LOS DIALOGMØDER 2017

Transkript

1 LOS DIALOGMØDER 2017 EFFEKTIV DRIFT AF SOCIALE TILBUD

2 Baggrund: Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet Økonomiaftale 17: Aftale om moderniserings- og effektiviseringsprogrammet Regeringen og KL skal årligt finde 1 mia. kr. i effektiviseringer, hvoraf halvdelen anvendes til lokalpolitiske prioriteringer, og halvdelen tilgår staten til prioriteringer bredt i den offentlige sektor Herunder blev det aftalt at gennemføre en analyse af botilbudsområdet med særligt fokus på, hvordan og i hvilket omfang rammerne udgør barrierer for effektiv drift af botilbud

3 02 GENNEMGANG AF ANALYSEN

4 Analysens baggrund Regeringen og KL har i 2016 indgået aftale om et Moderniserings- og effektiviseringsprogram, som årligt skal effektivisere for 1 mia. kr. i kommunerne frem mod Analysen er del af Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet, med en styregruppe bestående KL, Finansministeriet, Børne- og Socialministeriet samt Økonomi-og Indenrigsministeriet Analysen er gennemført som et samarbejde mellem Monitor Deloitte og KLs Konsulentvirksomhed (KLK).

5 Analysens fokus Analysen fokusere på rammer og regler, som påvirker mulighederne for effektiv drift af botilbud. Fokuspunkter: Socialtilsynets påvirkning af botilbuddene Regler og rammers betydning for udnyttelse af botilbuddene Dokumentationspraksis og eksterne krav Derudover belyser analysen mulighederne for at tilrettelægge arbejdet mere effektivt.

6 Analysens genstandsfelt Fokus er på fire målgruppesegmenter, som dækker over 90 pct. af botilbuddene. Det drejer sig om tilbud til: Voksne handicappede med høj kompleksitet i støtte- og plejebehov Voksne handicappede med mindre kompleksitet i støtte- og plejebehov Voksne borgere med brug for psykiatrisk støtte Børn og unge

7 Analysens leverancer Rapport om effektiv drift af Botilbud Inspirationskatalog om effektiv drift af botilbud, med 35 cases fra besøg hos 40 botilbud og 11 kommuner. Anbefalinger til ændringer i rammer og regulering Materialet findes på KLs hjemmeside

8 HOVEDKONKLUSIONER SOCIALTILSYNET

9 Fokus Denne del af analysen har fokus på: Tilsynets praksis Botilbud og kommuners oplevelse af tilsynet Tidsforbruget på tilsynene Dette er ikke en evaluering af Socialtilsynet, men en analyse af, hvordan tilsynet opleves i dagligdagen.

10 Vi har undersøgt deres oplevelse af tilsynet De interviewede botilbuds oplevelser af socialtilsynet i tal Knap 40 pct. af tilbuddene har et positivt indtryk af socialtilsynet, godt 30 pct. er neutrale, og knap 25 pct. har et negativt indtryk 40 % af de private har en negativ oplevelse af Socialtilsynet 60% opfatter tilsynet som kontrol Har påvirket drift Opleves som personbåret Har styrket faglighed Dele af praksis er overflødig Tilfører legitimitet Opleves som kontrol eller sparring Nej [23] Nej [29] Ja [11] Ja [17] Ja [18] Delvist [10] Nej [13] Nej [17] Delvist [1] Ja [23] Ja [14] Delvist [5] Nej [22] Sparring [13] Begge [13] Kontrol [15] Note: Antal tilbud fremgår af tallet i parentes og totalen varierer, da ikke alle besøgte tilbud har besvaret alle spørgsmål

11 Anbefalinger vedr. de sociale tilsyn Sænke krav til hyppighed Mindske hyppighed af tilsyn til hvert andet år for velfungerende tilbud med lav risiko. I forbindelse med tilsyn skal socialtilsynet foretage en konkret vurdering af, om der er tale om et tilbud med lav risiko. Undlade at indhente unødig dokumentation Undlade at rekvirere skriftligt materiale og oplysninger forud for besøg samt sænke løbende indberetningskrav til Tilbudsportalen. Styrke kvaliteten i tilsynet Implementere relevante forslag fra tilbuddene om at styrke tilsynet ved at: Øge dialog forud for sanktioner Definere grænse for væsentlige ændringer Ensarte praksis yderligere Øge sparring og videndeling Anvende dobbeltgodkendelse af boliger Ændre brug af scoringsmodel Tydeliggøre ændringer i tilsynsrapport.

