Vedr. klage over sagsbehandling i forbindelse med begæring om aktindsigt ved Herning Kommune

Transkript

1 TILSYNET Vedr. klage over sagsbehandling i forbindelse med begæring om aktindsigt ved Herning Kommune Du har ved mail af 26. oktober 2007 rettet henvendelse til Statsforvaltningen Midtjylland, som i medfør af 47 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008) fører tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland. STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: RINGKØBING JOURNAL NR.: /246 SAGSBEHANDLER: VJEMID DIREKTE TELEFON: Du har anført, at Herning Kommune ikke har været berettiget til at tilskære din anmodning om aktindsigt til kun at vedrøre oplysninger om EGJ Udvikling A/S, samt at visse angivne oplysninger ikke kunne undtages fra aktindsigt. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen, og skal beklage den lange sagsbehandlingstid. Sagens baggrund Den 28. september 2006 anmodede du om aktindsigt hos Herning Kommune i kommunens aktiviteter i EGJ Udvikling A/S og salg af EGJ A/S til DONG A/S. Begæringen omfattede materiale inkl. notater fra udvalg og møder vedrørende behandlinger og beslutninger om: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN- NR midtjylland@statsforvaltning.dk TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: EKSPEDITIONSTID: MANDAG- ONSDAG TORSDAG FREDAG ) Herning Kommunes salg af EGJ A/S til DONG A/S 2) Herning Kommunes tidligere og eksisterende aftaler med DONG A/S, EGJ A/S, EGJ Udvikling A/S om EGJ Udvikling A/S 3) Herning Kommunes aftaler, der ligger til grund for placeringen af bestyrelsesmedlemmer i EGJ Udvikling A/S, samt aftaler om aflønning 4) Herning Kommunes eventuelle aftaler med øvrige bestyrelsesmedlemmer i EGJ Udvikling A/S.

2 Herning Kommune imødekom din anmodning om aktindsigt den 11. oktober Kommunen oplyste indledningsvist, at salget af EGJ A/S til DONG A/S vedrørte 64 % af selskabets aktier, og fandt sted i januar 2003, på hvilket tidspunkt der ikke var tale om etablering af et udviklingsselskab. Etableringen af et udviklingsselskab, i form af EGJ Udvikling A/S, kom først på tale i juni Herning Kommunes formodede, at din anmodning om aktindsigt var knyttet til det etablerede EGJ Udvikling A/S, og kommunen havde derfor ikke givet aktindsigt vedrørende salget af EGJ A/S til DONG A/S (punkt 1), da der ikke heri fandtes oplysninger om EGJ Udvikling A/S. For så vidt angik punkt 2) oplyste kommunen, at den ikke havde tidligere eller eksisterende aftaler med EGJ Udvikling A/S om EGJ Udvikling A/S, men at der eksisterede en aftale med DONG A/S fra juni 2004, hvor punkt 5.4 havde tilknytning til EGJ Udvikling A/S, hvorfor dele af dette punkt var vedlagt. Den del af punkt 5.4 der var givet aktindsigt i, havde følgende indhold: 5.4 EGJ A/S vil ved etableringen af et datterselskab anvende mindst DDK 55 mio. skriver femoghalvtreds mio. danske kroner., til på kommerciel basis at foretage investeringer med udgangspunkt fra Herning inden for (i) udvikling og anvendelse af nye teknologier og koncepter på kraftvarmeområdet. (ii) andre former for distribueret energi (f.eks. mikrogasturbiner, brændselsceller mv.) samr (iii) vedvarende energiteknologier. Udviklingsselskabets bestyrelse skal have 7 medlemmer, hvoraf 3 udpeges af HK [Herning KOmmune], 3 udpeges af DONG og 1 udpeges af HK og DONG i fællesskab. Formanden udpeges af HK. For så vidt angik punkt 3) havde kommunen vedlagt politisk aftale af 17. august 2004 vedrørende bestyrelsessammensætningen i EGJ Udvikling A/S. Kommunen oplyste, at aftaler om aflønning af bestyrelsesmedlemmer var et selskabsanliggende i EGJ Udvikling A/S, og ikke en sag, der havde været undergivet behandling i den offentlige forvaltning og dermed ikke omfattet af offentlighedsloven. Kommunen tilføjede, at EGJ Udvikling A/S ikke var omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, og at oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, normalt var omfattet af tavshed. Til punkt 4) oplyste kommunen, at den ikke havde aftaler med øvrige bestyrelsesmedlemmer i EGJ Udvikling A/S. SIDE 2

