kvikguide ...gør rekruttering lettere Administrator hr-skyen.dk Tlf.: CVR:

Transkript

1 kvikguide Administrator hr-skyen.dk Tlf.: CVR: ODENSE (hovedkontor) Nørregade 71 DK-5000 Odense C Tlf: ÅRHUS Skæringvej 88 DK-8520 Lystrup Tlf: KØBENHAVN Langebrogade 5 DK-1411 København K Tlf:

2 Kvikguide: introduktion Dette er en kvikguide, der får dig hurtigt og nemt i gang med HR- Skyens system og funktioner. start Gå ind på webadressen: hr-skyen.dk/hr Log ind på din brugerkonto med din og adgangskoden, som du har fået tilsendt af din administrator eller via systemet. indhold Oversigt 3 Indryk annonce 4 Publicér jobannonce 5 Handtér ansøgninger 6 Tilpas screeningsspørgsmål 7 Send mails og mødeindkaldelser 8 Generér kandidatoversigt i PDF 10 Support og nyttig information 11 Adgangskode 2 /11

3 Kvikguide: Oversigt Kalender I kalenderen indføres samtaler automatisk ved mødeindkaldelse. Klik på Administrér, hvis du vil se flere detaljer eller tilføje nye opgaver manuelt. Menu Menustruktur med grundfunktioner afhængig af brugerrettigheder. Genveje Kom let til joboprettelse og manual med introduktioner til de enkelte funktioner med tekst, grafik og video. Statistik Her illustreres som udgangspunkt antallet af visninger på jeres annoncer indenfor den sidste uge. Du kan ændre diagramtype, periode, specifik annonce mv. Opgaver Her ses en liste over de selvdefinerede processer, der afventer en form for handling. 3 /11

4 Kvikguide: Indryk annonce Her finder du hjælp til at indrykke en jobannonce på din hjemmeside. 1. Klik Indryk annonce 3. Skriv annonceteksten Der ligger allerede en skabelon du kan skrive i. Du kan også copy-paste fra Word. Du kan trække et billede ind fra billedarkivet mv. 2. Vælg tilknytning Vælg den afdeling, annoncen hører under, hvem, der er ansvarlig, hvilket autosvar, ansøgeren skal have, hvem, der er med i ansættelsesudvalget, mv. IT Drift og Teknisk support Med baggrund i stigende opgavemængde søger vi en it-konsulent, der skal medvirke til en succesfuld udvikling og implementering af Powels it-løsninger til den danske energiforsyning. 4. Vælg ansøgningsfrist Samt arbejdssted, kontaktperson, arbejdsområde og stillingstype. Se og redigér standard-spørgsmål i ansøgningsformularmenuen. Her kan du tilføje og fjerne jobspecifikke screenings-kriterier til dine jobsøgere. Se side 7 for detaljeret information om tilpasning af screeningsspørgsmål. 4 /11

5 Kvikguide: Publicér jobannonce 5. Vælg publiceringskanaler Du har mulighed for at vælge ekstern medie-eksponering for din jobannonce. Her kan du vælge mellem gratis, betalte, online, samt printede medier. Listen er tilpasset til den enkelte virksomhed. Opslaget vises på egen side: Jobannoncen indeholder de forudbestemte screeningsspørgsmål og er fuldt integreret med hjemmesidens design.... og på alle andre valgte kanaler. Som eksempelvis Jobnet. Alle links peger på jobbeskrivelsen og annoncens online ansøgningsformular på kommunens hjemmeside. Publicer! Dine ændringer opdateres alle steder Hvis du vælger at skifte eller ændre i dine jobopslag, sker alle ændringer automatisk og bliver opdateret på samtlige medier, hvor jobannoncen er aktiv. 5 /11

6 Kvikguide: Handtér ansøgninger Noter Du kan tilføje noter og tags på kandidaterne, som du kan dele med dine udvalgte medbrugere. Score Her kan du og evt. andre udvalgsmedlemmer angive score. Screening, sortering, filtrering Du kan sortere og filtrere indkomne ansøgninger efter alle kriterier: Jobannonce, afdeling, status, score, selvvalgte screeningsspørgsmål som eksempelvis uddannelse, erfaring, niveau, sprog, mv. Status Her kan du vælge status for ansøgningen. Så du skaber overblik over, hvor langt i rekrutteringsprocessen ansøgeren er nået. Disse statusser tilpasses efter dine egne processer. 6 /11

