Ringkøbing-Skjern Kommune Rådhuset Ved Fjorden Ringkøbing. Vedr. henvendelse om aktindsigt i modtaget af

Transkript

1 Ringkøbing-Skjern Kommune Rådhuset Ved Fjorden Ringkøbing TILSYNET STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND Vedr. henvendelse om aktindsigt i modtaget af Ringkøbing-Skjern Kommune ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: RINGKØBING Journalist, A, har ved brev af 10. november 2008 rettet henvendelse til Statsforvaltningen Midtjylland, som i medfør af 47 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008) fører tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland. A har gjort gældende, at Ringkøbing-Skjern Kommune uberettiget har afvist aktindsigt i en af kommunen modtaget , indeholdende et finansieringsnotat om projektet Søvejen mod vest. JOURNAL NR.: /436 SAGSBEHANDLER: VJEMID DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN- NR midtjylland@statsforvaltning.dk Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Ringkøbing- Skjern Kommune ikke med henvisning til offentlighedslovens 7, stk. 1, nr. 1, eller 10, stk. 1, nr. 4, kunne undtage finansieringsnotatet fra aktindsigt. Statsforvaltningen bedes oplyst, hvad Ringkøbing-Skjern Kommune vil foretage sig i anledning af ovenstående, og beder sig orienteret herom om senest en måned. TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: EKSPEDITIONSTID: MANDAG- ONSDAG TORSDAG FREDAG Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund: På baggrund af en postliste på Ringkøbing-Skjern Kommunens hjemmeside, hvoraf al indgående post fremgår, blev A opmærksom på, at der den 18. oktober 2008 var indgået e-post indeholdende et finansieringsnotat vedrørende projektet Søvejen mod vest. Afsenderen var

2 projektet Søvejen mod vest. Afsenderen var angivet som B, Hvide Sande Havn. Den 20. oktober 2008 anmodede A, som journalist ved Dagbladet Ringkøbing-Skjern, Ringkøbing-Skjern Kommune om aktindsigt i en. Kommunen afviste i svar af 5. november 2008 at give aktindsigt i en. Af svaret fremgik, at kommunen betragtede en som et internt arbejdspapir efter offentlighedslovens 7, stk. 1, nr. 1, med henvisning til, at der var tale om et dokument udarbejdet af en myndighed til eget brug. Dette begrundedes med, at det vedhæftede notat i en vedrørte kommunens økonomiske overvejelser om et projekt, der endnu var på planlægningsstadiet, og som på sigt kunne medføre et udbud. Den 10. november 2008 rettede A henvendelse til Statsforvaltningen Midtjylland, og anførte, at Ringkøbing- Skjern Kommunes afslag på aktindsigt var uberettiget. Han henviste til, at der ikke kunne være tale om et internt arbejdspapir, når afsenderen af en var Hvide Sande Havn. I brev af 17. december 2007 til statsforvaltningen, oplyste Ringkøbing-Skjern Kommune følgende: Projektet Søvejen mod vest drives i en projektorganisation under Direktør i Ringkøbing-Skjern Kommune C. Under projektet er nedsat en administrativ styregruppe og herunder 4-5 arbejdsgrupper. I arbejdsgrupperne deltager forskellige eksterne parter. B er ansat som leder af den kommunale selvstyrehavn, der i forhold til kommunen må betragtes som ekstern. B s rolle i forhold til projektet er, at han ud over at deltage i en administrativ styregruppe, deltager i en arbejdsgruppe, hvor der arbejdes med at tilvejebringe projektets finansiering. B s var et led i arbejdsgruppearbejdet under projektet. Som det fremgår af vedlagte materiale, indeholder det til en vedhæftede notat forvaltningens strategiske overvejelser om, hvordan projektet kunne organiseres, primært med udgangspunkt i finansiering. Notatet foreligger fortsat kun i udkast. Notatet er således fortsat ikke forelagt kommunalbestyrelsen, politiske udvalg eller godkendt af kommunens projektorganisation for Søvejen mod vest. Der gives i notatet nogle foreløbige overslag på nogle delprojekters økonomiske rammer. Da der endnu ikke er taget stilling til, hvilke delprojekter der vil blive anvendt offentlige midler til, kan det ikke pt. afgøres, SIDE 2

