Statsforvaltningen Hovedstadens brev til en borger

Transkript

1 Resumé: Statsforvaltningen Hovedstaden udtaler, at en borgers anmodning om at få oplyst navnene på de medarbejdere, som havde deltaget i behandlingen af hans klage, skulle betragtes som en begæring om aktindsigt i oplysninger i de ansattes personalesager om de pågældendes navne. Da identifikationskravet i offentlighedslovens 4, stk. 3, var opfyldt, havde borgeren krav på aktindsigt i oplysningerne i de pågældende medarbejderes navne. Statsforvaltningen foretager sig ikke videre i sagen, da borgeren efterfølgende har fået navnene oplyst Statsforvaltningen Hovedstadens brev til en borger TILSYNET MED KOMMUNERNE OG REGIONSRÅDET I Du skrev den 30. april 2008 til Det Sociale Nævn vedrørende Gladsaxe Kommune. Nævnet videresendte din henvendelse til Statsforvaltningen Hovedstaden, tilsynet med kommunerne. Du oplyste i din henvendelse, at Gladsaxe Kommune har nægtet at oplyse, hvem der har behandlet en klage fra dig, og at du mener, at personer, som du tidligere har klaget over, har haft indflydelse på sagens udfald. Vi har nu afsluttet behandlingen af sagen, og vi finder, at du havde krav på at få oplyst navnene på de medarbejdere, som havde deltaget i behandlingen af din klage. Da navnene fremgår af kommunens udtalelse af 1. april 2009 til statsforvaltningen, som du har fået en kopi af, foretager vi os ikke videre i sagen. Nedenfor kan du læse nærmere om sagens omstændigheder og en nærmere begrundelse for vores opfattelse. Sagens baggrund Den 2. oktober 2007 klagede du over kommunens børneog kulturdirektør. Kommunaldirektøren svarede den 22. oktober 2007, at han ikke fandt anledning til kritik af hverken børne- og kulturdirektørens eller børne- og kulturforvaltningens håndtering af din sag. REGION HOVEDSTADEN STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /381 SAGSBEHANDLER: CTHHOV DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN- NR SE- NR tilhov@statsforvaltning.dk TELEFONTID: Mandag Tirsdag- Onsdag Torsdag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag- Onsdag Torsdag Du har oplyst, at du den 17. april 2008 skrev til borgmesteren og bad om at få oplyst navnene på de personer, der havde behandlet din klage over børne- og kulturdirektøren. Kommunen skrev den 28. april 2008 til dig, at du ikke i denne sammenhæng var berettiget til at få oplyst, hvilke sagsbehandlere, der havde indgået i sagsforbere-

2 delsen, men at byrådssekretariatet havde forestået sagsbehandlingen. Kommunens udtalelse Kommunen har den 1. april 2009 sendt en udtalelse til statsforvaltningen i anledning af din henvendelse til os. Heraf fremgår bl.a. følgende: Det er kommunens opfattelse, at X naturligvis har ret til aktindsigt i dokumenter i den pågældende sag. Den generelle og konkrete tilrettelæggelse af sekretariatsbetjeningen af eksempelvis kommunaldirektør og borgmester, herunder hvem der har deltaget i sagsbehandlingen i enkelte sager, indgår imidlertid ikke i sagens akter, hvorfor afslag er givet. Kommunen har i øvrigt ikke fundet, at der er tale om oplysninger, der bør oplyses under henvisning til princippet om meroffentlighed. Kommunen har i sin vurdering lagt vægt på, at kommunens besvarelser på X s henvendelser ikke er udtryk for administrativ rekurs, men derimod egen prøvelse i kommunens eget regi. Ved egen prøvelse af sagsbehandling tages sagen i første omgang op til genovervejelse i samme forvaltning, hvorfor personsammenfald er uundgåeligt. Kommunen skal imidlertid gøre opmærksom på, at inhabilitetsspørgsmål i sagens natur ikke forekommer relevant i forbindelse med egen prøvelse, jfr. principperne i forvaltningslovens 3, stk. 4 og 5. I praksis lader problemstillingen sig også kun vanskeligt løse fuldstændigt. I forbindelse med kommunens besvarelser af X s henvendelser til henholdsvis skolechef, børne- og kulturdirektør, kommunaldirektør og borgmester har sagen været behandlet i forskellige afdelinger og forvaltninger i kommunen. Risikoen for personsammenfald er derfor minimeret mest muligt, om end det fra ekstern side kan se anderledes ud. Ud fra disse overvejelser finder kommunen ikke at være forpligtet til at oplyse X om den interne tilrettelæggelse i kommunen af arbejdsopgaver forbundet med prøvelse af kommunens egen sagsbehandling. Dine bemærkninger til kommunens udtalelse Den 22. juni 2009 har du sendt statsforvaltningen dine bemærkninger til kommunens udtalelse. SIDE 2

