Halsnæs Kommune. Aktindsigt.

Transkript

1 Halsnæs Kommune. Aktindsigt. Resumé: Udtalt, at Halsnæs Kommune ikke har handlet i strid med offentlighedslovens regler om aktindsigt ved at give afslag på aktindsigt i forvaltningens redegørelse og indstilling og økonomiudvalgets beslutning om et eventuelt køb af en del af Hundested Havn Advokat Anders Drachmann Nordhavnsvej 1 Postboks Helsingør STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /157 SAGSBEHANDLER:JEIKOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: I brev af 10. maj 2007 har De som advokat for Hundested Havn I/S klaget over Frederiksværk-Hundested Kommunes behandling af Deres anmodning om aktindsigt. Statsforvaltningen har nu gennemgået sagen og fundet, at Frederiksværk-Hundested kommune, nu Halsnæs Kommune, ikke har handlet i strid med offentlighedslovens regler om aktindsigt. Statsforvaltningen bemærker, at den lange sagsbehandlingstid skyldes, at kommunen først efter fire erindringer fremsendte det udbedte materiale til brug for statsforvaltningens behandling af sagen. Nedenfor følger en redegørelse for sagen og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens udtalelse. GIRO: EAN- NR SE- NR hovedstaden@statsforvaltning.dk TELEFONTID: Mandag- Onsdag Torsdag Fredag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag- Onsdag Torsdag Fredag Sagsfremstilling Ved brev af 25. april 2007 anmodede De Frederiksværk- Hundested Kommune om aktindsigt i: 1) De dokumenter, der lå til grund for kommunens drøftelser med Miljøcenter Roskilde 2) Kopi af akter fra økonomiudvalgets behandling af

2 punktet om Hundested Havn den 18. april Ved af 2. maj 2007 bekræftede kommunen modtagelsen af Deres anmodning om aktindsigt og meddelte, at anmodningen var under behandling. Kommunen anførte, at stillingtagen til anmodningen på grund af sagens karakter og omfang ville kunne foreligge omkring den 18. april Ved brev af 10. maj 2007 klagede De til statsforvaltningen over, at kommunen ikke havde givet Dem aktindsigt under henvisning til, at der var tale om et lovhjemlet krav og under henvisning til, at kommunen formentlig også arbejder efter meroffentlighedsprincippet. Kommunen har i brev af 16. maj 2007 givet Dem aktindsigt i de dokumenter, der lå til grund for kommunens drøftelser med Miljøcenter Roskilde. Kommunen har i brev af 16. maj 2007 anført følgende vedrørende Deres anmodning om aktindsigt i økonomiudvalgsmødets behandling af punktet om Hundested Havn: At sagen blev behandlet på lukket dagsorden og vedrørte kommunens forhandlingsmæssige position med hensyn til eventuelt køb af arealer på Nordhavnen. Der er således tale om interne arbejdsdokumenter, som ydermere ikke indeholder en endelig beslutning vedrørende en sags afgørelse, jf. forvaltningslovens 12, 13 og 15, stk. 1, litra 5. Vi kan derfor ikke imødekomme Deres anmodning om aktindsigt i dokumenter, der indeholder forvaltningens redegørelser og sagsfremstilling m.v. til økonomiudvalget og udvalgets stillingtagen hertil. Som bilag til økonomiudvalgets dagsordenspunkt var bl.a. vedlagt en rapport vedrørende planmuligheder og et planlægningsnotat, begge udarbejdet af NITAS Konsulenterne for kommunen, samt en kortskitse. Disse tre dokumenter vedlægges til orientering for Hundested Havn I/S. I brev af 21. juni 2007 har De fastholdt Deres klage over, at kommunen ikke straks imødekom Deres anmodning om aktindsigt og over, at kommunen ikke har givet Dem ret til at gennemgå samtlige relevante sagsmapper. I brev af 4. januar 2008 har De ligeledes fastholdt Deres anmodning om, at kommunen pålægges at give Dem ret til aktindsigt. Kommunen har ved brev af 15. januar 2008 fremsendt de sagsakter, som De ikke har fået aktindsigt i, som omfatter forvaltningens redegørelse til økonomiudvalget om kommunens køb af et areal på ca m 2 også kaldet Nordhavnen af Hundested Havn I/S, forvaltningens indstil- SIDE 2

