Transkript

1 November 2013 IT til danske fonde efond er en internetbaseret arbejdsplads lavet til dig der arbejder med ansøgninger. efond sparer tid, bl.a. ved automatisk kvalitetskontrol af ansøgningerne og ved at eliminere indtastningsarbejde efond sparer penge, bl.a. med kontrol af bevillingshavere efond er fleksibelt med forskellige typer ansøg-ningsskemaer, der let kan sættes op til f.eks. an-søgning til et forskningsprojekt, eller et jobopslag. efond er fleksibelt med forskellige typer sagsbe-handling, f.eks. vurdering og beslutning af få personer eller et eksternt udvalg på op til 30 personer. efond følger en ansøgning fra oprettelse til lukning af sagen. Et A-Z system hvor alt arbejdet med ansøgningerne er samlet.

2 Ø n s k e l i s t e Til medarbejderne Et it-system der laver arbejdet selv uden forudgående indtastningsarbejde. F.eks. regneark over indkomne ansøgninger. Et ansøgningsskema der vejleder ansøgeren så ansøgningen bliver korrekt udfyldt. Der skal ikke bruges tid på modtagelse af forkert udfyldte ansøgninger. Der skal ikke bruges tid på registrering af ansøgninger - det sker automatisk. Bedømmere kan kan logge på med det samme ved ansøgningsfrist - i stedet for tidskrævende arbejdsgange hvor sekretariat og bedømmere sender s eller papir frem og tilbage. Der er desuden fuld aktindsigt med et enkelt museklik. Til ledelsen Fast pris, årligt abonnement uden ekstra udgifter til support, udvikling og drift. Viden: Hvad går bevillingerne til? For et år siden? For fem år siden? Har bevillingerne gjort en forskel? Med efond har du altid adgang til statistik og historik.

3 Indholdsfortegnelse 4 Hvilke problemer løser efond 5 Fordele ved efond 6 Garanti 7 Opbygning af efond - 4 moduler 8 Modul 1, ansøgningsskema 10 Modul 2, vurdering af ansøgningerne 11 Modul 3, administration, bevilling, afslag, brevflet 13 Modul 4, afrapportering 14 Indvendinger Med efond undgår du alt det dobbeltarbejde som det er at indtaste indkomne ansøgninger på din computer. Med efond er alt indtastet ved modtagelsen af ansøgningen og papirbunkerne er fortid. efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 3/15 Side 3/14

4 Hvilke problemer løser efond efond løser problemet med at samle og overskueliggøre arbejdet (ansøgninger og sagsbehandling). Det som før lå forskellige steder, f.eks. i papirbunker og forskellige regneark eller Word-filer, ligger nu samlet et sted. Det arbejde der er lavet tidligere ligger tilgængeligt med et muse-klik frem for i et arkivskab i kælderen. Med efond ligger ansøgninger og sagsbehandling i samme database. Dette giver flere fordele, bl.a.: efond udfører meget af det normale arbejde automatisk og sparer tid Det er hurtigt og let at søge og finde sammenhænge i et større forløb Tryk på en knap og find alle ansøgninger, korrespondance og regnskaber for en ansøger. Tryk på en anden knap og få en komplet oversigt over sidste års bevillinger og afslag. Er du direktør eller bestyrelsesmedlem for en fond, kan du glæde dig selv og dine medarbejdere med større overblik på kortere tid. Skal problemerne løses nu? Hvis du arbejder med ansøgninger og bruger tid på at finde oplysninger om bevillinger uddelt sidste år eller længere tilbage i tiden må svaret være ja. Hvis du bruger meget tid på modtagelse af ansøgninger og på afslags- og bevillingsbreve kan efond hjælpe. Alternativer til efond? Der findes mange it-firmaer, der kan løse ovenstående problemer, helt eller delvist, men arbejder du med ansøgninger, fortjener du at stifte bekendtskab med efond før I vælger, hvordan I vil digitalisere jeres arbejde. efond er udviklet i over 10 år - vi er nok det firma der har mest kendskab til fonde i Danmark. efond er udviklet i tæt samarbejde med nogle af vores kunder: Gigtforeningen Hjerteforeningen Kræftens Bekæmpelse Københavns Universitet Arbejdsprocessen har indebåret dialog med administrativt personale og forskere fra hele Norden. Selv om mange af efonds kunder er forskningsfonde kan efond også bruges til almene fonde og til rekruttering. efonds administration Adgang til skema, bevillinger, statistik, mm. efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 4/15 Side 4/14