3 hvilke opgaver kommunen på sigt vil lægge ud i licitation. Det er derfor kommunens vurdering, at det dokument, som A anmoder om, er af sådan karakter, at det må betegnes som et internt arbejdspapir, jf. lov om offentlig 7, stk. 1, nr. 1, dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug. en og det derpå vedhæftede notat vedrører kommunens økonomiske overvejelser om et projekt, der endnu er på planlægningsstadiet og som på sigt kan medføre et eller flere udbud. Det kan supplerende anføres, at offentlighedslovens 10. stk. 1, nr. 4, subsidiært kan finde anvendelse da der er tale om et samarbejde med eksterne faglige og tekniske sagkyndige rådgivere, som det er relevant for kommunen at benytte sig af som led i at kunne træffe en beslutning om, hvilke projekter kommunen ønsker at sætte i værk. På den baggrund mener kommunen ikke, at der bør gives indsigt i de akter, som A anmoder om. Statsforvaltningen har af kommunen fået tilsendt finansieringsnotatet, der er et referat af et møde afholdt i arbejdsgruppen for finansiering og fundraising den 15. oktober Referatet er udarbejdet af en ansat hos kommunen. en der fremgår af postlisten, er en mail fra B, Hvide Sande Havn, hvori finansieringsnotatet er vedhæftet. B har i mailen sendt finansieringsnotatet med sine rettelser til to ansatte i kommunen, heriblandt forfatteren af referatet. Det fremgår af finansieringsnotatet, at arbejdsgruppen for finansiering og fundraising består af repræsentanter fra Ringkøbing-Skjern Kommune, Hvide Sande Havn, Erhvervscentret og Vestas. Retsgrundlag: Uddrag af offentlighedsloven (lov om offentlighed i forvaltningen lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer) 7. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug SIDE 3

4 10. Retten til aktindsigt omfatter ikke: nr. 4) Myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelser af, om en retssag bør føres. 13. Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til 5) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, eller Uddrag af havneloven (lovbekendtgørelse nr. 266 af 11. marts 2009) 9. En kommunal selvstyrehavn er en selvstændig virksomhed, som styres af kommunalbestyrelsen i den kommune, hvor havnen ligger. Stk. 2. Havnens ledelse varetages af en havnebestyrelse, der vælges af kommunalbestyrelsen Stk. 8. Havnen drives således, at dens indtægter mindst dækker udgifterne. Kommunalbestyrelsen fastsætter de overordnede økonomiske rammer for havnens drift, og havnebestyrelsen disponerer selvstændigt inden for de fastsatte rammer over anlægs- og driftsmidler. Stk. 9. Havnens administration skal holdes adskilt fra kommunens. Stk. 10. Havnens midler skal være regnskabsmæssigt adskilt fra kommunens, jf. dog.. Statsforvaltningens udtalelse: Efter offentlighedslovens 7, stk. 1, nr. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Ved interne arbejdsdokumenter forstås efter 7, stk. 1, nr. 1, dokumenter der udarbejdes af en myndighed til eget brug. Mødereferater er som udgangspunkt interne arbejdsdokumenter, så længe de alene tjener til den udarbejdende myndigheds eget brug. Finansieringsnotatet er ligeledes som udgangspunkt omfattet af begrebet interne arbejdsdokumenter, da det er udarbejdet af kommunen. Det er dog en forudsætning for anvendelsen af offentlighedslovens 7, stk. 1, nr. 1, at referater og notater kun er benyttet til internt brug. Et dokument, der videregives til en anden forvaltningsmyndighed, eller som i øvrigt afgives til udenforstående, vil SIDE 4