3 I brev af 26. oktober 2007 rettede du henvendelse til Statsforvaltningen Midtjylland. Du oplyste, at du havde rettet telefonisk henvendelse til Herning Kommune, da du var af den opfattelse, at Herning Kommune burde have fremlagt flere oplysninger. Herning Kommune havde afvist dette, og oplyst, at der ikke var yderligere af relevans for sagen. Efter din opfattelse efterlevede Herning Kommune ikke offentlighedslovens regler om aktindsigt. Du anførte, at kommunen ikke uden forudgående høring kunne tilskære din anmodning, til kun at omfatte oplysninger om EGJ Udvikling A/S. Du var efterfølgende fra anden side kommet i besiddelse af den fulde aftale fra juni 2004 med DONG A/S, hvor der af kommunen kun var givet aktindsigt i dele af punkt Det var din opfattelse, at kommunen uberettiget havde undtaget den resterende del af punkt 5.4, hvorved det resterende kom til at fremstå ufyldestgørende. Du henviste desuden til, at punkt 5.5 i aftalen var af relevans, da den viste, at kommunen samarbejdede aktivt med HIRC. Du bad statsforvaltningen tage stilling til, om Herning Kommune burde efterleve den oprindelige anmodning om aktindsigt ved at fremsende: 1) Dokumenter vedrørende Aktieoverdragelse af 3. januar 2003 DONG A/S og Herning Kommune 2) Dokumenter vedrørende Tillægsaftale mellem Herning Kommune og DONG A/S dateret den 10. marts ) Journalliste vedrørende ovenstående sager Ved mail af 16. maj 2008 fremsendte du kopi af nogle yderligere dokumenter, du efterfølgende havde fået fra kommunen. Der var tale om et referat fra et byrådsmøde fra den 1. marts 2005, der vedrørte stiftelse og vedtægter og udpegning af bestyrelsen vedrørende EGJ Udvikling A/S, et referat vedrørende valg i henhold til styrelseslovens 17, stk. 2, og et brev fra Herning Kommune til EGJ Udvikling A/S vedrørende Herning Kommunes udpegning til bestyrelsen i selskabet. Du oplyste desuden, at det nu fremgik af Herning Kommunes hjemmeside, hvad de af byrådet udpegede bestyrelsesmedlemmer modtog i honorar. Ved brev af 19. december 2007 til statsforvaltningen oplyste Herning Kommune som baggrund for, at kommunen havde imødekommet aktindsigt som sket, at på tidspunktet for begæringen af aktindsigt verserede der en sag mellem dig og Herning Kommune om EGJ Udvikling A/S. Derfor formodede kommunen, at din interesse alene vedrørte EGJ Udvikling A/S. Da EGJ Udvikling ikke var etableret eller planlagt etableret på det tidspunkt aktierne i EGJ A/S SIDE 3

