Rebild Kommunes administrationsgrundlag for udsatte og handicappede voksne. Udkast, 19. november 2013

Transkript

1 Rebild Kommunes administrationsgrundlag for udsatte og handicappede voksne Udkast, 19. november 2013

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING OM ADMINISTRATIONSGRUNDLAGET SAGSBEHANDLINGENS FORSKELLIGE FASER SAGSÅBNING SAGSÅBNINGENS FORMÅL OG INDHOLD LOVGIVNINGMED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSÅBNINGEN Generelle lovgivningsmæssige krav Vejledningsforpligtigelse (FL 7) Hjælp efter hele den sociale lovgivning (RS 5) Partsrepræsentation (FL 8) og værgemål (SL 82) Samtykke (RL 11a-11c og PL 3-7) AKTIVITETER I SAGSÅBNINGEN Modtagelse af henvendelser og ansøgninger Rådgivning og vejledning Dokumentation Tilbagemelding for henvendelser og ansøgninger SAGSOPLYSNING SAGSOPLYSNINGENS FORMÅL OG INDHOLD LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSOPLYSNINGEN Borgerinddragelse (RL 4) Notatpligt (OL 6) Ingen oplysningspligt (RL 11) Tilstrækkelig oplysning af sagen (FL 32, RL 10 og PL 5) Aktindsigt (FL 12) Tavshedspligt (FL 27-31) AKTIVITETER I SAGSOPLYSNINGEN Tilrettelæggelse af udredningen Møde med borgeren og indhentning af samtykke Indhentning af oplysninger og statusudtalelser Dokumentation SAGSVURDERING SAGSVURDERINGENS FORMÅL OG INDHOLD LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSVURDERINGEN Tilstrækkelig oplysning af sagen (FL 32, RL 10 og PL 5) Partshøring (FL 19) Handleplan (SL 141) Mindst indgribende foranstaltning Lighedsprincippet Hjælp efter hele den sociale lovgivning (RS 5) AKTIVITETER I SAGSVURDERINGEN Faglig vurdering og analyse Målgrupperegistrering Eventuel partshøring Udarbejdelse af handleplan... 19

3 5. SAGSAFGØRELSE SAGSFGØRELSENS FORMÅL OG INDHOLD LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSAFGØRELSEN Meddelelse om afgørelsen Begrundelse (FL 22 og 24) Klagevejledning og behandling af klage (FL 25 og RL 66) AKTIVITETER I SAGSAFGØRELSEN Forberedelse af afgørelsen Afgørelsen Formidling af afgørelse til borgeren Genvurdering, hvis borgeren klager over afgørelsen IGANGSÆTTELSE IGANGSÆTTELSENS FORMÅL OG INDHOLD LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR IGANGSÆTTELSEN Tilbudsportalen (SL 14) AKTIVITETER I IGANGSÆTTELSEN Bestilling af indsats hos udfører Igangsættelse af økonomiske ydelser Information til økonomiafdelingen og eventuelle øvrige forvaltninger SAGSOPFØLGNING SAGSOPFØLGNINGENS FORMÅL OG INDHOLD LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSOPFØLGNINGEN Opfølgningens indhold Opfølgningshyppighed Borgerinddragelse (SL 148) Notatpligt (OL 6) Tilsyn (RL 16) AKTIVITETER I SAGSOPFØLGNINGEN Tilrettelæggelse og forberedelse af opfølgningen Opfølgningsmøde med borgeren Opsamling på opfølgning SAGSAFSLUTNING SAGSAFSLUTNINGENS FORMÅL OG INDHOLD LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSAFSLUTNINGEN Arkiveringshensyn (se bl.a. Arkivloven 7) AKTIVITETER I SAGSAFSLUTNINGEN Sagsafslutning... 32

4 1. Indledning - om administrationsgrundlaget 1. INDLEDNING OM ADMINISTRATIONSGRUNDLAGET Her beskrives Rebild Kommunes administrationsgrundlag for de forskellige faser i sagsbehandlingen, der er målrettet udsatte og handicappede voksne. Administrationsgrundlaget fungerer som en praktisk vejviser til rådgivere og sagsbehandlere i Center Familie og Handicap og udgør sammen med lovgivningen, serviceniveaubeskrivelserne og de konkrete redskaber de administrative retningslinjer for det daglige arbejde. Administrationsgrundlaget beskriver de konkrete arbejdsgange og henviser til det underliggende lovgrundlag, vedtagne tidsfrister samt de metoder og redskaber, der understøtter sagsbehandlingen. Ligeledes beskriver administrationsgrundlaget de relevante snitflader til kommunens øvrige forvaltninger og afdelinger og rolle- og ansvarsfordelingen imellem disse. Administrationsgrundlaget er således med til at sikre, at sagsbehandlingen hviler på et solidt og korrekt grundlag. Det skal dog understreges, at der altid foretages en individuel vurdering af behovet for hjælp til den enkelte borger. Relevante kommunale centre og enheder Center Familie og Handicap (CFH), herunder Familiegruppen Børn, Familiegruppen Unge, Team Børnehandicap, Team Tidlig Indsats og Voksenteamet. Center Arbejdsmarked (CA), herunder Jobcentret, Udbetalingsenheden og Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU) Borgerservice (BS) Center Pleje og Omsorg (CPO) Center Børn og Unge (CBU) og herunder bl.a. Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR) Center Sundhed (CU). Center for Økonomi Generel information om Rebild Kommune herunder de forskellige centres interne organisering, ansvarsområder og opgavefordeling findes på intranettet, Kulissen. Administrationsgrundlaget er et aktivt arbejdsredskab, der løbende justeres og redigeres, når rammerne for sagsbehandlingen ændrer sig. Generelt om redskaber og systemer til understøttelse af sagsbehandlingen I Center Familie og Handicap arbejdes der ud fra voksenudredningsmetoden (VUM) i sagsarbejdet. Alt sagsarbejde dokumenteres elektronisk i IT-systemet CARE. Der anvendes faste skabeloner til udredningsarbejdet, udarbejdelse af handleplaner samt sagsopfølgningen. Indgående post håndteres elektronisk i IT-systemet SBSys, mens udgående post håndteres i CARE. Desuden anvendes IT-systemet NIS, hvor alle relevante lovtekster findes, samt Center Familie og Handicaps administrationsgrundlag, serviceniveaubeskrivelser og takstblade SAGSBEHANDLINGENS FORSKELLIGE FASER Rebild Kommunes administrationsgrundlag, der er målrettet sagsbehandlingen for udsatte og handicappede voksne, tager udgangspunkt i de syv forskellige sagsbehandlingsfaser. Man kan ved at klikke på de angivne henvisninger nedenfor få yderligere information om den enkelte fases relevante lovgivning, arbejdsprocesser, Rebild Kommunes fastsatte tidsfrister, de tilgængelige metoder og redskaber samt eventuelle pjecer, brevskabeloner og blanketter, der kan eller skal bruges i sagsbehandlingen. Sagsåbning: Sagsåbning er den første fase i sagsbehandlingsforløbet. Formålet med fasen er at starte sagsbehandlingsprocessen op på et godt og korrekt grundlag. Rådgiveren skal blandt andet dokumentere henvendelsen, oprette en sag, aftale det videre forløb og oplyse borgeren om vedkommendes rettigheder og pligter i sagsbehandlingsforløbet. Side 4 af 33

