Referat fra bestyrelsesmødet mandag den 9. januar 2017, kl på Bakkegade 25, 3400 Hillerød.

Transkript

1 REFERAT Referat fra bestyrelsesmødet mandag den 9. januar 2017, kl på Bakkegade 25, 3400 Hillerød. Til stede: Lena Andersen, Tommy Wøldike, Brian Mikkelsen, Hanne Rasmussen, Kenneth Dubgaard Poulsen, Lars Nielsen, Randi Braarup og Solvejg Seindal. Fra Boligkontoret: Per Lykke Afbud: Bente Reinhardt Udsendt den: 19. januar 2017 Indhold cases/mdr75/mdr Godkendelse af dagsorden og protokol Revisionsprotokollat Lukket punkt Ny administrationsbygning Katanieparken foreløbigt byggeregnskab Fuldmagtsforhold revision af afdelingsoversigt Bestyrelsesseminar Forsikringsmægler underskrift af aftale Orientering fra formand og forretningsfører Orientering fra afdelingerne BL orientering Fremtidige møder Opfølgningslisten Eventuelt...6 side 1/6

2 1 Godkendelse af dagsorden og protokol Dagsorden er udsendt den 6. januar Protokol fra mødet d. 15. december 2016 er godkendt af formandsskabet og udsendt pr. mail den 21. december Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsordenen og underskriver protokollen for mødet den 15. december Bilag: Referatet er tidligere udsendt. Beslutning: Bestyrelsen godkendte dagsordenen og protokol fra sidste møde. Referatet blev underskrevet på mødet. 2 Revisionsprotokollat Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. Seneste tilføjelse er siderne (årsregnskab for 2015) Det indstilles af bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3 Lukket punkt 4 Ny administrationsbygning Lige før jul blev der afholdt licitation for den nye bygning. Der er i alt 5 firmaer, der har budt på projektet, hvoraf kun de 4 var konditionsmæssige. 2 af tilbuddene ligger meget tæt på det oplæg som bestyrelsen tidligere har fået gennemgået. Arkitekten vil derfor gå i dialog med de 2 firmaer for at konstatere hvilket firma, der skal vælges til opgaven. Byggeafdelingens notat om finansiering af den nye bygning vedlægges dagsordenen. På bestyrelsesmøde den 10. maj godkendte bestyrelsen en ramme for byggeriet på 7 mio. kroner. Det er også denne sum, som de 5 firmaer har modtaget som ramme for opførelsen af byggeriet. I en byggesag, kan der dog optræde uforudsete udgifter. For at sikre kontinuitet og en kort beslutningsproces foreslås det, at byggeudvalget bliver bemyndiget til at godkende overskridelser indenfor en ramme af 5% af byggesummen. Det vil svare til en ramme på kr , hvis der skulle opstå en situation, der nødvendiggør godkendelse af uforudsete udgifter. På denne sag er det hidtil formandskabet som har fungeret som byggeudvalg. På dette stade i projekteringsfasen, kan bestyrelsen drøfte og beslutte om formandsskabet skal fortsætte i denne funktion, eller om der skal nedsættes et nyt byggeudvalg på denne sag. side 2/6

