OPTION TIL RM OG RN BILAG 16 TIL KONTRAKT OM EPJ/PAS YDELSER VED OPHØR

Transkript

1 OPTION TIL RM OG RN BILAG 16 TIL KONTRAKT OM EPJ/PAS YDELSER VED OPHØR

2 INSTRUKTION TIL LEVERANDØREN VED UDNYTTELSE AF OPTION: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Bilag 16 beskriver Leverandørens forpligtelser overfor Kundens i forbindelse med Kontraktens ophør. Bilag 16 skal ikke udfyldes af Leverandøren.

3 1. Indledning Formål og indhold Oversigt over underbilag Generelt Aflevering af information til Kunden Overdragelsesplan Afvikling Særskilt vederlag... 2

4 1.Indledning 1.1. Formål og indhold Dette bilag indeholder en beskrivelse af de ydelser, Leverandøren skal levere til Kunden ved hel eller delvis kontraktophør uanset årsagen til ophøret. 2.Oversigt over underbilag Bilag 16 har ingen underbilag. 3.Generelt Uanset årsagen til Kontraktens ophør er Leverandøren forpligtet til i minimum 6 måneder herefter, mod særskilt betaling baseret på de i Kontraktens Bilag 11, Vederlag og Betalingsplan anførte timepriser, at yde Kunden ophørsassistance. Ophørsassistancen indebærer, at Leverandøren loyalt og aktivt skal yde Kunden og Kundens mulige fremtidige leverandør den bistand, der sætter Kunden og Kundens fremtidige leverandør i stand til på en hensigtsmæssig måde at overtage de ydelser, som Leverandøren forud for Kontraktens ophør har været forpligtet til at udføre i medfør af Kontrakten, såfremt Kunden ønsker dette. Dette skal ske således, at Kunden sikkert og stabilt kan overføre ydelserne med mindst mulig driftspåvirkning. Ophørsassistance indebærer ligeledes, at Leverandøren står til rådighed for deltagelse i et antal workshops, samt planlægnings- og arbejdsmøder med Kunden og den fremtidige leverandør med henblik på overdragelse af viden. Ophørsassistance omfatter tillige assistance i forbindelse med forberedelserne og gennemførelse af et nyt udbud i god tid, inden Kontrakten udløber. Sådanne forberedelser kan f.eks. omfatte udarbejdelse af dokumentation, der ikke allerede findes eller beskrivelse af datastrukturen, der skal gøre fremtidige tilbudsgivere i stand til at komme med forslag til migrering samt øvrige kan fordre ligebehandling af tilbudsgiverne. Assistance i forbindelse med et nyt udbud bestilles som en opgave, som beskrevet i Bilag 5, punkt 5. Selve ydelserne ved ophør vil blive gennemført som et ophørsprojekt ledet af Kunden og/eller den fremtidige leverandør, og ophørsassistance bestilles af Kunden som en leveringsaftale, jf. Bilag 5, punkt 5. Efter Kontraktens ophør skal Leverandøren opretholde et beredskab og stå til rådighed for Kunden med henblik på support samt sparring i en periode på op til 3 måneder. 4. Aflevering af information til Kunden Leverandøren skal i forbindelse med Kontraktens hele eller delvise ophør, og inden for 30 Dage efter Kunden har anmodet herom: Sørge for at al Dokumentation, jf. Bilag 4 Dokumentation, vedrørende Løsningen er ajourført og overleveret til Kunden Leverandøren kan ikke tilbageholde Dokumentation med reference til, at Dokumentationen indeholder forretningskritisk data og/eller viden for Leverandøren, som dermed anses for værende fortroligt Tilbagelevere eller slette data tilhørende Kunden i overensstemmelse med databehandleraftalen jf. Bilag 14A, punkt 9 og Bilag 14A, punkt 15 Al den anførte information skal afleveres i et anerkendt elektronisk standardformat, som kan læses af Kunden. 1

5 5. Overdragelsesplan I forbindelse med aftaleimplementeringen skal Leverandøren leverer en beskrivelse af sin metode og sine aktiviteter på overordnet niveau i forbindelse med en overdragelse. Leverandøren skal senest 1 år før Kontraktens ophør udarbejde og fremsende en overdragelsesplan til Kunden, der som minimum skal indeholder: Omfanget af Leverandørens ophørsydelser, herunder leverancer og aktiviteter En tidsplan for Leverandørens ophørsydelser med klart definerede faser og godkendelsesprocesser En beskrivelse af processen for overdragelse af ansvaret for Kontraktens ydelser Anførsel af de nøglepersoner, som deltager i overdragelsen En beskrivelse af, hvorledes driftsstabilitet sikres i forbindelse med overdragelse af Løsningen Risikoplan og håndtering af disse Kommunikationsplan og kommunikationsmatrix mellem Kunden, Leverandøren og den nye leverandør Overblik over planlagte og igangværende projekter med forslag til hvordan disse overdrages eller afsluttes Den forudsatte medvirken fra Kunden og/eller ny leverandør Et estimat for omkostningerne/timeforbruget for Leverandørens ophørsydelser Leverandøren skal fremsende et udkast for overdragelsesplanen til Kunden, som derefter har 15 Arbejdsdage til at kommentere på overdragelsesplanen. Leverandøren skal herefter inden for 15 Arbejdsdage opdatere overdragelsesplanen i henhold til Kundens bemærkninger. Denne mekanisme fortsætter, indtil Kunden godkender overdragelsesplanen, dog må godkendelsesprocessen maksimalt tage 60 Arbejdsdage. 6. Afvikling Ved Kontraktens hele eller delvise ophør skal Leverandøren sørge for, at der i Leverandørens egne miljøer sker: Nedlukning af evt. dataforbindelser hørende til de omfattede applikationer Behørig sletning af alle de af Kundens persondata, som Leverandøren er i besiddelse af Afmelding af alle relevante abonnementer, applikationsadgange og lignende Afinstallering af de licenser, som Kunden evt. har stillet til rådighed. Leverandøren skal dokumentere alle afviklingsaktiviteter, evt. i form af en erklæring. 7. Særskilt vederlag Samtlige ophørsydelser, dog undtagen overdragelsesplan, leveres mod betaling af særskilt vederlag i henhold til de i Bilag 11, Vederlag og Betalingsplan, anførte timepriser. 2