Med dit mål for øje og hvad du ønsker at opnå med dit arrangement, skal du stille dig selv følgende fem spørgsmål:

Transkript

1 Eventguide Denne trinvise eventguide er beregnet til at hjælpe dig med at være vært for, planlægge og afholde dine egne succesfulde arrangementer, igen og igen. Vær klar over dine mål Planlægning er utroligt vigtigt, og et arrangement uden en plan eller forudgående undersøgelser kan ende i en katastrofe. Så for at sikre at din drøm bliver til virkelighed skal du lægge en overordnet plan, som skal omfatte "SMART"-mål: S Specifikt Med dit mål for øje og hvad du ønsker at opnå med dit arrangement, skal du stille dig selv følgende fem spørgsmål: Hvad Hvad ønsker jeg at opnå med dette arrangement? Hvorfor Hvorfor vil jeg gerne opnå det? Hvem Hvem vil jeg gerne have til at hjælpe mig med at nå mit mål og afholde arrangementet? Hvor Hvor vil jeg afholde mit arrangement? Hvilke Hvilke redskaber og materialer har jeg brug for? M Målbart Hvordan kan du vide, at du gør fremskridt, hvis du ikke måler det? Et mål skal være målbart for at sikre, at du er holder dig til din arrangementsplan. Lav en oversigt over dine opgaver som en del af din arrangementsplan, og sæt frister for deres udførelse. Når du har fuldført en opgave, kan du tydeligt se, hvor du er kommet til, og at du gør fremskridt. A Arrangerbart (opnåeligt) Er dine mål realistiske, når du går ud fra spørgsmålene herover? Kan du nå dine mål indenfor den frist, du har sat?

2 Det kræver tid, indsats og den rette holdning at planlægge og arrangere et arrangement samt de nødvendige ressourcer til at sikre, at det hele går glat. R Relevant og realistisk Det du får ud af et arrangement, svarer til den indsats du gør for at afholde det. Men hvad er det helt nøjagtigt, du ønsker at opnå ved at afholde dit eget arrangement? Husk på, at dine mål og ønsker skal være realistiske. T Timet Overvej, hvornår det er det bedste tidpunkt for afholdelsen af dit arrangement, og overvej, hvornår der er størst chance for at opnå flest deltagere. Og sørg for, at der ikke er andre arrangementer på samme dag, som kan tage glansen af dit arrangement. Hvad er dit fokus? Dine mål viser hvilken type arrangement, du ønsker at afholde, og hvilket fokus det har. Det kan være alt lige fra: Detailhandelsarrangementer Forretningsudvikling og nyansættelser Produktpræsentationer Møder Konferencer HBM-træning Hvad er din målgruppe? Det er det næste spørgsmål, når du har fastlagt dine mål og dit fokus, hvor du har klarlagt grunden til at du vil afholde et arrangement. Med det i tankerne vil du være klar over, hvem du vil have til at deltage. Du er nødt til at overveje følgende for at blive klar over, hvem der hører til din målgruppe: Demografi: Alder, bopæl Psykografi: Deres interesser, hobbyer og personlighed Ovenstående hjælper dig ligeledes med at finde ud af, hvordan du bedst kan kommunikere med din målgruppe i forbindelse med arrangementet. Vil de foretrække at få et brev om arrangementet, eller vil de hellere have en ? Bruger de sociale medier, og kan du evt. gøre opmærksom på dit arrangement der? Men det kommer vi nærmere ind på i kampagnedelen af denne vejledning.