5 1. Indledning - om administrationsgrundlaget Sagsoplysning: Formålet med fasen er at få oplyst sagen, det vil sige gennemføre en udredning af borgerens situation og behov og dermed skabe grundlaget for udarbejdelse af en faglig vurdering om eventuel igangsættelse af en indsats. Endvidere udgør udredningen grundlaget for formulering af mål og iværksættelse af den rigtige indsats. Sagsvurdering: Formålet med fasen er at foretage en analyse og faglig vurdering af borgerens situation. Der sker således en vurdering af, om borgeren er berettiget til en given indsats eller ydelse, hvilken indsats der i givet fald er relevant, og hvad formålet med indsatsen er. Hvis det er relevant, påbegyndes udarbejdelsen af en handleplan, der drøftes med borgeren. Afgørelse: Formålet med fasen er at træffe endelig afgørelse om tildeling af eller afslag på den ansøgte hjælp og i forlængelse heraf formidle afgørelsen til borgeren. Igangsættelse: Formålet med fasen er at igangsætte den indsats, der er truffet afgørelse om. Igangsættelse omfatter eventuel bestilling og videregivelse af relevant information til udfører samt oplysning om indsatsen til øvrige relevante forvaltninger, herunder kommunens økonomifunktion, således at der kan skabes overblik over kommende udgifter. Sagsopfølgning: Formålet med fasen et at sikre, at den leverede indsats lever op til formålet, og justere indsatsen, hvis borgerens behov har ændret sig. Med sagsopfølgningen skabes der grundlag for at vurdere, om indsatsen fortsat matcher borgerens behov, eller om der fremadrettet skal ske ændringer i indsatsen og/eller målsætningerne for indsatsen, herunder om det konkrete tilbud stadig er relevant. Fasen omfatter også det lovpligtige borgerrettede tilsyn. Sagsafslutning: Formålet med sagsafslutningen er at sikre, at sager, der er afsluttet, også lukkes og vel at mærke lukkes korrekt, herunder at de nødvendige arkiveringshensyn tages. Ved korrekt sagsafslutning sikres det således, at der er styr på myndighedernes informationer, dels for at kunne genanvende dem, dels for at kunne dokumentere myndighedens handlinger overfor borgere og overordnede myndigheder. Side 5 af 33

6 2. Sagsåbning 2. SAGSÅBNING 2.1. SAGSÅBNINGENS FORMÅL OG INDHOLD Sagsåbning er den første fase i sagsbehandlingsforløbet. Formålet med fasen er at starte sagsbehandlingsprocessen op på et godt og korrekt grundlag. Rådgiveren skal blandt andet dokumentere henvendelsen, oprette en sag, aftale det videre forløb og oplyse borgeren om vedkommendes rettigheder og pligter i sagsbehandlingsforløbet. Når Rebild Kommune modtager en henvendelse om hjælp eller støtte, foretager rådgiveren en vurdering af, hvordan henvendelsen skal behandles. Det handler blandt andet om at vurdere, om Center Familie og Handicap kan behandle henvendelsen, eller om den skal behandles et andet sted i kommunen. Dernæst vurderes det, om henvendelsen kan håndteres ved at yde åben rådgivning og vejledning til den person, der har rettet henvendelse til kommunen, eller om der er grundlag for at starte en egentlig enkeltsag. I gennemgangen af sagsåbningen beskrives lovgivning samt de aktiviteter og tilhørende tidsfrister, metoder, redskaber, skabeloner og blanketter, der er særlig relevante for sagsåbningen LOVGIVNINGMED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSÅBNINGEN Generelle lovgivningsmæssige krav Før der kan oprettes en enkeltsag, skal der i henhold til lovgivningen være en konkret henvendelse om hjælp til en borger. Der er ingen lovmæssige krav til, hvilken form henvendelsen skal have, og der er altså ikke krav om skriftlige ansøgninger. Der stilles dog krav om, at myndigheden dels dokumenterer henvendelsen, dels orienterer borgeren om, at der registreres elektroniske oplysninger om borgeren Vejledningsforpligtigelse (FL 7) En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde rådgivning og vejledning til personer, der retter henvendelse om spørgsmål indenfor myndighedens sagsområde. Vejledningsforpligtelsen skal ses i sammenhæng med helhedsvurderingen (se nedenfor). Det er ikke et krav, at myndigheden og dermed den rådgiver, der modtager henvendelsen selv skal kunne vejlede om alle typer problemstillinger, men sagsbehandleren skal være opmærksom på andre rådgivningsmuligheder, som borgeren kan henvises til Hjælp efter hele den sociale lovgivning (RS 5) Forvaltningsenheden skal behandle henvendelser og ansøgninger i forhold til alle de muligheder, der findes for at give hjælp efter den sociale lovgivning, herunder også rådgivning og vejledning. Forvaltningsenheden skal derfor være opmærksom på, om der kan søges om hjælp hos en anden myndighed eller efter en anden lovgivning. Det er ikke et krav, at myndighederne og dermed den enkelte rådgiver selv skal kunne give råd om alle typer problemer, men rådgiveren skal være opmærksom på andre støtte- og rådgivningsmuligheder, som borgeren kan henvises til. For eksempel arbejdsløshedskassen, når det drejer sig om reglerne om arbejdsløshedsdagpenge, og statsforvaltningen i tilfælde af skilsmisse, separation eller spørgsmål om samvær med børn. Det kan også være relevant at pege på øvrige muligheder udenfor det sociale system Partsrepræsentation (FL 8) og værgemål (SL 82) Borgeren kan lade sig repræsentere af en partsrepræsentant. Partsrepræsentanten har beføjelser som part efter forvaltningsloven. Myndigheden kan kræve, at parten medvirker personligt, når det har betydning for sagens afgørelse. Kommunalbestyrelsen skal påse, om der er pårørende eller andre, der kan varetage interesserne for en person med betydelig nedsat psykisk funktionsevne. Kommunalbestyrelsen skal være opmærksom på, om der er behov for at bede statsforvaltningen om at beskikke en værge efter værgemålsloven. Side 6 af 33

