Statsforvaltningens brev af 25. marts 2009 til en borger.

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 25. marts 2009 til en borger Statsforvaltningen Syddanmark har modtaget din henvendelse af 16. november 2008 vedrørende klage over afslag på aktindsigt i lejekontrakt mellem Tønder Kommune og Rømø Labyrintpark I/S. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Tønder Kommunes administration af reglerne om aktindsigt ikke fuldt ud har været i overensstemmelse med lovgivningen. Statsforvaltningen har derfor anmodet Tønder Kommune om at oplyse, hvad kommunen agter at foretage sig i anledning heraf. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse: Sagens baggrund Det fremgår af sagen, at du den 15. oktober 2008 anmodede Tønder Kommune om aktindsigt i lejekontrakten mellem Tønder Kommune og Rømø Labyrintpark I/S. Tønder Kommune traf den 24. oktober afgørelse om aktindsigt, hvori der gives afslag på aktindsigt i lejekontrakten med henvisning til offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5. Den 26. oktober 2008 klager du til Tønder Kommune over, at du har fået afslag på aktindsigt i lejekontrakten mellem Tønder Kommune og Rømø Labyrintpark I/S. Den 10. november 2008 træffer kommunen på ny afgørelse om aktindsigt, hvori kommunen fastholder tidligere afslag. TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA JOURNAL NR.: /461 SAGSBEHANDLER: DLUSYD DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: EAN- NR SE- NR [email protected] EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG- ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: Følgende fremgår blandt andet af Tønder Kommunes udtalelse til statsforvaltningen af 10. december 2008: ( ) Som nævnt i afgørelsen af 10. november, er det Tønder Kommunes vurdering, at lejekontrakten ikke kan udleveres, når hensynet til Kommunens økonomiske interesser og Labyrintparkens drifts- og

2 forretningsforhold begrunder, at den skal undtages fra aktindsigt. Det er i den forbindelse Tønder Kommunes vurdering, at meroffentlighedsprincippet efter 4, stk. 1, 2. pkt. ikke kan begrunde en videre adgang til aktindsigt, eftersom kontrakten i vidt omfang indeholder oplysninger, der er undtaget fra aktindsigt af hensyn til såvel virksomheden Labyrintparkens som Kommunens økonomiske interesser. Omfanget af disse oplysninger medfører, at dokumentet ikke ville være meningsbærende efter en eventuel ekstrahering. ( ) Tønder Kommune har i den forbindelse tillige henvist til 12 i offentlighedsloven. Tønder Kommune den 16. februar 2009 supplerende blandt andet oplyst følgende: ( ) I forholdt til kommunens egne økonomiske interesser, så opererer Tønder Kommune i lige konkurrence med private udlejere i forbindelse med udlejning af arealet til Labyrintparken I/S. Kommunen er dog også i sådanne privatretlige dispositioner underlagt en generel forpligtigelse til at handle økonomisk forsvarligt. Såfremt lejeafgiftens størrelse samt en del af de øvrige vilkår, hvorpå kontrakten er indgået, kommer til offentlighedens kendskab, vil det svække kommunens forhandlingsdisposition, når kommunen skal indgå andre, tilsvarende lejekontrakter. Herved består en nærliggende risiko for, at Tønder Kommune afskæres for muligheden for at indgå aftaler på markedsvilkår som den er forpligtet til. SIDE 2 Med hensyn til Labyrintparken I/S, så indeholder lejekontrakten bl.a. en beregning af lejeafgiften, som er fastsat på baggrund af bl.a. det forventede antal besøgende fra lejr- og naturskolerne. Denne beregning afdækker indirekte den forventede omsætning for virksomheden Labyrintparken I/S. Endvidere indeholder kontrakten også oplysninger om garantistillelse, hvis størrelse begge parter med rimelighed bør kunne forlange unddraget offentlighedens kendskab. ( ) Du har den 20. februar 2009 afgivet kommentar til kommunens udtalelse af 16. februar Statsforvaltningen har modtaget kopi af de dokumenter, der var blevet unddraget fra aktindsigt.

