Forretningsorden for samarbejde

Transkript

1 Aarhus Februar 2016 Sagsnr tb/tb/kkp Forretningsorden for samarbejde Aalborg Kommune og Budolfi Plads, Aalborg

2 2/10 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Samarbejdets organisering... 3

3 3/10 1. Indledning I dette bilag beskrives de overordnede forventninger og retningslinjer for samarbejdet mellem Aalborg Kommune og den vindende tilbudsgiver om realiseringen af Budolfi Plads projektet og samarbejdet herom i projekteringsfasen, anlægsfasen og efter ibrugtagning af det nye byrum på Budolfi Plads. Bilaget har til formål at beskrive samarbejdsorganisationen i form af en styregruppe, en projektgruppe og gruppen for realiseringen af bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner. Formålet med Forretningsorden for samarbejde er således at sikre et smidigt og konstruktivt samarbejde mellem den vindende tilbudsgiver og Aalborg Kommune i de forskellige faser og i forbindelse med tilvejebringelse af realiseringsplanen. Den vindende tilbudsgivers repræsentanter i de forskellige faser forudsættes at have beslutningskompetence og være i stand til at løse eventuelle opståede konflikter på en for samarbejdet fleksibel og hensigtsmæssig måde. Aalborg Kommune vil så vidt muligt efterstræbe fleksible og effektive beslutningsprocesser på kommunalt niveau, herunder at kommunens centrale repræsentanter gives kompetencer, som muliggør en fleksibel håndtering af uforudsete situationer samt smidige beslutningsprocesser. Derudover forventes det, at kommunikationsvejene er så korte og hensigtsmæssige som mulige. 2. Samarbejdets organisering 2.1 Generelt Samarbejdet mellem Aalborg Kommune og tilbudsgiveren vil ændre sig gennem de enkelte faser med hensyn til de krav, der stilles til parternes involvering. Det er Aalborg Kommunes forventning, at samarbejdet i projektets faser struktureres omkring de relevante kvalifikationer og den relevante viden i henholdsvis den kommunale forvaltning og tilbudsgiverens organisation. Der vil i forløbet af de enkelte faser være behov for at tilknytte personer til samarbejdet, der besidder forskellige kompetencer.

4 4/10 Samarbejdet organiseres i en styregruppe, en projektgruppe og en gruppe for realiseringen af bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner. Eventuelle konflikter skal løses som udgangspunkt på laveste niveau. I tilfælde af, at det ikke er muligt at løse en eventuel uoverensstemmelse i henholdsvis projektgruppen eller gruppen for realiseringen af bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner, skal det løftes op i styregruppen med en tilhørende redegørelse for uoverensstemmelsen. 2.2 Styregruppen - Formål og sammensætning Styregruppen skal sikre, at de overordnede målsætninger for Budolfi Plads projektet gennemføres, såvel i projekteringsfasen, i anlægsfasen som ved udarbejdelsen af realiseringsplanen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner. Styregruppen er det forum, hvor der træffes bindende beslutninger om alle forhold vedrørende projektet. Styregruppen skal nedsættes umiddelbart efter underskrift af den betingede købsaftale. Styregruppen består på tidspunkt for underskrift af den betingede købsaftale af seks medlemmer tre repræsentanter fra Aalborg Kommune og tre repræsentanter fra tilbudsgiver. Aalborg Kommunes medlemmer af styregruppen er: Tilbudsgivers medlemmer af styregruppen er: Parterne kan udskifte deres medlemmer af styregruppen, men af hensyn til kontinuiteten i samarbejdet tilstræbes det, at udskiftning begrænset til det absolut nødvendige. Parterne har ret til at udpege en ekstern rådgiver til at sidde med i styregruppen. 2.3 Møder i styregruppen Møder i styregruppen afholdes efter behov, dog mindst fire gange årligt. Styregruppemøder afholdes, når mindst et af styregruppens medlemmer anmoder om

5 5/10 det, eller når projektgruppen eller gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner fremlægger forhold, der skal afgøres af styregruppen. Mødeindkaldelser foretages skriftligt og med otte dages varsel, medmindre forholdene nødvendiggør et kortere varsel. Indkaldelse til styregruppemøde skal angive mødets dagsorden og så vidt muligt vedlægges det skriftlige materiale, som måtte blive fremlagt til brug for styregruppens behandling af de enkelte punkter på dagsordenen. Tilbudsgiver udarbejder beslutningsreferater i forlængelse af styregruppemøderne, så vidt muligt inden for 14 dage efter mødet. Parterne er berettigede til at medtage eksterne rådgivere til styregruppemøder. Styregruppen vil ligeledes behandle alle tvister, det ikke har været muligt at løse på lavere niveau i projektorganisationen. Der kan kun afholdes styregruppemøder, såfremt der deltager repræsentanter for begge parter. Der kan kun træffes beslutninger, såfremt begge parter er enige herom. 2.4 Projektgruppen (for parternes samarbejde i projekteringsfasen og udførelsesfasen) Formål og sammensætning Projektgruppen nedsættes umiddelbart efter underskrift af den betingede købsaftale og vil bestå af repræsentanter fra Aalborg Kommune og repræsentanter fra den vindende tilbudsgiver. Projektgruppen har til formål at sikre et smidigt og konstruktivt samarbejde mellem den vindende tilbudsgiver og Aalborg Kommune i henholdsvis projekteringsog udførelsesfasen. Parterne skal sikre, at parternes repræsentanter i projektgruppen til enhver tid i forløbet repræsenterer de relevante kompetencer og ressourcer. Det vil indebære, at der vil være en udskiftning af medlemmerne af projektgruppen afhængig af, hvor i forløbet projektet befinder sig. Der forventes også at være gennemgående personer i projektgruppen, som følger projektet fra start og frem til aflevering og ibrugtagning af byrummet.

