgte at indgå en aftale med HCC, så vidste DR, at der var store udfordringer med den foreslåede venue, hvorfor DR prøvede at skrive en masse fakta ind i aftalen, men DR skrev også ind i aftalen, at der er mange usikkerheder, og at leverancerne går forud for budgettet. Morten Pankoke tilføjede, at som følge af at tiden er så kort til alt skal være færdigt, vil leverancerne først blive afklaret undervejs, hvorfor der vil kunne opstå ting uoverensstemmelser omkring leverancer. Anne Holm Sjøberg foreslog, at koordinationsgruppen udarbejder den matrix som blev aftalt på seneste styregruppemøde for opgaveløsningen, leverancer mv. så styregruppen på hvert møde kan blive orienteret om status og eventuelle udfordringer. 4. Etablering af tribuner v. Martin Bender Martin Bender præsenterede HCCs forslag til tribune, som er en tribuneopbygning med 30 cm spring, hvilket efter HCCs mening opfylder behovet og kan benchmarkes i forhold til Boxen, Malmø Arena og Forum, under hensyntagen til at B&W hallen er en midlertidig arena. Martin Bender understregede, at en tribuneopbygning med højere spring vil give betydelige ekstraomkostninger for projektet. Søren Therkelsen pointerede, at det i aftalen mellem DR og HCC klart fremgår, at man i forhold til bl.a. tribuner skal kunne benchmarke op mod Boxen og Malmø Arena, og at en 30 cm løsning ikke tilnærmelsesvis giver samme fornemmelse som Boxen og Malmø Arena. Søren Therkelsen pointerede også, at man ikke kan bruge Forum til benchmark, da Forum ikke er egnet til et ESC show. Pernille Gaardbo tilføjede, at tribunehøjden har stor betydning for scenografien og kameravinklerne, og at det er nødvendigt, at tribunerne bliver højere, end hvad HCC foreslår, men at DR selvfølgelig har respekt for omkostningerne. Pernille Gaardbo pointerede også, at DR efter seneste styregruppemøde har undersøgt mulighederne for at reducere højden på tribunerne, ved hjælp af 3D tegninger, og at det er vurderingen, at DR vil kunne acceptere, at publikumspodierne kun har 40 cm spring. Anne Holm Sjøberg spurgte til, om der ville være mulighed for, at DR selv finder finansiering til at betale den ekstraomkostning højere publikumstribuner medfører. Pernille Gaardbo svarede, at DR ikke har budgetteret med udgifter til publikumstribuner, da det er forudsat, at denne opgave blev varetaget af HCC, og at DRs budget er meget stramt. Claus Billehøj nævnte, at der ved at gå fra en tribuneopbygning med 30 cm spring til 40 cm spring er en ekstraomkostning på ca. 3 mio. kr. Hertil svarede Pernille Gaardbo, at DR ikke betragter højere spring som en ekstraomkostning, men derimod en forudsætning for DR. Claus Billehøj foreslog, at antallet af siddepladser reduceres, hvilket vil medføre en reduktion i omkostningen til publikumstribuner. Pernille Gaardbo indvilgede i, at HCC kan undersøge denne mulighed så længe tribunen har 40 cm spring og så længe der som minimum vil være plads til publikummer. 3

4 Martin Bender foreslog en løsning, hvor tribuneopbygningen har 36 cm spring, hvilket umiddelbart også vil reducere omkostningerne. Pernille Gaardbo indvilgede i, at DR undersøger mulighederne for en løsning med 36 cm spring. Pernille Gaardbo pointerede dog, at HCC i så fald skulle tage den fulde udgift til publikumstribuner. Claus Billehøj vurderede, at de tilstedeværende repræsentanter for HCC ikke havde mandat til at træffe beslutninger, som går ud over det fastlagte budget, hvorfor drøftelse af finansieringen af tribunerne skal fortsætte i præsidiet. Pernille Gaardbo spurgte til, om det betyder, at DR og HCC nu ikke skal arbejde videre med at finde en løsning. Claus Billehøj forsikrede om, at han var enig i, at DR og HCC skal arbejde videre med praktiske løsninger, men at den økonomiske del må klares på et højere niveau. 5. Etablering af Green Room v. Martin Bender Martin Bender præsenterede HCCs forslag til placering og etablering af Green Room. Dette forslag indebærer, at Green Room placeres uden for arenaen i et telt, som er egnet til tv produktion. Pernille Gaardbo kommenterede, at en placering uden for arenaen ikke er en optimal løsning, da der i så fald vil være logistiske udfordringer for alle de kunstnere, som skal gå til og fra scenen og Green Room i løbet af hvert show. Pernille Gaardbo fortalte derpå, at også DR siden seneste styregruppemøde har overvejet alternative placeringer og løsninger for Green Room. Den alternative løsning DR pt. arbejder på er en løsning, hvor Green Room ligger på gulvet inde i arenaen. Pernille Gaardbo pointere, at show teamet fortsat tegner på løsningen, og at der er udfordringer med denne løsning, bl.a. færre ståpladser, sikkerhed, brandmyndigheder mv., så det er ikke sikkert at denne løsning kan realiseres. Christian Herskind udtrykte ærgrelse over, at DR ikke selv finder penge til at bygge Green Room, som det var planlagt over publikumspodierne, da denne løsning ville være helt unik. Claus Billehøj foreslog, at DR forsøger at finde en sponsor til at betale for den først planlagte løsning. Pernille Gaardbo pointerede, at DR ikke kan finde penge i budgettet til at løse denne opgave, da denne opgave i henhold til aftalen mellem HCC og DR er pålagt HCC, og at det ikke er muligt at bruge et sponsorat til finansieringen af denne opgave, da DR kun har et meget begrænset antal sponsorater til rådighed. Søren Therkelsen foreslog, at DR fortsætter arbejdet med at tegne Green Room ind på gulvet i arenaen, og at DR efterfølgende kan sende tegningerne til Morten Pankoke med henblik på at HCC skal få tegningerne vurderet af brandrådgiveren og starte projekteringen af det podiet Green Room et vil skulle stå på. 6. Billetfordeling Dette punkt blev ikke drøftet. 7. Insignia 4

5 Dette punkt blev ikke drøftet. 5