TimePlan med på moden. Et værktøj til finansiel succes. Stor forandring, men lettere nu. TimePlan version 6.0 på vej. Hvor mange er der på arbejde?

Transkript

1 TimePlan med på moden Et værktøj til finansiel succes Stor forandring, men lettere nu TimePlan version 6.0 på vej Hvor mange er der på arbejde? Et skridt foran med TimePlan Lokal polak tog Simplex med til hjemby Direktørens Klumme Årsmøde, grilleri og kokkekamp hos Weber Nr. 18 Information og nyheder om planlægning - SIMPLEX A/S - September 2010

2 K o l o f o n Kundemagasinet Tid & Ressource udgives af Simplex A/S til kunder og samarbejdspartnere. Redaktør Svend Holm Redaktion Svend Holm, sh@simplex.as Louise Rønn, lr@simplex.as Hovedkontor og salgsafdeling Simplex A/S Indkildevej 6, Hus D, 1. sal DK 9210 Aalborg SØ Brug for den nye energi Sommerferien er for de flestes vedkommende et overstået kapitel. Her hos Simplex A/S er vi vendt tilbage til arbejdet med ny energi og sjove, gode ferieminder i rygsækken. Tid & Ressource Den nye energi bliver der i høj grad brug for, når TimePlan version 6.0 skal være færdig i slutningen af året. Alle programmørressourcer er sat ind på dette projekt, så vi sikrer at vi når i mål til tiden. Og det er ikke for sjov, når TimePlan programmet skal skrives om, så det kan afvikles på en valgfri database, eksempelvis MS SQL Der er tale om over liniers kode, der skal omskrives, så der er nok at tage fat på. Læs om dette store projekt, om nye kunder, nye måder at bruge TimePlan på og meget mere i dette nummer af Tid & Ressource. God sensommer. Redaktionen Telefon simplex@simplex.as Forhandlere Institutioner og organisationer i Danmark: Plustid ApS Telefon info@plustid.dk I Sverige: PA Kompetens AB Telefon Telefon timeplan@pakompetens.se I England: Cintra HR & Payroll Services Telefon enquiries@cintra.co.uk Oplag eksemplarer på dansk 500 eksemplarer på engelsk Grafisk design og produktion Reklamebureauet EMAZE Sådan ser den grafiske fremstilling af kodestrukturen, der ligger til grund for TimePlan version 6.0, ud. Tryk Reklamebureauet EMAZE Distribution Kis Flindt, Simplex A/S Forsidebillede Flemming Larsen T e r m i n e r oktober 2010 ERFA-gruppemøde Sverige Afholdes ved Panduro i Malmø 11. januar 2011 ERFA-gruppemøde Detail 2 Afholdes i Jylland 3. marts 2011 ERFA-gruppemøde Detail 1 Afholdes ved TOP-TOY i Tune 5. maj 2011 ERFA-gruppemøde HRFTS Afholdes på Sjælland 2 Information og nyheder om Timeplan

3 TimePlan med på moden Nye kunder Et af Danmarks førende modebrands er blandt TimePlans nye kunder. I Kvistgård i Nordsjælland sidder Regitze Jenrich i en landbrugsbygning fra 1900-tallet. Hun er teamleder for payroll og den gamle bygning er hovedkontor for beklædningsvirksomheden Noa Noa. Tøjmærket Noa Noa blev grundlagt i 1981 af Harald Holstein, som en reaktion på uniformmoden. Siden har grundlæggeren sammen med broderen Lars Holstein udviklet Noa Noa til et af Danmarks førende modebrands. Vi har valgt TimePlan, fordi programmet kan holde styr på butikkernes omkostninger samt give os et godt overblik over vores vagter, fortæller Regitze Jenrich fra hovedkontoret, hvor Noa Noa designes, udvikles, markedsføres og sælges til butikker i flere end 18 lande. Jeg regner med, at vi får cirka 550 medarbejdere i systemet. Det var især de mange muligheder, som TimePlan tilbyder, der tiltalte os, lyder det fra Regitze Jenrich. Vi valgte TimePlan da programmet kan holde styr på omkostninger og give os overblik, siger teamleder for payroll hos Noa Noa, Regitze Jenrich. Dansikring A/S Dansikring A/S er blandt Danmarks førende vagt- og sikkerhedsleverandører med landsdækkende specialiserede services og 850 engagerede medarbejdere. Dansk Værdihåndtering A/S Dansk Værdihåndtering A/S er en landsdækkende dansk