Vi ønsker alle vores kunder og samarbejdspartnere en rigtig glædelig jul og et godt nytår!

Transkript

1 Vi ønsker alle vores kunder og samarbejdspartnere en rigtig glædelig jul og et godt nytår! Midt i en kritisk juletid Piloterne hos Louis Nielsen Et dansk system bliver svensk Pladsmangel programmørerne er flyttet i "buret" TimePlane indretter sig efter vores behov Forhandlerkursus i Sunny Beach Nr. 13 Information og nyheder om planlægning - SIMPLEX A/S - December 2008

2 K o l o f o n Kundemagasinet Tid & Ressource udgives af Simplex A/S til kunder og samarbejdspartnere. Redaktør: Louise Rønn (i Svend Holms fravær). Redaktion: Svend Holm, sh@simplex.as Louise Rønn, lr@simplex.as Hovedkontor og salgsafdeling: Simplex A/S Nibevej 48 DK 9200 Aalborg SV Telefon Fax simplex@simplex.as Forhandlere Institutioner og organisationer i Danmark: Plustid ApS Telefon info@plustid.dk Midt i en kritisk juletid Recessionen. Lavkonjunkturen. Den økonomiske krise. Det finansielle krak. Den nuværende situation har mange navne, men er for de fleste langt fra et kært barn og slet ikke her op til jul. For mange både danske og internationale virksomheder betyder den nuværende økonomiske nedtur nedskæringer, besparelser og uvished omkring fremtiden. Virksomhedens lønforbrug er en af de faktorer, der især bliver kigget på, da dette er et af de steder på budgettet, hvor der kan spares. Hos Simplex forsøger vi alle dage lavkonjunktur eller ej at hjælpe vores nye og eksisterende kunder med at optimere den daglige drift, planlægge arbejdstimer, registrere tidsforbruget, reducere lønomkostninger og skabe overblik og sikkerhed for både ledelse og medarbejdere. Den nuværende situation stiller yderligere krav til vores produkt og service, hvilket vi som altid tager som en mulighed for forbedring. Tilsætter man denne måneds julehandel, skæve arbejdstider og lukkelov, synes korrekt arbejdstidsplanlægning mere aktuel end nogensinde. Vi oplever stadig stigende interesse for TimePlan og de muligheder, programmet tilbyder. Det samme gør vores danske forhandler på institutionsområdet, Plustid og vores forhandler i Sverige, PA Kompetens AB. I dette nummer har vi valgt at sætte fokus på netop disse forhandlere og nogle af de kunder, der for nylig har fået TimePlan implementeret: Institutionen Godhavn i Nordsjælland og optikervirksomheden Louis Nielsen. Vi bringer også nyt om administrator- og brugeruddannelseskurser, forhandleruddannelse i Bulgarien og nye tips fra TimePlans programmører, som har fået nyt bur. God fornøjelse og glædelig jul. Redaktionen I Sverige: PA Kompetens AB Telefon Telefon timeplan@pakompetens.se I England: Cintra HR & Payroll Services Telefon enquiries@cintra.co.uk Oplag: eksemplarer Grafisk design og produktion: Reklamebureauet EMAZE Tryk: Reklamebureauet EMAZE Distribution: Kis Flindt, Simplex A/S Forsidebillede: Ejnar Dahl Jensen T e r m i n e r februar 2009 Administratorkursus på Fyn 4. marts 2009 ERFA-gruppemøde detailhandel 1, Danmark. Afholdes af IKEA A/S 14. maj 2009 ERFA-gruppemøde HRTFS, Danmark Afholdes af Djurs Sommerland september 2009 ERFA-gruppemøde og workshop Sverige Afholdes af Bauhaus i Stockholm 2 Information og nyheder om Timeplan

3 Piloterne hos Louis Nielsen Den landsdækkende optikervirksomhed Louis Nielsen A/S har benyttet en metode, der har gjort implementeringen af TimePlan lettere: en pilotgruppe. Lønbogholder Tina Mærsk Kjellerup hos Louis Nielsen A/S er ikke i tvivl: Efterårets implementering af TimePlan er gået meget lettere, fordi man fra start valgte at benytte en pilotgruppe bestående af Louis Nielsen AS' HR-afdeling samt fire butikker to store og to små. - I pilotgruppen fik vi tidligt fundet frem til de problematikker, som skulle løses inden vi begyndte med TimePlan i vores resterende 44 butikker. Vi fik identificeret faldgrupperne