6 6/10 Aalborg Kommunes repræsentanter vil fra starten være: Tilbudsgivers repræsentanter vil fra starten være: Den udvalgte projektleder fra henholdsvis Aalborg Kommune og den vindende tilbudsgiver skal fungere som parternes primære kontakt og forventes at være gennemgående i både projekteringsfasen og anlægsfasen. Såfremt et medlem af projektgruppen er forhindret i at deltage i projektgruppemøde, er medlemmet berettiget til at lade sig repræsentere ved en stedfortræder. Hver af parterne er berettiget til at supplere deltagerne i møderne, herunder at medtage eksterne rådgivere Opgaver Projektgruppens opgaver i projekteringsfasen er primært: At drøfte og afklare eventuelle uklarheder i Aalborg Kommunes kravsspecifikationer til byrumsentreprisen. At drøfte og afklare eventuelle uklarheder i tilbudsgivers løsningsforslag i relation til tilbudsgivers fremtidige byggeri og P-anlæg, men også vedrørende tilbudsgivers udførelse af totalentreprisen vedrørende byrummet. At behandle og godkende tilbudsgiver detail- eller arbejdstidsplan. At sikre at de foreskrevne eller tilbudte materialer leveres og indgår i projektet. At godkende tilbudsgivers udvikling og etablering af LAR-projekt. At sikre opfyldelse af krav til inventar. At godkende tilbudsgivers færdigprojektering af entreprisen vedrørende byrummet. At drøfte og fastlægge indholdet af den dokumentation, som tilbudsgiver skal tilvejebringe over for Aalborg Kommune. At forberede beslutningsgrundlaget for beslutninger, der ligger uden for projektgruppens kompetencer og derfor løftes til behandling i styregruppen. At sikre, at tilbudsgiver følger vejledninger og normer beskrevet i "Normer og Vejledning for Anlægsgartnerarbejde, 2015", både i forhold til materialer, udførelse, etableringspleje og drift til aflevering efter 1 år.

7 7/10 At sikre opfølgning i forhold til tilbudsgivers valg af materialer og produkter til anvendelse i entreprisen vedrørende byrummet, herunder i relation til installationstekniske løsninger. Projektgruppens opgaver i udførelsesfasen er primært: At planlægge tilsyn og kontrol. At drøfte og evaluere tilbudsgivers kontrolfunktioner i forbindelse med nedbrydnings- og funderingsopgaver, herunder i relation til vibrationshastigheder på nabobebyggelse. At sikre løbende opfølgning på tilbudsgivers disposition af byggeplads og byggepladslogistik i forhold til at sikre trafik til og fra byggepladsen og til og fra berørte naboer, fx Danske Bank. At sikre løbende opfølgning på byggepladsdrift, information til naboer og praktiske forhold i forhold med bygge- og anlægsarbejdernes udførelse. At sikre at tilbudsgiver følger anvisninger om opbinding, udluftning og vanding af træer, og hvordan tilbudsgiver vil sikre de rette forhold, for så vidt angår depoter, plantesæsoner og opbygning af plantehuller. At forberede beslutningsgrundlaget for beslutninger, der ligger uden for projektgruppens kompetencer og derfor løftes til behandling i styregruppen Samarbejdet i projekteringsfasen og udførelsesfasen Som udgangspunkt kan projektgruppen behandle ethvert forhold vedrørende parternes samarbejde i projekteringsfasen, herunder ethvert forhold angående tilbudsgivers opfyldelse af den betingede købsaftale, herunder totalentreprisekontrakten vedrørende byrumspladsen. Projektgruppen kan behandle ændringer til udbudsmaterialet og/eller ændringer af tilbudsgivers forpligtelser i henhold til den betingede købsaftale, hvis ændringen har en naturlig sammenhæng med de aftalte ydelser og ikke påvirker den samlede betaling. Beslutninger om ændringer, der ikke har en naturlig sammenhæng med de aftalte ydelser eller påvirker den samlede betaling, skal forelægges styregruppen. Projektgruppen kan alene træffe beslutninger, såfremt repræsentanter for begge parter er enige herom. Kan parterne ikke opnå enighed eller er emnet uden for projektgruppens kompetence, skal spørgsmålet forelægges styregruppen med en kortfattet beskrivelse af det konkrete forhold. Denne beskrivelse udarbejdes af tilbudsgiver og inden 5 da-