virksomhed med speciale i transport og håndtering af værdier og kontanter for detailhandelen og finanssektoren. Emmerys Emmerys er en århusiansk brød- og delikatessekæde med et voksende antal butikker i Århus området og Storkøbenhavn. Hotel Vejlefjord TimePlan blev et led i en forandringsproces, der har gjort hverdagen lettere på Hotel Vejlefjord. Læs historien på side 4. Marriott Courtyard Se historien her på siden. Medarbejderne på Courtyard by Marriott Stockholm skanner deres fingeraftryk når de møder og går, hvorefter TimePlan generer et dokument til lønbehandling. Et værktøj til finansiel succes I en personaleintens industri som hotelbranchen, er TimePlan et altafgørende værktøj for vores finansielle succes. Vores marginer ligger i planlægningen helt ned til det enkelte minut. Sådan lyder det fra Anders Johannesson, hoteldirektør for de to svenske hoteller, Courtyard by Marriott Stockholm og Renaissance Malmø Hotel. Begge hoteller, som er en del af den amerikanske Marriott kæde, har til sammen omkring 100 medarbejdere og har benyttet TimePlan siden april Anders Johannesson var med i projektgruppen, der undersøgte og sammenlignede forskellige tidsregistreringssystemer. Vi valgte TimePlan på grund af programmets mange funktioner og brede vifte af services. Desuden vidste vi at Scandic Hotels bruger programmet, og vi var meget glade for samarbejdet med den svenske TimePlan forhandler, PA Kompetens, som også tager sig af vores lønbehandling, lyder det fra Anders Johannesson. Noa Noa Se historien her på siden. Scandic Hotels Den svenske hotelkæde Scandic Hotels AB med flere end 150 hoteller i Skandinavien har implementeret TimePlan i Sverige og står lige på trapperne til at påbegynde implementeringen i Danmark. Team Vendelbo TimePlan har sparret den nordjyske transportvirksomhed Team Vendelbo meget tid og givet større sikkerhed for korrekt tidsregistrering. Læs historien på side 6. Information og nyheder om Timeplan 3

4 Stor forandring, men lettere nu Tid & Ressource TimePlan har forbedret den personlige og virtuelle kontakt mellem medarbejderne på Hotel Vejlefjord og hjulpet den nye hoteldirektør Tina Pedersen med at lære sin arbejdsplads at kende. Da Tina Pedersen startede som hoteldirektør den 9. april 2010, registrerede man timer manuelt på papir på Hotel Vejlefjord. Den 10. maj var TimePlan implementeret, og administrationen blev overtaget af Copenhagen Uventede sidegevinster Gennem arbejdet med TimePlan kom Tina Pedersen i kontakt med afdelingsledere og medarbejdere, hvilket hjalp hende til at lære sin nye arbejdsplads at kende. En anden uventet sidegevinst ved TimePlan er blevet skabt via SignIn skærmen i hotelreceptionen. Fordi hver medarbejder nu ankommer det samme sted og taster deres kode, hilser medarbejderne på hinanden på en helt ny måde. Receptionen kan altid se i systemet TimePlan er fuldstændig genialt til at registrere skæve arbejdstider og overholde overenskomster, hvilket vi er meget opmærksomme på i vores branche, siger hoteldirektør Tina Pedersen. Hotel Vejlefjords køkkenchef Pauline Klærke og restaurantchef Brian Nielsen har smil på læben, mens de bliver undervist i hvordan TimePlan kan gøre hverdagen lettere. Hotel Management i København. Så implementeringen af TimePlan var en stor forandring, som vi skulle hurtigt igennem. Til gengæld er tidsregistrering og lønbehandling meget lettere nu, fortæller Tina Pedersen. hvem der er på arbejde hvor og hvornår, fortæller Tina Pedersen. God kontakt TimePlan er desuden fuldstændig genialt til at registrere skæve arbejdstider og overholde overenskomster, hvilket vi er meget opmærksomme på i vores branche. Programmet et også et fantastisk styringsredskab, der giver et konstant klart overblik over, hvordan afdelingerne