7 2. Sagsåbning Samtykke (RL 11a-11c og PL 3-7) Som hovedregel skal myndigheden have samtykke fra borgeren til at indhente oplysninger fra andre myndigheder, sygehuse mv. Oplysninger kan sendes digitalt, hvis det foregår med sikker kommunikation, det vil sige NemID eller digital signatur AKTIVITETER I SAGSÅBNINGEN Modtagelse af henvendelser og ansøgninger Sagsåbningen tager udgangspunkt i en henvendelse, der både kan være telefonisk, personlig og skriftlig. Med henvendelser forstås også henvisninger, konkrete ansøgninger eller sager, der overføres til Voksenteamet fra en af kommunens øvrige afdelinger eller fra en anden kommune. Det er ikke alle henvendelser, der bliver til specifikke enkeltsager. Hvordan en henvendelse håndteres afhænger af, om den relaterer sig til en eksisterende sag, og selvfølgelig af henvendelsens karakter. Henvendelser, der relaterer sig til en borger, hvor der allerede findes en eksisterende sag: Hvis det er relevant, ydes der rådgivning og vejledning. Ved eksisterende sager kan en mundtlig ansøgning om hjælp i nogle tilfælde være tilstrækkelig, mens det i andre tilfælde kan være relevant at få oplysninger på skrift eller at bede om, at der udfyldes en specifik ansøgningsblanket (se nedenfor). Der kan ikke stilles krav om skriftlig henvendelse eller ansøgning, hvorfor det kan være rådgiverens opgave at hjælpe med at udfylde et eventuelt skriftligt ansøgningsskema. Ofte kan det også være relevant at planlægge et møde med borgeren til præcisering af, hvad henvendelsen mere præcist drejer sig om. Henvendelser, der relaterer sig til en borger, hvor der IKKE allerede findes en eksisterende sag: Hvis det er relevant, ydes der umiddelbar rådgivning og vejledning, men det vil ofte være hensigtsmæssigt med det samme at planlægge en indledende samtale med borgeren til præcisering af, hvad henvendelsen/ansøgningen drejer sig om. Drejer henvendelsen sig om en forholdsvis præcis ansøgning om støtte, kan der indledningsvist udsendes en ansøgningsblanket, infopjece og blanket til erklæring om oplysning (se nedenfor). Vurderes det allerede ved modtagelse af henvendelsen, at der kan være behov for at indhente oplysninger fra andre, og er det tydeligt om hvad og fra hvem, skal rådgiveren spørge om borgerens samtykke hertil. Dette kan ske skriftligt (se nedenfor) eller mundtligt. Nedenfor gives der yderligere information om rolle- og ansvarsfordeling, tidsfrister, metoder og redskaber samt brevskabeloner og blanketter, der hører til modtagelse af henvendelser og ansøgninger. Drejer en henvendelse sig om en borger, hvor der ikke allerede er en eksisterende sag, har den rådgiver, der modtager henvendelsen, ansvaret for at yde umiddelbar rådgivning og vejledning, hvis det er relevant og for at sikre, at henvendelsen efterfølgende fordeles korrekt ifølge fødselsdato. Side 7 af 33

8 2. Sagsåbning Den rådgiver, der får overdraget henvendelsen, har efterfølgende ansvaret for den videre sagsbehandling. Så vidt det er muligt, sorteres henvendelser i omstillingen og posten, så den korrekte rådgiver indledningsvist modtager henvendelsen. Drejer henvendelsen sig om en eksisterende sag, er det den tilknyttede rådgiver, der tager sig af den videre sagsbehandling, herunder også rådgivning og vejledning. Er der behov for en personlig samtale med borgeren for at præcisere henvendelsens karakter, afholdes denne, hvis det er muligt for borgeren, senest indenfor 14 dage efter henvendelsen. Drejer henvendelsen sig om en konkret ansøgning om ydelser efter serviceloven, fremgår tidsfristerne for den videre sagsbehandling af de vedtagne Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune. Sociale afgørelsessager. Voksenudredningsmetoden (VUM) indeholder yderligere vejledning i forhold til sagsåbningen samt redskaber til registrering af henvendelsen, konkretisering af ansøgningen, orientering til borgeren og den nødvendige dokumentation. Afhængigt af henvendelsens karakter kan det være relevant at fremsende infopjece eller ansøgningsblanket til borgeren eller dennes værge. (findes i NetBlanket nr.? og nr.?) Samtykkeerklæring (findes i NetBlanket nr.?) Rådgivning og vejledning Rådgivning og vejledning er en ydelse efter serviceloven, der skal tilbydes alle borgere, for derved at forebygge sociale problemer og hjælpe borgeren over øjeblikkelige vanskeligheder. Rådgivning og vejledning kan være relevant umiddelbart i forbindelse med modtagelsen af henvendelser. Rådgivning og vejledning er derfor ikke et tilbud, der nødvendigvis er baseret på forudgående sagsbehandling og en efterfølgende afgørelse. I mange tilfælde kan rådgivning og vejledning i forbindelse med en henvendelse dreje sig om, at rådgiveren gennem en personlig samtale eller skriftlig korrespondance hjælper med at finde frem til den støtte eller hjælp, der kan dække borgerens behov. Rådgivning og vejledning skal tilbydes som et anonymt og åbent tilbud. Borgere har altså ikke pligt til at oplyse navn og CPR-nummer for at kunne modtage rådgivning og vejledning. Når det er relevant, ydes der derfor rådgivning og vejledning til den borger, der har henvendt sig. Hvis der er usikkerhed om, hvad henvendelsen drejer sig om, så afsøger rådgiveren dette i dialogen med borgeren. I den forbindelse afdækker rådgiveren, om opgavevaretagelsen ligger i Voksenteamet, og henviser, hvis dette ikke er tilfældet, sagen til en opgaveansvarlig i et andet center. Ved nogle henvendelser kan rådgivning og vejledning betyde, at borgerens henvendelse håndteres fyldestgørende, og at der derfor ikke kommer en egentlig enkeltsag ud af henvendelsen. skabeloner og blanketter, der hører til rådgivning og vejledning. Rådgiveren fra Voksenteamet, der modtager henvendelsen, yder også den umiddelbare rådgivning og vejledning. Er der behov for mere specialiseret rådgivning og vejledning, kan rådgiveren henvise borgeren hertil. Side 8 af 33