3 Grundlæggende arrangementsplanlægning Her er nogle af de vigtigste punkter, du skal tage højde for, når du planlægger et arrangement oversigten kan bruges som checkliste i den indledende fase af planlægningen: Det første trin i arrangementsplanlægning er undersøgelser, undersøgelser, undersøgelser! Deltag i andre arrangementer, gå på udstillinger, gå til møder og messer for at få en fornemmelse for, hvad der virker, og hvad du bør undgå. Start også med at kigge nærmere på hoteller og faciliteter, hvor du gerne vil afholde dit arrangement. Opstil en tidsplan for, hvornår du skal have udført hver enkelt opgave, også kaldet en implementeringstidsplan. Træf aftale om, hvornår møderne skal afholdes, og spørg vigtige gæster, om de kan deltage på de pågældende datoer/tidspunkter. Foretag en rundgang på det sted du vil afholde arrangementet for at sikre, at det er det rette sted for dig og din målgruppe. Overvej, om det er nemt at kommer derhen, og om der er nok parkeringsmuligheder. Hvilke faciliteter på stedet har du brug for at leje? Hvor meget vil det komme til at koste, og hvad er fastholdt/ikke fastholdt i kontrakten? Undersøg hotelfaciliteterne. Kan gæsterne om nødvendigt få noget at drikke, mellemmåltider og frokost på egen regning? Overvej, også at reservere hotelværelser for dine gæster, hvis dit arrangement varer længere end én dag. Gør hotellet interesseret i dit arrangement, og giv dem god grund til at afholde det der, og vis dem, at det vil være god reklame for dem at afholde det det skaber et godt forretningsforhold. Fastlæg de nødvendige krav til faciliteter og indretning. Overvej, hvad du har brug for i værelset, og hvordan du kan fremlægge din præsentation. Måske har du brug for borde eller kun stole, og præsentationsområdet skal være nemt at se fra alle pladser. Sørg for, at du har et tilmeldingssystem, der er nemt at bruge. Opstil en kampagne- og marketingsplan for at øge opmærksomheden på og interessen for dit arrangement. Vil du gøre brug af udstyr, der er på stedet, eller vil du leje det? Hotellet har muligvis det udstyr, du ønsker at bruge. Og det er vigtigt med en generalprøve for at sikre, at alting virker, som det skal! Som du kan se, er det en temmeligt omfattende liste med ting, du skal tænke på, inden du går i gang.

4 Gæstetalere Forestil dig, at du kunne få nogen som Anthony Chaplin, som er MD for Nikken Europe, til at være gæstetaler ved dit arrangement for at motivere, opmuntre og inspirere dine deltagere. Og Ben Woodward, som er det nyeste medlem af Nikken Europes ledelsesteam, har desuden indgående erfaring med netværksmarketing, og vi er sikre på, at du er enig med os i, at han som direktør for European Sales ville være en fantastisk taler ved dit arrangement. Hvis dit arrangement har fokus på træning, HBM eller motivation, ville det så ikke være fantastisk, hvis Larry Proffit var en af dine gæstetalere? Arrangerer du en produktpræsentation? Hvem ville være bedre til at hjælpe dig med det end Dave Balzer eller Roger Drummer, som er eksperter i vores produkter med en viden, der ville imponere dine deltagere og gøre dem bedre informeret. Julie Gostick, som er leder af Nikken Europes produktmarketing, ville også være en fantastisk taler ved produktpræsentationer, idet hun både er ekspert i produkterne og ved hvordan man bedst kan markedsføre dem. Curtis Bennet, som i visse kredse går under navnet "Thermo-Guy", er grundlæggeren af Thermografix Consulting Corporation. Curtis har tit holdt taler ved mange andre konferencer og arrangementer, herunder den 14. årlige internationale kongres om anti-ageing-medicin i Chicago. Han besidder en omfattende viden om termiske og temperaturrelaterede teknologier, så han vil garanteret inspirere os alle. Vil du fokusere på Nikkens redskaber til forretningsudvikling og nyansættelser? Så ville Mari Daly, som er leder af Marketing hos Nikken Europe, være en ideel gæstetaler ved dit arrangement, hvor hun ville kunne fremme brugen af disse redskaber, fordelene ved dem og hvordan man får det bedste ud af dem. Hvis du når op på det påkrævede antal deltagere, som er anført i tabellen herunder, har du mulighed for at invitere vigtige gæstetalere til at deltage i dit arrangement. Hvem kunne være med til at øge antallet af deltagere? Tag kontakt, og gør det til virkelighed. Gæstetaler Påkrævet antal deltagere Emne/ekspertise Marketing, produkter, redskaber Mari Daly / Julie Gostick / Ben til 50+ Woodward forretningsudvikling/nyansættels e, motivation, salg, målsætning Anthony Chaplin / Larry Proffit Motivation, træning, målsætning Dave Balzer / Roger Drummer / Curtis Bennett 200+ Nikken-produkter, ernæring, teknologisk ekspertise

