BILAG 12 DRIFTSKONTRAKT (OPTION)

Transkript

1 BILAG 12 DRIFTSKONTRAKT (OPTION)

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning og forhold til Kontrakten Parternes samarbejde Generelle krav til leverandøren Driftsydelserne Immaterielle rettigheder Råderet over data Lovgivningskrav Drift ved andre end leverandøren Priser og betalingsvilkår Servicemål og bod Force majeure Ophør og opsigelse Ophævelse Ophørsydelser Konfliktløsning Underskrifter... 9 Side 2 of 9

3 Instruktion til besvarelse af bilaget: Teksten i denne instruktion er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med Bilag 12 er at fastsætte de vilkår og betingelser vedrørende Leverandørens drift af Systemet, som skal gælde mellem Kunden og Leverandøren, såfremt Kunden tilvælger optionen herom. Instruks vedr. bilag: I forbindelse med afgivelse af tilbud skal Tilbudsgiver udarbejde en besvarelse af bilaget ved i pkt. 8.1 at indsætte evt. krav eller forudsætninger for drift af Leverancen ved tredjemand, jf. Kontraktens pkt og Tilbudsgiver kan ikke undlade at afgive tilbud på Drift. Evaluering af besvarelse: Tilbudsgivers besvarelse indgår i tilbudsevalueringen i tilknytning til underkriteriet "Kvalitet". Det tillægges positiv vægt, at Tilbudsgiver giver en rimelig og dækkende beskrivelse af krav eller forudsætninger for Drift af Systemet ved tredjemand, og at der er få begrænsninger i Kundens muligheder for at overdrage driftsleverancen til tredjemand. Side 3 of 9

4 1. INDLEDNING OG FORHOLD TIL KONTRAKTEN 1.1 Denne aftale om drift (herefter Driftskontrakten ) udgør et Bilag 12 til Kontrakten om levering, implementering, vedligeholdelse og support af et nyt standard ERPsystem til VisitDenmark samt dertil knyttede konsulentydelser. 1.2 Alle definitioner og bestemmelser i Kontrakten finder anvendelse på Driftskontrakten, medmindre andet udtrykkeligt fremgår heraf eller følger af forholdets natur. Bilagshenvisninger relaterer sig tilsvarende til Kontraktens bilag, medmindre andet udtrykkeligt fremgår af Driftskontrakten. 1.3 Leverandøren forestår i overensstemmelse med Kontraktens pkt drift af Systemet på de vilkår, der fremgår af Kontrakten og Driftskontrakten. 1.4 Driften skal leveres fra Kundens godkendelse af overtagelsesprøven. 1.5 Driftskontrakten udvides automatisk til at omfatte ændringer, videreudvikling og andet, der leveres efter Overtagelsesdagen, når prøverne for implementeringer og/eller leverancer er godkendt i overensstemmelse med Kontrakten. Leverandørens Ydelser under Driftskontrakten omfatter således det samlede System med efterfølgende ændringer og udvidelser, medmindre der i Driftskontrakten er angivet specifikke undtagelser hertil. 2. PARTERNES SAMARBEJDE 2.1 Parterne skal loyalt deltage i den samarbejdsorganisation, der er beskrevet i den del af Bilag 7, der vedrører samarbejdet omkring drift. Parterne skal i øvrigt medvirke i opfyldelsen af Driftskontrakten på en loyal og rimelig måde, der er egnet til at fremme samarbejdet. 2.2 En Part skal efterkomme enhver rimelig anmodning fra den anden Part om udlevering af oplysninger og dokumentation, som er relevant for opfyldelsen af Driftskontrakten. Parternes forpligtelse til at stille oplysninger og dokumentation til rådighed gælder alene med de begrænsninger, der følger af Parternes lovmæssige eller sædvanlige aftalebestemte tavshedsforpligtelser overfor tredjemand. 3. GENERELLE KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Leverandørens driftsydelser skal være i overensstemmelse med god it-skik og i øvrigt opfylde Kontraktens og Driftskontraktens krav. 3.2 Leverandøren har initiativpligt til alle aktiviteter i relation til Driftskontrakten. 3.3 Leverandøren skal fungere som Kundens kontaktpunkt ( single point of contact ) i Driftskontraktens løbetid. Alle henvendelser vedrørende Driftskontrakten og Leverandørens Ydelser under Driftskontrakten kan derfor rettes direkte til Leverandøren. 3.4 Leverandøren skal proaktivt rådgive Kunden og give Kunden anbefalinger om mulige forbedringer af driftsprocedurer og andre forretningsgange, der kan medvirke til at øge kvaliteten og stabiliteten i de leverede Ydelser, herunder proaktivt informere og rådgive Kunden, såfremt der identificeres aktuelle eller forventede negative effekter for Kundens brug af Systemet, herunder om mulige løsningsmuligheder. 3.5 Leverandøren skal udføre alle de foranstaltninger, der er nødvendige for at holde driftsmiljøet i god og driftssikker stand, så det opfylder de aftalte krav til drift, Side 4 of 9