og var hermed ordentlig forberedte, fortæller Tina Mærsk Kjellerup fra hovedkontoret i Aalborg SØ. Med post til Aalborg Før TimePlan udarbejdede hver medarbejder hos Louis Nielsen A/S en timerapport, der skulle godkendes af butikschefen. Timerapporten blev herefter hver måned sendt med post til HR- og lønafdelingen i Aalborg, hvor timerapporterne blev tastet manuelt ind i lønsystemet. - Denne metode medførte risici for fejlregistrering både i butikken samt ved selve tastningen. Og så er det er tidskrævende at taste små 500 timerapporter ind hver måned, siger Tina Mærsk Kjellerup. Da Louis Nielsen A/S står over for udsigten til at åbne nye butikker i 2009, er timeregistrering mere end nogensinde et afgørende opgraderingspunkt for virksomheden. - Alle er enige om, at når dette store og til tider uoverskuelige opstartsprojekt er overstået, så går vi alle en lys planlægningsfremtid i møde. Hvor alle, butikschef, lønafdeling og personalet, mærkbart kan se forskellen og glæde sig, lyder det fra Tina Mærsk Kjellerup. Hvad forventer Louis Nielsen A/S af TimePlan? - Et godt planlægningsværktøj, der er let at gå til - Mulighed for planlægning med godt overblik, hvor der tages hensyn til både butikkens og medarbejdernes behov - Direkte håndtering og registrering af fraværstyper - Problemfri konvertering til lønsystemet - Håndtering af de forskellige overenskomstgrupper til hjælp for vores chefer - På sigt at kunne håndtere sygedagpenge problematikken. Nye brugere og ny underviser Som et led i implementeringen af TimePlan fik medarbejdere og ledelse fra optikerforretningen Louis Nielsen A/S hver en dags brugeruddannelse i november. Først var det afdelingerne fra Fyn og Jylland, der var på kursus i Aalborg den 11., 12. og 13. november. Ugen efter blev medarbejderne på Sjælland undervist i Time- Plan den 19. og 20. november i Herlev. Simplex A/S nye salgskonsulent Lilian Jensen underviste alle fem hold og havde dermed sin debut som underviser på Time- Plan brugeruddannelsen. Tina Mærsk Kjellerup (stående) og kollegaer fra Louis Nielsen A/S deltog i TimePlan brugeruddannelsen i Aalborg og Herlev, der blev afviklet af Simplex A/S salgskonsulent Lilian Jensen. Om Louis Nielsen A/S 1978: Åbner kontaktlinseklinik i Aalborg 1988: Udvider sortimentet til briller 1994: Fem faste lave priser på briller introduceres Louis Nielsen A/S vinder kommunal licitation Ekskluderes af Danmarks Optikerforening Kæden får massiv pressedækning 2005: Specsavers køber Louis Nielsen A/S 2007: Partnerskab indføres 2008: 48 butikker i Danmark 450 medarbejdere 414 millioner kr. i årlig omsætning Fingrene i programmet - Vi har været utrolig glade for samarbejdet med Lilian. Vores chefer havde fået til opgave at taste deres basisplaner ind i Time- Plan, inden vi mødtes på første kursusdag. De fik en kort, men udførlig beskrivelse af hvordan de skulle gøre. Hermed havde de fingrene nede i programmet, inden vi mødtes på brugeruddannelsen og vi fik alle sammen meget mere ud af det, lyder det fra Tina Mærsk Kjellerup, lønbogholder hos Louis Nielsen A/S. Information og nyheder om Timeplan 3

4 Et dansk system bliver svensk Svenske PA Kompetens AB har kun forhandlet TimePlan siden 2007, men medejer Tomas Holm oplever allerede en overraskende udvikling i kundernes opfattelse af programmet. Da Tomas Holm og PA Kompetens ABs øvrige medarbejdere først var ude at demonstrere TimePlan for potentielle kunder i Sverige, fokuserede kunderne i starten meget på, at det var et dansk forhandlet system med danske programmører. - Men i takt med, at et stigende antal virksomheder i Sverige bruger TimePlan oplever vi, at programmet i højere grad bliver opfattet som et nationalt system. Det betyder, at vi i stedet for at forklare hvor TimePlan kommer fra, kan gå direkte i gang med at undervise kunderne i at