5 Tilmelding Hemmeligheden bag et succesfuldt arrangement er et effektivt tilmeldingssystem. Her er nogle af de vigtigste punkter, du skal tage højde for, når du indretter tilmeldingssystemet for dit arrangement: Pris: Hvad koster konsulent/gæstebilletter? Hvor mange penge vil du bruge på arrangementsmaterialer? Billetter: Vælg, om der skal betales direkte ved arrangementet, eller om du vil have et billetforsalg. Tænk på udskrift af billetter, materialer og andre udskrifter, du vil uddele ved arrangementet. Materialer: Har du lavet og udskrevet navneskilte og tidsplaner til deltagerne? Du kan give deltagerne mulighed for selv at udskrive dem, når de tilmelder sig. Eller du kan selv gøre det og anbringe dem på stolene, inden deltagerne ankommer. Giver du gratis gaver eller prøver? Det ville være en behagelig overraskelse for deltagerne, hvis du lægger en gratis lille gave på deres stol (også hvis det bare er en reklamekuglepen). Eller måske kunne du sætte en arrangementspakke sammen til deltagerne. Den kunne evt. omfatte en gratis gave, program for arrangementet, produktoplysningsmateriale og feedbackformularer. Gør pakken til en souvenir fra dit arrangement, som deltagerne kan tage med hjem og huske arrangementet ved. Kampagne og marketing Alt afhængigt af din målgruppe er der mange forskellige måder, hvorpå du kan gøre dit marked opmærksom på dit arrangement. Her er et par af mulighederne: Sociale medier Facebook, Twitter, LinkedIn eller blogging Reklame Plakater, bannere, opstillinger, løbesedler og anden litteratur Mund-til-mund-metoden Både online og offline med familie, venner og kolleger Arrangementsplan En plan over arrangementet, som informerer om programmet, billetter, tidspunkter, beliggenhed, emner etc.

6 Giver du en kampagnerabat på billetterne? En rabat på bare 10 % på billetterne kan anvendes som et incitament til køb. Eller hvad med at afholde en lodtrækning ved arrangementet? Det kan du også gøre reklame med. Nikkens kalender for arrangementer Nikkens kalender for arrangementer findes på Nikkens offentlige website og MyNikken, hvor du kan uploade oplysninger om dit arrangement til kalenderen for at nå ud til andre Nikken-konsulenter. Et nyttigt hjælpemiddel, hvor du kan holde styr på alle oplysninger om arrangementet på ét sted. Arrangementets indhold og kampagne Kampagnen stopper naturligvis ikke, så snart arrangementet begynder. Kampagnen skal køre hele vejen til arrangementet, og mens arrangementet afholdes, ja selv efter det er slut. Evt. kan du tage prøver og produkter med og vise dem ved dit arrangement. Eller måske kan du vise livedemonstrationer, f.eks. vise hvordan PiMag -vandsystemet og Air Power5 Pro virker, og hvordan man udskifter filtrene på bestemte produkter. I sídste ende drejer det sig om at skabe en visuel helhed, med koordinerede produkter og materialer, på den mest effektive måde. Til dette formål har vi oprette en specialdesignet webshop ved navn "Nikken Tools", som tilbyder popup-bannere og materialer, som du kan bruge i forbindelse med dit arrangement: Hvis du bruger PowerPoint-præsentationer, kan du finde Nikken-materiale såsom YouTube-videoer her: Hvis du har spørgsmål, eller hvis du har brug for mere hjælp, er du selvfølgelig velkommen til at kontakte Nikken Europe Events Team på adressen events@nikken.co.uk. Logistik Opstil en arrangementsplan Bekræft faciliteterne, indretningen, gulvplanen, produktvisningsområder, siddepladserne og scenearrangementet. Bekræft talerne og programmet, herunder ankomst og tidspunktet for talerne. Bekræft, og du tilbyder mad og drikke. Hvis du sælger billetter, hvordan skal de så sælges, og hvor mange deltagere håber du på at få til arrangementet? Samarbejd med hotellet, kontrollér at alt er som det skal være, og tag imod deres hjælp. Opstiller du et bord, hvor deltagerne kan blive registret på stedet? I så tilfælde skal du sætte skilte op, så deltagerne ved, hvor de skal gå hen. Når logistikken er på plads, skal du starte din kampagne og gøre opmærksom på arrangementet!