12 Anbefalinger vedr. de sociale tilsyn 1. Sænke krav til hyppighed (risikobaseret tilsyn) 3. Styrke kvaliteten i tilsynet 2. Undlade at indhente unødig dokumentation Økonomiaftalen siger:

13 HOVEDKONKLUSIONER KAPACITETSUDNYTTELSE

14 Antal pladser i tilbud med kommunal driftsherre Fokus Slagelse 78% 0% 11% 11% Reglernes betydning for botilbuddenes kapacitetsudnyttelse Norddjurs Viborg 74% 75% 0% 8% 11% 4% 17% 11% 1. Begrænsning af kapacitetsudnyttelsen Reglernes betydning for hvilke borgere der kan bo i botilbuddene. Svendborg 73% 5% 9% 14% Syddjurs 71% 14% 14% Aalborg 64% 10% 7% 20% 2. Begrænsning af driften Reglernes betydning for ændring af borgernes botilbud Kolding Holbæk 58% 17% 8% 17% Høje-Taastrup 55% 60% 13% 7% 20% 9% 36% København 21% 23% 31% 25% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 105 Almene boliger (voksne) 107 Midlertidige botilbud (voksne) 108 Længerevarende botilbud voksne 66 Døgninstitution til børn og unge Note: Andelene er baseret på data fra Tilbudsportalen og udgør alene de tilbud, som kommunen selv er driftsherre for. Tilbud har ofte flere paragrafophæng, men her præsenteres tilbuddets primære paragraf (målt på antal pladser). Der tages forbehold for, at nogle kommuner har fejlkategoriseret tilbud, for eksempel klassificeret tilbud efter 105 i almenboligloven som tilbud efter 108 i serviceloven. Der ligger formentlig en fejlklassificering bag Københavns Kommunes markant anderledes tilbudssammensætning.

15 Vi har undersøgt Hvilke situationer der begrænser mulighederne for at udnytte kapaciteten fuldt ud Hvilke situationer der medfører at botilbuddene må indrette driften på anden måde end de ellers ville have gjort Hvilke omkostningerne som følger at der er ledig kapacitet eller ændringer i driften

16 Anbefalinger vedr. forbedret kapacitetsudnyttelse

17 ØA 18: Fleksibel udnyttelse af botilbud Mere fleksibel anvendelse af boliger og botilbud skal understøtte rehabilitering Klausulmodel: Der indføres hjemmel til, at kommunerne kan indskrive et krav i boligdokumenter/lejekontrakter for længerevarende tilbud efter serviceloven og almenlejeloven om, at borgeren kan revisiteres til en ny bolig, hvis borgerens plejebehov betydeligt forværres eller forbedres. Botilbud målrettet unge: Der indføres hjemmel til, at kommunerne kan målrette længerevarende botilbud efter serviceloven og almenboligloven til personer med nedsat psykisk og fysisk funktionsevne i alderen år. Præcisering af regler for midlertidige botilbud, således at det bliver tydeligt, hvornår kommunerne kan opsige eller revisitere borgere, der bor i midlertidige botilbud, og kommunerne nemmere kan anvende tilbuddene til afklaringsforløb for borgere, der senere skal på et længerevarende tilbud.. Ensartede flytteregler for længevarende boformer: Der indføres hjemmel til at opsige borgere ved om- og reorganisering af almene plejeboliger svarende til gældende bestemmelse i bekendtgørelse om lejerettigheder til beboere i længerevarende botilbud efter serviceloven. Afskaffelse af sondring mellem de fysiske rammer for længerevarende og midlertidige botilbud, således at kommunerne får bedre muligheder for at lade enkelte boliger/værelser udgøre hhv. midlertidige eller længerevarende botilbud afhængig af sammensætningen af borgere på et givent tilbud. Kommunal dækning af skader forvoldt af lejere i almene boliger, hvor det skønnes, at dennes adfærd er en hindring for at leve op til de lejemæssige forpligtigelser. Dette sikrer enslydende regelsæt for længerevarende tilbud.

18 HOVEDKONKLUSIONER ARBEJDSTILRETTE- LÆGGELSE

19 Fokus Casebesøgene i 40 botilbud afdækker forskelle i tilbuddenes tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne Der er fokus på tilrettelæggelse af opgaver med: 1. Dokumentation 2. Koordinering 3. Administration 4. Kompetenceudvikling, pauser mv. Kortlægningen og analysen af arbejdstilrettelæggelse er baseret på tre kilder: Interview med ledere og medarbejdere i 40 botilbud. Registrering af medarbejdernes arbejdstid. Økonomiske oplysninger for tilbuddet. Kortlægningen afdækker ikke indhold i og kvalitet eller konkret praksis. Der tages i stedet udgangspunkt i de eksempler på god praksis som der er fundet. En stor andel af botilbuddene arbejder systematisk med at forbedre og effektivisere arbejdet indenfor eksisterende regler og rammer. Det er der blevet til 35 cases, der er samlet i publikationen Veje til en mere effektiv drift af Botilbud