5 herunder de aftalte servicemål. Leverandøren skal herunder sikre, at driftsmiljøet kan skaleres, så det til stadighed er dimensioneret tilstrækkeligt til, at Driftskontraktens krav opfyldes. Leverandøren skal i denne forbindelse for egen regning anskaffe eller få adgang til, installere, konfigurere og vedligeholde det udstyr og programmel samt de kommunikationslinjer m.v., som er nødvendige for at drifte Systemet og opfylde de aftalte servicemål. 3.6 Leverandøren skal udelukkende lade driften udføre og/eller overvåge af kompetente og erfarne fagfolk, der har kendskab til Systemet og driftsmiljøet. Leverandøren skal ved Driftskontraktens indgåelse fremsende CV er for det ledende nøglepersonale hos Leverandøren, der overfor Kunden er ansvarlige for driftsydelserne, eksempelvis Leverandørens Service Delivery Manager til Kundens godkendelse. De enkelte CV er skal som minimum indeholde følgende informationer: Navn, titel, kvalifikationer og anciennitet. Kunden kan ikke nægte at godkende Leverandørens nøglepersonale uden saglig grund. 3.7 Hvis Leverandørens nøglepersonale udskiftes, skal leverandøren fremsende CV er for det personale i overensstemmelse med pkt. 3.6, som skal godkendes af Kunden i overensstemmelse med pkt Leverandøren skal sikre, at drift af Systemet kan overdrages til Kunden eller en af Kunden udpeget tredjepart, jf. i øvrigt pkt DRIFTSYDELSERNE 4.1 Drift (i) Leverandøren skal levere de driftsrelaterede Ydelser, der er beskrevet i Bilag 3 og Driftskontrakten i overensstemmelse med servicemålene, der fremgår af Bilag Sikkerhed (i) Leverandøren skal varetage og vedligeholde forsvarlige anti-virus og backupprocedurer. Leverandøren skal herunder altid sikre sig, at der foreligger mindst én (1) aktuel og fuldt funktionsdygtig sikkerhedskopi, inden der foretages sådanne indgreb, der kan medføre tab eller beskadigelse af data eller programmel. (ii) (iii) Leverandøren skal endvidere sikre backup af data samt logfiler og dokumentation mindst én gang i døgnet. Backupprocedurer skal tilrettelægges således, at de forstyrrer driften og brug af Systemet mindst muligt. Leverandøren skal opretholde en opdateret overvågning og beskyttelse mod ulovlig elektronisk eller fysisk indtrængen, hærværk, tyveri, hackerangreb og andre lignende sikkerhedsmæssige brud, der kan bringe Leverandørens opfyldelse af sine forpligtelser i fare eller give uvedkommende adgang til Systemet, som er i overensstemmelse med og overholder god IT-skik på området. Leverandøren skal straks underrette Kunden, såfremt Leverandøren får kendskab til hackerangreb eller tilsvarende systemindgreb. 4.3 Driftsdokumentation og rapportering (i) Leverandøren skal senest 20 Arbejdsdage før driftsforpligtelsernes ikrafttrædelse, sende Kunden udkast til en driftshåndbog, en skabelon for Side 5 of 9

