I stedet for at oprette en masse medlemmer, er det muligt at importere disse når bare nogle enkle spilleregler overholdes.

Transkript

1 I stedet for at oprette en masse medlemmer, er det muligt at importere disse når bare nogle enkle spilleregler overholdes. Sidst i denne vejledning er vist et Excel dokument som det KAN se ud. Ligesom der er vist hvordan komma filen skal se ud, såfremt du ønsker at danne denne med et andet software produkt. 1. Vælg Opret medlem efterfulgt af klik på Import af medlemmer. 2. Bemærk at du kan åbne vejledningen i et nyt vindue.

2 Vejledningen findes i både PDF og Word format. Der er også et eksempel på et Excel dokument, samt en komma fil i tekst format. Vælg nu det tegn der skiller felterne, samt i hvilken linie indlæsningen skal starte. I Excel eksemplet starter medlemsdata i linie 24. Vælg din komma fil med gennemse knappen. Slut af med klik på Importer medlemmer

3 Nu vises resultatet af det systemet har læst ind fra din komma fil. Du kan nu vælge at slette enkelte linier, eller du kan foretage rettelser. Du kan kun rette EN linie ad gangen. Skal der rettes flere linier, så ret først den ene og klik på Ret, ret så den anden og klik igen på Ret. Når du mener det ser fornuftigt ud, så klik på Opdater system... Vælger du at stoppe nu, så HUSK at klikke på enten Forfra eller Fortryd. Herved bliver der ryddet op i databasen.

4 Systemet indlæser nu linie for linie og tjekker samtidig at indholdet af felterne er i orden. (dato format, postnr., adresse osv.). Er ALLE linier i orden, så vises en meddelelse om at medlemmerne nu er importeret. Du kan nu se resultatet at importen under Medlemmer->Vis alle

5 Bemærk adressen. Den er dannet af systemet, fordi adressen i komma filen var tom. Går noget galt i forbindelse med importen, vises et link. Klik på linket og se hvad der gik galt.

6 I dette eksempel har du forsøgt at importere nogle medlemmer der har samme adresse som en anden bruger fra et andet hold allerede benytter. Record nr. 4 og 5 er ikke fejlet, og er derfor importeret i systemet. Du kan roligt rette fejlene i dit regneark eller din komma fil, og importere igen. Det sker der ingen skade ved. Findes medlems nummer allerede, så opdateres det bare.

7 I forbindelse med import valgte du hvor mange linier der skulle skippes. Der blev valgt 24 fordi de første 24 linier er kommentarer. Læs kommentarerne GRUNDIGT!! Når du fra Excel gemmer dokumentet som en.csv fil, bliver resultatet som nedenfor. Systemet er komplet ligeglad med hvordan filen dannes, bare formatet er korrekt.

8

9 Hvad kan gå galt? Alt kan gå galt Det behøver dog ikke at være så slemt hvis bare du følger disse retningslinier. 1. Start med at importer et enkelt medlem 2. Vælg Ret medlem og tjek at medlemmet har fået de forventede data (rolle, status, adresse, hak i Event, Kasserer, mv. 3. Prøv at logge ind med brugeren. Ovenstående 3 punkter vil med det samme afsløre om medlemmet er sat om som du ønsker. Skal der foretages rettelser til medlemmer gøres et af følgende: 1. Ret det der skal rettes med Ret medlem 2. Slet medlemmet med Slet medlem, ret herefter regnearket og importer igen. Vær påpasselig med at importere når dine medlemmer benytter portalen: Du kan til enhver tid importere nye medlemmer. Det er der ingen problemer i. Der hvor det bliver farligt er hvis du importerer et gammelt regneark hvor de medlemsnumre der er i regnearket allerede er i brug i systemet. Problemet opstår ved at både adressen og kodeord mv. opdateres hvis medlemsnummeret findes. Det er uheldigt da medlemmet måske selv har ændret sine egne personlige data under stamdata. Sker det alligevel at du får opdateret et medlem med en adresse der er forkert fordi medlemmet selv har ændret denne, så er skaden ikke større end at medlemmet ikke længere kan logge på. Mit gæt er at medlemmet nok tager fat i dig hvorefter du kan rette medlemmet og indtaste den korrekte adresse igen. Har du problemer med at importere din fil: Send en til webmaster@holdlederportalen.dk med dit Excel dokument og din komma fil vedhæftet. Beskriv kort problemet. Husk at oplyse din kundeid! Læs i øvrigt F.A.Q. Måske er der flere spørgsmål/svar omkring import af medlemmer. Rigtig god fornøjelse!