Proces for ansættelse af direktører og centerchefer

Transkript

1 Center for Erhverv, Politik og Organisation Stengade Helsingør Dato Proces for ansættelse af direktører og centerchefer I nærværende dokument er rekrutteringsprocessen for direktør- og chefansættelser beskrevet. Gældende for både direktør og chefansættelser er følgende: Ansvarlige Ansættende leder er overordnet ansvarlig for rekrutteringsprocessen Der udpeges en rekrutteringsansvarlig, der er ansvarlig for at koordinere rekrutteringsprocessen, herunder korrespondance med ansøgere, booking af lokaler samt alle andre praktiske opgaver under hele rekrutteringsprocessen. (Se bilag 2 for eksempel på typiske opgaver i rekrutteringsprocessen). Derudover er der i beskrivelsen under de forskellige rekrutteringer beskrevet, hvem der yderligere er ansvarlige og har en rolle i rekrutteringsprocesserne. Finansiering Rekrutteringsprocesserne for hhv. direktør og centerchefansættelser finansieres af Organisationsudviklingspuljen. Annoncering Der er et krav om at alle stillinger i Helsingør Kommune skal slås op på kommunens hjemmeside og på Jobnet. Dette er også er gældende for direktør- og centerchefstillinger. 1

2 Udover de obligatoriske medier kan en stilling slås op i andre medier, der er relevante for stillingen. Selve opslaget publiceres i eksterne medier via vores mediebureau Signatur, som sørger for selve indrykningen. 2

3 Kommunaldirektøransættelse Borgmesteren er overordnet ansvarlig for rekruttering af kommunaldirektøren. Borgmesteren er ansvarlig for at nedsætte ansættelsesudvalget jf. retningslinjerne i personalehåndbogen, se appendix. Ansættelsesudvalg aftales med Økonomiudvalget, herunder repræsentation af direktører, centerchefer og medarbejdere. Rekrutteringsprocessen Rekrutteringsprocessen gennemføres af et eksternt rekrutteringsfirma, herunder udformning af annonce, screening af kandidater, præsentation af kandidater for ansættelsesudvalg samt al korrespondance med ansøgere. Stillingen oprettes via Helsingør Kommunes rekrutteringssystem, hvor rekrutteringsbureauet får adgang til systemet. De opgaver der vil være i Center for Erhverv, Politik og Organisation vil blive fordelt således: Udvikling, Kommunikation og Erhverv er ansvarlig for: Bistand med oplysninger til rekrutteringsbureau Support ved anvendelse af e-rekrutteringssystem Bistand til udarbejdelse af introduktionsprogram for den nye direktør Politisk service er ansvarlig for: Kommunikation med ansættelsesudvalg og booking af ansættelsesudvalg til samtaler (kontakt til rekrutteringsbureau) Booking af lokaler og forplejning til samtaler Til stede på dagene for afvikling af ansættelsessamtaler (modtage kandidater) Stillingen slås op i minimum to uger. Byrådet træffer ansættelsesbeslutning. Introduktion og opstart Borgmesteren har ansvar for sammen med de øvrige direktører, at der udarbejdes et introduktionsprogram for den nye kommunaldirektør. Dette vil være i samarbejde med Center for Erhverv, Politik og Organisation, Udvikling, Kommunikation og Erhverv. 3

4 Direktøransættelser Kommunaldirektøren er overordnet ansvarlig for rekrutteringsprocessen. Opgaver i forbindelse med rekrutteringen er forankret i Center for Erhverv, Politik og Organisation, Udvikling, Kommunikation og Erhverv og Politisk Service. Ansvarsfordelingen er følgende: Udvikling, Kommunikation og Erhverv er ansvarlig for: Bistand ved annoncering og udformning af job- og kravprofil Udformning af opgave til samtale Invitation og anden korrespondance med ansøgere Kontakt og koordinering med eksternt rekrutteringsbureau vedr. test af ansøgere der skal til 2. samtale. Alt hvad der er relateret til rekrutteringssystemet Bistand til udarbejdelse af introduktionsprogram for den nye direktør Politisk service er ansvarlig for: Kommunikation med ansættelsesudvalg og booking af ansættelsesudvalg til samtaler Booking af lokaler og forplejning til samtaler Til stede på dagene for afvikling af ansættelsessamtaler (modtage kandidater) Stillingsannoncering Kommunaldirektøren er overordnet ansvarlig for, at der udarbejdes stillingsannonce og job- og kravprofil til stillingen. Stillingen slås op i minimum to uger. Ansættelsesudvalg Det er kommunaldirektøren, der har ansvar for at nedsætte ansættelsesudvalget jf. retningslinjerne i personalehåndbogen, se appendix. Ansættelsesudvalg aftales med Økonomiudvalget, herunder repræsentation af direktører, centerchefer og medarbejdere. Udvælgelse og samtaler Ansættelsesudvalget udvælger et antal kandidater til samtale. Der afholdes en 1. og 2. samtale. 4

5 Ved 1. samtale bliver kandidaterne stillet over for en refleksionsopgave, som en integreret del af samtalen. Kommunaldirektøren har ansvar for, at alle ansøgere, der har været indkaldt til samtale, kontaktes, når det er besluttet, hvilke kandidater der går videre. Efter 1. samtale vil et eksternt konsulentbureau stå for en test af de kandidater, der er udvalgt til 2. samtale. Ved 2. samtale præsenterer det eksterne konsulentbureau, der har forestået testen, resultatet. Ansættelsesudvalget indstiller efter 2. samtale en kandidat til ansættelse. Kommunaldirektøren har ansvar for, at alle ansøgere, der har været indkaldt til samtale, kontaktes telefonisk. Byrådet træffer ansættelsesbeslutning. Alle kandidater der ikke er tilbudt ansættelse, modtager senest dagen efter beslutning om ansættelse, et skriftligt afslag. Introduktion og opstart Kommunaldirektøren har ansvar for, at en af direktørerne bliver tilknyttet den nye direktør som mentor. Kommunaldirektøren har ansvar for sammen med de øvrige direktører, at der udarbejdes et introduktionsprogram for den nye direktør. Dette vil være i samarbejde med Center for Erhverv, Politik og Organisation, Udvikling, Kommunikation og Erhverv. 5