5 Fordele ved efond Kan du skrive en , kan du også lære at bruge efond efond indeholder mange funktioner, som er let tilgængelige og nemme at lære. Samlet system Ansøgninger og behandling af disse samles i ét A-Z system, hvor der er adgang til alle ansøgninger, sagsbehandling, historik, statistik mm. Det gør arbejdsgangene hurtigere og giver overblik i forhold til et gammeldags papirarkiv eller en mappe med Word- og Excelfiler på lokalnetværket. efond følger en ansøgning fra oprettelse til lukning af sagen. efond fungerer som et arkiv (journalisering). Ansøgninger skal udfyldes korrekt Kun gyldige ansøgninger kan indsendes fra det elektroniske ansøgningsskema. Dette sparer en del administrationstid. Er en ansøgning udfyldt mangelfuldt, vil ansøgningen blive stoppet ved indsendelse og må tilrettes. Ansøgeren kan løbende se, hvad der evt. mangler at udfyldes før ansøgningen er gyldig. Ansøgeren får hjælp i ansøgnings skemaet. Hjemmearbejde Nogle dage hænger tingene bedre sammen, hvis man kan arbejde hjemme. Da efond er internetbaseret for alle brugere - både ansøgere, behandlere og administrator - kan brugerne arbejde både på kontoret og hjemme. Godt mod CO 2. Papirløst Al sagsbehandling foregår papirløst og online. Dog kan alle ansøgninger printes fra pdf til de behandlere der ønsker det. Nyhed: fra 2011 kan efond udover pdf også generere e-bøger fra ansøgningerne til en elektronisk bog der kan læses på ipad, Android eller pc. Børnesygdomme - crowsourcing efond har været under udvikling siden september Der har været mange kravspecifikationer der er indfriet - hvorefter det har vist sig, at de ikke var fyldestgørende nok. Derefter er efond tilpasset de nye undtagelser, der ikke var tænkt over. I dag er efond et modent stykke IT, der kan håndtere de fleste uforudsete situationer. Mange efond-brugere deltager aktivt i videreudvikling af efonds funktioner. efonds vision og mission efonds mission er, at hjælpe kunden med at spare tid. efonds administrative brugere kan løbende følge med i udviklingen af ny funktionalitet. Alle brugere kan komme med forslag til forbedringer - udviklingsarbejde er inkluderet i abonnementsprisen. efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 5/15 Side 5/14

6 efonds 90 dages garanti Før du vælger efond til din arbejdsplads, vil det være naturligt, at være bekymret over om det kommer til at fungere. Er det let at lære? Virker det som forventet? Kommer der overrraskende ekstra regninger? Osv. Derfor giver efond dig en prøvetid på 90 dage - uden betingelser. Prøvetiden er valgt tilpas lang så det er muligt at køre en hel ansøgningsfrist frem til bevilling og afslag. Stopper samarbejdet inden tre måneder vil det arbejde og de ansøgninger der er udarbejdet i efond blive udleveret til dig, så arbejdet ikke er spildt. Opstart Når efond tages i brug første gang er der rådighed over al den hjælp der er brug for uden at det koster ekstra. Der er hjælp til opsætning af ansøgningsskema, ansøgningsfrister, bedømmelsesudvalg mm. Arbejdspladsen er køreklar dag 1! Konvertering Gamle regneark og databaser kan konverteres til efond. Opsigelse Ved opsigelse vil det arbejde og de ansøgninger der er udarbejdet i efond blive udleveret til dig. Dette vil være i form af lister, regneark og pdf-filer. Risiko for ophør For alle it leverandører er der en lille risiko for virksomheds ophør eller ændringer i forretningsbetingelser. Det kan være opkøb eller konkurs. For efonds brugere er det altid muligt at lave backup af arbejdet: gemme alle ansøgninger, bevillingslister mm. Både som word-dokumenter og regneark. På den måde er alt arbejdet sikret i tilfælde af turbulens. Referencer efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 6/15 Side 6/14