6 driftsrapporter og den eventuelle yderligere driftsdokumentation, som Leverandøren ifølge Bilag 5.d og Bilag 3 skal levere til Kundens godkendelse. (ii) Kunden skal snarest muligt efter modtagelsen, dog senest inden 10 Arbejdsdage, skriftligt meddele Leverandøren, om det fremsendte kan godkendes eller ej, og i benægtende fald specificere sine indsigelser. Ved Kundens manglende godkendelse skal Leverandøren snarest muligt sende Kunden reviderede udkast, indtil Kundens skriftlige godkendelse er opnået. (iii) (iv) Leverandøren skal i Driftskontraktens løbetid opdatere driftsdokumentationen i overensstemmelse med ændringer i driftsmiljøet, og ændringer og videreudvikling af Systemet, så driftsdokumentationen til stadighed er i overensstemmelse med de faktiske, driftsmæssige forhold. Leverandøren sikrer, at Kunden har adgang til den opdaterede driftsdokumentation straks efter ændringer i driftsmiljøet mv. Ligeledes skal Leverandøren i Driftskontraktens løbetid foretage den rapportering vedrørende driftsydelserne, som følger af Kontrakten, nærværende Driftskontrakt samt driftshåndbogen. 4.4 Kundens ydelser (v) Kunden er forpligtet til at erlægge de ydelser, der fremgår af Driftskontrakten samt Bilag 7 og Bilag IMMATERIELLE RETTIGHEDER 5.1 Pkt. 6 i Bilag 4 Vedligeholdelse og support finder tilsvarende anvendelse i relation til driftsydelserne med de eventuelle justeringer, der følger af forholdets natur. 6. RÅDERET OVER DATA 6.1 Pkt. 7 i Bilag 4 Vedligeholdelse og support finder tilsvarende anvendelse på Driftskontrakten. 7. LOVGIVNINGSKRAV 7.1 Leverandøren er forpligtet til at iagttage relevant lovgivning for driftsafvikling, herunder lov om behandling af personoplysninger. Leverandørens behandling af personoplysninger, som Kunden er dataansvarlige for, må således alene ske efter instruks fra Kunden, jf. lov om behandling af personoplysninger 42, stk Leverandøren skal træffe fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger og den tilhørende sikkerhedsbekendtgørelse (bekendtgørelse nr. 528/ som ændret ved bekendtgørelse nr. 201/2001). Leverandøren skal på anmodning fra Kunden give Kunden tilstrækkelige oplysninger og kontroladgang til, at denne kan verificere Leverandørens overholdelse af Driftskontraktens krav til sikkerhedsforanstaltninger. Leverandøren må kun overlade behandling af personoplysninger på Kundens vegne til tredjemand, såfremt Kunden har givet forudgående samtykke hertil, og forudsat, at dette ikke er i strid med lov om behandling af personoplysninger. Side 6 of 9