9 2. Sagsåbning Er det relevant at yde rådgivning og vejledning, sker dette om muligt i direkte tilknytning til personlige eller telefoniske henvendelser eller så hurtigt som muligt derefter og senest indenfor 14 dage fra henvendelsen er modtaget. Der er ingen konkrete metoder og redskaber til at yde rådgivning og vejledning. Ansøgningsskema (ledsagelse og kontaktperson, dækning af nødvendige merudgifter jf. SL 97 og 100). (Findes på NetBlanket nr.?) Dokumentation Henvendelser dokumenteres som udgangspunkt altid. Er der tale om en henvendelse, der har karakter af en konkret ansøgning, oprettes sagen i CARE. Er der tale om en henvendelse, der fortsat skal konkretiseres gennem en personlig samtale og eventuel yderligere udredning, oprettes sagen i CARE, hvis det vurderes sandsynligt, at der senere bliver en sag i Center Familie og Handicap. Er det vurderet relevant for sagen at indhente mundtligt samtykke, dokumenteres dette. Hvis borgeren, der har henvendt sig får den nødvendige information/rådgivning og vejledning, dokumenteres henvendelsen kun, hvis det vurderes sandsynligt, at der senere bliver en sag i Center Familie og Handicap. Nye ansøgninger, der er under behandling, registreres i disponeringsarket som en råd og vejledningssag. Foreligger der en eksisterende sag for den pågældende borger, skal henvendelsen altid dokumenteres i journalen, også selvom den ikke fører til en konkret ansøgning. Ved oprettelse af en sag i CARE angives eventuel anden betalingskommune. skabeloner og blanketter, der hører til dokumentation af henvendelser og ansøgninger. Den rådgiver, der har behandlet henvendelsen, er også ansvarlig for den nødvendige dokumentation. Dokumentationen i journalen sker som udgangspunkt i forbindelse med modtagelsen af henvendelsen og senest indenfor 10 dage efter modtagelsen. Voksenudredningsmetoden (VUM) giver yderligere vejledning i forhold til, hvad der skal dokumenteres i journalen i forbindelse med modtagelse af henvendelser. Side 9 af 33

10 2. Sagsåbning Tilbagemelding for henvendelser og ansøgninger Rebild Kommune giver en tilbagemelding til afsenderen af en henvendelse, medmindre borgerens henvendelse håndteres fyldestgørende gennem den umiddelbare information/rådgivning og vejledning til borgeren. Af tilbagemeldingen fremgår eventuelle indgåede aftaler om personlig samtale, fremsendelse af informationsmateriale eller ansøgningsskemaer samt eventuelle relevante tidsfrister i forbindelse med sagsbehandlingen af en konkret ansøgning. Desuden fremgår det, hvilken navngiven rådgiver der er ansvarlig for det videre forløb. Som udgangspunkt modtager borgeren tilbagemelding på samme måde (post, mail eller telefonisk) som borgeren har henvendt sig. Er det vurderet relevant for sagen at indhente samtykke, gengives borgerens eventuelle mundtlige samtykke i tilbagemeldingen, eller der vedlægges en skriftlig samtykkeerklæring tilpasset den konkrete sag. skabeloner og blanketter, der hører til tilbagemelding på henvendelser og ansøgninger. Den rådgiver, der har behandlet henvendelsen, er også ansvarlig for tilbagemeldingen. Tilbagemelding til afsenderen af henvendelsen sker hurtigst muligt og senest 10 dage efter kommunens modtagelse af henvendelsen. Voksenudredningsmetoden (VUM) giver yderligere vejledning i forhold til, hvad tilbagemeldingen bør indeholde. Brevskabelon for tilbagemelding efter henvendelse. Findes i? [under udarbejdelse]. Side 10 af 33

11 3. Sagsoplysning 3. SAGSOPLYSNING 3.1. SAGSOPLYSNINGENS FORMÅL OG INDHOLD I denne fase oplyser rådgiveren sagen, det vil sige gennemfører en udredning af borgerens situation og behov, og skaber dermed grundlaget for udarbejdelse af en faglig vurdering af borgerens ansøgning forud for en afgørelse. Endvidere danner udredningen grundlag for formulering af mål og iværksættelse af den rigtige indsats. Udredningen fokuserer på at afdække borgerens fysiske og psykiske funktionsevnenedsættelse eller sociale problemer, og hvordan disse påvirker borgerens mulighed for at deltage aktivt i samfundet. Endvidere har udredningen fokus på omgivelsesfaktorernes betydning, så der også sættes fokus på de udefrakommende faktorer, der har indvirkning på måden, hvorpå borgeren kan mestre sin funktionsevnenedsættelse. I gennemgangen af sagsoplysningen beskrives lovgivning samt de aktiviteter og tilhørende tidsfrister, metoder, redskaber, skabeloner og blanketter, der er særlig relevante for sagsoplysningen LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSOPLYSNINGEN Borgerinddragelse (RL 4) Borgeren skal have mulighed for at medvirke ved behandlingen af dennes sag, og kommunen skal tilrettelægge sagsbehandlingen på en sådan måde, at borgeren kan udnytte denne mulighed Notatpligt (OL 6) Rebild Kommunes medarbejdere er omfattet af reglerne om notatpligt. Det betyder pligt til at notere mundtlige oplysninger i en sag, hvis de har betydning for den afgørelse, kommunen efterfølgende skal træffe, eller hvis oplysningerne i øvrigt er væsentlige. Det er uden betydning for notatpligten, om der rent faktisk træffes en afgørelse, eller om sagen henlægges, uden der er truffet en afgørelse Ingen oplysningspligt (RL 11) Borgeren har ikke pligt til at medvirke i sagen. Hvis borgeren ikke medvirker, skal myndigheden behandle sagen på det foreliggende grundlag Tilstrækkelig oplysning af sagen (FL 32, RL 10 og PL 5) Det er myndighedens ansvar, at sagen bliver tilstrækkelig oplyst til, at der kan træffes en afgørelse. Samtidig må myndigheden kun indhente oplysninger om forhold, der har direkte betydning for den pågældende ansøgning Aktindsigt (FL 12) Borgeren eller dennes repræsentant har ret til at få kopi af de dokumenter, der indgår i sagen, hvis de beder om det Tavshedspligt (FL 27-31) Medarbejdere i den offentlige forvaltning har tavshedspligt, når de behandler fortrolige oplysninger. Side 11 af 33