7 efonds moduler efond består af 4 forskellige områder der helt eller delvist varetager arbejdet for en fond eller en forskningsadministration M Modul 1 - elektronisk ansøgningsskema Ansøgeren logger på via internet, udfylder og sender ansøgningen. I databasen oprettes en sag som kan fortsætte forløbet i efond eller eksporteres til et andet administrativt system, f.eks. Navision. M Modul 2 - sagsbehandling (peer-review) Udvalgsmedlemmer/eksperter bedømmer ansøgningerne og indstiller til bevilling eller afslag. I databasen består sagen nu af en ansøgning og en evaluering af ansøgningen. MModul 3 - administration Bevilling, afslag, mm. I databasen består sagen nu af ansøgning, evaluering, bevilling eller afslag. På modul 3 foregår alt det praktiske med efond. Opsætning af skema og ansøgningsfrister. Tildeling af behandlere til ansøgninger. Brevfletning mm. Samtidig fungerer dette modul som et effektivt elektronisk arkiv. MModul 4 - efterbehandling, afrapportering Det endelige regnskab. På et online skema udfyldes rapport og regnskab. I databasen består sagen nu af ansøgning, evaluering, bevilling, slutrapport. efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 7/15 Side 7/14

8 Modul 1, ansøgningsskema Uden Modul 1, ingen efond Modul 1 er efonds eneste obligatoriske modul. Selv om efond er et samlet system kan fonde med andre it-systemer have gavn af det internetbaserede ansøgningsskema. Ansøgninger kan eksporteres til pdf, xml og Navision for viderebehandling uden for efond. Begrænsning af tekst Når ansøgeren skriver sin ansøgning, er der forskellige felter som skal udfyldes - ellers er ansøgningen ikke gyldig og kan ikke sendes. Der er begrænsning på hvor megen tekst, antal karakterer, en ansøger kan skrive og ansøgeren kan løbende følge med i sit forbrug. Der kan også være felter som skal udfyldes på en bestemt måde før ansøgningen kan sendes. Alle disse begrænsninger er med til, at sikre at fonden modtager en korrekt ansøgning. Arbejdet kan afbrydes og genoptages Ofte kan en ansøgning være lang og tage lang tid at lave. Ansøgeren kan arbejde på ansøgningen over længere tid. Ansøgningsskemaet er delt op i sammenhængende trin Et ansøgningsskema kan bestå af mange indtastningsfelter. Mellem 50 og 100 er ikke usædvanligt. For overskueligheden er ansøgningsskemaet delt op i flere trin. Dette giver overblik både når ansøgningen skal skrives og læses. efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 8/15 Side 8/14