3 Det indstilles at bestyrelsen drøfter sagen og beslutter sammensætning af byggeudvalget. Endvidere kan det besluttes, at byggeudvalget bliver bevilliget til at godkende uforudsete udgifter indenfor en ramme på kr Bestyrelsen besluttede, at det ny udnævnte byggeudvalg også har ansvaret for denne sag. Bestyrelsen bemyndigede byggeudvalget til at godkende udgifter indenfor en ramme på kr Katanieparken foreløbigt byggeregnskab Administrationen havde aftalt med Kuben, der har været Byggeforretningsfører på byggesagen, at de skulle fremsende udkast til byggeregnskabet. Vi har nu gennemgået det og kan ikke afstemme det med det materiale, som byggeudvalget og administrationen modtog løbende under udførelsesprocessen. Vi har derfor anmodet Kuben om, at redegøre for forskellen mellem deres byggeregnskab og det materiale vi tidligere har modtaget. Trods vores udtrykkelige ønske om, at få en afklaring til dette bestyrelsesmøde, har vi endnu ikke modtaget nogen respons. Vores rådgiver på sagen KHS arkitekterne er på vores forespørgsel, enig i vores holdning til det modtagne byggeregnskab. Da vi endnu ikke har modtaget et byggeregnskab, der kan blive forelagt og godkendt af bestyrelsen, er vi nødt til, at anmode kommunen om udsættelse for aflevering af byggeregnskabet, der ellers skulle være behandlet af byrådet i februar. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 6 Fuldmagtsforhold revision af afdelingsoversigt Med jævne mellemrum reviderer BDK boligselskabets fortegnelse over afdelingerne. Siden sidste ajourføring er Børneinstitutionen Lærkeparken og Birgittehjemmet udgået af listen. Derfor skal bestyrelsen bekræfte rigtigheden af den reviderede liste. Der vedlægges 2 lister som skal underskrives af 3 medlemmer af bestyrelsen. Bestyrelsen gennemgår listerne og bekræfter listernes rigtighed ved at 3 medlemmer af bestyrelsen underskriver listerne. Bestyrelsen godkendte listerne og 3 bestyrelsesmedlemmer underskrev dem på bestyrelsens vegne. 7 Bestyrelsesseminar På bestyrelsesmødet den 15. december godkendte bestyrelsen rammerne for det kommende bestyrelsesseminar. BDK s udviklingsafdeling havde til mødet fremsat et udvalg af emner til seminaret. Det blev besluttet at kursusudvalget skulle arbejde videre med sagen og fremlægge deres arbejde på det kommende bestyrelsesmøde. side 3/6

4 Det indstilles at kursusudvalget fremlægger deres arbejde og bestyrelsen tager deres orientering til efterretning. Kursusudvalget fremlagde deres arbejde på mødet. Bestyrelsen gennemgik kursusudvalgets oplæg. Det blev besluttet, at der skal være fokus på arbejdet med budgetproceduren, langtidsplaner og styringsdialog. Kursusudvalgets oplæg vil blive videresendt til Katja Lindblad der vil tage kontakt med Randi for at aftale det videre forløb. 8 Forsikringsmægler underskrift af aftale På bestyrelsesmødet den 2. november besluttede bestyrelsen at forlænge samarbejdet med Willis. Willis har nu fremsendt den fornyede aftalte, der skal underskrives af bestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen underskriver aftalen. Bestyrelsen underskrev aftalen 9 Orientering fra formand og forretningsfører a. Orientering om grundejerforeningerne Ejerforeningen Byporten, Helsinge der har ikke været afholdt møder siden i sommer. Ejerforeningen Lynge Bytorv der har ikke været afholdt møder siden i sommer. Grundejerforeningen Bryggerengens Jorde - der har ikke været afholdt møder siden sidste OB møde. b. Lynge Bytorv orientering om byggeskadesagen Rådgiver er i gang med detailbeskrivelsen af projektet og udarbejdelse af udbudsmateriale. Det forventes at arbejdet udføres i foråret c. Møde med Hillerød kommune På sidste bestyrelsesmøde fremsatte bestyrelsen ønske om et møde med kommunen omkring det generelle samarbejde og i særdeleshed i forhold til en specifik boliganvisningssag. Kommunen har i første omgang valgt, at drøfte sagen på et forud aftalt møde mellem administrationen og forvaltningen. Måtte der være yderligere behov for dialog, vil kommunen efterkomme ønsket om et møde med borgmesteren. d. Ny bebyggelse i Skævinge - Lerhusene BDK har på vegne af Boligselskabet Nordsjælland fremsendt tilbud til Hillerød kommune på opførelse af mellem almene boliger. Tilbuddet som er fremsat med tidsfrist den 2. december, har vi endnu ikke modtaget nogen respons på. Vi er blevet meddelt, at kommunen først behandler sagen på et økonomi-udvalgsmøde i februar e. Kastanieparken Boligkommissionssag Beboerne i rækkehusene havde anmeldt en sag til Boligkommissionen, hvor de klagede over gener fra fugt og lugt, der trængte op gennem fundamentet. Problematikken har været kendt for såvel driften som administrationen og der har kontinuerligt været arbejdet med sagen. Såvel rådgiver som entreprenør på byggesagen har arbejdet med at finde årsagen til den indtrængende fugt i kældrene. Der er sidst på året igangsat nye initiativer, som der vil blive fulgt op på. Af hensyn til vejret er det ikke muligt at konstatere om årsagen nu er fundet. Det vil først kunne afgøres i løbet af foråret. side 4/6