3 ling, dateret den 14. marts 2007, og økonomiudvalgets beslutning af 18. april 2007 til statsforvaltningen. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. 48, stk. 1, i den kommunale styrelseslov. 1 Ifølge forvaltningslovens 2 2, stk. 1, gælder loven for behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Det følger af lovens forarbejder, at loven kun omfatter sagsbehandlingen i forbindelse med udfærdigelsen af offentligretlige retsakter i modsætning til indgåelse af kontraktsforhold eller andre privatretlige dispositioner, jf. forvaltningsloven med kommentarer af John Vogter, 3. udgave, side 125. De omhandlede akter om kommunens køb af en del af Hundested Havn er efter statsforvaltningens opfattelse ikke omfattet af forvaltningslovens regler, herunder reglerne om aktindsigt, idet akterne ikke omhandler en sag, hvor kommunen som forvaltningsmyndighed skal træffe afgørelse, men derimod en sag om kommunens indgåelse af en privatretlig aftale om køb af fast ejendom. Kommunen burde således efter statsforvaltningens opfattelse ikke have behandlet anmodningen om aktindsigt efter forvaltningslovens regler, men efter offentlighedslovens regler. Ifølge offentlighedslovens 4, stk. 1, kan enhver med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. Ifølge offentlighedslovens 7 omfatter retten til aktindsigt ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug, 1 Lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006 om kommunernes styrelse 2 Lov nr. 571 af 19. december 1985, nu lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 SIDE 3

4 2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og 3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes. Det materiale, der udarbejdes af et sekretariat til brug for et kollegialt forvaltningsorgans overvejelser, vil være omfattet af bestemmelsen, når sekretariatet er en del af forvaltningsmyndigheden. Bestemmelsen i nr. 7, nr. 1, omfatter også notater m.v., der udarbejdes af forvaltningens ansatte til brug for møder i f.eks. kommunalbestyrelsen eller i et af dennes udvalg, jf. offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter, 3. udgave, side 161. Frederiksværk-Hundested Kommune var således efter statsforvaltningens opfattelse berettiget til at afslå aktindsigt i forvaltningens redegørelse til økonomiudvalget om kommunens køb af en del af Hundested Havn samt i forvaltningens indstilling til udvalget efter reglen i offentlighedslovens 7, da der er tale om interne arbejdsdokumenter. Vedrørende retten til aktindsigt i økonomiudvalgets beslutning af 18. april 2007, skal statsforvaltningen udtale følgende: Ifølge 20, stk. 7, i lov om kommunernes styrelse skal en fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på udvalgenes møder, med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, så vidt muligt være fremlagt et eller flere steder i kommunen. Baggrunden for bestemmelsen om fremlæggelse af udvalgenes sagsfortegnelse er et ønske om at sikre, at borgerne og pressen får mulighed for at få kendskab til de sager, der behandles i udvalgene. Bestemmelsen svarer til bestemmelsen vedrørende møder i kommunalbestyrelsen, idet der dog ikke består en pligt for udvalgene til at offentliggøre udvalgenes beslutninger. Sagsfortegnelsen er ikke nødvendigvis identisk med den dagsorden, der udsendes til medlemmerne, og som kan indeholde baggrundsoplysninger, indstillinger fra administrationen m.v. Lovgivningens bestemmelser om tavshedspligt kan indebære, at sagsfortegnelsen bliver lidet oplysende, jf. Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, side 141. Kommunen er således ikke forpligtet til at offentliggøre beslutninger fra udvalgsmøder i medfør af den kommunale styrelseslov. SIDE 4