7 7.3 Kunden indgår en databehandlingsaftale med Leverandøren forud for Leverandørens påbegyndelse af behandlingen af personoplysninger som nævnt i dette pkt. 7. Databehandlingsaftalen vedlægges i kopi til Driftskontrakten, når den er indgået med Leverandøren, og Leverandøren skal til enhver tid med et rimeligt varsel kunne udlevere en kopi af de indgåede databehandlingsaftaler. 7.4 Kunden skal monitorere lovgivningskrav og lovgivningsændringer, der er specifikke for Kunden og gøre Leverandøren opmærksom på krav, der i den forbindelse måtte være af betydning for Driftskontraktens opfyldelse. 7.5 Ændringer i driften, der er en nødvendig følge af ændret lovgivning, håndteres som en ændring i overensstemmelse med vilkårene for ændringshåndtering i Bilag 6. Dette gælder dog ikke sådanne krav, der generelt stilles til driftsafvikling. Det påhviler Leverandøren uden yderligere vederlæggelse at opfylde sådanne krav. 8. DRIFT VED ANDRE END LEVERANDØREN 8.1 Følgende krav og forudsætninger for tredjemands overtagelse af driften er gældende: [Her indsættes Leverandørens evt. krav eller forudsætninger for drift af Leverancen ved tredjemand. Sådanne krav eller forudsætninger må ikke være urimelige og skal være begrundede.] Leverandøren indestår uanset, hvad der måtte være anført oven for - for, at Kunden ikke skal anskaffe og/eller betale yderligere for brugen af Systemet, uanset om Kunden eller tredjemand måtte overtage driften af Systemet, jf. Kontraktens pkt PRISER OG BETALINGSVILKÅR 9.1 Priser og betalingsvilkår fremgår af Bilag 9. Kunden kan modregne forfalden ubetalt bod i betalinger til Leverandøren. 10. SERVICEMÅL OG BOD 10.1 Leverandøren garanterer opfyldelse af de af Bilag 13 omfattede servicemål vedrørende drift. I tilfælde af manglende overholdelse af krav eller servicemål forholdes der som fastsat i Bilag 13 og Kontrakten. 11. FORCE MAJEURE 11.1 Kontraktens pkt. 29 finder anvendelse. 12. OPHØR OG OPSIGELSE 12.1 Driftskontrakten bortfalder automatisk senest 3 år efter Overtagelsesdagen, hvis den ikke af Kunden er opsagt til ophør på et tidligere tidspunkt i henhold til nedenstående eller forlænget i henhold til pkt Kunden kan ved skriftlig meddelelse opsige Driftskontrakten med et varsel på 6 måneder til den første i en måned, dog tidligst til udløb ét år efter Overtagelsesdagen. Ved opsigelse til ophør tidligere end 3 år efter Overtagelsesdagen, skal Kunden betale et exit-fee som beskrevet i Bilag Uanset pkt. 12 er Kunden berettiget til at forlænge Driftskontrakten med op til yderligere 12 måneder efter Driftskontraktens automatiske bortfald, idet forlængelsesperiodens længde afgøres af Kunden. Såfremt Kunden ønsker at udnytte Side 7 of 9

8 denne ret, skal Kunden senest 3 måneder før Driftskontraktens udløb meddele dette skriftligt til Leverandøren Leverandøren er forpligtet til skriftligt at varsko Kunden om muligheden for forlængelse senest 4 måneder og tidligst 6 måneder - før Driftskontraktens udløb. Undlader Leverandøren dette, forlænges Kundens ret til at forlænge Driftskontraktens løbetid frem til 10 Arbejdsdage efter, at Kunden har modtaget skriftlig meddelelse fra Leverandøren om forlængelsesmuligheden, uanset Driftskontrakten måtte være udløbet forinden Leverandørens vederlag i forlængelsesperioden fastsættes på grundlag af de priser, der fremgår af Bilag OPHÆVELSE 13.1 Såfremt Leverandøren væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til Driftskontrakten, er Kunden berettiget til at hæve Driftskontrakten. For væsentlig misligholdelse, der efter sin natur kan afhjælpes, gælder dog, at ophævelse kun kan ske, hvis Kunden forinden har afgivet skriftligt påkrav om at bringe den pågældende væsentlige misligholdelse til ophør inden for en frist på mindst 10 Arbejdsdage, og dette ikke er sket inden fristens udløb Det anses bl.a. som væsentlig misligholdelse, hvis det samlede månedlige drifts- og vedligeholdelsesvederlag reduceres med mere end 20 % i enten 4 måneder i træk eller i 6 måneder inden for en sammenhængende periode på 12 måneder som følge af Leverandørens manglende overholdelse af servicemål i Bilag I øvrigt gælder Kontraktens pkt. 26 med de fornødne tilpasninger. Ophævelse af Driftskontrakten kan efter garantiperiodens udløb alene ske med virkning for fremtiden ( ex nunc ) Opsiges eller ophæves Driftskontrakten helt eller delvist, skal Leverandøren på opfordring fra Kunden på Driftskontraktens hidtidige vilkår varetage driften for den berørte del af Driftskontrakten, indtil driften er overtaget af Kunden og/eller en af Kunden udpeget tredjemand. Leverandørens forpligtelse gælder også, selvom Leverandøren anser opsigelsen eller ophævelsen for uberettiget. Kunden skal i givet fald give Leverandøren besked herom samtidig med ophævelsen henholdsvis opsigelsen. 14. OPHØRSYDELSER 14.1 Ved Driftskontraktens ophør overgår driftsydelserne til Kunden eller til Kundens fremtidige leverandør. Der overdrages ikke materielle eller immaterielle aktiver eller rettigheder af nogen art bortset fra sådanne ydelser, der erlægges som led i ophørsydelserne Uanset årsagen til Driftskontraktens ophør er Leverandøren forpligtet til mod særskilt betaling i henhold til de i Bilag 9 anførte timesatser at yde Kunden ophørsassistance. Ophørsassistancen indebærer, at Leverandøren loyalt skal yde Kunden og fremtidige leverandører bistand, der sætter Kunden og fremtidige leverandører i stand til at overtage driften af Systemet På begæring fra Kunden eller senest ved Driftskontraktens ophør skal Leverandøren udlevere alt, der tilhører Kunden, eller som Kunden har stillet til rådighed, og som Kunden har givet Leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører i besiddelse som følge af Driftskontrakten, idet sådanne aktiver mv. skal tilbageleveres Side 8 of 9