12 3. Sagsoplysning 3.3. AKTIVITETER I SAGSOPLYSNINGEN Tilrettelæggelse af udredningen Kernen i sagsoplysningen er udredningen af borgerens situation og behov. Udredningen skaber grundlag for udarbejdelse af en faglig vurdering af borgerens ansøgning forud for en afgørelse samt grundlag for formulering af mål og dermed iværksættelse af den rigtige indsats. Udredningen indeholder som udgangspunkt en eller flere personlige samtaler med borgeren, indhentning af oplysninger fra eksterne kilder, løbende dokumentation af de indhentede oplysninger og dermed opbygning af sagen (disse aktiviteter beskrives nedenfor). Som udgangspunkt foretages udredningen med voksenudredningsmetoden (VUM). For særlige målgrupper gælder specifikke udredningsprocedurer (se - Undtagelser for brug af Voksenudredningsmetoden). skabeloner og blanketter, der hører til denne aktivitet. Den ansvarlige rådgiver tilrettelægger udredningen. Der er ingen specifikke tidsfrister for tilrettelæggelse af udredningen, men det er vigtigt, når udredningen tilrettelægges, at have den samlede tidsfrist for sagens afgørelse for øje. For de specifikke tidsfrister for forskellige typer ansøgninger, se Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune. Sociale afgørelsessager. I Rebild Kommune bruges voksenudredningsmetoden (VUM) i udredningen af borgeren. VUM indeholder vejledning og konkrete redskaber til udredningens forskellige aktiviteter, herunder også den praktiske tilrettelæggelse. Voksenudredningsmetodens (VUM) vejledning og redskaber. Undtagelser for brug af Voksenudredningsmetoden For enkelte særlige målgrupper er der særlige procedurer og forhold, som rådgiveren skal være opmærksom på. Bl.a. benyttes Voksenudredningsmetoden (VUM) ikke i forbindelse med udredningsarbejdet i disse sager. Det drejer sig om følgende [samlet liste over undtagelser under udarbejdelse]: Dækning af nødvendige merudgifter (SL 100) til coeliaki og diabetes. Udredning til ansøgning om specialundervisning for voksne (Taleinstituttet, specialskole eller Institut for Syn og Hørelse). Nedenfor beskrives kortfattet relevante procedurer og forhold for disse. Udredning til specialundervisning for voksne Ved udredning til specialundervisning for voksne ved Taleinstituttet, specialskole eller Institut for Syn og Hørelse skal rådgiveren være opmærksom på følgende: Side 12 af 33

13 3. Sagsoplysning Som udgangspunkt er det den pågældende undervisningsinstitution, der har foretaget en undersøgelse af borgeren, for at vurdere, om han/hun kan have gavn af undervisningsinstitutionens tilbud. Undervisningsinstitutionen ansøger på vegne af borgeren om iværksættelse af specialundervisningsydelsen. Rådgiveren indhenter relevante oplysninger fra eksterne parter (fx intern talepædagog) og hvis relevant borgeren selv. Rådgiver foretager en vurdering af hvorvidt borgeren er omfattet af målgruppen. Tidsfristen er som udgangspunkt indenfor 2 uger efter anmodningen (konkret aftale med Taleinstituttet). Kan der ikke træffes afgørelse indenfor denne tidsfrist, informeres undervisningsinstitutionen om, hvornår det forventes, at der kan træffes afgørelse. Tildeles der undervisning på Institut for Syn og Hørelse, deles udgiften oftest med Center Pleje og Omsorg efter fordelingen procent. Kopi af anmodning og udredning sendes derfor til Hanne Ejlertsen (leder af visitatorgruppen), der skal godkende Møde med borgeren og indhentning af samtykke Når der er tale om en ny sag, tages der som udgangspunkt altid et møde med borgeren og/eller dennes partsrepræsentant/værge med henblik på at konkretisere borgerens ansøgning, vurdere borgerens situation og i det hele taget inddrage borgeren i udredningen. Mødet med borgeren kan være personligt eller per telefon. Er der ikke allerede indhentet samtykke fra borgeren og/eller dennes partsrepræsentant/værge til at indhente og dele oplysninger fra andre myndigheder, kan dette også ske i forbindelse med den personlige samtale. Som hovedregel skal rådgiveren altid have samtykke fra borgeren til at indhente oplysninger fra andre. Det er dog tilladt at genanvende oplysninger, hvis de ikke er forældede. skabeloner og blanketter, der hører til mødet med borgeren og indhentning af samtykke. Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, planlægger og gennemfører samtalen med borgeren og indhenter ligeledes, hvis relevant, samtykkeerklæring. Der tages hurtigst muligt kontakt til borgeren for at planlægge den indledende samtale. Særligt fordi samtalen kan have betydning for tilrettelæggelsen af den øvrige del af udredningen. Voksenudredningsmetoden (VUM) kan bruges som vejledning til samtalen med borgeren. Samtykkeerklæring (findes i NetBlanket nr.?) Indhentning af oplysninger og statusudtalelser Side 13 af 33

14 3. Sagsoplysning Rådgiveren vurderer, hvilke eksterne parter der er behov for at indhente oplysninger fra. Der kan være tale om borgerens egen læge, speciallæge, sygehus, specialtilbud, øvrige myndigheder m.m. og/eller øvrige forvaltninger i kommunen. Anmodningen skal være så konkret som mulig i forhold til, hvilke oplysninger der ønskes. Som udgangspunkt sendes anmodningen om oplysninger fra den pågældende eksterne part per brev. Anmodning om indhentning af oplysninger fra blandt andet specialtilbud og/eller øvrige forvaltninger i Rebild Kommune kan dog også ske mundtlig eller via . skabeloner og blanketter, der hører til indhentning af oplysninger og statusudtalelser. Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, indhenter oplysninger fra relevante parter. Som udgangspunkt er tidsfristen 10 arbejdsdage for fremsendelse af oplysninger og statusudtalelser fra eksterne samarbejdspartnere. Rebild Kommune har konkrete aftaler med flere eksterne samarbejdspartnere om tidsfrister for indsendelse af oplysninger og statusudtalelser [CFH overvejer fastsættelse af generel tidsfrist og behov for eventuelle særlige frister]. Det er vigtigt at orientere de eksterne parter om de pågældende tidsfrister i følgebrevet til anmodningen. Voksenudredningsmetoden (VUM) indeholder vejledning i forhold til indhentning af oplysninger. Til indhentning af oplysninger anvendes: Blanket for sociallægeligt samarbejde til anmodning om oplysninger fra sygehus, speciallæge og egen læge (findes i NetBlanket nr.?) Anmodning om samtykke til indhentning af relevante oplysninger fra øvrige kommunale forvaltninger. Ved indhentning af oplysninger fra andre eksterne samarbejdspartnere som fx konsulenter bruger ingen særlige skabeloner Dokumentation I hver enkelt sag skal der foreligge fyldestgørende journalisering og dokumentation for udredningen med alle de sagsoplysninger, der er indsamlet. Det er vigtigt, at der i sagen føres en dækkende journal, både for at notatpligten overholdes, men også for at andre efterfølgende har mulighed for at sætte sig ind i sagen. En del af dokumentationen foretages i VUM og skal derfor ikke også dokumenteres i journalen. Det bør derfor fremgå af journalen, om det er blevet besluttet at igangsætte en udredning og med hvilket formål, ligesom det bør fremgå, hvilke udtalelser der er indhentet samt eventuelt et kort resume af indholdet af disse. Ligeledes skal de relevante oplysninger fra møder med borgeren dokumenteres i journalen. Side 14 af 33