5 Ifølge offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Bestemmelsen svarer til 2, stk. 2, nr. 3, i offentlighedsloven af Om baggrunden for denne bestemmelse anføres det i offentlighedskommissionens betænkning (325/1963) side 63 bl.a. følgende: Hvor staten og kommunerne udøver forretningsmæssig eller anden økonomisk virksomhed, medfører hensynet til det offentliges økonomi og navnlig dets stilling som part i kontraktsforhold, at der må gives sådan virksomhed en vis beskyttelse mod offentlighed. Man har ikke ment at burde begrænse bestemmelsen i nr. 3 til alene at omfatte forretningsvirksomhed. Der må således være en vis begrænsning af offentlighedsprincippet, f.eks. med hensyn til afgivne tilbud, køb og salg af fast ejendom og løsøre til brug for de almindelige forvaltningsmyndigheder, optagelse af lån m.v. Justitsministeriet har endvidere udtalt følgende i sag L.A om rækkevidden af den daværende 2, stk. 2, nr. 3, i offentlighedslovens af 1970: Bestemmelsen er ikke begrænset til alene at omfatte forretningsvirksomhed. Den vil også kunne finde anvendelse f.eks. med hensyn til afgivne tilbud om køb og salg af fast ejendom, jf. Eilschou Holm, a.st. side. 47. For så vidt angår sager om indgåelse af kontraktsforhold, må det antages, at aktindsigt kan nægtes efter denne bestemmelse, hvis imødekommelse af begæringen, ville afskære det offentlige fra at optræde som ligestillet part I det pågældende kontraktsforhold. I forhandlingssituationen forud for kontraktens indgåelse vil adgangen til aktindsigt efter Justitsministeriets opfattelse i hvert fald som hovedregel kunne afskæres over for alle, herunder parter. Efter kontrakten er afsluttet, vil hensynet derimod som udgangspunkt ikke kunne gøres gældende, såfremt det offentlige ikke længere i det konkrete tilfælde har behov for at beskytte sin stilling som forhandlingspart. Statsforvaltningen finder, at Frederiksværk-Hundested Kommune har været berettiget til at nægte Dem ret til aktindsigt i økonomiudvalgets beslutning på mødet den 18. april 2007 om køb af en del af Hundested Havn i medfør af offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5. SIDE 5

6 Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at udskriften af beslutningsprotokollen omhandler kommunens beslutning om at afgive købstilbud vedrørende en del af Hundested Havn under nærmere angivne forudsætninger, og at imødekommelse af en anmodning om aktindsigt heri må antages at skade kommunen økonomisk i forbindelse med handlens indgåelse, da der ikke var indgået en købsaftale på det tidspunkt, hvor De anmodede om aktindsigt. Bestemmelserne i 13, stk. 1, nr. 1-6 angiver, i hvilke tilfælde en begæring om aktindsigt kan afslås, når afgørende hensyn til offentlige eller private interesser taler imod offentlighed. Der er derimod ikke noget til hinder for, at den myndighed, der har undtaget oplysningerne fra aktindsigt, efter bestemmelsen i 4, stk. 1 (meroffentlighedsprincippet), kan give udvalgte enkeltpersoner eller persongrupper adgang til at gøre sig bekendt med oplysningerne, jf. Offentlighedsloven med kommentarer, side 233. Selv om de almindelige regler om tavshedspligt i straffeloven og forvaltningsloven ikke vil have betydning med hensyn til pligten til at give aktindsigt, jf. offentlighedslovens 14, 2. pkt., vil disse bestemmelser dog være afgørende for, i hvilket omfang en myndighed er berettiget til at give aktindsigt i videre omfang, end hvad der er pligt til efter offentlighedslovens regler (meroffentlighed), jf. Offentlighedsloven med kommentarer, side 261. Ifølge forvaltningslovens 27, stk. 1, nr. 5, har den, der virker inden for den offentlige forvaltning, tavshedspligt, jf. borgerlig straffelov 152 og 152 c-152 f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelser er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, herunder navnlig til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Bestemmelsen omfatter oplysninger om indgåelse af enkeltstående kontrakter med hensyn til afgivne tilbud om køb og salg af fast ejendom og løsøre til brug for de almindelige forvaltningsmyndigheder, som sager om optagelse af lån m.v. Det gælder dog kun, mens forhandlingerne foregår, og der således er et hensyn til myndighedens forhandlingsposition. Efter at aftalen er indgået, vil der derimod ikke i almindelighed være hensyn, der kan begrunde tavshedspligt, medmindre det kan skade en fremtidig forhandlingsposition. Oplysningerne vil da som regel også være undergivet aktindsigt, jf. Forvaltningsloven med kommentarer af John Vogter, 3. udgave, side 521 og 522. SIDE 6