3 Statsforvaltningen konstaterer, at de undtagne oplysninger og dokumenter blandt andet indeholder en erhvervslejekontrakt mellem Tønder Kommune og Rømø Labyrintpark I/S om leje af arealer på m2 til brug for opførelse og drift af en Labyrintpark. Lejekontrakten indeholder en beskrivelse af vilkårene for lejemålet, herunder lejers hæftelsesansvar, lejemålets omfang, lejemålets anvendelse, lejeafgiftens størrelse samt beregning af denne, opsigelse, vedligeholdelse og renholdelse, garantistillelse samt misligholdelse. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008). Tilsynet omfatter ikke spørgsmål om hensigtsmæssighed, herunder sagsbehandlingens tilrettelæggelse eller sagsbehandlingstiden i det omfang, sådanne spørgsmål ikke er reguleret i lovgivningen. God forvaltningsskik er endvidere ikke en del af prøvelsesgrundlaget, da disse principper ikke har karakter af retsregler. Følgende fremgår 4, stk. 1, 5, stk. 1, 12 og 13 i lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven - lov nr. 572 af 19. december 1985, som senest ændret ved 5 i lov nr. 552 af 24. juni 2005): 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. SIDE 3 5. Retten til aktindsigt omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt

4 det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. Stk. 2. Omfattes kun en del af et dokument af bestemmelsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. 13. Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til ( ) 5) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, eller 6) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Stk. 2. Gør hensyn som nævnt i stk. 1 sig kun gældende for en del af et dokument, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. Følgende fremgår af pkt. 44 i Justitsministeriets vejledning om, offentlighed i forvaltningen af 3. november 1986: 44. Efter 13 kan retten til aktindsigt i øvrigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til en række nærmere angivne offentlige eller private interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Det gælder f.eks. hensynet til statens sikkerhed, rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, forebyggelse og forfølgning af lovovertrædelser, gennemførelse af offentlig kontrol og planlægningsvirksomhed samt det offentliges økonomiske interesser. Også andre private og offentlige interesser end dem, der udtrykkeligt er nævnt i 13, nr. 1-5, kan, jfr. nr. 6, begrunde undtagelse fra den almindelige adgang til aktindsigt, når hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er klart påkrævet. I tilfælde, hvor der kan være begrundet tvivl om, hvorvidt en begæring om aktindsigt bør afslås efter 13, vil det kunne være rimeligt at indhente en udtalelse fra den, hvis interesse kan være til hinder for, at begæringen imødekommes( ). SIDE 4 Offentlighedslovens 4 er udtryk for lovens hovedregel om et generelt offentlighedsprincip. Dokumenter i den offentlige forvaltning skal således kunne forlanges udleveret, medmindre der er sikker hjemmel til, at myndigheden kan nægte at udlevere de ønskede dokumenter eller oplysninger.

5 Det fremgår af offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, at der kan gives afslag på aktindsigt med henvisning til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Det fremgår endvidere af offentlighedslovens 13, stk. 2, at hvis retten til at undtage visse dokumenter fra aktindsigt kun omfatter en del af dokumentet skal der gives aktindsigt i dokumenternes øvrige indhold. Statsforvaltningen har noteret sig, at dokumenterne indeholder en erhvervslejekontrakt mellem Tønder Kommune og Rømø Labyrint I/S om leje af arealer på m2 til brug for opførelse og drift af en Labyrintpark. Dokumenterne indeholder en beskrivelse af vilkårene for lejemålet, herunder lejemålets omfang, lejemålets anvendelse, garantistillelse samt lejeafgiftens størrelse. Der er således tale om, at kommunen ved udlejning af arealer driver virksomhed i fuld konkurrence med private virksomheder. Det er en klart afgrænset del af det offentliges virksomhed. Statsforvaltningen finder, at det kun er den del af kontrakten der vedrører lejeafgiftens størrelse samt beregning af lejeafgift, der kan undtages fra aktindsigt. Statsforvaltningen lægger vægt på, at aktindsigt i oplysninger om lejeafgiftens størrelse samt beregning af leje kan svække kommunens forhandlingsposition og at afslag således kan gives for at sikre kommunens stilling som part i kontraktsforhold. SIDE 5 Statsforvaltningen finder således, at den resterende del af lejekontrakten ikke kan undtages fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens 13, stk. 2. På den baggrund har statsforvaltningen anmodet Tønder Kommune om at oplyse, hvad kommunen agter at foretage sig i anledning heraf. Det skal bemærkes, at allerede fordi Tønder Kommune kunne undtage visse dele af lejekontrakten med henvisning til offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, finder statsforvaltningen det irrelevant at forholde sig til, hvorvidt kommunen kunne have undtaget lejekontrakten efter offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2.

6 I øvrigt Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne udtalelse til Tønder Kommune med anmodning om oplyse, hvad Tønder Kommune agter at foretage sig. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet: ( Med venlig hilsen Stella Bøttger specialkonsulent / Ditte Lundgaard fuldmægtig SIDE 6