15 3. Sagsoplysning skabeloner og blanketter, der hører til dokumentation af sagsoplysningen. Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, dokumenterer også sagsoplysningerne. Dokumentation i journalen sker løbende, som oplysningerne indsamles. Særligt i forhold til dokumentation af mundtlige samtaler er det vigtigt, at dette sker umiddelbart under eller i forlængelse af samtalen. Voksenudredningsmetoden (VUM) indeholder yderligere vejledning i forhold til dokumentation. Side 15 af 33

16 4. Sagsvurdering 4. SAGSVURDERING 4.1. SAGSVURDERINGENS FORMÅL OG INDHOLD Med sagsvurderingen foretager rådgiveren en samlet faglig vurdering og analyse af sagen og dermed borgerens situation med udgangspunkt i sagsoplysningerne. Der sker således en vurdering af, om borgeren er berettiget til en given indsats eller ydelse, hvilken indsats der i givet fald er relevant, og hvad formålet med indsatsen er. Det vurderes også, om der er behov for at gennemføre en partshøring. Hvis det er relevant, udarbejdes en handleplan, der drøftes med borgeren. Handleplanen konkretiserer, hvilke mål der er for borgeren, og hvordan disse tænkes opnået ved indsatsen. Handleplanen bør så vidt muligt udarbejdes i samarbejde med borgeren. I gennemgangen af sagsvurderingen beskrives lovgivning samt de aktiviteter og tilhørende tidsfrister, metoder, redskaber, skabeloner og blanketter, der er særlig relevante for sagsvurderingen LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSVURDERINGEN Tilstrækkelig oplysning af sagen (FL 32, RL 10 og PL 5) Det er myndighedens ansvar, at sagen bliver tilstrækkelig oplyst til, at der kan træffes en afgørelse. Samtidig må myndigheden kun indhente oplysninger om forhold, der har direkte betydning for den pågældende ansøgning Partshøring (FL 19) Kommunen må først træffe afgørelse i en sag, når borgeren er bekendt med alle oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder og har haft lejlighed til at udtale sig om oplysningerne. Partshøring er nødvendig, når der er relevante oplysninger, som borgeren ikke er bekendt med, af væsentlig karakter for sagens afgørelse, og når disse oplysninger samtidig er til ugunst for borgeren. Pligten til at partshøre gælder ikke myndighedens interne materiale og egne vurderinger Handleplan (SL 141) Kommunen har som led i indsatsen pligt til at tilbyde borgeren at udarbejde en handleplan, når hjælpen ydes til personer med betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller personer med alvorlige sociale problemer, der ikke eller kun med betydelig støtte kan opholde sig i egen bolig, eller som i øvrigt har behov for betydelig støtte til forbedring af de personlige udviklingsmuligheder. I andre typer sager skal kommunen skønne, om det vil være hensigtsmæssigt at tilbyde en handleplan Mindst indgribende foranstaltning Hvis kommunen kan vælge mellem forskellige foranstaltninger til at opfylde et bestemt formål, skal den mindst indgribende foranstaltning vælges Lighedsprincippet Ensartede tilfælde skal behandles ens Hjælp efter hele den sociale lovgivning (RS 5) Forvaltningsenheden skal behandle henvendelser og ansøgninger i forhold til alle de muligheder, der findes for at give hjælp efter den sociale lovgivning, herunder også rådgivning og vejledning. Forvaltningsenheden skal derfor være opmærksom på, om der kan søges om hjælp hos en anden myndighed eller efter anden lovgivning. Side 16 af 33

17 4. Sagsvurdering Det er ikke et krav, at myndighederne og dermed den enkelte rådgiver selv skal kunne give råd om alle typer problemer, men rådgiveren skal være opmærksom på andre støtte- og rådgivningsmuligheder, som borgeren kan henvises til, for eksempel arbejdsløshedskasserne, når det drejer sig om reglerne om arbejdsløshedsdagpenge, og statsforvaltningerne i tilfælde af skilsmisse, separation eller spørgsmål om samvær med børn. Det kan også være relevant at pege på øvrige muligheder udenfor det sociale system AKTIVITETER I SAGSVURDERINGEN Faglig vurdering og analyse Med afsæt i ansøgningen/henvendelsen og de indsamlede oplysninger i udredningen udarbejder rådgiveren den samlede faglige vurdering. Den faglige vurdering er en samlet analyse, hvor rådgiveren sammenholder alle relevante oplysninger fra udredningen. På den baggrund vurderes borgerens situation og eventuelle berettigelse til hjælp, hvilke indsatstyper der i så fald er relevante og formålet med disse indsatser (herunder om der skal udarbejdes en handleplan). Hvis det vurderes, at borgeren har behov for en indsats, gives der om muligt forslag til et konkret tilbud. Den faglige vurdering er altid en individuel vurdering af den enkelte borgers behov for hjælp efter loven, men tager samtidig udgangspunkt i retningslinjerne fra Rebild Kommunes serviceniveaubeskrivelser for området for udsatte og handicappede voksne. Den samlede vurdering er rådgiverens faglige analyse og konklusion og danner grundlag for både en indstilling til afgørelse og en eventuel efterfølgende handleplan og bestilling m.m. skabeloner og blanketter, der hører til den faglige vurdering og analyse. Rådgiveren har ansvaret for at foretage den faglige vurdering. Teammødet kan benyttes til sparring omkring den faglige vurdering. Der er ingen specifikke tidsfrister for at foretage den faglige vurdering, men det er vigtigt, at den samlede afgørelse træffes indenfor de specifikke tidsfrister for forskellige typer ansøgninger. Se Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune. Sociale afgørelsessager. Voksenudredningsmetoden (VUM) indeholder vejledning og konkrete redskaber til at foretage den faglige vurdering. Den faglige vurdering dokumenteres ligeledes i skabelon i VUM Målgrupperegistrering I forbindelse med den faglige vurdering registreres borgerens målgruppekarakteristik. Dette gøres for at sikre bedst mulig ledelsesinformation. Rådgiveren angiver borgerens funktionsnedsættelse og/eller sociale problem i henhold til målgruppebegreberne fra Voksenudredningsmetoden (VUM). Side 17 af 33