9 Modul 1, ansøgningsskema fortsat Trin1, personlige oplysninger Ansøgeren går ind i systemet via fondens hjemmeside og opretter et brugernavn og et kodeord, som vil blive brugt fremover. Derefter angiver ansøgeren personlige data (adresse, cv mm.). Disse informationer skal kun udfyldes en gang, da de bliver kopieret over i ansøgerens fremtidige ansøgninger. De personlige oplysninger kan altid ændres af ansøgeren, hvis dette ønskes. Trin 2, projektbeskrivelse Dette trin er selve ansøgningen og handler om beskrivelse af projekt, tidsrum, medansøgere og andre relevante oplysninger. Trin 3, budget Her udfyldes budget over ansøgt beløb, fordelt på forskellige poster. Der udfyldes også samlet budget så man kan se, hvad der er søgt og bevilget fra andre fonde. Trin 4, vedhæftede filer Ansøgeren kan vedhæfte figurer, pdf-filer mm. Trin 5, den samlede ansøgning På dette trin samles personlige oplysniger, projektbeskrivelse, budget og vedhæftede filer til en lang ansøgning, som kan gennemlæses inden fortsættelsen til trin 6. Her kan ansøgningen også gemmes som pdf-fil. Trin 6, afsend ansøgning På det sidste trin kan ansøgeren trykke på en Send-knap for at sende ansøgningen. Lige som en . Herefter går ansøgningen i fondens indbakke. Der kan ikke længere ændres i ansøgningen. Ikke alle skemaer har 6 trin efond byder på forskellige variationer over ovennævnte trin. Det mindste ansøgningsskema har kun ét trin. Det største ansøgningsskema har seks trin. Jobansøgninger Ansøgningsskemaet er velegnet til job- eller stipendieansøgninger. I 2009 gennemgik Lundbeckfonden en undersøgelse af, hvordan ansøgningsskemaet opfattes af ansøgerne. 98% af ansøgerne synes at ansøgningsskemaet var godt eller meget godt. efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 9/15 Side 9/14

10 Modul 2, vurdering og bevilling Hvis mange skal vurdere hver ansøgning Modul 2 giver adgang for op til 30 forskellige skriftlige vurderinger til hver ansøgning. Fonde, hvor medarbejdere selv behandler ansøgningerne, behøver ikke at anvende dette modul. Indledende behandling af ansøgninger Efter at en ansøgningsfrist er lukket, kan komitéens formand logge sig på systemet og fordele ansøgningerne til behandling af de andre komitémedlemmer. Komitémedlemmerne kan så logge sig på systemet og begynde at vurdere de ansøgninger, de er blevet tildelt. Det er muligt at printe ansøgningerne fra en PDF-fil eller komitémedlemmet kan læse ansøgningerne på computerskærm. Komitémedlemmet indtaster en karakter (score) og en eller flere kommentarer til hver ansøgning. Nyhed: For bedømmere med ipad eller anden tavlecomputer kan efond lave alle ansøgninger til en e-bog. Dette kan gøre læsning endu lettere dag der er monster indholdsfortegnelse med genveje til alle ansøgningernes hovedpunkter. Høring For ansøgninger til universiteter bliver efond løbende tilpasset lovgivningen. I øjeblikket betyder det, at ph.d. ansøgeren får indblik og kan kommentere bedømmelsen af sin ansøgning. Score I slutningen af vurderingen, er alle ansøgninger automatisk på en liste, sorteret efter den bedste score, klar til komitéens afsluttende møde, hvor der gives bevillinger og afslag. Nogle arbejdspladser foretrækker at sortere ansøgningerne efter ansøgers navn eller ansøgningens kategori. Dette kan også lade sig gøre med efond. Storskærm Komitémedlemmerne mødes for at diskutere deres vurderinger og tildeler bevilling til de bedste ansøgninger. efond vises på storskærm og ansøgningerne gennemgås i den rækkefølge, der er valgt. Tidligere bevillinger (historik) og oplysninger fra PubMed kan også vises fra denne side. Beregning af resterende beløb Når ansøgningen er gennemgået og hvis den evt. får bevilling, indtastes beløbet og dette trækkes fra det totale beløb, der er til rådighed. Således kan komitéen hele tiden se rådighedsbeløbet der er tilbage til resterende ansøgninger. Processen gentages for alle ansøgninger og til sidst kan en liste over bevillinger printes. Side 10/15 efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 10/14