7 Kommunen var således efter statsforvaltningens opfattelse ikke berettiget til at give Dem aktindsigt i kommunens beslutning om køb af en del af Hundested Havn efter reglerne om meroffentlighed, idet det ville være i strid med reglen i forvaltningslovens 27, stk. nr. 5, om tavshedspligt, da akterne omhandler forhandlinger om køb af fast ejendom. Frederiksværk-Hundested Kommune har således ikke tilsidesat offentlighedslovens regler ved at nægte Dem aktindsigt i materialet om køb af en del af Hundested Havn som blev behandlet på økonomiudvalgsmødet den 18. april 2007 efter statsforvaltningens opfattelse. Vedrørende kommunens behandling af Deres anmodning om aktindsigt skal statsforvaltningen udtale følgende: Det fremgår af offentlighedslovens 16, stk. 1, at vedkommende myndighed snarest afgør, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Det er således overladt til kommunen at bestemme, om den, der har fremsat begæringen om aktindsigt, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Statsforvaltningen finder ikke, at det er i strid med offentlighedslovens bestemmelser at give Dem en kopi af de akter, som De har anmodet om aktindsigt i, i stedet for at henvise Dem til at gennemse sagens akter i kommunen. Det fremgår af offentlighedslovens 16, stk. 2, at er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. Statsforvaltningen finder heller ikke, at kommunen har handlet i strid med denne regel ved behandlingen af Deres anmodning om aktindsigt. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at De anmodede om aktindsigt den 25. april 2007, at kommunen bekræftede modtagelsen af Deres anmodning den 2. maj 2007, hvori kommunen meddelte Dem, at Deres anmodning ville blive besvaret omkring den 18. maj 2007, og at De fik en afgørelse om aktindsigt ved brev af 16. maj SIDE 7

8 Statsforvaltningen foretager sig herefter ikke yderligere i anledning af Deres henvendelse. Udtalelsen vil blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside. Med venlig hilsen Lone Birgitte Christensen Kontorchef/ Jette Eikrem Fuldmægtig SIDE 8

9 Halsnæs Kommune Rådhuspladsen Frederiksværk Statsforvaltningen har d.d. skrevet følgende til advokat Anders Drachmann i kommunens j.nr. 2007/ : I brev af 10. maj 2007 har De som advokat for Hundested Havn I/S klaget over Frederiksværk-Hundested Kommunes behandling af Deres anmodning om aktindsigt. Statsforvaltningen har nu gennemgået sagen og fundet, at Frederiksværk-Hundested kommune, nu Halsnæs Kommune, ikke har handlet i strid med offentlighedslovens regler om aktindsigt. Statsforvaltningen bemærker, at den lange sagsbehandlingstid skyldes, at kommunen først efter fire erindringer fremsendte det udbedte materiale til brug for statsforvaltningens behandling af sagen. Nedenfor følger en redegørelse for sagen og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens udtalelse. Sagsfremstilling Ved brev af 25. april 2007 anmodede De Frederiksværk- Hundested Kommune om aktindsigt i: 1) De dokumenter, der lå til grund for kommunens drøftelser med Miljøcenter Roskilde 2) Kopi af akter fra økonomiudvalgets behandling af punktet om Hundested Havn den 18. april STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /157 SAGSBEHANDLER:JEIKOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN- NR SE- NR hovedstaden@statsforvaltning.dk TELEFONTID: Mandag- Onsdag Torsdag Fredag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag- Onsdag Torsdag Fredag Ved af 2. maj 2007 bekræftede kommunen modtagelsen af Deres anmodning om aktindsigt og meddelte, at anmodningen var under behandling. Kommunen anførte, at stillingtagen til anmodningen på grund af sagens karakter og omfang ville kunne foreligge omkring den 18. april 2007.

