Indhold: Proces: Formål: Visioner og værdier: Opfølgning Holdbarhed:

Transkript

1 Indhold: Kommunikationsstrategien er et overblik over allerede igangsatte og kommende indsatsområder i perioden Følgende områder indgår i kommunikationsstrategien: - Elektronisk kommunikation - edoc - Hjemmeside - Ekstern kommunikation - Intern kommunikation Proces: Målsætningerne er blevet til på baggrund af evalueringsundersøgelser blandt elever, lærere, eksterne på Åben hus-aftener, pædagogiske dage med lærere og fokusgruppeinterviews med elever. Strategien har løbende været drøftet med gymnasiets kommunikationsudvalg samt bestyrelsen. Formål: Kommunikationsstrategiens helt overordnede sigte er at understørre den gode dialog internt på skolen samt eksternt mellem skole og forældre samt eksterne interessenter i det hele taget. Den gode dialog henviser bl.a. til skolens værdigrundlag: Skolens mål er at skabe veluddannede, musiske mennesker med arbejdsglæde, sans for kvalitet og respekt for eget og andres værd. Kommunikationsstrategiens sigte er ydermere klare kommunikationsgange. Eksternt er formålet at sikre, at interessenter uden for skolen, bl.a. elever der ønsker optagelse m.m. får de ønskede informationer i god tid og i klar form, men også at være åben for dialog. Internt er det overordnede formål at styrke sammenhængen i organisationen gennem en klar kommunikation på tværs af de tre afdelinger og på tværs af niveauer og medarbejdergrupper i organisationen. Gennemsigtighed og væsentlighed er succesparametre, hvor gennemsigtighed skal forstås som overskuelig kommunikation for de involverede og væsentlighed skal forstås sådan, at den enkelte medarbejder let kan indgå i den ønskede og for jobbet centrale kommunikation. Visioner og værdier: Visionen med kommunikationsstrategiens er en skole med en god og åben dialog, og hvor der er tydeligere sammenhæng på tværs og på langs. På tværs, forstået som de tre afdelinger: sangafdeling, gynmasieafdeling og folkeskoleafdeling. På langs skal forstås som organisationens interne såvel som eksterne strukturer. En klar, tydelig og god kommunikation på alle disse niveauer er visionen. Samtidig bør strategien hele tiden forholde sig til skolens overordnede værdigrundlag. Opfølgning Ledelsen samt kommunikations- og kvalitetsudvalg i både folkeskole- og gymnasieafdeling ser løbende på strategien og gør status gennem midtvejsevalueringer. Det betyder en løbende justering af strategien, men først efter 3 år, vil strategien blive evalueret mere sammenhængende som strategi betragtet. Holdbarhed: Strategien vil løbende blive justeret, mindst en gang pr. år, men er i udgangspunktet tænkt til at række 3 år frem i tid; dvs. at den løber fra foråret Efter alle indsatsområder følger en tidsmarkering i parentesen. Tid:1 betyder, at det er et indsatsområde, der enten er i gang eller kommer i gang inden for det kommende år. Tid: 2 betyder, at indsatsen kommer i gang efter 1-2 år, mens Tid: 3 signalerer, at indsatsen eller blot opfyldelsen af målet først forventes efter ca. 3 år.

2 Elektronisk kommunikation Mailkultur, hvor man som hovedregel kan regne med svar på sine mails efter 2-3 dage. mail med forbogstaver skal anvendes af alle i både folkeskole-, sang- og gymnasieafdeling (Tid: 1) : 1. En mere enstrenget elektronisk kommunikation med gradvis overgang til Lectio, som det centrale interne kommunikationsfora. Heri ligger derfor en gradvis overgang fra Fronter til Lectio (Tid: 2) 2. Lectio som udvidet kommunikationsværktøj; herunder at AT-eksamen og SRP-eksamen bliver styret elektronisk (eksamenstilmelding, tilmelding til vejledning osv.)., men også at alle elever kan overskue deres lektiebyrde 2-3 dage frem (Tid: 2) Folkeskolen 1. Etablering af elevintra og forældreintra 2. Direkte mailkontakt mellem skole/bestyrelse/kontaktforældre/forældre Alle medarbejdere på SAG. Ad 1 og 2) Lærere, elever og ledelse på SAG. Evalueres som led i samlet kommunikationsevaluering i afdelingerne. Ad 1 og 2) debat i gymnasiet om, hvilke konsekvenser en overgang fra Fronter til Lectio har og hvordan de kan løses. Evaluering af årets eksamen i AT- og SRP som mundtlig evaluering blandt lærere og elever; bl.a. som fokusgruppeinterviews. Lectio (og Fronter i en overgang) Ansvarsfordeling Ad 1) MO og BL Ad 2) SD Handlingsplaner Opfølgning ved kvalitetsudvalget. Ad 1) It-strategi under udarbejdelse af IT-udvalget Ad 2) Afprøvning af brug af Lectio i forbindelse med forløbet om AT-eksamen sker januar-marts 2009.