bruge det, fortæller Tomas Holm. Han mener, at den svenske manual PA Kompetens AB for nyligt har lavet også har medvirket til denne udvikling. Papirark på computer Feedbacken er i det hele taget positiv fra nabolandet: - TimePlan synes at passe vældig godt med den måde, virksomhederne i Sverige allerede tænker på. Når vi demonstrerer systemet for potentielle kunder siger de ofte: Det er jo sådan vi allerede arbejder i dag, men på en computer i stedet for løsark papir eller Excel ark. Vores generelle følelse er, at TimePlan er skræddersyet til kunderne og at denne følelse vokser i takt med, at de bruger systemet, fortæller Tomas Holm. Den svenske forhandler har bemærket, at syv eller otte dage som regel er nok til at implementere TimePlan og undervise medarbejderne. Det er væsentlig mindre end med de lønsystemer, PA Kompetens AB også beskæftiger sig med. - Med andre ord er TimePlan er let at komme i gang med, lyder det fra Tomas Holm. Om PA Kompetens AB Svensk forhandler af TimePlan siden 2007 Arbejder med systemintegration mellem lønsystemer, tidsregistreringssystemer og systemer til registrering af øvrige udgifter. Tomas Holm om PA Kompetens AB ekspertise: - Du kan have al den korrekte information i hvert system, men hvis integrationen ikke virker, så kan det være lige meget. Vi sørger for, at systemintegrationen er i orden. Nye medarbejdere i Sverige PA Kompetens har som følge af stigende efterspørgsel for nyligt ansat to nye medarbejdere: - TimePlan synes at passe vældig godt med den måde, virksomhederne i Sverige allerede tænker på, lyder det fra Tomas Holm, medejer af PA Kompetens, der forhandler TimePlan i Sverige. Freddie Karlsson, 31 år, systemkonsulent primært i forhold til TimePlan, men også i forhold til lønsystemer. Svensk ERFA-møde i Danmark Da TOP-TOY lagde hus til årets sidste svenske TimePlan ERFA-møde og workshop i slutningen af november, var det det danske hovedkontor i Tune ved Roskilde, der lagde hus til. Der var stor deltagelse fra alle medlemmer og såvel PA Kompentens AB som Simplex A/S var repræsenteret. De to dage bød på erfaringsudveksling, workshop og en gennemgang af nye svenske feriesaldostyring modul. Derudover præsenterede TOP TOY virksomhedens moderne distributionscenter, som leverer varer til alle TOP TOY butikker i blandt andet Tyskland, Sverige, Danmark, Norge og Island. Peter Garda, 40 år, på nuværende tidspunkt arbejder han med systemkommunikation og web interface, men i fremtiden måske også som konsulent. 4 Information og nyheder om Timeplan

5 TimePlan indretter sig efter vores behov Et system, der målretter sig vores virkelighed ikke omvendt. At styre tid og ressourcer optimalt. At tænke out of the box. At bruge vores tid på børnene og de unge. Sådan så ønskesedlen ud hos forstander Søren Skjødt og personalet på den selvejende institution Godhavn i Tisvildeleje forud for valget og implementeringen af TimePlan i januar Året forinden var Godhavn blevet omdannet fra en amtslig institution til en selvstændig erhvervsdrivende fond som følge af kommunalreformen. Derfor stod Søren Skjødt og personalet overfor en hel ny situation. - En af vores første udfordringer var at finde ud af, hvordan vi kunne styre vores tid og ressourcer på den mest optimale måde. Når man som vi bruger 82 procent af det samlede budget på løn til medarbejdere, er det altafgørende at finde det helt rigtige system til arbejdstidsplanlægning, siger Søren Skjødt og fortsætter: - Vores nye selvstændighed betød, at vi skulle lave et helt nyt virksomhedssetup. Vi kunne ikke bare adoptere vores systemer fra andre. Vi havde brug for et system, der kunne indrette sig efter vores unikke overenskomster. Vilje til at lykkes Da en af Søren Skjødts kontakter i Dansk Erhverv hørte dette, anbefalede han programmet TimePlan. - Vi oplevede en god personlig kontakt