7 Kvikguide: Tilpas screeningsspørgsmål + Tilføj nyt Tryk på Tilpas for at tilføje nye screeningsspørgsmål. 1. Spørgsmål: Her kan du skrive spørgsmålet. 2. Kolonneoverskrift: Her skrives teksten, der vises i oversigten over modtagne ansøgninger. 3. Vælg svartype Vælg, hvordan ansøgeren skal svare. Det kan være som fritekst, radioknapper, rullegardiner eller fl ervalg. Gem! Standard ansøgningsformular Her kan du se de spørgsmål, der kommer fra standardformularen. Disse kan du ikke ændre, men du kan tilføje supplerende spørgsmål i venstre side. Gem dit screeningsspørgsmål Dine ændringer bliver gemt, og de nye screeningsspørgsmål tilføjes i ansøgningsformularen. 7 /11

8 Kvikguide: Send mails og mødeindkaldelser 1. Vælg kandidater Vælg de kandidater fra ansøgerlisten, der skal have tilsendt en mail, hvad enten der skal sendes en besked, mødeindkaldelse, afslag eller andet. Klik på Send svar 2. Vælg skabelon Vælg den skabelon, du skal anvende til at sende en besked, eksempelvis 1. Samtale, Afslag uden samtale eller Tomt med signatur. Du kan eventuelt indsætte en variabel (f.eks navn, titel, adresse m.m.). Afslag Afslag kan sendes til alle valgte kandidater ved at vælge den dertil hørende skabelon, eksempelvis Afslag - uden samtale. Bemærk også, at afslaget kan signeres i dit eller et andet selvvalgt navn. Når afslaget er sendt, ændres kandidatens status til Afslag er sendt. Kandidaten vil herefter blive arkiveret og vises efterfølgende ikke, medmindre du klikker på Vis også arkiv. 8 /11

9 Kvikguide: send mails og mødeindkaldelser 3. Vælg et bestemt tidpunkt til en bestemt person Vælg en bestemt tidspunkt til bestemt person eller ud fra angivne muligheder. Vælg at lade kandidaterne afkrydse et tidspunkt ud fra de tider, du har angivet som valgmuligheder. + Tilføj deltagere Du kan endvidere vælge at tilføje de kolleger, som skal være med til at afholde mødet. De vil alle modtage mødeindkaldelsen i deres kalender, hvad enten de bruger Outlook, Gmail, Hotmail eller en tredje mailklient. Når beskeden er sendt, ændres kandidatens status i systemet (f.eks. Indkaldt til samtale eller Afslag sendt ). 9 /11

10 Kvikguide: Generér kandidatoversigt i PDF Generér PDF Du kan oprette en oversigt med valgte kandidater inklusiv egne kommentarer og evalueringer, kandidaternes CV, ansøgninger og øverige dokumenter i én samlet PDF-fi l. Vælg de kandidater, du vil have med i oversigten, og klik på Generér PDF. Vælg kriterier og rækkefølge Vælg de kriterier, du ønsker at få vist i oversigten. Du kan vælge at downloade oversigten inklusiv samtlige dokumenter i kronologisk rækkefølge (efter mødedato, ansøgningsdato eller anden sortering). Du kan downloade oversigten inklusiv alle dokumenter samlet i én PDF-fi l, eller send den direkte via til et kollega / ansættelsesudvalgsmedlem. 10 /11

11 Kvikguide: Support og nyttig information Online video-manual til alle funktioner i HR-Skyen: Du kan få intro og hjælp til hver enkelt funktion ved at klikke på? ikonet ud for emnet. Denne opdatering er altid at fi nde under Nyhedsarkiv i manualen Support: support@hr-skyen.dk ODENSE (hovedkontor) Nørregade 71 DK-5000 Odense C Tlf: HR-Skyen.dk ÅRHUS Skæringvej 88 DK-8520 Lystrup Tlf: KØBENHAVN Langebrogade 5 DK-1411 København K Tlf: /11