fungerer og hvad vi bruger af lønkroner, siger Tina Pedersen. Hoteldirektøren tilføjer, at TimePlan også skaber god kontakt med medarbejderne i administrationen i København. Derudover gør TimePlan det muligt for afdelingslederne og mig at arbejde fleksibelt eller hjemmefra uden at skulle være et bestemt fysisk sted, lyder det fra Tina Pedersen. Hotel Vejlefjord Beliggende mellem skov og park og med udsigt over Vejle Fjord Grundlagt af Christian Saugman i 1900 som Vejlefjord Sanatorium for tuberkulosepatienter, og i 1957 som Nervesanatorium 20 km kurstier og seværdighederne findes stadig på ejendommens 44 hektar jord Fungeret som genoptræningscenter for senhjerneskadede samt kursusog konferencecenter siden 1985 Efter en ombygning i 2005 har det 4 stjernede hotel budt på møde og konferencefaciliteter, teambuilding, 113 værelser og suiter, restaurant og panoramaterrasse, samt spa- og weekendophold i den gamle hovedbygning TimePlan gør det muligt for brugerne både at arbejde i Hotel Vejlefjords smukke hovedbygning, hjemmefra eller på administrationskontoret i København. Foto: Information og nyheder om Timeplan

5 TimePlan version 6.0 på vej TimePlan version 6.0 er det største projekt systemudviklerne hos Simplex A/S hidtil har arbejdet på. Projektet er godt på vej, men har allerede krævet mange mandetimer og endnu flere skal investeres inden målet er nået. Det er nødvendigt at alle bidrager til projektet. Derfor vil aktiviteten på TimePlan version 5.x. blive kraftig reduceret fremover. Sådan lyder det fra Peter Naldal, senior systemudvikler hos Simplex A/S og projektleder for TimePlan version 6.0. Det primære formål med version 6.0 er at komme over på en SQL database. Det vil i første omgang være muligt at vælge MS SQL Server 2008 eller Firebird, men den nye arkitektur åbner op for, at der i fremtiden også kan benyttes andre SQL-databaser, siger Peter Naldal fra Simplex A/S. Separat databaseserver Dataprocesseringen vil med TimePlan version 6.0 kunne lægges over på databaseserveren eller applikationsserveren og dermed aflaste klienten. Specielt i et LAN-setup vil dette medføre væsentlige hastighedsforbedringer. I et Terminal Server miljø har vi hidtil anbefalet at placere databasen på terminal serveren, men TimePlan version 6.0 udvikles med forventning om, at databasen er placeret på en separat databaseserver, fortæller Peter Naldal. Nye online kurser i august kl Nyheder fra version 5.30 til september kl Nyheder version fra 5.30 til september kl Grundkursus i Planlægning 29. september kl Tidsregistrering, Godkendelser og Løngrundlag 7. oktober kl Refusion 13. oktober kl Grundkursus i Internetmodul 20. oktober kl Statistik Systemudviklerne hos Simplex A/S, her Peter Knudsen og Flemming Larsen, er glade for at have fået muligheden for at arbejde i den nye kodearkitektur og med nye teknologier. Tilfredse brugere SQL-databasen er et mere sikkert fundament for udførelsen af TimePlan. Det vil sige færre fejl og mere tilfredse brugere. I dag kører der en natlig databaseoptimering på mange installationer. Med version 6.0 udføres denne type kørsler automatisk af databaseserveren helt udenfor TimePlan regi, lyder det fra projektlederen, som tilføjer, at konverteringen af den eksisterende database til den valgte SQL-database vil ske automatisk som en del af opgraderingen til TimePlan version oktober kl Lønbudget 4. november kl Grundkursus i Planlægning 10. november kl Tidsregistrering, Godkendelser og Løngrundlag 17. november kl Refusion 24. november kl Grundkursus i Internetmodul Hvor mange er der på arbejde? Når køkkenchef Camilla Frederiksen planlægger hvor meget der skal købes ind til frokost i personalekantinen på Privathospitalet Hamlet, så hjælper TimePlan med oplysninger om, hvor mange