11 Modul 3, administration Oprettelse af frister Sekretariatet kan lave en ny ansøgningsfrist, hvorefter ansøgere kan gå ind på hjemmesiden og begynde arbejdet med en ansøgning. Oprettelse af støtteområder Ofte har en fond mere end et ansøgningsskema, fordi fonden giver støtte til forskellige områder. Eksempler på dette er videnskabelige projektansøgninger, stipendier og rejseansøgninger. Med efond kan sekretariatet oprette de forskellige støtteområder og udarbejde et relevant ansøgningsskema for hvert område. Fleksible ansøgningsskemaer Sekretæren kan selv opdatere ansøgningsskemaerne, ændre tekst, udseende, minimumskrav til ansøger mm. Ikke alle ansøgninger indtastes af ansøger 99% af ansøgningerne indtastes af ansøgeren selv, men i nogle tilfælde kan det være praktisk, at fonden selv indskriver ansøgningsoplysninger. Dette er også muligt. Det samme gælder nogle grupper af ansøgere, som ikke kan bruge computer og internet. Disse ansøgere kan sende en almindelig papiransøgning. Ved modtagelsen af ansøgningen, taster sekretæren de vigtigste oplysninger ind, scanner ansøgningen og vedhæfter den til sagen. I efond laves meget af arbejdet på lange lister over alle ansøgninger. Starten af listen viser statistik. Listen over ansøgninger kan sorteres på mange forskellige måder f.eks. efter unikt id-nummer, navn, geografisk placering af ansøger, kategori, dato mm. Listen kan brevflette og eksportere til regneark. efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 11/15 Side 11/14

12 Modul 3, administration fortsat Statistik Med løbende opdateret statistik fra databasen kan sekretariatet hurtigt få et overblik over ansøgninger, bevillinger mm. Med kategorisering af ansøgningerne kan der laves statistik over hvilken type ansøgning/ forskning der støttes. Arkiv Med efond skal man ikke længere gå i kælderen for at finde en tidligere ansøgning. Information Der er flere databaser som kan ses og redigeres. Disse databaser indeholder information om ansøgere, komitémedlemmer, udvalg og støtteområder. Der er også forskellige statistikker, så sekretæren løbende kan følge med i ansøgningsprocessen (hvor mange der er i gang med en ansøgning, estimater mm.). Søgefunktion Søgefunktionen giver hurtig adgang til ansøgningerne i databasen. For hver ansøgning er der en statusrapport med omfattende historik. Det er muligt at tilpasse efond til at søge på en hvilken som helst del af en ansøgning der måtte være interessant. Det kan f.eks. være: ansøgers navn medansøger eller vejleders navn titel på ansøgning litteraturreferencer postnummer Brevfletning Systemet giver mulighed for brevfletning på almindelige Word dokumenter, bevillingsbreve og afslagsbreve. Endvidere kan der flettes valgfri lister f.eks. en bevillingsliste til internt brug og en anden bevillingsliste til hjemmesiden. Ofte tager det ikke længere tid end at trykke på en knap. Sekretærens nye arbejdsopgaver Idét store dele af arbejdet med modtagelse af ansøgninger mm. er automatiseret, lettes arbejdet for sekretæren på arbejdspladsen. Til gengæld har sekretæren fået en ny arbejdsopgave: At hjælpe ansøgere, der har problemer med at lave ansøgninger på internet. Dette er dog en mindre opgave og der er altid er hjælp at hente hos efond.dk efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 12/15 Side 12/14

13 Modul 4, afrapportering Efter bevillingen - regnskabets time Når en ansøger har fået bevilling, skal vedkommende efter endt projekt rapportere om projektforløbet. Ansøgeren logger sig på systemet på samme måde, som da vedkommende i sin tid oprettede en ansøgning. Ansøgeren skriver en kort rapport og udfylder et budget. Skemaet der udfyldes, er bygget op på samme måde som det ansøgningsskema der tidligere er benyttet. Efterfølgende bedømmes rapporten af fondens bedømmelsesudvalg. Var det en god bevilling? Er regnskabet i orden? Resultatet gemmes i databasen. Fonden kan således evaluere projektforløb og resultat, og samtidig vurdere ansøgeren. Når der gives bevilling til projekter der varer flere år, kan afrapporteringen bruges hvert år ved udbetaling til at kontrollere, at projektet kører efter planen. Når ansøgeren laver en ny ansøgning, kan vedkommende blive vurderet på sine tidligere resultater. Når der skal laves regnskab, kan bevillingshaveren se det oprindelige budget fra ansøgningen. efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 13/15 Side 13/14