20 Vi har undersøgt ressourceforbruget på dokumentation

21 Er der forskelle mellem offentlige og private tilbud på hvad en gennemsnitsmedarbejder bruger tiden på? Administration Samme tidsforbrug Borgerrettede opgaver Mindre tidsforbrug hos private Tid til vagtplanlægning og koordinering Samme tidsforbrug Løbende opfølgning og dokumentation Højere tidsforbrug hos private

22 Veje til at reducere tidsforbruget eller øge kvaliteten af dokumentationen Veje der kan understøtte en effektiv dokumentation Løftestænger Kvalitetsgevinst Effektivitetsgevinst Forbedre it-understøttelse Samtænkning af it-system og tilbuddenes metode/ arbejdsgang er en central forudsætning for effektiv dokumentation. Derudover er det en stor fordel med en lettilgængelig brugergrænseflade med hurtige arbejdsgange (overskuelig, struktureret omkring typiske opgaver, få klik). Arbejde med tydelige retningslinjer Tydelige, fælles retningslinjer for, hvad der dokumenteres i især den løbende dokumentation, kan reducere omfanget af den samlede dokumentation, herunder rydde op i redegørelser for dagens aktiviteter, der ikke er relevante for andre end deltagerne. Indføre fælles og objektivt sprog i dokumentation Fælles sprog, der kan inddrage faste, objektive målekriterier, gør det nemmere og hurtigere at skrive, læse og forstå dokumentationen. Det reducerer tidsforbruget og øger anvendeligheden af dokumentation i forhold til at understøtte indsatsen for borgeren. Dokumentation sammen med borgeren Aktiv involvering af borgeren gør dokumentation til en integreret del af den borgerrettede indsats for borgeren. Det øger værdien af dokumentation og giver borgeren et større ejerskab af målene for indsatsen. Indføre tjekprocedurer Indførelse af simple tjekprocedurer kan effektivisere dokumentationsprocessen, da ensartetheden hæves, og fejlmarginer mindskes på for eksempel medicindokumentation. Uddanne personale i dokumentationspraksis Uddannelse af personalet i brugen af for eksempel SMARTmål og velvære-/risikoskalaer og i effektiv brug af dagbogssystemer mv. er en central forudsætning for at realisere de øvrige løftestænger.

23 Vi har undersøgt hvordan drift og indsats koordineres Hvordan foregår koordineringen? Løbende personalemøder, løbende teammøder Overlap mellem vagter til overlevering af nødvendig viden. Dialog om den løbende vagtplanlægning (på baggrund af 8 ugers rul) Ressourceforbrug på koordinering Gennemsnitligt tidsforbrug per år Timer per ÅV Hovedopgaver for medarbejdere i botilbuddet Beskrivelse Typisk tidsforbrug For en gennemsnitlig medarbejder Omkostning Mia. kr. 176 Vagtoverlap 60 Medarbejdere overleverer information mellem vagter. Medarbejdere deltager på teammøder og afdelingsmøder for at drøfte indsatsen for borgerne og tværgående drifts- og personaleforhold. 20 minutter/vagt 5-6 timer/måned 0,6 mia. kr. 0,7 mia. kr. Personalemøder Anden koordinering Der foregår løbende faglig sparring mellem kolleger mv. om metode og konkret indsats. Personale administrerer vagtplanlægningen, der som udgangspunkt foregår ved løbende udarbejdelse af ottugers grundrul af vagtplanskoordinator eller administrative funktioner. Løbende driftskoordinering sker enten direkte mellem basispersonalet eller mellem leder og basispersonale. 16 minutter/vagt 0,5 mia. kr.

24 Praksis for personalemøder og vagtoverlap Personalemøderne omfatter blandt andet: At drøfte driftsforhold, fx medarbejdervilkår, vagt- og ferieplanlægning. At drøfte borgerrettede forhold, hvilket ofte foregår i mindre grupper/teams. At udvikle indsatsen, fx ved at drøfte pædagogisk tilgang eller arrangere fælles kompetenceudvikling. Længden og smidigheden af overlappet hænger tæt sammen med dokumentationen Aktuelt oplever omkring 82 procent af de besøgte tilbud, at dokumentationen bidrager til en effektiv overlevering mellem vagter.

25 Veje til at reducere tidsforbruget eller øget kvaliteten i koordineringen I forbindelse med casebesøgene er der indsamlet en række eksempler eller cases, der viser, hvordan tilbud og kommuner har arbejdet med at optimere koordineringen af både drift og indsats.