10 Ved brev af 10. maj 2007 klagede De til statsforvaltningen over, at kommunen ikke havde givet Dem aktindsigt under henvisning til, at der var tale om et lovhjemlet krav og under henvisning til, at kommunen formentlig også arbejder efter meroffentlighedsprincippet. Kommunen har i brev af 16. maj 2007 givet Dem aktindsigt i de dokumenter, der lå til grund for kommunens drøftelser med Miljøcenter Roskilde. Kommunen har i brev af 16. maj 2007 anført følgende vedrørende Deres anmodning om aktindsigt i økonomiudvalgsmødets behandling af punktet om Hundested Havn: At sagen blev behandlet på lukket dagsorden og vedrørte kommunens forhandlingsmæssige position med hensyn til eventuelt køb af arealer på Nordhavnen. Der er således tale om interne arbejdsdokumenter, som ydermere ikke indeholder en endelig beslutning vedrørende en sags afgørelse, jf. forvaltningslovens 12, 13 og 15, stk. 1, litra 5. Vi kan derfor ikke imødekomme Deres anmodning om aktindsigt i dokumenter, der indeholder forvaltningens redegørelser og sagsfremstilling m.v. til økonomiudvalget og udvalgets stillingtagen hertil. Som bilag til økonomiudvalgets dagsordenspunkt var bl.a. vedlagt en rapport vedrørende planmuligheder og et planlægningsnotat, begge udarbejdet af NITAS Konsulenterne for kommunen, samt en kortskitse. Disse tre dokumenter vedlægges til orientering for Hundested Havn I/S. I brev af 21. juni 2007 har De fastholdt Deres klage over, at kommunen ikke straks imødekom Deres anmodning om aktindsigt og over, at kommunen ikke har givet Dem ret til at gennemgå samtlige relevante sagsmapper. I brev af 4. januar 2008 har De ligeledes fastholdt Deres anmodning om, at kommunen pålægges at give Dem ret til aktindsigt. Kommunen har ved brev af 15. januar 2008 fremsendt de sagsakter, som De ikke har fået aktindsigt i, som omfatter forvaltningens redegørelse til økonomiudvalget om kommunens køb af et areal på ca m 2 også kaldet Nordhavnen af Hundested Havn I/S, forvaltningens indstilling, dateret den 14. marts 2007, og økonomiudvalgets beslutning af 18. april 2007 til statsforvaltningen. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er ud- SIDE 10

11 stedt i medfør af denne lovgivning, jf. 48, stk. 1, i den kommunale styrelseslov. 3 Ifølge forvaltningslovens 4 2, stk. 1, gælder loven for behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Det følger af lovens forarbejder, at loven kun omfatter sagsbehandlingen i forbindelse med udfærdigelsen af offentligretlige retsakter i modsætning til indgåelse af kontraktsforhold eller andre privatretlige dispositioner, jf. forvaltningsloven med kommentarer af John Vogter, 3. udgave, side 125. De omhandlede akter om kommunens køb af en del af Hundested Havn er efter statsforvaltningens opfattelse ikke omfattet af forvaltningslovens regler, herunder reglerne om aktindsigt, idet akterne ikke omhandler en sag, hvor kommunen som forvaltningsmyndighed skal træffe afgørelse, men derimod en sag om kommunens indgåelse af en privatretlig aftale om køb af fast ejendom. Kommunen burde således efter statsforvaltningens opfattelse ikke have behandlet anmodningen om aktindsigt efter forvaltningslovens regler, men efter offentlighedslovens regler. Ifølge offentlighedslovens 4, stk. 1, kan enhver med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. Ifølge offentlighedslovens 7 omfatter retten til aktindsigt ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug, 2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og 3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes. Det materiale, der udarbejdes af et sekretariat til brug for et kollegialt forvaltningsorgans overvejelser, vil være om- 3 Lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006 om kommunernes styrelse 4 Lov nr. 571 af 19. december 1985, nu lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 SIDE 11