4 blev solgt til DONG A/S, havde kommunen ikke givet aktindsigt i oplysninger herom (punkt 1 i anmodningen om aktindsigt). Det var Herning Kommunes opfattelse, at det var tydeliggjort i svaret, at imødekommelsen af aktindsigten kun vedrørte EGJ Udvikling A/S, og at begæringen om aktindsigt derfor ikke var imødekommet på alle punkter, og at kommunen havde begrundet dette. Det var kommunens opfattelse, at der var foretaget en høring af behovet for yderligere oplysninger, da du i givet fald kunne reagere på tilskæringen og anmode om yderligere oplysninger. Kommunen havde ikke opfattet senere henvendelser fra dig som henvendelser om, at der ønskedes aktindsigt i salget af EGJ A/S til DONG A/S. Kommunen havde vedlagt senere henvendelser fra dig. Det fremgår af den ene, at du her frabeder dig formodninger fra kommunen om, hvad du ønsker aktindsigt i, og beder kommunen om også fremover at give indsigt i begæret materiale. I henvendelsen er fremsat en række yderligere anmodninger om aktindsigt. Kommunen anførte om overstregningen af dele af punkt 5.4 i aftalen fra juni 2004, at overstregningen var sket, da oplysningerne ikke havde nogen relation til EGJ Udvikling A/S, men i stedet vedrørte EGJ koncernen som sådan. Det var endvidere kommunes opfattelse, at oplysningerne ville kunne undtages efter offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2, af hensyn til både DONG A/S og EGJ A/S. Vedrørende punkt 5.5 oplyste kommune, at punkt 5.5. ikke vedrørte kommunens samarbejde med det senere oprettede HIRC, men derimod DONG A/S s støtte til HIRC. For så vidt angik spørgsmålet, om Herning Kommune burde efterleve den oprindelige anmodning om aktindsigt ved at fremsende de ovenfor i punkt 1-3 af dig ønskede oplysninger, oplyste Herning Kommune, at der hverken i aktieoverdragelsesaftalen af 3. januar 2003 eller tillægsaftalen af 10. marts 2004, var oplysninger vedrørende EGJ Udvikling A/S. Retsgrundlag Uddrag af offentlighedsloven (lov om offentlighed i forvaltningen lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer) 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give SIDE 4

5 aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af reglerne om tavshedspligt. 5. Retten til aktindsigt omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2) indførelser i journaler, registre, og andre fortegnelser vedrørende den pågældendes sags dokumenter. 16. Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Stk. 2 Uddrag af forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 med senere ændringer) 7. En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Stk. 2. Modtager en forvaltningsmyndighed en skriftlig henvendelse, som ikke vedrører dens sagsområde, videresendes henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i styrelsesloven, hvortil hører offentlighedsloven. Statsforvaltningens behandling af sagen har alene drejet sig om, hvorvidt Herning Kommune berettiget har tilskåret anmodningen som sket, og om de oplysninger, der er undtaget, er undtaget i overensstemmelse med offentlighedsloven. Efter offentlighedslovens 4 stk. 1, kan enhver forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Efter offentlighedslovens 5 omfatter retten til aktindsigt alle dokumenter, der vedrører sagen. Når en kommune modtager en anmodning om aktindsigt, skal den ifølge offentlighedslovens 16, stk. 1, snarest afgøre, om anmodningen om anmodningen kan imøde- SIDE 5