9 i samme stand som ved overtagelsen bortset fra almindelig slid og ælde. Kunden kan herunder begære at få udleveret en kopi af alle eller dele af Kundens data på et relevant it-læsbart medie (i OIO-XML eller tilsvarende) Leverandøren skal endvidere udlevere i) alle tekniske specifikationer for udstyr og programmel relateret til Driftskontraktens opfyldelse, ii) specifikationer for overvågning og driftsafvikling, så opgaverne under denne Driftskontrakt uhindret kan overdrages, iii) enhver kopi af Systemet og data med dertil hørende driftsdokumentation, anden dokumentation og kildekode, som Leverandøren er i besiddelse af, bortset fra tredjeparts Standardprogrammel, hvor Leverandøren er licenstager, og som ifølge de tilhørende licensbetingelser, som skal være vedlagt Kontrakten, ikke kan overdrages, vi) programmel, som Kunden har rettigheder til, eller hvor Kunden er licenstager, v) andre oplysninger og andet materiale, der er nødvendigt med henblik på, at Kunden eller en af Kunden udpeget tredjemand kan sætte Kunden i stand til at anvende Systemet Leverandøren har ingen tilbageholdsret. Udlevering skal således ske vederlagsfrit uanset ophør, herunder selvom Kunden måtte være i en påstået eller aktuel misligholdelse samt uanset art og omfang af en sådan misligholdelse Ved udlevering skal Leverandøren i øvrigt følge Kundens rimelige anvisninger. Udlevering skal ske senest fem Arbejdsdage efter begæring er fremsat. For materiale, hvor Kunden ikke fremsætter anmodning, skal udlevering senest ske ved Leverandørens ophør med at levere drift i henhold til nærværende Driftskontrakt Efter Driftskontraktens ophør må Leverandøren ikke bevare eventuelle kopier af Kundens data. Dette kan alene ske efter forudgående konkret, skriftligt samtykke fra Kunden. Hvis Kunden anmoder herom inden Driftskontraktens ophør, har Leverandøren pligt til at opbevare en backup kopi af sådanne Kundens data i op til 3 måneder efter Driftskontraktens ophør Før Leverandøren sletter Kundens data, skal Kunden skriftligt godkende, at der kan ske sletning, og gives et rimeligt varsel til enten selv at få etableret en backup eller anmode Leverandøren om fortsat at opbevare disse data i en længere periode (dog ikke udover den i pkt angivne periode på 3 måneder). 15. KONFLIKTLØSNING 15.1 Kontraktens pkt. 34 finder anvendelse. 16. UNDERSKRIFTER Dato: For VisitDenmark: Dato: For [Navn]: [Navn] [Navn] Side 9 of 9