12 fattet af bestemmelsen, når sekretariatet er en del af forvaltningsmyndigheden. Bestemmelsen i nr. 7, nr. 1, omfatter også notater m.v., der udarbejdes af forvaltningens ansatte til brug for møder i f.eks. kommunalbestyrelsen eller i et af dennes udvalg, jf. offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter, 3. udgave, side 161. Frederiksværk-Hundested Kommune var således efter statsforvaltningens opfattelse berettiget til at afslå aktindsigt i forvaltningens redegørelse til økonomiudvalget om kommunens køb af en del af Hundested Havn samt i forvaltningens indstilling til udvalget efter reglen i offentlighedslovens 7, da der er tale om interne arbejdsdokumenter. Vedrørende retten til aktindsigt i økonomiudvalgets beslutning af 18. april 2007, skal statsforvaltningen udtale følgende: Ifølge 20, stk. 7, i lov om kommunernes styrelse skal en fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på udvalgenes møder, med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, så vidt muligt være fremlagt et eller flere steder i kommunen. Baggrunden for bestemmelsen om fremlæggelse af udvalgenes sagsfortegnelse er et ønske om at sikre, at borgerne og pressen får mulighed for at få kendskab til de sager, der behandles i udvalgene. Bestemmelsen svarer til bestemmelsen vedrørende møder i kommunalbestyrelsen, idet der dog ikke består en pligt for udvalgene til at offentliggøre udvalgenes beslutninger. Sagsfortegnelsen er ikke nødvendigvis identisk med den dagsorden, der udsendes til medlemmerne, og som kan indeholde baggrundsoplysninger, indstillinger fra administrationen m.v. Lovgivningens bestemmelser om tavshedspligt kan indebære, at sagsfortegnelsen bliver lidet oplysende, jf. Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, side 141. Kommunen er således ikke forpligtet til at offentliggøre beslutninger fra udvalgsmøder i medfør af den kommunale styrelseslov. Ifølge offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Bestemmelsen svarer til 2, stk. 2, nr. 3, i offentlighedsloven af SIDE 12

13 Om baggrunden for denne bestemmelse anføres det i offentlighedskommissionens betænkning (325/1963) side 63 bl.a. følgende: Hvor staten og kommunerne udøver forretningsmæssig eller anden økonomisk virksomhed, medfører hensynet til det offentliges økonomi og navnlig dets stilling som part i kontraktsforhold, at der må gives sådan virksomhed en vis beskyttelse mod offentlighed. Man har ikke ment at burde begrænse bestemmelsen i nr. 3 til alene at omfatte forretningsvirksomhed. Der må således være en vis begrænsning af offentlighedsprincippet, f.eks. med hensyn til afgivne tilbud, køb og salg af fast ejendom og løsøre til brug for de almindelige forvaltningsmyndigheder, optagelse af lån m.v. Justitsministeriet har endvidere udtalt følgende i sag L.A om rækkevidden af den daværende 2, stk. 2, nr. 3, i offentlighedslovens af 1970: Bestemmelsen er ikke begrænset til alene at omfatte forretningsvirksomhed. Den vil også kunne finde anvendelse f.eks. med hensyn til afgivne tilbud om køb og salg af fast ejendom, jf. Eilschou Holm, a.st. side. 47. For så vidt angår sager om indgåelse af kontraktsforhold, må det antages, at aktindsigt kan nægtes efter denne bestemmelse, hvis imødekommelse af begæringen, ville afskære det offentlige fra at optræde som ligestillet part I det pågældende kontraktsforhold. I forhandlingssituationen forud for kontraktens indgåelse vil adgangen til aktindsigt efter Justitsministeriets opfattelse i hvert fald som hovedregel kunne afskæres over for alle, herunder parter. Efter kontrakten er afsluttet, vil hensynet derimod som udgangspunkt ikke kunne gøres gældende, såfremt det offentlige ikke længere i det konkrete tilfælde har behov for at beskytte sin stilling som forhandlingspart. Statsforvaltningen finder, at Frederiksværk-Hundested Kommune har været berettiget til at nægte Dem ret til aktindsigt i økonomiudvalgets beslutning på mødet den 18. april 2007 om køb af en del af Hundested Havn i medfør af offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at udskriften af beslutningsprotokollen omhandler kommunens beslutning om at afgive købstilbud vedrørende en del af Hundested Havn under nærmere angivne forudsætninger, og at imødekommelse af en anmodning om aktindsigt heri må antages at skade kommunen økonomisk i forbindelse med handlens indgåelse, da der ikke var indgået en købsaftale på det tidspunkt, hvor De anmodede om aktindsigt. SIDE 13