6 kommes. Kommunen skal endvidere tage stilling til, om aktindsigten skal gives ved, at der udleveres kopi af det ønskede materiale, eller ved den begærendes gennemsyn hos kommunen. Såfremt der er tvivlspørgsmål i henseende til, hvad der ønskes aktindsigt i, skal myndigheden søge tvivlen afklaret. Det følger dels af det forvaltningsretlige officialprincip, dels af vejledningspligten i forvaltningslovens 7, stk. 1. Afklaringen skal, efter statsforvaltningens opfattelse, alene tage sigte på at konstatere, hvilke sagsakter og oplysninger den aktindsigtssøgende ønsker kendskab til. Kan tvivlen ikke med sikkerhed afklares på baggrund af anmodningens formulering, kan kommunen efter statsforvaltningens opfattelse enten vælge at udlevere alle de akter, der kan være tale om, eller at spørge den begærende, eller at udlevere de akter, der formodes at være tale om, ledsaget af en redegørelse for de trufne valg og en opfordring til at korrigere anmodningen, hvis aktindsigten ikke er tilstrækkelig. Kriterium for valget må først og fremmest være hensynet til borgerens snarlige og ubesværede adgang til de oplysninger, han ønsker. I anden række kan der også tages hensyn til ønsket om at undgå unødvendig ressourceindsats i administrationen, eksempelvis til kopiering af sagsakter i unødvendigt omfang. Statsforvaltningen finder, at Herning Kommune på baggrund af dine senere telefoniske og skriftlige henvendelser burde have søgt afklaret, om kommunens tolkning af din anmodning om aktindsigt var korrekt. På grund af den meget omfattende karakter af de omhandlede sager hos Herning Kommune finder statsforvaltningen ikke anledning til en nærmere undersøgelse af, om du i dag, efter den lange sagsbehandlingstid, har opnået indsigt i de akter og oplysninger, du ønsker. Er det ikke tilfældet, henstilles, at du retter fornyet henvendelse til Herning Kommune med anmodning om de manglende akter og oplysninger. Opnår du ikke herved, hvad du ønsker, er du velkommen til på ny at rette henvendelse til statsforvaltningen. I forhold til den konkrete aktindsigt, har statsforvaltningen, som nævnt, alene behandlet spørgsmålet om, hvorvidt der ved imødekommelsen af aktindsigten er undtaget oplysninger i strid med offentlighedsloven, i lyset af, at aktindsigten omhandler oplysninger der vedrører EGJ Udvikling A/S. Statsforvaltningen finder ikke anledning til at betvivle kommunens oplysninger om, at der ved salget af aktierne i EGJ A/S til DONG A/S ikke var planer om etablering af et udviklingsselskab, hvorfor statsforvaltningen ud fra de foreliggende oplysninger, er enig med Herning Kommune SIDE 6

7 i, at oplysninger vedrørende salget ikke har relevans i forhold til oplysninger om EGJ Udvikling A/S. I forhold det punkt 5.4 i aftalen fra juni 2004, hvoraf kommunen har undtaget dele med henvisning til, at oplysningerne ikke vedrørte EGJ Udvikling A/S, har statsforvaltningen konstateret, at der er tale om oplysninger vedrørende DONG A/S s kapitalindskud i EGJ A/S, og er derfor enig i, at oplysningerne ikke omhandler EGJ Udvikling A/S. Dette samme gør sig gældende i forhold i aftalens punkt 5.5, der vedrører DONG A/S s støtte til oprettelsen af et videnscenter i Birk Centerpark, Herning. For så vidt angår aflønningen af bestyrelsesmedlemmer i EGJ Udvikling A/S, har kommunen henvist til, at oplysningerne herom ikke har været undergivet behandling i Herning Kommune, da det er selskabsanliggende i EGJ Udvikling A/S. Hertil skal statsforvaltningen bemærke, at EGJ Udvikling A/S som aktieselskab ikke er forpligtet til at oplyse størrelsen af bestyrelseshonorarer, men at kommunen efter omstændighederne kan være forpligtet til at give aktindsigt i oplysninger heri, såfremt oplysningerne fremgår af materiale, der er indgået til kommunen, jf. offentlighedsloven 4, stk. 1, hvorefter adgangen til aktindsigt ikke kun gælder for dokumenter, der er behandlet af en forvaltningsmyndighed, men også dokumenter der er indgået til en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling. Det kan yderligere bemærkes, at aflønning af kommunalbestyrelsesmedlemmer for sådanne hverv, med virkning fra 1. januar 2008 efter styrelseslovens 16E, skal offentliggøres af kommunalbestyrelsen. Statsforvaltningen kan ikke, ud fra de foreliggende oplysninger, vurdere om oplysningerne på daværende tidspunkt var indgået til kommunen. Da det er oplyst, at aflønningernes størrelse efterfølgende blev offentliggjort på kommunens hjemmeside, finder statsforvaltningen ikke anledning til yderligere bemærkninger herom. Statsforvaltningen foretager sig ikke yderligere i anledning af dine henvendelser, men er der fortsat dokumenter, du ikke har fået og ved en fornyet henvendelse til Herning Kommune ikke får, kan du rette henvendelse til statsforvaltningen. Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Herning Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningen hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen SIDE 7

8 Martin Basse /Vibeke Jensen SIDE 8