26 Vi har undersøgt organisering af og tidsforbrug på administration Organiseringsformer Opgaven udføres af botilbudslederen med ekstern bistand fra ex. revisor Opgaven udføres af botilbudslederen og en eller flere af de pædagogisk ansatte Opgaven udføres af en eller flere administrativt ansatte på tilbuddet Opgaven udføres af en eller flere administrativt ansatte, der deles af flere botilbud med samme ledelse Opgaven er samlet i et fællesskab mellem mange tilbud med forskellig ledelse Opgaven varetages helt eller delvist af kommunens administrative servicecenter

27 Forskelle i ressourceforbrug Der er stor variation i tidsforbruget på administration. På tværs af de 40 tilbud varierer tidsforbruget på administrative opgaver mellem cirka 250 minutter ugentlig helt ned til under 30 minutter ugentlig. Hvad driver forskellene (bl.a.): - Organisering af opgaverne - Digitalisering af opgaverne - Kompleksitet i reglerne - Krav til rapportering

28 03 INSPIRATIONS- KATALOGET - SÅDAN KAN I ARBEJDE MED DET

29 Om inspirationskataloget Inspirationskataloget bygger på besøg hos 40 tilbud fordelt på tilbud til børn, unge og voksne med handicap eller psykiske problemer og 11 kommuner. Formålet med inspirationskataloget er at udbrede de gode erfaringer med effektivisering af driften til alle kommuner og det samlede botilbudsområde. Analysen og de eksempler, der er kommet fra kommuner og botilbud, viser særligt tre tilgange til at opnå en mere effektiv drift: Målrettet arbejde med dokumentation og arbejdets tilrettelæggelse Målrettet arbejde med fælles funktioner på tværs af tilbud Målrettet arbejde med ressourcestyring på tværs af tilbud Link til inspirationskataloget

30 Sådan kan I gå i gang Forslag 1. Inspirationskataloget læses af alle 2. Der afholdes en halvdagsworkshop 3. Status for indsatserne drøftes en gang om måneden mellem forvaltning og botilbud

31 Sådan kan I arbejde med inspirationskataloget understøttet af fakta om ressourceforbrug Forslag 1. Inspirationskataloget læses af alle 2. Botilbud og forvaltning gennemføre et benchmark af deres ressourceforbrug 3. Der afholdes en heldagsworkshop 4. Status for indsatserne drøftes en gang om måneden mellem forvaltning og botilbud 5. Der gennemføres et opfølgende benchmark eks. et år senere.

32

33 4 SÅDAN FINDER I POTENTIALET

34 Benchmarking rapport Udviklet i projekt ifm. det Fælleskommunale Styrings- og effektiviseringsprogram Sammenligninger med klyngen (sammenlignelige tilbud) og med et samlet gennemsnit på en række udvalgte centrale effektiviseringsindikatorer Hvordan kan rapporten bruges: Internt på botilbuddet til at få inspiration til, hvor man afviger fra andre tilbud og hvad man med fordel kan arbejde med for at blive mere effektiv I dialog med kommunerne, når kommunerne vil drøfte effektivitet og pris Pris for et benchmark: kr. Du kan få mere information ved at kontakte Christian Braad (CHSB@kl.dk)

35 Hvordan EFFEKTIV DRIFT foregår AF SOCIALE TILBUDdet? Tilbuddet KL Tilbuddet Tilbuddet udfylder elektronisk spørgeskema med oplysninger om bl.a. Tilbuddet (takst, antal pladser, antal eksterne borgere, antal ansatte mv.) Borgerne på tilbuddet (VUMscore, målgruppe mv.) Arbejdstilrettelæggelse (antal borgere og medarbejdere på forskellige tidspunkter af døgnet, overlap, møder mv.) Basispersonalet på tilbuddet tidsregistrerer ca. hver tredje dag i en periode på 14 dage Tilbuddet indplaceres i en klynge med sammenlignelige tilbud på baggrund af oplysninger om VUMscore, støttebehov og målgruppe Der genereres en benchmarking rapport, hvor tilbuddet sammenlignes med klyngen og landsgennemsnittet på udvalgte effektiviseringsindikatorer Resultatet: Hvad viser rapporten med hensyn til, hvilke dele af driften der er potentiale for at effektivisere? Mere effektiv drift: Hent inspiration i case kataloget til, hvordan der kan arbejdes med at optimere forskellige dele af driften

36

37

38

39

40

41

42

43

44 6 AFSLUTTENDE SPØRGSMÅL Materialer om effektiv drift af Botilbud kan findes på: Du er også velkommen til at kontakte: Christian Braad, KLK,