18 4. Sagsvurdering skabeloner og blanketter, der hører til målgrupperegistrering. Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, foretager målgrupperegistreringen. Målgrupperegistreringen sker samtidig med den faglige vurdering. Voksenudredningsmetoden (VUM) indeholder en vejledning og skabelon til målgrupperegistrering samt de konkrete målgruppekategorier Eventuel partshøring Det er vigtigt at vurdere, om der er behov for at afholde en partshøring og i så fald fremsende de relevante sagsoplysninger til borgeren og/eller denne partsrepræsentant/værge. Før der kan træffes afgørelse i en sag, skal rådgiveren nemlig sikre sig, at borgeren er bekendt med alle oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder. Partshøring skal som udgangspunkt finde sted, hvis der er inddraget oplysninger i udredningen, som borgeren ikke er bekendt med, og som er til ugunst for borgeren. Partshøringen kan være skriftlig eller ske ved et møde med borgeren og/eller dennes partsrepræsentant/værge. Rådgiveren vurderer, hvad der er mest hensigtsmæssigt. Borgeren skal ikke partshøres i den faglige vurdering og analyse af borgerens funktionsniveau. skabeloner og blanketter, der hører til en eventuel partshøring. Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, vurderer, om partshøring er relevant, og planlægger og afholder den. Sker partshøringen som et møde skal borgeren have de relevante sagsoplysninger senest 7 dage, inden mødet finder sted. Voksenudredningsmetoden (VUM) indeholder yderligere vejledning i forhold til vurdering af nødvendigheden af partshøring. Side 18 af 33

19 4. Sagsvurdering Udarbejdelse af handleplan Rådgiveren skal vurdere, om borgeren skal have tilbud om udarbejdelse af handleplan, enten fordi det vurderes som hensigtsmæssigt, eller fordi det er et krav. Det afhænger af borgerens situation og den visiterede foranstaltning. Se mere om lovgivningens krav til tilbud om udarbejdelse af handleplan her [link til lovgivning eller vejledning i NIS]. En handleplan angiver det overordnede formål med indsatsen, hvilke foranstaltninger der er nødvendige for at opnå formålet, den forventede varighed af indsatsen, mål og delmål for indsatsen og andre særlige forhold vedrørende boform, beskæftigelse, personlig hjælp, behandling, hjælpemidler mv. Handleplanen er dermed et aktivt dokument og arbejdsredskab. Arbejdet med handleplanen kan påbegyndes på forskellige tidspunkter i nogle tilfælde allerede i forbindelse med sagsoplysningen (samtale med borgeren) eller sagsvurderingen, men det kan også ske, at handleplanen først påbegyndes efter, der er truffet endelig afgørelse. Samlet set er formålet med at udarbejde en handleplan for indsatsen at styrke inddragelsen af borgeren, klargøre målet med indsatsen og sikre en sammenhængende og helhedsorienteret indsats og dermed fremme koordinationen mellem alle involverede personer, instanser og forvaltningsgrene. skabeloner og blanketter, der hører til udarbejdelse af handleplan. Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, udarbejder handleplanen. Der er ingen særskilte tidsfrister for udarbejdelse af handleplanen. I nogle tilfælde vil dele af handleplanen først kunne udarbejdes efter, indsatsen har stået på i en kortere periode. Voksenudredningsmetoden (VUM) indeholder vejledning og konkrete redskaber til udarbejdelse af handleplanen. Handleplanen udarbejdes i VUM handleplansskabelonen. Side 19 af 33

20 5. Sagsafgørelse 5. SAGSAFGØRELSE 5.1. SAGSFGØRELSENS FORMÅL OG INDHOLD Formålet med denne fase er at sikre, at der træffes endelig afgørelse om tildeling af eller afslag på den ansøgte hjælp, og i forlængelse heraf meddele afgørelsen til borgeren. Der udarbejdes således også en skriftlig afgørelse, der formidles til borgeren. I gennemgangen af afgørelsen beskrives lovgivning samt de aktiviteter og tilhørende tidsfrister, metoder, redskaber, skabeloner og blanketter, der er særlig relevante for sagsafgørelsen LOVGIVNING MED SÆRLIG RELEVANS FOR SAGSAFGØRELSEN Meddelelse om afgørelsen Der er ikke generelt et krav om skriftlige afgørelser på det sociale område (med undtagelse af hjælp efter 83 i serviceloven, personlig hjælp, omsorg og pleje), men det er god forvaltningsskik at meddele afgørelser skriftligt. Borgeren kan altid kræve at få en skriftlig begrundelse. Afgørelsen er gældende, fra meddelelsen er modtaget. Det skal dokumenteres, når afgørelsen meddeles borgeren mundtligt Begrundelse (FL 22 og 24) En afgørelse skal altid være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen meddeles mundtligt, og borgeren får fuldstændig medhold. Begrundelsen skal henvise til de retsregler, som afgørelsen er truffet ud fra. Hvis afgørelsen beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen endvidere beskrive de hovedhensyn, der har været afgørende for skønnet, for eksempel henvisning til Rebild Kommunes serviceniveau. Begrundelsen skal desuden om fornødent indeholde en kort redegørelse for de faktiske oplysninger, der er tillagt væsentlig betydning i afgørelsen Klagevejledning og behandling af klage (FL 25 og RL 66) Afgørelser skal være ledsaget af klagevejledning, medmindre afgørelsen meddeles mundtligt, og borgeren får fuldstændig medhold. Hvis en borger klager, har kommunen pligt til at genvurdere sagen indenfor fire uger efter modtagelse af klagen AKTIVITETER I SAGSAFGØRELSEN Forberedelse af afgørelsen For fordeling af beslutningskompetencer se Center Familie og Handicaps kompetenceplan [under udarbejdelse]. Faglederen kan altid vælge at forelægge sager for visitationsudvalget. I sager, hvor afgørelsen ligger udenfor faglederens beslutningskompetence, udarbejdes der en skriftlig indstilling til visitationsudvalget, der forinden godkendes af faglederen. Den samlede udredning og den faglige vurdering vedlægges indstillingen til visitationsudvalget. I sager, hvor afgørelsen ligger indenfor faglederens beslutningskompetence, er der ingen administrative krav til formen på indstillingen. Den kan dermed både være mundtlig og skriftlig og kan både ske på teammødet, via mailkorrespondance og bilateralt. skabeloner og blanketter, der hører til forberedelse af afgørelsen. Side 20 af 33