medarbejdere der er planlagt i tidsrummet fra kl til december kl Statistik 9. december kl Lønbudget Online kurserne foregår via Internettet på deltagerens egen PC på egen arbejdsplads Underviseren gennemgår modulerne via lyd og skærmbilleder Højst seks deltagere per kursus 15 minutters pause inkluderet 650,00 kr. per kursus per deltager Det har længe været et ønske at kunne se bemanding omkring middagstid, og det er nu muligt for begge vores afdelinger i Søborg og på Frederiksberg, siger Camilla Frederiksen. Den såkaldte bemandingsrapport i TimePlan viser hvor mange medarbejdere der er planlagt i det pågældende tidsrum. Der røres kraftigt i gryderne, når køkkenchef Camilla Frederiksen og hendes team hver dag laver mad til personalet på Privathospitalet Hamlet i Søborg og på Frederiksberg. Bindende tilmelding efter først til mølle princippet på: Lillian Jensen lj@simplex.as Information og nyheder om Timeplan 5

6 Et skridt foran med TimePlan Virum Supermarked har siden 1970erne været drevet af mennesker, som ønskede at været på forkant. TimePlan blev installeret i 2002, og Virum Supermarked var blandt de allerførste til at benytte SignIn skærme og elektroniske formularer. TimePlan har gjort vores hverdag lettere gennem de seneste otte år. Programmet passer godt ind i den ånd, vores købmænd altid har haft med at ville være med på det sidste nye, siger Susie Henriksen i administrationen hos Virum Supermarked. I 2002 efterspurgte vi et tidsregistreringssystem. Det kunne vores IT leverandør ikke levere dengang, og derfor valgte vi TimePlan, fortæller Susie Henriksen. Holdt ved Da IT leverandøren siden hen begyndte at udbyde tidsregistreringssystemer, var Virum Supermarked godt tilfreds med TimePlan og har holdt ved lige siden. Virum Supermarked var også blandt det første til at benytte SignIn skærme til registrering af komme og gå tider. Susie Henriksen Vi er meget glade for den personlige kontakt og service, vi har oplevet siden 2002 med Simplex, siger Susie Henriksen fra Virum Supermarked. benytter i dag elektroniske formularer til alle ansættelseskontrakter. TimePlan har altid fungeret godt til planlægning og styring af vores dagligdag med skæve arbejdstider. Registrering af pauser er en virkelig nyttig funktion, fordi vi har så mange timelønnede medarbejdere. Vi er også meget glade for den personlige kontakt og service, vi har oplevet gennem årene med Simplex, lyder det fra Susie Henriksen. Virum Supermarked Ejet og drevet af købmand Michael Petersen siden 2008 Grundlagt i 1972 af Egil Simonsen, som i 1992 overdrog virksomheden til sin søn, Lasse Simonsen Været en del af SuperBest kæden siden SuperBest har 220 butikker i Danmark Lige godt 100 ansatte, hvoraf to tredjedele er timelønnede Sparer tid og giver sikkerhed TimePlan har gjort administrationsarbejdet lettere for den nordjyske transportvirksomhed Team Vendelbo. Før implementeringen af TimePlan skrev de 30 chauffører og servicemedarbejdere deres timer på papir. Denne metode medførte en del ekstra arbejde for Bodil Jakobsen hos Team Vendelbos administration. Nu registrerer medarbejderne deres kommen og gåen ved at skanne deres fingeraftryk på skærmen, der er koblet til TimePlan. Dette sparer meget tid, giver os sikkerhed for at tidsregistreringen er korrekt og dermed en lettere lønbehandling, siger Bodil Jakobsen og tilføjer, at det var mulighederne for planlægning, styring og kontrol, som tiltalte teamet da de faldt over TimePlan på Internettet. Nu registrerer chaufførerne og servicemedarbejderne hos Team Vendelbo deres kommen og gåen ved at skanne deres fingeraftryk på touch skærmen, der er koblet til TimePlan. 6 Information og nyheder om Timeplan