med Simplex og forhandleren Plustid helt fra start. De havde en ydmyghed i forhold til opgaven, og de var også med til at pege på en lønudbetaler, så vi fik et komplet system, siger Søren Skjødt og tilføjer, at store forandringsprocesser sjældent er ligetil. - Men i Simplex og Plustid har vi fundet en samarbejdspartner med en vilje til at få tingene til at lykkes. Vilje til at indrette sig efter vores behov, vilje til udvikling og forandring. Når vi ringer op og siger, at systemet driller, så bliver telefonen altid taget, de ved hvem vi er og problemet bliver løst, siger forstanderen, der fremhæver oplevelsen af driftsikkerhed med TimePlan: - Vores personale ved hvornår de skal møde og de får udbetalt deres løn. Vi kan sagtens leve med, at vi stadig har ønsker til funktionerne hos TimePlan. For vi oplever god support. Og fordi dette er på plads, kan vi bruge vores tid på det vigtigste: Godhavns børn og unge, lyder det fra Søren Skjødt. Ny medarbejder hos Plustid Camilla F. Mortensen, 33 år, er blevet ansat hos TimePlan forhandleren Plustid, hvor hun blandt andet skal styrke salg og implementering af TimePlan. - Jeg ser frem at arbejde med en gedigen IT-løsning, som understøtter Plustids vision om at skabe mere værdi for institutioner og virksomheder og derigennem deres brugere og kunder, lyder det fra Camilla. - Når man som vi bruger 82 procent af det samlede budget på løn til medarbejdere, er det altafgørende at finde det helt rigtige system til arbejdstidsplanlægning, lyder det fra Søren Skjødt, forstander på specialinstitutionen Godhavn. Om Godhavn Godhavn er en selvejende institution beliggende i Tisvildeleje, Nordsjælland. Godhavn blev grundlagt for over 100 år siden som et traditionelt drengehjem. I dag er Godhavn er en veldreven specialinstitution, hvor 65 medarbejdere tager imod børn og unge i alderen 9-20 år, som har tilpasningsvanskeligheder i de rammer, de befinder sig i. Den 1. januar 2007 gik Godhavn fra at være en amtslig institution til at blive en selvstændig erhvervsdrivende fond, som har en samarbejdsaftale med Gribskov Kommune som følge af kommunalreformen. Januar 2008 påbegyndte Godhavn implementeringen af TimePlan programmet. Søren Skjødt har været ansat på stedet i 18 år, siden 2002 som forstander. Den gennemsnitlige ansættelsestid på Godhavn for medarbejderne er 11 år. Information og nyheder om Timeplan 5

6 Pladsmangel programmørerne er flyttet i buret Som følge af et stigende antal nye medarbejdere er programmørerne hos Simplex A/S hovedkontor rykket 75 meter rundt om hjørnet på Nibevej i Aalborg. Det skete i september og det er Flemming Larsen, Kim de Breejen, Chien van Tran, Ejnar Dahl Jensen, Rune Mosbæk og Peter Naldal ganske godt tilfredse med. - Det har skabt ro, siger Flemming fra sin skærm i det lyse, åbne kontor. - Ja, det er jo ikke simple ting, vi sidder med. Når du har en masse koder i hovedet og telefonerne ringer, kan det forstyrre, tilføjer Ejnar. Derfor kan programmørerne nu kun kontaktes via Skype eller mobiltelefoner. - Og så skiftes vi til at have en dag hver om ugen, hvor vi sidder oppe sammen med pigerne på kontoret og laver teknisk support, fortæller programmørerne. Udover de seks, der sidder på kontoret i Aalborg, er også Kenn Sandbeck på Fyn ansat som programmør. De nye lokaler har skabt mere ro for TimePlan programmørerne. Fra venstre er det Ejnar Dahl Jensen, Flemming Larsen, Chien van Tran og Rune Mosbæk. Kim de Breejen havde tog sig af den tekniske support denne dag på hovedkontoret i Aalborg. Kenn Sandbeck arbejder til dagligt med TimePlan fra sit kontor på Fyn. Skift af lønkode ved genansættelse Nu kan TimePlan automatisk tildele en ny lønkode, hvis en medarbejder genansættes, så man ikke længere behøver at huske dette. Den nye lønkode bliver taget fra den afdelingsspecifikke lønkode-serie (hvis opsat) eller tages den fra den globale lønkode-liste. Bemærk at man skal have aktiveret autolønkode generering for at benytte denne nye funktionalitet. Nyeste version , kan hentes på timeplan.dk Styring af afspadsering Nu kan TimePlan hjælpe med at sætte grænser for optjening og forbrug af afspadseringstimer. Fx kan virksomheden selv sætte en grænse med TimePlan, så en medarbejder max kan have 10 timers afspadsering til gode. Bliver afspadseringstimerne ikke brugt indenfor en periode, som virksomheden også selv fastsætter, forældes de optjente afspadseringstimer og ryger til udbetaling. Omvendt kan der også sættes en grænse for, hvor mange afspadseringstimer en medarbejder må bruge på forhånd, dvs. før de er optjent. Peter Naldal viser med denne gulerod sin sunde side i en kort pause fra skærmen. 6 Information og nyheder om Timeplan

7 Forhandlerkursus i Sunny Beach Hvorfor leje kursusfaciliteter i Danmark eller Sverige, når man for et mindre beløb kan tage en uge til sydens sol? Det var præcist det spørgsmål den svenske forhandler af TimePlan, PA Kompetens AB stillede Simplex A/S forud for det planlagte forhandlerkursus i august. Straks blev ideen om at tage sydpå født. Selv med flybilletter, hotel og ophold var prisen stadig lavere end hvis TimePlan forhandlerne var blevet i Danmark eller Sverige. Valget faldt på den populære feriedestination Sunny Beach i Bulgarien, hvor direktør Henrik Baaschs datter Gitte arbejdede som guide. Hotelværelse som kursus-lokale Gitte hjalp med at finde et passende hotel med de nødvendige faciliteter. Efter ankomsten blev et hotelværelse indrettet som kursuslokale. Bærbare computere blev sat op IT supporter Niklas Arvidsson fra PA Kompetens deltog i TimePlan forhandlerkurset i Bulgarien. internetforbindelsen i hotellet var trådløs. Tomas Holm, medejer af PA Kompetens, Magnus Borjeson, salgskonsulent og Niklas Arvidsson, IT supporter blev undervist af Henrik Baasch i løbet af de solrige dage. Om aftenen var der tid til udforskning af byen, lokale middage og samtaler om nye muligheder for TimePlan programmet. Julefrokost aldrig som vi plejer Traditionen tro var den sidste lørdag i november viet til Simplex A/S årlige medarbejderjulefrokost, som aldrig er som den plejer, skriver programmør Ejnar Dahl Jensen. I år var det smukke Store Restrup Herregård, hvis meter tykke vægge måtte lægge ører til 80er hits og og diskorytmer. Man kan forestille sig, at der for 300 år siden festede kvinder i strutskørter og korsetter og bukkende gentlemen, der gjorde deres bedste for at gøre kur i disse sale. Men denne aften var der langt mellem gentlemændene. Tværtimod var det en flok skrålende og skålende konsulenter med bedre halvdele og udannede nørder med påhæng, der fik herregården til at genlyde at disco, klappende aviser, dundrende regnvandstønder og dansende koste. De nye stjerner optrådte med deres seneste hit De nye stjerner. Bandets forsanger, Firspring Rune jonglerede med både direktørsfruer og grønne flasker. Standup Ingolf underholdt i pauserne, når DiskoFlemming stødte på ridsede mp3 er, eller når Techno- Kim blev for utilfreds med musikstilen. Heldigvis kunne løbelyset i Dame Lolholms nye dansebriller indstilles til alle rytmer. Det traditionelle pakkehasard blev afholdt med vanlig iver, men i år dog uden tilskadekomne. Peter vandt den store hovedpræmie: En halskæde med en syngende hund i kurv. Vores julefrokoster forskellige hvert år, men stemningen og glæden er den samme hver gang familien Simplex samles. Tak til Kis og Henrik Kim balancerer med en tændstikæske med god hjælp fra Kenns kone Bente. Flemming Larsen lyste op til julefrokosten. Information og nyheder om Timeplan 7