5 Boligkommissionen har modtaget såvel en mundtlig redegørelse ved deres besigtigelse, som en efterfølgende skriftlig redegørelse på vores bestræbelser, på de tiltag vi vil foretage og allerede har iværksat. Boligkommissionen synes stillet tilfreds med dette. f. Skoleparken Byggesag sidste nyt Der er egentlig ikke nogen nye informationer fra byggesagen. De sidst modtagne færdiggjorte lejligheder i opgang 111, synes udført og afleveret som forventet. Vi kan håbe på, at det vil forløbe tilsvarende fremover. g. Task Force Næste arbejdsgruppemøde er aftalt til den 11. januar h. Per bliver 60 år (uha) Der afholdes reception den 18. januar kl i Skoleparkens Aktivitetshus. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 10 Orientering fra afdelingerne Orientering fra afdelingerne, herunder bemærkninger til afdelingsbestyrelsesreferaterne Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen havde enkelte kommentarer til referaterne og bad administrationen om at rette henvendelse til en bestyrelse for, at få aftalt et møde. 11 BL orientering Sidste opdatering fra BL Info særskilt bilag vedlagt. Generel orientering om / fra BL BL seminar 27. og 28. januar samkørsel? Sidste tilmeldingsmulighed er 10. januar Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 12 Fremtidige møder Kommende møder er aftalt: Organisationsbestyrelsesmøder - Mandag den 27. februar Tirsdag den 4. april Onsdag den 3. maj 2017 (Gennemgang af regnskaber) - Onsdag den 17. maj 2017 (Formøde til efterfølgende rep. møde) Målsætningsseminar - Lørdag den 18. februar kl. 9:00 til 16:00, afholdes i Frederiksborgcentrets mødelokaler på 1. sal side 5/6

6 Repræsentantskabsmøde maj 2017 Formandsskabsmøder - Er aftalt for primo 2017 Lokalrådsmøde - Maj 2017 afholdes i Helsingør Beboerdemokratiets dag - x. november 2017 Seminar - Pharmakon - Fredag og lørdag den 21. og 22. april 2017 på Pharmakon. Boligkontoret Danmarks repræsentantskabsmøde afholdes i København lørdag den 10. juni 2017 BL konference afholdes den 27. og 28. januar 2017 på LO skolen i Helsingør. 13 Opfølgningslisten Som et fast punkt på dagsordenen på hvert bestyrelsesmøde er en liste over sager som kræver opfølgning. Det sikres hermed at alle sager følges til dørs og at bestyrelsen kan prioritere arbejdet med udgangspunkt i listen. Følgende sager er til opfølgning: Salg af grund ved Esrogård Drøftelse af principper for styring af renholdelsesudgifter se Task Force Opgaver som følge af strategien Ventetider i de enkelte boligafdelinger og principper for opgørelse Målsætninger revision af Forretningsorden for organisationsbestyrelsen skal gennemgås for eventuelle nødvendige tilretninger. Marketing PR og skiltning. Kursus for OB i administrative systemer. 14 Eventuelt Der var en kort orientering om en brand i en af afdelingerne. Ny format af dagsorden og referat blev godkendt Referent Per Lykke side 6/6