6 Centerchefansættelser Referencedirektøren for det pågældende center er overordnet ansvarlig for rekrutteringsprocessen. Opgaver i forbindelse med rekrutteringen er forankret i det pågældende center, hvor der udpeges en rekrutteringsansvarlig, der er ansvarlig for koordinering af hele processen. Center for Erhverv, Politik og Organisation, Udvikling, Kommunikation og Erhverv kan bistå med skabeloner og generelt sparring og støtte under hele processen. Følgende er overordnede opgaver i forbindelse med rekrutteringsprocessen: Annoncering og udformning af job- og kravprofil Kommunikation med ansættelsesudvalg og booking af ansættelsesudvalg til samtaler Booking af lokaler og forplejning til samtaler Udformning af opgave til samtale Til stede på dagene for afvikling af ansættelsessamtaler (modtage kandidater) Invitationer, afslag og anden korrespondance med ansøgere Kontakt og koordinering med eksternt rekrutteringsbureau vedr. test af ansøgere der skal til 2. samtale. Kontaktoplysninger rekvireres i Center for Erhverv, Politik og Organisation, Udvikling, Kommunikation og Erhverv. Alle opgaver der er relateret til rekrutteringssystemet Udarbejdelse af introduktionsprogram for den nye centerchef Stillingsannoncering Referencedirektøren for det pågældende center er ansvarlig for, at der udarbejdes stillingsannonce og job- og kravprofil. Stillingen slås op i minimum to uger. Ansættelsesudvalg Referencedirektøren har ansvar for at nedsætte ansættelsesudvalget jf. retningslinjerne i personalehåndbogen, se appendix. Samtaler og udvælgelse Ansættelsesudvalget udvælger et antal kandidater til samtale. Der afholdes en 1. og 2. samtale. 6

7 Ved 1. samtale bliver kandidaterne stillet over for en refleksionsopgave. Referencedirektøren har ansvar for, at alle ansøgere, der har været indkaldt til samtale, kontaktes, når det er besluttet, hvilke kandidater der går videre. Efter 1. samtale vil et eksternt konsulentbureau stå for en test af de kandidater, der er udvalgt til 2. samtale. Ved 2. samtale præsenterer det eksterne konsulentbureau, der har forestået testen, resultatet. Ansættelsesudvalget beslutter efter 2. samtale, hvilken kandidat der skal tilbydes stillingen. Referencedirektøren har ansvaret for, at alle der har været til samtale kontaktes. Direktionen træffer ansættelsesbeslutning. Alle kandidater der ikke er tilbudt ansættelse, modtager senest dagen efter beslutning om ansættelse, et skriftligt afslag. Introduktion og opstart Referencedirektøren har ansvar for, at den nyansatte centerchef får tilknyttet en anden centerchef som mentor. Referencedirektøren har endvidere, i samarbejde med den rekrutteringsansvarlige, ansvar for, at der udarbejdes et introduktionsprogram for den nye centerchef. Der kan findes inspiration til dette på siden Rekruttering på Kilden under Min arbejdsplads ligesom der kan hentes sparring i Center for Erhverv, Politik og Organisation, Udvikling, Kommunikation og Erhverv. Inddragelse af ekstern rekrutteringshjælp Ovenstående procedurer skal så vidt muligt følges. Dog skal det være muligt i særlig vanskelige rekrutteringssammenhænge, at tilknytte et professionelt rekrutteringsbureau til at bistå med hele eller dele af rekrutteringsprocessen. 7

8 Appendix Retningslinjer for nedsættelse af ansættelsesudvalg Ledelsen har ansvaret for at nedsætte et ansættelsesudvalg. Udvalget sammensættes af repræsentanter for ledelsen og medarbejdere. Sammensætningen skal i hvert enkelt tilfælde afpasses efter den stilling, der er ledig. Ansættelsesudvalget skal være af begrænset omfang men alligevel afpasset, så relevante samarbejdspartnere er repræsenteret. Vær opmærksom på at MED kan have besluttet, hvordan ansættelsesudvalget skal være sammensat. Formanden for udvalget er en leder, der har kompetence til at ansætte. Som udgangspunkt vil det være ansættende leder. Lederen kan dog vælge at uddelegere hvervet til en anden leder. Inhabilitet Når lederen udpeger medlemmer til udvalget, skal lederen sikre sig, at der ikke deltager personer, som er inhabile i processen, jf. forvaltningsloven. Et medlem er inhabil og må således ikke deltage i bedømmelsen af ansøgeren, hvis: Medlemmet er i familie med ansøgeren Medlemmet er nærtstående til ansøgeren Der er tvivl om medlemmets upartiskhed Tavshedspligt Ansættelsesudvalget har tavshedspligt. Det betyder, at udvalgets medlemmer ikke må fortælle om ansøgerne eller om overvejelser og drøftelser i udvalget. Tavshedspligten gælder også i forhold til kollegaer. Det bemærkes, at tavshedspligten også gælder efter, at stillingen er besat. 8