7 Produktions- og AV-udstyr Visuelle hjælpemidler og PowerPoint-præsentationer Vi anbefaler, at du downloader alle PowerPoint-præsentationer, videoer og musik, som du vil bruge, inden arrangementet starter. I stedet for at streame dem direkte fra internettet. Læg dem klar på din laptops skrivebord, så du nemt kan åbne dem, når du har brug for dem. Sørg for at have nok eksemplarer af det materiale, du vil uddele, hvis det skal ledsage din præsentation. Har du brug for en skærm og en projektor til at vise din præsentation? Og husk frem for alt, at du skal have alle de nødvendige kabler til din laptop. Musik/lyd Musikken, du vælger, skal være relevant for arrangementet. Hav også din målgruppe i tankerne, og hvad der passer bedst. Mikrofoner Vælg mellem håndholdt mikrofon, reversmikrofon eller headset (til arrangementer med over 50 deltagere anbefaler vi, at du bruger en håndholdt mikrofon, så lyden kommer rigtigt frem), og sørg for at der er indrettet et AV-lydsystem. Gæstetalere Foretag en kontrol af lyden, og sørg for at alting afspilles korrekt, og at deltagerne på de bagerste rækker også kan høre talerne. Tolkning Hvis du har en gæstetaler ved dit arrangement, har du så brug for en simultaneller konsekutivtolk? Definitioner Simultantolkning: Tolken gengiver beskeden i målsproget så hurtigt, som vedkommende kan formulere den ud fra kildesproget, mens taleren fortsætter med at tale på kildesproget. Tolken sidder i en lydafskærmet kabine og taler ind i en mikrofon og lytter samtidigt til talen på kildesproget og ser på taleren. Tilhørerne lytter til simultantolken på målsproget ved hjælp af høretelefoner. Konsekutivtolkning: Tolken taler, når taleren har afsluttet sin tale på kildesproget. Talen opdeles i segmenter, og tolken sidder eller står ved siden af taleren, lytter og gør notitser, mens taleren afholder talen. Når taleren holder pause eller er færdig med at tale, gengiver tolken en del af beskeden eller hele beskeden på målsproget.

8 Opfølgning og fejring af din succes! Du klarede det! Du planlagde og afholdt dit eget arrangement. Har du det ikke bare godt?! Nu er det tid til at tage sig af alle andre opgaver, der hænger sammen med arrangementet, herunder: Evaluering af arrangementet: Feedbackformularer er en god måde at indsamle deltagernes meninger om arrangementet efter det er slut. Og de vil hjælpe dig med at afholde et endnu bedre arrangement næste gang. Fasthold også din egen mening Hvordan synes du det gik? Takkebreve: Til gæstetalere, VIP'er og deltagerne. Pressemeddelelse: Skriv evt. en kort pressemeddelelse om arrangementet, og send den til pressen. Husk at den skal besvare spørgsmålene "hvem", "hvad", "hvornår" og "hvordan" hvem ved, måske bliver den trykt i avisen og gør endnu mere opmærksom på forretningsmuligheden, dig og dit næste arrangement. Deling af billeder/videoer: Brug onlineplatforme til at dele billeder og videoer fra arrangementet, f.eks. Facebook, Twitter, YouTube og Flickr. De kan bruges til senere kampagner. Og til slut... fejr det! Du har fortjent det. Udfærdiget af Nikken Europe