14 Bestemmelserne i 13, stk. 1, nr. 1-6 angiver, i hvilke tilfælde en begæring om aktindsigt kan afslås, når afgørende hensyn til offentlige eller private interesser taler imod offentlighed. Der er derimod ikke noget til hinder for, at den myndighed, der har undtaget oplysningerne fra aktindsigt, efter bestemmelsen i 4, stk. 1 (meroffentlighedsprincippet), kan give udvalgte enkeltpersoner eller persongrupper adgang til at gøre sig bekendt med oplysningerne, jf. Offentlighedsloven med kommentarer, side 233. Selv om de almindelige regler om tavshedspligt i straffeloven og forvaltningsloven ikke vil have betydning med hensyn til pligten til at give aktindsigt, jf. offentlighedslovens 14, 2. pkt., vil disse bestemmelser dog være afgørende for, i hvilket omfang en myndighed er berettiget til at give aktindsigt i videre omfang, end hvad der er pligt til efter offentlighedslovens regler (meroffentlighed), jf. Offentlighedsloven med kommentarer, side 261. Ifølge forvaltningslovens 27, stk. 1, nr. 5, har den, der virker inden for den offentlige forvaltning, tavshedspligt, jf. borgerlig straffelov 152 og 152 c-152 f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelser er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, herunder navnlig til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Bestemmelsen omfatter oplysninger om indgåelse af enkeltstående kontrakter med hensyn til afgivne tilbud om køb og salg af fast ejendom og løsøre til brug for de almindelige forvaltningsmyndigheder, som sager om optagelse af lån m.v. Det gælder dog kun, mens forhandlingerne foregår, og der således er et hensyn til myndighedens forhandlingsposition. Efter at aftalen er indgået, vil der derimod ikke i almindelighed være hensyn, der kan begrunde tavshedspligt, medmindre det kan skade en fremtidig forhandlingsposition. Oplysningerne vil da som regel også være undergivet aktindsigt, jf. Forvaltningsloven med kommentarer af John Vogter, 3. udgave, side 521 og 522. Kommunen var således efter statsforvaltningens opfattelse ikke berettiget til at give Dem aktindsigt i kommunens beslutning om køb af en del af Hundested Havn efter reglerne om meroffentlighed, idet det ville være i strid med reglen i forvaltningslovens 27, stk. nr. 5, om tavshedspligt, da akterne omhandler forhandlinger om køb af fast ejendom. Frederiksværk-Hundested Kommune har således ikke tilsidesat offentlighedslovens regler ved at nægte Dem aktindsigt i materialet om køb af en del af Hundested Havn som SIDE 14

15 blev behandlet på økonomiudvalgsmødet den 18. april 2007 efter statsforvaltningens opfattelse. Vedrørende kommunens behandling af Deres anmodning om aktindsigt skal statsforvaltningen udtale følgende: Det fremgår af offentlighedslovens 16, stk. 1, at vedkommende myndighed snarest afgør, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Det er således overladt til kommunen at bestemme, om den, der har fremsat begæringen om aktindsigt, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Statsforvaltningen finder ikke, at det er i strid med offentlighedslovens bestemmelser at give Dem en kopi af de akter, som De har anmodet om aktindsigt i, i stedet for at henvise Dem til at gennemse sagens akter i kommunen. Det fremgår af offentlighedslovens 16, stk. 2, at er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. Statsforvaltningen finder heller ikke, at kommunen har handlet i strid med denne regel ved behandlingen af Deres anmodning om aktindsigt. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at De anmodede om aktindsigt den 25. april 2007, at kommunen bekræftede modtagelsen af Deres anmodning den 2. maj 2007, hvori kommunen meddelte Dem, at Deres anmodning ville blive besvaret omkring den 18. maj 2007, og at De fik en afgørelse om aktindsigt ved brev af 16. maj Statsforvaltningen foretager sig herefter ikke yderligere i anledning af Deres henvendelse. Udtalelsen vil blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside. Hvilket meddeles til orientering. Med venlig hilsen SIDE 15

16 Lone Birgitte Christensen Kontorchef/ Jette Eikrem Fuldmægtig SIDE 16