14 Indvendinger Argumenterne for efond er lige til. Måden ansøgningsskema og sagsbehandling er integreret sparer tid og giver overblik. Der kan også argumenteres imod. Nogle af disse indvendinger kommer herunder med efonds kommentar. efond er for dyrt Nej. efond er billigt. I de fleste tilfælde koster efond årligt mindre end en månedsløn og for det beløb er der ubegrænset adgang til den hjælp der ønskes. Ud over at efond giver tidsbesparelser er der i efond bedre kontrol med bevillingshavere. Denne kontrol finder ofte ubrugte bevillinger, som hurtigt dækker udgiften til indkøb af efond. efond koster mindre end 1% af fondens uddelinger - for nogle fonde mindre end 1. Det er et relativt lille beløb for et system, der hjælper dig med at have kontrol/styring over bevillinger for millioner. efond er et lille firma Størrelsen er med til at holde en lav pris og et tæt samarbejde med kunden. Altid samme kontaktperson. efond er for kompliceret Hvis du kan shoppe på internet eller skrive en kan du også arbejde med efond. De fleste efond-kunder bruger hotline i indkøringsfasen det første halve år, og så fungerer det. Der er ubegrænset adgang til efond hotline uden at det koster ekstra. Skemaet eller sagsbehandlingen følger ikke vores arbejdsgange efond er fleksibelt og kan dække mere end 20 forskellige arbejdspladser i dag. Vi kan tilbyde din arbejdsplads mere end du umiddelbart forventer desuden koster det ikke ekstra hvis vi skal programmere systemet efter dine retningslinier. Vi har i forvejen en database eller et journaliseringssystem Hvis jeres system har nogle år på bagen, vil det være en god ide at få en gratis præsentation af efond. Modsat de fleste it-løsninger er alle arbejdsgange samlet i samme database og samme program. Det er noget som sparer tid. I øvrigt kan efond arbejde sammen med andre it-systemer, f.eks. Navision. efond bygger ikke på Microsoft teknologi efond bygger på samme teknologi som et af verdens største it-systemer, Facebook. Teknologien hedder PHP/MySQL og er oprindeligt valgt fordi den er fleksibel og hurtig. efond kan ombygges til Microsoft.net, hvis der er efterspørgsel. efond er papirløst Alt arbejdet fra efond kan printes. Alle ansøgninger gemmes som pdf-filer. efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 14/15 Side 14/14

15 Sikkerhed - tekniske oplysninger Tekniske oplysninger Software Systemet er bygget op med Open Source programmerne PHP/MySQL. Koden kan let omskrives til Microsoft.net eller andre web-programmer hvis der opstår behov. efond er ikke fastlåst hvad angår platform. Dedikeret, krypteret webserver placeret i København Systemet ligger på en webserver hos efond.dk i København. Der er krypteret datatrafik til serveren med SSL. Dette giver en sikkerhed som også bruges af netbankerne. Design af systemet efond er lavet simpelt, uden animationer, scripts mm., for at kunne køre problemfrit på så mange computeropsætninger som muligt, også mobiltelefoner. efond er lavet af efond.dk Andy Beare, ingeniør. Thomas Ring, designer mdd. Andy Beare Thomas Ring Løbende udvikling et selvorganiserende system der forandrer sig efter behov efond udvikles og opdateres hele tiden. Når en efond-kunde får en god idé tilrettes efond og en opdatering sendes ud til efond-kunder med egen webserver. Alle efond-kunder har således samme version af efond, hvilket gør driften effektiv og sikker. efond.dk - post@efond.dk Hellerup - CVR Side 15/15 Side 15/14