8 8/10 ge efter projektgruppens beslutning herom, inkl. indhentning af bemærkninger fra Aalborg Kommune til beskrivelsen Møder i projektgruppen Projektgruppen følger processen i henholdsvis projekteringsfasen og anlægsfasen, idet ethvert væsentligt trin i begge faser behandles i projektgruppen, inden næste trin igangsættes. Aalborg Kommune vil tilstræbe en hurtig tilbagemelding på alle forhold, som vedrører projektets fremdrift. Projektgruppemøder forventes afholdt ca. hver 2-3 uge, men i øvrigt mødes projektgruppen efter behov. Det er tilbudsgiver, som har pligt til at indkalde til møder i projektgruppen. Indkaldelse, der så vidt muligt sker ved, at projektgruppens medlemmer forud for ethvert projektgruppemøde koordinerer mødetidspunktet, skal ske skriftligt (gerne ) og med mindst 7 dages varsel, medmindre forholdene nødvendiggør et kortere varsel. Indkaldelse til projektgruppemøde skal angive mødets dagsorden og så vidt muligt vedlægges det skriftlige materiale, som måtte blive fremlagt til brug for projektgruppens behandling af de enkelte punkter på dagsordenen. På hvert møde i projektgruppen behandles som minimum følgende punkter: Godkendelse af referat fra forudgående projektgruppemøde. Forhold som ønskes drøftet i projektgruppen. Fremdrift på projekteringsog anlægsfasen i forhold til tidsplanen. Udover ovenstående projektgruppemøder kan hvert af medlemmerne indkalde til projektgruppemøde med samme varsel som anført ovenfor. Er der behov for møder med kortere varsel med henblik på akut opståede forhold, er Aalborg Kommune indstillet på i videst mulig udstrækning at imødekomme dette. Tilbudsgiver udarbejder beslutningsreferat i forlængelse af projektgruppemøderne inden 14 dage efter mødet.

9 9/ Gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner Formål og sammensætning Gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner har primært til formål at sikre realiseringen af tilbudsgivers forslag til udnyttelse af de etagemeter byggeret, som er forudsat anvendt til detailhandel og publikumsorienterede funktioner. Gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner nedsættes og vil bestå af tre repræsentanter fra Aalborg Kommune og tre repræsentanter fra tilbudsgiver. Aalborg Kommunes repræsentanter er: Tilbudsgivers repræsentanter er: Gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner forventes at blive suppleret med de slutbrugere og andre interessenter, som er relevante for gennemførelse af tilbudsgivers forslag. Det er tilbudsgivers forpligtelse at sørge for inddragelse af de nævnte repræsentanter ved tilvejebringelsen af den realiseringsplan, som tilbudsgiver er forpligtet til at udarbejde og præsentere for Aalborg Kommune Opgaver Tilbudsgiver er i henhold til den betingede købsaftale forpligtet til at tilvejebringe en realiseringsplan, og godkendelse af realiseringsplanen er fra Aalborg Kommunes side indsat som en betingelse i den betingede købsaftale. Tilbudsgiver skal derfor præsentere udkast til en plan for realisering af tilbudsgivers forslag, som forelægges og behandles i gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner og på møder i gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner. Gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner fastlægger en proces for tilbudsgivers udarbejdelse af realiseringsplanen med relevante milepæle.

10 10/ Møder i gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner Gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner følger processen i henholdsvis projekteringsfasen og anlægsfasen, idet ethvert væsentligt trin i begge faser behandles i gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner, inden næste trin igangsættes. Aalborg Kommune vil tilstræbe en hurtig tilbagemelding på alle forhold, som vedrører projektets fremdrift. Møder i gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner forventes afholdt ca. hver måned, men i øvrigt mødes gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner efter behov. Det er tilbudsgiver, som har pligt til at indkalde til møder i gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner. Indkaldelse, der så vidt muligt sker ved, at gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioners medlemmer forud for ethvert møde koordinerer mødetidspunktet, skal ske skriftligt (gerne e- mail) og med mindst 7 dages varsel, medmindre forholdene nødvendiggør et kortere varsel. Indkaldelse til møde skal angive mødets dagsorden og så vidt muligt vedlægges det skriftlige materiale, som måtte blive fremlagt til brug for gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioners behandling af de enkelte punkter på dagsordenen. På hvert møde i gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner behandles som minimum følgende punkter: Godkendelse af referat fra forudgående møde. Forhold som ønskes drøftet i gruppen for bylivsaktiviteter og publikumsorienterede funktioner. Fremdrift på projekteringsog anlægsfasen i forhold til tidsplanen. Udover ovenstående møder kan hvert af medlemmerne indkalde til møde med samme varsel som anført ovenfor. Er der behov for møder med kortere varsel med henblik på akut opståede forhold, er Aalborg Kommune indstillet på i videst mulig udstrækning at imødekomme dette. Tilbudsgiver udarbejder beslutningsreferat i forlængelse af møderne inden 14 dage efter mødet.