3 Det fremgår af brevet, at du mener, at hovedhensynet i sagen alene handler om kommunens interesse i et mørklægge et forløb af særdeles kritisk karakter, og at byrådssekretariatet har interesse i at dække over forhold, der belaster ledende medarbejdere i kommunen. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører efter kommunestyrelsesloven 1 tilsyn med, at Gladsaxe Kommune overholder offentligretlige retsgrundsætninger og den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder. Det kan f.eks. være kommunestyrelsesloven, forvaltningsloven, offentlighedsloven o.s.v. Vi kan ikke tage stilling til, om kommunen burde have truffet en anden afgørelse, hvis kommunens afgørelse er truffet på baggrund af et skøn, dvs. hvis kommunen kunne vælge mellem flere forskellige rigtige afgørelser. Men vi kan tage stilling til, om kommunen ved afgørelsen har overholdt offentligretlige retsgrundsætninger og den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder. Vi er ikke en klageinstans, og derfor rejser vi kun en tilsynssag, hvis vi har grund til at tro, at kommunen har overtrådt lovgivningen. Statsforvaltningens udtalelse Enhver har ret til aktindsigt i en offentligt ansats personalesag vedrørende oplysninger om den ansattes navn, jf. offentlighedslovens 2, stk. 2 og 3. Det er i Justitsministeriets praksis almindeligt antaget, at den, overfor hvem det offentlige har truffet en afgørelse, kan kræve at få oplyst, hvem der har deltaget i sagsbehandlingen. Oplysninger om, hvilke personer der har truffet afgørelse, og hvem der i øvrigt har medvirket i sagsbehandlingen, er af væsentlig betydning for afgørelsen af bl.a. eventuelle spørgsmål om inhabilitet. 2 Kun i ganske særlige tilfælde kan der for at beskytte den offentligt ansatte være grundlag for over for en part eller andre at hemmeligholde, hvem der har truffet afgørelse i en sag, f.eks. med henvisning til offentlighedslovens 12, stk. 1. Begæringen skal angive de dokumenter eller den sag, den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med, jf. offentlighedslovens 4, stk. 3. Det må anses for tilstrækkeligt, at begæringen indeholder de oplysninger, der efter ind- 1 Lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni Offentlighedsloven med kommentarer s. 223, John Vogter, 3. udgave 1998, Jurist- og Økonomforbundets Forlag SIDE 3

4 retningen af myndighedens registre m.v. er nødvendige for at finde frem til sagen. 3 Det er statsforvaltningens opfattelse, at en myndighed ikke kan give afslag på en begæring om aktindsigt i en medarbejders personalesag med henvisning til, at den, der søger aktindsigt ikke er bekendt med medarbejderens navn, hvis det på anden måde er muligt at finde frem til, hvilken personalesag det drejer sig om. Der henvises til U Ø, hvor Østre Landsret fandt, at oplysninger om to ansattes navn og stilling som udgangspunkt var omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedslovens 2, stk. 3, jf. stk. 2, og at identifikationskravet i 4 var opfyldt. Gladsaxe Kommune har oplyst, at navnene på de personer, som deltog i behandlingen af din klage over kommunaldirektøren, ikke fremgik af dokumenter i sagen, men har til statsforvaltningen oplyst navnene på de ansatte, som deltog i sagens behandling. Statsforvaltningen finder på denne baggrund, at din anmodning om at få oplyst medarbejdernes navn skulle betragtes som en begæring om aktindsigt i oplysninger i de ansattes personalesager om de pågældendes navne. Vi finder desuden, at identifikationskravet i offentlighedslovens 4, stk. 3, var opfyldt, fordi det var muligt for kommunen at identificere, hvilke personer du ønskede at få oplyst navnene på. Vi er derfor af den opfattelse, at du havde krav på aktindsigt i oplysningerne i de pågældende medarbejderes navne. Da medarbejdernes navne fremgår af kommunens udtalelse af 1. april 2009, og da du har fået denne udtalelse tilsendt i kopi, foretager vi os ikke videre i sagen. Gladsaxe Kommune vil få en kopi af dette brev, og vi vil offentliggøre brevet i anonymiseret form på vores hjemmeside i løbet af kort tid. Med venlig hilsen 3 Offentlighedsloven med kommentarer s. 126, John Vogter, 3. udgave 1998, Jurist- og Økonomforbundets Forlag og Justitsministeriets vejledning nr af 3. november 1986 pkt. 17 SIDE 4

5 Katrine Harlou souschef Christina Themsen fuldmægtig SIDE 5

6 TILSYNET MED KOMMUNERNE OG REGIONSRÅDET I REGION HOVEDSTADEN STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /381 SAGSBEHANDLER: CTHHOV DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN- NR SE- NR tilhov@statsforvaltning.dk TELEFONTID: Mandag Tirsdag- Onsdag Torsdag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag- Onsdag Torsdag