5 som hovedregel miste sin interne karakter, og være undergivet aktindsigt efter offentlighedslovens øvrige regler. Der kan i denne forbindelse henvises til FOB , hvor Ombudsmanden antog, at udkast til et mødereferat, der blev sendt til mødedeltagere uden for den styrelse, der havde udarbejdet udkastet, blev undergivet aktindsigt efter offentlighedslovens almindelige regler (jf. i øvrigt Offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter, Jurist og Økonomiforbundets Forlag, 1998, side 160ff) Det må lægges til grund, at finansieringsnotatet oprindeligt er sendt fra kommunen til B, leder af Hvide Sande Havn. B har så efterfølgende sendt referatet tilbage til kommunen med sine rettelser hertil. Hvide Sande Havn er som selvstyrehavn en selvstændig virksomhed, der styres af kommunalbestyrelsen, jf. havnelovens 9, stk. 1. I relation til offentlighedslovens 7, stk. 1, nr. 1, er Hvide Sande Havn i forhold til kommunen ekstern. Ved kommunens oversendelse af finansieringsnotatet til Hvide Sande Havn, har dokumentet altså efter statsforvaltningens opfattelse, mistet sin interne karakter efter offentlighedslovens 7, stk. 1, nr. 1. Kommunen har i sin udtalelse til statsforvaltningen henvist til, at notatet kun foreligger i udkast og ikke er forelagt kommunalbestyrelsen, politiske udvalg eller godkendt af kommunens projektorganisation for "Søvejen mod vest". Hertil bemærkes, at det er uden betydning for et dokuments status af internt eller ikke, om dokumentet af den udarbejdende myndighed anses for færdigt, og hvilke medarbejdere eller organer hos den udarbejdende myndighed der har set eller tiltrådt det. Så snart et - hidtil internt - dokument er udleveret til eller forevist for en person eller et organ, som ikke hører til den udarbejdende myndighed, har dokumentet dermed mistet sin karakter af internt. Det skal altså derefter udleveres til enhver, der søger aktindsigt, medmindre det kan undtages med hjemmel i en anden af lovens undtagelsesbestemmelser. Finansieringsnotatet kunne derfor ikke med henvisning til offentlighedslovens 7, stk. 1, nr. 1, lovligt undtages fra aktindsigt. Kommunens henvisning til offentlighedslovens 10, stk. 1, nr. 4, kan ikke danne grundlag for en undtagelse fra aktindsigt, da den kun omfatter brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres. Kommunen anfører, at der er tale om et projekt på planlægningsstadiet, som på sigt ville kunne medføre et eller SIDE 5

6 flere udbud. Statsforvaltningen forstår dette således, at kommunen er af den opfattelse, at oplysningerne i finansieringsnotatet kan være omfattet af offentlighedslovens 13. stk. 1, nr. 5, hvorefter retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Undtagelse af oplysninger efter offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, forudsætter en nærmere konkretisering af den økonomiske tabsrisiko, der vil være for kommunen ved offentliggørelse af oplysningerne. Det vil sige, at der skal henvises til omstændigheder eller forhold der godtgør, at offentliggørelsen rummer en sådan nærliggende fare for, at kommunens økonomiske interesser vil lide tab af betydning. Under hensyntagen til, at finansieringsnotatet indeholder nogle meget overordnede beskrivelser af projekterne og hvordan finansieringen eventuelt kunne ske, finder statsforvaltningen ikke, at kommunen har anført den nærmere konkretisering af den økonomiske tabsrisiko, der er nødvendig efter offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 6. Statsforvaltningen anmoder på den baggrund oplyst, hvad Ringkøbing-Skjern Kommune vil foretage sig i den anledning, og beder sig orienteret herom om senest en måned. Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Ringkøbing-Skjern Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningen hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Martin Basse /Vibeke Jensen SIDE 6