7 Lokal polak tog Simplex med til hjemby Se beskeder i Internetmodulet Rejsearrangør Krzysztof Glogowski gjorde Simplex A/S firmatur til sin hjemby i Polen til en usædvanlig og uforglemmelig oplevelse. Fredag den 21. maj 2010 kørte indehaver af Polonez Rejsebureau i Aalborg, Krzysztof Glogowski med en chauffør og en luksusbus fra Aalborg ned gennem Jylland. Undervejs samlede de Simplex A/S medarbejdere og tilhørende ægtefæller op inden ankomsten til Kolobrzeg i det nordlige Polen samme aften. Salgskonsulent John Ekman blev sammen med sin hustru Jette og de 30 andre deltagere indlogeret i dobbeltværelser på et hotel i centrum med udsigt over byen og tæt på stranden. Kæmpe luftballon Frem til søndag den 24. maj tog Krzysztof Glogowski gruppen med på byrundtur, sejltur og ud til en gammel militærflyveplads. Vi sejlede også i kano op ad en flod og skød med paintball pistoler, fortæller John Ekman, der sammen med kollegaerne prøvede kræfter med en kæmpe luftballon (se forsiden af dette blad). Krzysztof fortalte om sin barndom og livet i Polen. Han viste os ting vi aldrig ville havde set eller vidst noget om, hvis han ikke havde været vores guide, lyder det fra John Ekman. Fra og med TimePlan version 5.33 kan du se de interne beskeder der sendes i TimePlan, når du benytter Internetmodulet til at se personoplysninger. Samtidig kan du som afdelingsleder sende en besked til medarbejderne, når du godkender deres anmodning om ledige tider eller vagtbytte. Når medarbejderne næste gang logger på Time- Plan, vil de se den personlige besked fra afdelingslederen om, at anmodningen om vagtbytte eller ledige tider er blevet godkendt. Beskeden kan også sendes via eller SMS. Medarbejdere, ledelse og ægtefæller så sider af Polen de ellers aldrig ville have set under den årlige firmatur i pinsen, takket været Krzysztof Glogowski fra Polonez Rejsebureau i Aalborg. Beskedfunktionen i TimePlan er blevet videreudviklet efter ønske fra Djurs Sommerland. Simplex på Bali Tid & Ressources redaktør Svend Holm har gennem de senere år undersøgt Simplex og TimePlans oprindelse i forskellige egne af Danmark og verden. Redaktørens utrættelige undersøgelser har ført til de epokegørende opdagelser af Simplex vaskemaskinen på Elmuseet i Tange og Simplex Time Recorder i Holsted, omtalt i Tid & Ressource nr. 15 og 16. Denne sommer faldt redaktøren over Simplex såkaldt native art på et badeværelse på tropeøen Bali. Opdagelsen af Simplexs tilstedeværelse på Bali betragtes som et afgørende gennembrud for redaktørens forskning og ekspeditioner. Skræddersyede online kurser Nu er det muligt at bestille online kurser, der er tilpasset specielt til din virksomhed. Du og dine kollegaer kan for eksempel modtage undervisning i betydningen af tælleværkernes farve, økonomiske konsekvenser ved planlægningsfejl, godkendelse af terminaltider, begrænset lønkørsel. m.m. Hvert skræddersyede kursus kan have op til fem deltagere og prisen per time er 1.495,00 kr. Lilian Jensen, , lj@simplex.as Information og nyheder om Timeplan 7

8 Direktørens Klumme Sikken en sommer masser af sol! Håber alle har haft en rigtigt god sommer. Der kan ikke klages over det danske vejr i år. Mandag i uge 34 blev vi igen fuldtallige efter næsten al sommerferie er afviklet (jeg har sparet mine tre uger op). Vores supportafdeling har været bemandet i hele sommerperioden, og alle opkald er blevet besvaret. De medarbejdere der ikke havde ferie var fælles om at bemande vores support. Jeg havde fornøjelsen i et par dage. Det var rart at være i dialog med vores kunder på den måde. Min sommerferie starter den 4. oktober Der skal jeg, sammen med min kone, prøve noget vi aldrig før har prøvet. For det første at holde fri i seks uger i træk det er aldrig sket før. For det andet at holde ferie i Australien det er aldrig sket før. For det tredje at bo hos fem