Dagsorden til organisationsbestyrelsesmødet mandag den 18. januar 2016 kl på Oscar Brunsvej 11 i det nye mødelokale

Transkript

1 Hejrevangens Boligselskab Organisationsbestyrelsen Dagsorden Dagsorden til organisationsbestyrelsesmødet mandag den 18. januar 2016 kl på Oscar Brunsvej 11 i det nye mødelokale Sendt pr. til: Sendt pr. brev til: Bent Ottosen, Poul Kragelund, Lykke Kragelund, Alice Mortensen, Susanne Christiansen og Finn Luff Kirsten Lundquist Afbud: Fra Boligkontoret Danmark: Gitte Tvilling Sørensen Udsendt den: 12. januar 2016 Ad 1 Godkendelse af referat... 1 Ad 2 Revisionsprotokol... 1 Ad 3 Personale... 2 Ad 4 Meddelelser fra formanden... 2 Ad 5 Meddelelser fra afdelingerne... 3 Ad 6 Meddelelser fra administrationen... 3 Ad 7 Strategiarbejde... 4 Ad 8 Målsætninger... 5 Ad 9 - Aktivitetsoversigt... 5 Ad 10 - Eventuelt... 5 Ad 11 De næste møder og arrangementer... 5 Ad 1 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. oktober At bestyrelsen godkender og underskriver referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. oktober Ad 2 Revisionsprotokol Der er ikke indført bemærkninger i revisionsprotokollen siden sidste møde. side 1/5

2 At bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ad 3 Personale a. Samarbejdsaftale med Boligselskabet Borgerbo om syn Bent Ottosen har modtaget følgende besked fra Boligselskabet Borgerbo: Organisationsbestyrelsen i Borgerbo har besluttet at ophæve aftalen om fælles e-syn med Hejrevangen. Vi vil i stedet betale Nordkysten for at foretage syn hos os. Det betyder fremadrettet, at Lene Thomsen foretager alle syn i de 5 afdelinger. Ved ferie, sygdom eller andet fravær kan afløsning evt. hentes i Ab Hørsholm Kokkedal. Aftale om afløsning udarbejdes af Thomas Fergo. b. Jubilæum Lene Thomsen har 20 års jubilæum den 6. februar Ad 4 Meddelelser fra formanden a. Konstituering af bestyrelsen I forbindelse med det nyligt overståede repræsentantskabsmøde skal der ske en konstituering af bestyrelsen. Der skal udpeges en næstformand for organisationsbestyrelsen. At bestyrelsen udpeger en næstformand. b. Byggeudvalg Lars Rich er ikke længere er medlem af organisationsbestyrelsen, så der skal udpeges et nyt medlem til byggeudvalget. At bestyrelsen udpeger et nyt medlem til byggeudvalget. c. Brev fra en beboer Der er kommet et brev til organisationsbestyrelsen fra en beboer i afd. 1. Brev vedlagt. At bestyrelsen tager stilling til indholdet af brevet samt besvarer det. d. Tagsagen i afdeling 5 og afdeling 6. I forbindelse med den kommende tagsag i afdeling 5 og i afdeling 6 er administrationen bekymret for, om man ved at lægge en ny tagbelægning oven på en eksisterende, risikerer at der på et senere tidspunkt kan opstå byggetekniske og eventuelle økonomiske udfordringer for beboerne i afdeling 5 og afdeling 6. Derfor opfordrer administrationen organisationsbestyrelsen til at få udarbejdet en juridisk vurdering over fordele/ulemper ved ikke at fjerne den eksisterende tagbelægning, inden der lægges en ny ovenpå. side 2/5