21 5. Sagsafgørelse Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, indstiller sagen til afgørelse og udarbejder det nødvendige oplæg. Indstillinger til afgørelse i visitationsudvalget skal aftales med fagleder. Der er ingen særlige tidsfrister for forberedelse af afgørelsen, men det er vigtigt, at der træffes afgørelse indenfor de specifikke tidsfrister for forskellige typer ansøgninger, se Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune. Sociale afgørelsessager. Skal sagen for visitationsudvalget eller tages op på teammødet, skal der tages højde for mødeplanlægning og deadline for dagsorden. Indstilling til afgørelse i visitationsudvalget skal være endeligt aftalt med fagleder og fremsendt senest en uge inden visitationsudvalgsmødet. Voksenudredningsmetoden (VUM) indeholder vejledning til indstilling af sagen til visitationsudvalget. Center Familie og Handicaps kompetenceplan [under udarbejdelse]. Indstillingsark til visitationsudvalget (findes på fællesdrev). Indstillingen vedhæftes relevante sagsakter Afgørelsen Træffes afgørelsen af faglederen eller visitationsudvalget, sker det ofte i en fælles drøftelse af sagen med rådgiveren på enten visitationsudvalgsmødet, teammødet eller et bilateralt møde med faglederen. For fordeling af beslutningskompetencer se Center Familie og Handicaps kompetenceplan [under udarbejdelse]. Afgørelsen formidles som udgangspunkt direkte til rådgiveren under drøftelsen og ved visitationsudvalgsafgørelser desuden skriftligt i referat fra mødet. Faglederen eller visitationsudvalget kan vælge at godkende rådgiverens indstilling om tildeling af eller afslag på hjælp, træffe en anden afgørelse eller vælge at beslutte, at sagen endnu ikke er tilstrækkelig oplyst til at træffe afgørelse. Når faglederen eller visitationsudvalget har truffet endelig afgørelse i sagen på foranledning af rådgiverens indstilling, udarbejdes en endelig begrundelse. Afgørelsen og begrundelsen udarbejdes i VUM skabelonen og datoen indføres i journalen. Desuden formidles afgørelsen til borgeren (se Formidling af afgørelse til borgeren). skabeloner og blanketter, der hører til afgørelsen. Den rådgiver, der har ansvaret for sagen, sikrer, at sagen forelægges det rette beslutningsorgan, og at der gives en fyldestgørende begrundelse for afgørelsen. Der er ingen specifikke tidsfrister for selve afgørelsen, men den samlede sagsbehandlingstid skal være indenfor de specifikke tidsfrister for forskellige typer ansøgninger, se Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune. Sociale afgørelsessager. Side 21 af 33

22 5. Sagsafgørelse Voksenudredningsmetoden (VUM) indeholder vejledning og redskab til forberedelse af afgørelsen, herunder indstillingsskrivelse. Rebild Kommunes serviceniveaubeskrivelser på området for udsatte og handicappede voksne. Ingen Formidling af afgørelse til borgeren Når der er truffet en afgørelse, skal denne formidles til borgeren. Rådgiveren vurderer, om det er mest hensigtsmæssigt at formidle afgørelsen ved et møde eller per brev. Når afgørelsen formidles ved møde, udleveres samtidig en skriftlig afgørelse. Med formidlingen af afgørelsen til borgeren gives der som hovedregel en begrundelse for afgørelsen (se Begrundelse), hvor de hovedhensyn og faktiske oplysninger, der danner grundlag for den faglige vurdering og selve afgørelsen, gengives. Derudover skal formidlingen af afgørelsen til borgeren også indeholde en klagevejledning (se Klagevejledning og behandling af klage). skabeloner og blanketter, der hører til formidling af afgørelse til borgeren. Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, formidler afgørelsen til borgeren, herunder også begrundelsen og klagevejledningen. Afgørelsen meddeles borgeren hurtigst muligt og senest 5 hverdage efter, afgørelsen er truffet. Er afgørelsen truffet i visitationsudvalget, kan det være hensigtsmæssigt at vente med formidlingen til borgeren, indtil mødereferatet er udsendt. Det skal desuden sikres, at den samlede sagsbehandlingstid er indenfor de specifikke tidsfrister for forskellige typer ansøgninger, se Sagsbehandlingstider i Rebild Kommune. Sociale afgørelsessager. Voksenudredningsmetoden (VUM) indeholder yderligere vejledning og redskaber til at formidle afgørelse til borgeren. Den Sociale Ankestyrelse har udarbejdet en vejledning: At skrive en afgørelse. Brevskabelon til Afgørelse, inkl. klagevejledning (findes i VUM). Side 22 af 33

23 5. Sagsafgørelse Genvurdering, hvis borgeren klager over afgørelsen Borgeren har ret til at klage over en afgørelse indtil fire uger efter, afgørelsen er modtaget. Der er ingen krav til, hvordan borgeren skal udforme sin klage, og klagen kan derfor både være skriftlig og mundtlig. Benytter borgeren sig af sin klagemulighed, er Rebild Kommune forpligtet til at genvurdere sagen indenfor fire uger. En genvurdering er i praksis et ekstra tjek af den endelige afgørelse og den faglige vurdering, der ligger til grund for klagen. I visse tilfælde kan det ske, at borgeren i forbindelse med klagen fremkommer med nye relevante oplysninger, der kan få betydning for sagen. Der fremsendes kvittering på, at kommunen har modtaget klagen. [Der er ikke lovmæssigt krav om kvittering på klager. Det skal derfor afklares om CFH kvitterer for klager og en evt. tidsfrist] Vælger borgeren at klage over afgørelsen, har klagen som udgangspunkt ikke opsættende virkning (jf. retssikkerhedsloven 72, stk. 1.) Der er dog undtagelser [skal undersøges] i forhold til hovedreglen særligt i forhold til optagelse i botilbud. Se mere herom i Retssikkerhedsvejledningen (kap. 26). Alle klagesager drøftes med nærmeste fagleder. Indledningsvist revurderer rådgiveren sagen, eventuelt i dialog med kolleger eller faglederen. Rådgiver foretager en fornyet faglig vurdering, der kan munde ud i fastholdelse af den oprindelige afgørelse eller indstilling til ny afgørelse. Efterfølgende foretager den beslutningskompetente instans (den faglige leder eller visitationsudvalget) den endelige genvurdering af sagen og dermed afgørelsen af klagen. Indstilling til genvurdering sker på samme måde som for en generel indstilling (se Forberedelse af afgørelsen). Hvis den oprindelige afgørelse fastholdes, er Rebild Kommune ansvarlig for at sende klagen videre til Ankestyrelsen. Her bruges Ankestyrelsens klageskema som tilsendes sammen med de relevante sagsoplysninger i bilag. Hvis Rebild Kommune på baggrund af klagen vælger at ændre den oprindelige afgørelse, får borgeren en ny afgørelse med tilhørende begrundelse og ny klagefrist. skabeloner og blanketter, der hører til genvurdering. Den rådgiver, der er ansvarlig for sagen, forelægger genvurderingen for den faglige leder og hvis relevant visitationsudvalget efter godkendelse fra den faglige leder. Rådgiveren er ligeledes ansvarlig for at sikre, at tidsfristen på fire uger fra modtagelse af klagen overholdes. Borgeren kan klage indenfor fire uger efter modtagelse af afgørelsen. Tidsfristen for behandling af klager er fire uger, fra kommunen modtager klagen, til borgeren får svar. Se Ankestyrelsens klagevejledning (findes i NIS) Ankestyrelsens klageskema (sendes sammen med de relevante sagsoplysninger) Side 23 af 33