forskellige familier som vi ikke kender det er aldrig sket før. Det bliver helt sikkert noget af en oplevelse. Samtidig bliver det også spændende at vende tilbage og se TimePlan version 6.0 i en kørende version. På vej mod TimePlan version 6.0 Udviklingsprojektet TimePlan version 6.0 er det største enkeltstående projekt vi indtil dato har påtaget os. Det har været, og er stadig, lidt svært for en person som mig at forstå, at vi skal bruge så mange mandeår på at ændre TimePlan. En ændring som ikke giver større effektivitet eller en smartere måde at arbejde på for den enkelte bruger, men udelukkende omfatter selve databasen, hvor alt data fra TimePlan gemmes. Jeg er dog også klar over nødvendigheden af denne store investering. Vores kunders installation bliver større og større! Kravet til driftsikkerhed, skalerbarhed og opfyldelse af IT afdelingernes valg at databaseplatform vokser. For at kunne indfri disse krav er omskrivningen nødvendig. Den vil give os en mere strømlignet kode, og sikre TimePlans videre udbredelse blandt andet på eksport-markederne. Produktionsplanen for version 6.0 følges stort set. Vi bliver færdige inden udgangen af 2010 med omskrivningen og vil frigive versionen i første kvartal af Vi har brug for alle programmørressourcer for at overholde vores tidsplan. Det betyder også at der udelukkende vil blive rettet katastrofe fejl i de kørende versioner, heriblandt version 5.40 som netop er frigivet. Øvrige fejl vil blive rettet i version 6.0. Jeg håber på jeres forståelse for denne beslutning. Nye kunder og masser af aktivitet Siden sidste nummer af Tid & Ressource har vi fået et stort antal nye kunder, og vores salgskonsulenter har flere på vej. Det er dejligt at se tilgangen af nye kunder, samtidig med samarbejdet med vores nuværende kunder udbygges. Vi er klart på rette vej. Vi følger vores strategiplan PLAN 5. Det kommer ikke af sig selv! Hårdt og målrettet arbejde fra alle er nødvendigt. Der bliver sjældent tid til ret meget socialt i dagligdagen, for arbejdet kalder. Det var derfor en fornøjelse at hele firmaet inklusiv ægtefæller kunne være sociale på en fælles oplevelsestur til Polen. Vi havde en rigtig god og velfortjent tur. Alle modtog undervisning i polsk, nogle var mere lærenemme end andre. HUSK at bruge din tid GODT og FOR- NUFTIGT du kan ikke spare den op! Med venlig hilsen Henrik Baasch Årsmøde, grilleri og kokkekamp hos Weber Det årlige to-dages møde for Simplex A/S medarbejdere og ledelse bød på både faglige møder og kokkekamp hos Weber Grilleriet i Nørresundby. Mandag den 10. og tirsdag den 11. maj 2010 var medarbejdere og ledelse fra Simplex A/S samlet på Nørresundby Idrætscenter til virksomhedens årlige møde. Vi gjorde status, brainstormede omkring hvordan vi kunne forbedre vores procedure og planlagde frigivelsen af TimePlan versioner, fortæller systemudvikler Ejnar Dahl Jensen. Mandag aften bød desuden på kokkekamp hos Weber Grillieriet i Nørresundby, hvor Simplex A/S medarbejderne blev inddelt i to hold. Weber har nogle ret heftige lokaler med masser af køkkenudstyr og grill, fortæller Ejnar Dahl Jensen. Hvert hold blev bedømt af en Weber medarbejder, der også bød på vinsmagning. Henrik Larsens hold vandt. Han er jo uddannet kok. Men de vandt kun med to point og de vandt ikke på bøfferne, lyder det fra Ejnar Dahl Jensen, som ikke var på Henrik Larsens hold. Vandt ikke på bøfferne Vi skulle tilberede forret, hovedret og dessert på tid med de råvarer vi fik udleveret. Systemudvikler Peter Knudsen og konsulet Prakasa Visvanathan anretter forretter på tid under kokkekampen i Webers heftige køkkener. Bagerst i grønt og hvidt er det konsulent Henrik Larsen, som, meget belejligt til denne udfordring, er uddannet kok. 8 Information og nyheder om Timeplan