3 Der foreligger ikke noget forbud mod at lægge ny tagbelægning ovenpå eksisterende tagbelægning fra Fredensborg kommunes side, og der er ej heller et forbud på vej. Bestyrelsen bedes tage stilling til om der skal udarbejdes en juridisk vurdering til en pris på ca. kr , der finansieres af dispositionsfonden. e. Nyhedsbrev Der er omdelt et nyhedsbrev fra organisationsbestyrelsen alle beboere. Ad 5 Meddelelser fra afdelingerne Ad 6 Meddelelser fra administrationen a. Den nuværende administrationsaftale udløb pr. den 31. december Boligkontoret har udfærdiget et udkast til en ny 3-årig administrationsaftale. Udkast til ny administrationsaftale for perioden 1. januar december Bestyrelsen skal beslutte, om det vedhæftede udkast kan godkendes eller om der skal foretages ændringer. b. Driftskonference for ejendomsfunktionærer Konferencen har et stærkt fagligt fokus og indhold, men der er ligeledes mulighed for, at jeres medarbejdere kan møde kollegaer fra hele landet, hvorved der kan skabes et fagligt netværk som forhåbentligt kan danne baggrund for øget sparring af opgaveløsning m.v. på tværs. Konferencen er med overnatning i Nyborg samt fuld forplejning begge dage, og det er vigtigt at pointere, at der i prissætningen ikke er indregnet noget som helst overskud til Boligkontoret Danmark. Formålet med dagene er, at klæde jeres medarbejdere endnu bedre på til at håndtere en stadigt mere kompleks hverdag. Konferencen løber som nævnt over to dage, hvor jeres medarbejdere deltager i fire obligatoriske workshops, som styrker deres faglighed og giver inspiration til nytænkning i forhold til blandt andet plejen af de grønne områder. Arrangement inkl. forplejning og overnatning beløber sig til kr. pr. medarbejder, som enten kan dækkes af boligorganisationen eller afdelingen, alt efter hvad I som bestyrelse måtte beslutte. Al tilmelding sker efter aftale med driftschefen. Antal deltagere Udgift til driftskonference * kr. Samlet udgift kr. side 3/5

4 Det indstilles, efter aftale med driftschef Thomas Fergo, at bestyrelsen godkender at sende de 3 medarbejdere på driftskonferencen c. Repræsentanter til repræsentantskabet i Boligkontoret Bestyrelsen henstilles til på det førstkommende bestyrelsesmøde, at sammensætte de repræsentanter der indgår i Boligkontoret repræsentantskab for I henhold til Boligkontorets vedtægter 3 stk. 8 kan organisationen udpege 2 medlemmer. Tidligere er navnene indkaldt umiddelbart før det ordinære repræsentantskabsmøde, men det er besluttet, at Boligkontoret løbende skal have et fuldt samlet repræsentantskab. Det vil lette tilmeldingen til de kommende møder. Udpegningen gælder for et år, og bestyrelsen vil fremover, en gang årligt, blive bedt om at udpege dens medlemmer. At bestyrelsen udpeger 2 medlemmer til Boligkontorets repræsentantskab. Ad 7 Strategiarbejde Vi sætter strategiarbejdet på dagsordenen fremover og tager ét punkt ad gangen. Ud fra målsætninger: 3. Vi skal have et velfungerende beboerdemokrati Hvordan sikrer vi et velfungerende beboerdemokrati hvad skal der til? (starter med en fælles definition af, hvad et velfungerende beboerdemokrati er) Vi medbringer værktøjer fra heldagsseminaret og bruger dem i arbejdet: Interessent-analyse Whole Brain-cirkel Arbejdsspørgsmål Kortlægning af Hejrevangen (SWOT den med styrker, svagheder, muligheder og trusler) At bestyrelsen fortsætter med at arbejde med målsætningerne fra seminaret den 11. april Spilleregler for samarbejde: 1. Vi er åbne, lydhøre og oprigtige 2. Vi viser gensidig tillid 3. Vi møder velforberedte op 4. Vores møder har et klart formål 5. Det er ok at sige: Det ved jeg ikke noget om. Fortæl mig om det 6. Vi tør miste fodfæstet for en stund 7. Vi møder den anden, hvor den anden er 8. Vi er ærlige og har ingen skjulte dagsordener. side 4/5

5 Ad 8 Målsætninger Boligkontoret Danmark har udarbejdet og forenklet målsætningerne således, at de består af 5 hovedpunkter. 1. Økonomi og drift 2. Ledelse og beboerdemokrati 3. Udlejning 4. Boligafdelingen 5. Nybyggeri Målsætning nr. 2 Ledelse og beboerdemokrati med underemne: Restancer Evaluering af restancer Målsætning nr. 2 Ledelse og beboerdemokrati med underemne drøftes samt godkendes. Ad 9 Aktivitetsoversigt Aktivitetsoversigten beskriver de opgaver, der er aftalt udført med administrationen. Aktivitetsoversigten vedlægges som bilag. At bestyrelsen kommer med input til aktivitetsoversigten samt tager den til efterretning. Ad 10 Eventuelt Punktet hvor alt kan diskuteres, men intet besluttes. Ad 11 De næste møder og arrangementer Mandag den14.marts organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 09.maj organisationsbestyrelsesmøde Mandag den12.september organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 24.oktober organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 24.november repræsentantskabsmøde Gitte Tvilling Sørensen side 5/5