8 Direktørens Klumme Det er ikke alt vi selv er herre over! Overforbrug igennem flere år det vil sige forbrug for lånet penge er klart den primære årsag til vi nu befinder os i en finanskrise. En krise der uden tvivl vil have betydning for alle, uanset om det er virksomheder eller privatpersoner. Vi har med denne finanskrise fået konstateret, hvordan den globale finanssektor samarbejder, og hvor uansvarlig låneformidlingen har været. Jeg er ikke i tvivl om, at vi igennem den kommende tid vil se en stigning i antallet af konkurser og tvangsauktioner. Det stiller krav til alle virksomheders økonomistyring. Specielt omkostningskontrol og debitorstyring det gælder også for Simplex A/S. En sund økonomi Jeg er glad for at vores virksomhed drives lidt konservativt, når det gælder økonomi. Vi har altid arbejdet efter princippet pengene skal tjenes før de bruges, og det gør ikke noget, at der er lidt på kistebunden. Det betyder, at vi bevarer vores frihed, selvom vi eventuelt skulle blive ramt af krisen. Det betyder sikkerhed til vores kunder, som er afhængige af TimePlan og kvalificeret support. Vi forsvinder ikke fra markedet. Gennem de seneste syv år har vi modtaget den højst mulige kreditværdighed AAA fra Dun & Bradstreet. Samtidig med den høje kreditværdighed modtog vi ligeledes i år udnævnelse som Gazelle virksomhed fra Børsen. Administratorkursus på Fyn Tirsdag den 11. og onsdag den 12. november var der TimePlan administratorkursus på Fangel Kro og Hotel på Fyn. Det er med at holde balancen i krisetider. Ja vi mærker også krisen, men Vi kan godt mærke finanskrisen i vores dagligdag. Vores eksisterende kunder ekspandere ikke som tidligere, men har en større interesse i brugen af TimePlans lønbudget og opfølgningsmuligheder. Flere af vores kunder viser også interesse for Behovssimuleringsmodulet. Den manglende omsætning fra udvidelser til eksisterende kunder vil blive opvejet af nye salg. Vi har rigtig mange forespørgsler fra nye kunder. Kunder, der ønsker effektivisering af arbejdstidsplanlægning og løbende kontrol af lønforbruget. Vores egen krise Desværre har vi vore egen krise. Igennem de sidste tre måneder har vi været ramt rent personalemæssigt. Som oplyst i sidste nummer af Tid & Ressource ansatte vi en salgschef som led i vores strategiplan. Desværre var det ikke den rette person, så vi leder igen. Den 25. august fik vi en meget trist meddelelse! Svend Holm havde fået et hjertestop i flyveren, da han var på vej til vores årsmøde. I perioden indtil nu har Svend været igennem flere operationer og er nu i genoptræning. Vi mangler ham meget. Svend har modtaget rigtig mange hilsner fra kollegaer og kunder. Det er med til at holde hans humør oppe. Tak for i år Utroligt nok er året 2008 snart gået. De fleste har det nok som jeg hvor blev det af? En stor tak til kunder og medarbejdere for et spændende og udviklende år - til tider noget hektisk. Jeg håber, at du trods finanskrisen får et rigtigt godt og interessant nytår 2009 husk at bruge din tid god og fornuftigt, du kan ikke spare den op. Med venlig hilsen og glædelig jul Henrik Baasch Julegaver til SOS Børnebyerne Igen i år går kundernes julegaver fra Simplex A/S til SOS Børnebyerne. - Vi startede med at sende SOS Børnebyernes julekort til vores kunder i I 2004 fandt vi på at give sponsorater til SOS Børnebyerne som julegaver til vores kunder og det har vi gjort lige siden, fortæller Kis Flindt fra Simplex A/S. Virksomheden støtter hovedorganisationen SOS Børnebyerne, hvor man typisk som privatperson støtter et enkelt barn. Læs mere på Simplex A/S Marianne Lolholm Møller underviste sammen med direktør Henrik Baasch i følgende fire moduler: Nyheder i TimePlan HR-administration Behovssimulering Feriesaldostyring og fravær Næste administratorkursus bliver den februar også på Fyn. Simplex A/S Marianne Lolholm Møller underviste sammen med direktør Henrik Baasch på administratorkurset i november på Fyn. 8 Information og nyheder om Timeplan