3 edoc 1. Etablering af fælles journaliseringssystem i foråret 2009 for hele administrationen til etablering af fastholdelse af data, herunder også mails, samt lettelse af samarbejdet om diverse arbejdsopgaver (Tid: 1) 2. I forlængelse af ovenstående er udarbejdet klarere arbejdsgange inden for udvalgte områder; men særligt med henblik på de områder, der går på tværs af afdelingerne i administrationen (Tid: 2). Ansvarsfordeling Handleplaner Administrationen er direkte målgruppe. Hele skolen er en indirekte målgruppe, da anskueliggørelsen af arbejdsgange bør komme alle til gavn. Løbende evaluering og justering af systemet; minimum hvert halve år, hvor administrationen har mulighed for at melde nye nøgleord ind til edoc. edoc Centrale positioner i forbindelse med oprettelse af nye emner i edoc: Rektor: CKM : AAP Folkeskolen: HAN Sangafdelingen: INR Alle procedurer om edoc og handlingsplaner for forløbet findes særskilt.

4 Hjemmeside 1. Nyt layout er etableret. 2. At skabe visuel klarhed over, hvordan kommunikationen fungerer på langs og tværs i organisationen (Tid: 2). 3. Nye arbejdsgange med større decentral udlægning af webmasterfunktioner (Tid: 1). 4. Bredere profilering af skolen (Tid: 3). 5. Mere elevinvolvering og elevaktivitet; fx gennem synliggørelse af aktiviteter og såkaldte elevambassadører (Tid: 1) Alle medarbejdere og elever på skolen samt eksterne brugere. Spørgeskemaundersøgelser og interviews af brugergrupperne. Hjemmesiden Ansvarsfordeling Webmasterer (overordnede): BL og PLB De decentrale web-funktioner: Folkeskole: TR, PI, ME, SM : BL, TO Bestyrelse: CKM Sangskole: INR Pigekor: CV Gymnasiekor: JL, ON Drengekor: NP, INR Trivselsfonden:TR MGK: MBK Kontakt: LER Handlingsplaner En særskilt handleplan/køreplan for årets gang er under udarbejdelse

5 Ekstern kommunikation Samlet guide for arrangementer på skolen (Tid: 2) 1. Klarere profil på også andre områder end musikken; fx gennem etablering af brandfilm, klarere brug af hjemmesiden til faglig profilering samt profilering af elevaktiviteter, åbent husarrangementer, hvor profilen gøres bredere gennem ændrede prioriteringer (Tid: 2) Ansvarsfordeling Handleplaner Alle interesserede eksternt som internt. 9. og 10. klasser, der ønsker at gå i gymnasiet, og som potentielt kunne gå i gymnasiet på SAG. Mindre spørgeskemaundersøgelser og interviews i forbindelse med orienteringsaften i januar. Papirfolder Hjemmeside Papirformat og mundtligt. Sangafdelingen? Ledelsen og kommunikationsudvalget.

6 Intern kommunikation 1. MUS en gang om året for alle medarbejdere, optimering af samtale og opfølgning gennem fælles opfølgningstiltag på baggrund heraf (Tid: 1). 2. Styrkelse af samarbejdet mellem de tre afdelinger i forbindelse med fællesarrangementer og fagdidaktiske samarbejder; fx Nat.sats. (Tid: 2) 3. Klar kompetencefordeling mellem de forskellige udvalg og internt i ledelsen (Tid: 2). 4. Fokusgruppeinterviews som ekstra opfølgning på APV (Tid: 1-2). 1. Faggruppesamtaler om faggruppernes udfordringer eller for teamet om deres udfordringer hvert tredje år for hver faggruppe, hvor der vil være to samtaler. Målet her er en dialog om faggruppens udfordringer med samarbejdet, videndelingen, de nye læreplaner m.m. (tid: 1) 2. Forbedret dialog på PR-møderne, så alle oplever, at de kan komme til orde og så alle oplever, møderne foregår i et konstruktivt arbejdsklima (tid: 1-2) 3. Folder om skolen til nyansatte; udarbejdes af kommunikationsudvalg (Tid: 2) Ad 1) Alle medarbejdere er modtagere af de årlige MUS og opsamlingen heraf. Ad 2-4) Alle medarbejdere Ad 1) Alle faggrupper Ad 2) Alle lærere i gymnasiet Ad 3) Nyansatte i gymnasiet Ad 1) Skriftlig evaluering samt løbende evaluering af MUS i mindre grupper. Ad 2) Antallet af fællesarrangementer (og evt. effekten af dem). Ad 1) Mundtlig evaluering efter anden samtale samt året efter samtalerne, hvor effekten er det afgørende for målingen. Ad 2) Opfølgning på tidligere skriftlig evaluering med nye skriftlige evalueringer. Ansvarsfordeling Handleplaner Kombination af mundtlige og skriftlige medier, hvor de skriftlige vil være de interne konferencesystemer i begge afdelinger. Ledelse og kvalitetsudvalg under udviklingsgruppen. Kvalitetssystemet og afrapporteringer efter hvert skoleår Folkeskolen: Udviklingskontrakten???