Energi & Miljø A d v o k a t f i r m a

Transkript

1 J.nr.: ID nr. 18 Bilag 7 Bestyrelse og direktion 23. oktober 2008 Skolebakken 7, 1. tv Århus C Telefon: Fax: CVR:

2 1. Sammenfatning og anbefaling Bestyrelse Valg af bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsens vederlæggelse Direktion Interimbestyrelse...8 2/8

3 1. Sammenfatning og anbefaling Med det formål at sikre en koordinering mellem det politiske niveau og forvaltningen i forbindelse med den kommende overdragelse af Nordfyns Kommunes aktiviteter på spildevandsområdet til et nyt selskab og eventuelle samarbejde med Odense Vand A/S, anbefales det, at der nedsættes en politisk følgegruppe eller interimbestyrelse bestående af medlemmer af kommunalbestyrelsen. Interimbestyrelsen vil kunne træffe beslutninger vedrørende en række af de spørgsmål, der skal tages stilling til forud for overdragelsen. Interimbestyrelsen vil i det hele være underlagt kommunalbestyrelsens beslutningskompetence, og kommunalbestyrelsen kan således tilsidesætte beslutninger truffet af interimbestyrelsen. Hvis medlemmerne af interimbestyrelsen tillige vælges som medlemmer i bestyrelsen i det kommende selskab, vil det sikre kontinuitet i forhold til de beslutninger, der er truffet af interimbestyrelsen, og ejerskab i forhold til de tidligere trufne beslutninger. Medlemmerne i bestyrelsen i det kommende selskab udpeges af generalforsamlingen. Hvis Nordfyns Kommune etablerer eget spildevandselskab vil kommunalbestyrelsen udgøre generalforsamlingen. Hvis der derimod etableres et fælles selskab med Nordfyns Kommune og Odense Kommune som aktionærer vil generalforsamlingen bestå af de to kommuners kommunalbestyrelser, men i praksis gennemføres ved, at kommunalbestyrelsen delegerer kompetence til at deltage på generalforsamlingen til borgmester og kommunaldirektør i de respektive kommuner. Kommunalbestyrelsens valg af medlemmer til bestyrelsen i selskabet sker efter forholdstalsvalgmåden. Det anbefales, at antallet af bestyrelsesmedlemmer i selskabet er 5-7. En størrelse på 5-7 personer vil sikre såvel bestyrelsens effektivitet som et vist kompetencegrundlag. Hvis der etableres et fælles selskab med Nordfyns Kommune og Odense Kommune som aktionærer, vil hver kommunes ejerandel afgøre, hvor mange bestyrelsesmedlemmer hver kommune kan udpege. Som følge af, at Odense Kommune vil få langt den største ejerandel i et fællesselskab vil Odense Kommune skulle udpege hovedparten af bestyrelsesmedlemmerne og dermed have den bestemmende indflydelse i selskabet. Via aktionæroverenskomsten er det imidlertid muligt at sikre, at Nordfyns Kommune får bestemmende indflydelse over beslutninger, der træffes angående spildevandsforsyningen i Nordfyns Kommune. 3/8

4 2. Bestyrelse Et aktieselskab ledes af en bestyrelse. Bestyrelsens opgave er at sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed, herunder fastlægge den overordnede ramme for selskabets strategi og drift. Aktieselskabsloven bestemmer, at bestyrelsen skal bestå af mindst tre medlemmer. Bestyrelsens størrelse vil ofte blive fastlagt på grundlag af en afvejning af forskellige hensyn. På den ene side trækker hensynet til at sikre brede kompetencer i bestyrelsen mod forholdsvis store bestyrelser, som dog på den anden side kan føre til en mindre effektiv beslutningsproces. En størrelse på 5-7 personer vil sikre såvel bestyrelsens effektivitet som et vist kompetencegrundlag. 2.1 Valg af bestyrelsesmedlemmer Flertallet af bestyrelsesmedlemmerne skal altid vælges af generalforsamlingen, jf. aktieselskabslovens 49, stk. 6. Det kan dog i vedtægterne fastsættes bestemmelser om, at andre end generalforsamlingen udpeger medlemmer til bestyrelsen. For eksempel kan det fastsættes, at mindretallet af bestyrelsesmedlemmerne udpeges af de tilknyttede forbrugere. Ligeledes kan der fastsættes, at medarbejderne udpeger et antal bestyrelsesmedlemmer. I selskaber med mere end 35 ansatte skal der udpeges at antal medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen afhængigt at samlet antal ansatte. I kommunalt ejede aktieselskaber udgør kommunalbestyrelsen generalforsamlingen. Kommunalbestyrelsen skal således vælge medlemmerne af bestyrelsen. Det er derfor ikke muligt at fastsætte i vedtægterne, at for eksempel nærmere navngivne personer eller for eksempel forsyningsudvalget vælges til bestyrelsen. Kommunalbestyrelsen må respektere forholdstalsvalgmåden ved valg af medlemmer til aktieselskabernes bestyrelse, jf. kommunestyrelseslovens 17, stk. 2 og 24, stk. 1. Forholdstalsvalg afholdes på grundlag af den d Hondts metode. Forholdstalsvalgmåden indebærer, at Kommunalbestyrelsen ikke ved en flertalsbeslutning kan tilsidesætte forholdsmæssigheden i udpegningen ved at bestemme, at nogle af de bestyrelsesmedlemmer, Kommunalbestyrelsen skal udpege, skal besidde bestemte kvalifikationer. Kommunalbestyrelsen kan dog hvis der er saglig grund til det ved en flertalsbeslutning bestemme, at en udvalgsformand skal være født medlem af en bestyrelse. Udvalgsformandens plads regnes i så fald for en af de 4/8

5 pladser, der kan tilkomme den gruppe inden for kommunalbestyrelsen, som vedkommende ved forholdstalsvalg har anmeldt at tilhøre. Kommunalbestyrelsen kan også i andre tilfælde, hvor der er saglige grunde hertil, bestemme, at bestemte navngivne personer skal være medlem af bestyrelsen. Kommunalbestyrelsen kan til enhver tid vælge at afsætte et eller flere af de valgte bestyrelsesmedlemmer. Hvis et selskab er ejet af flere kommuner i forening, udpeges medlemmerne af bestyrelsen af kommunerne i forening. Generalforsamlingen i selskaber med flere kommuner som ejer vil typisk blive afholdt ved, at kommunalbestyrelsen i de respektive ejerkommuner bemyndiger borgmester og kommunaldirektør til at deltage i generalforsamlingen på kommunens vegne og vælge de medlemmer af selskabets bestyrelse, som er valgt af de respektive kommunalbestyrelser. 2.2 Bestyrelsens sammensætning En kommunalbestyrelse er frit stillet med hensyn til, hvem den vil udpege til medlem af en bestyrelse, medmindre der er begrænsninger i vedtægterne for selskabet m.v. Der vil således kunne udpeges andre end medlemmer af kommunalbestyrelsen til selskabet, ligesom der ikke gælder noget krav om bopæl i kommunen. Aktieselskabsloven stiller krav om medarbejderrepræsentation i bestyrelsen, hvis der er ansat mere end 35 personer i selskabet. På baggrund af nuværende antal ansatte i Nordfyns Kommunes spildevandsforsyning, ventes der ikke mere end 35 ansatte i et kommende selskab, der alene driver Nordfyns Kommunes spildevandforsyning. Indgår Nordfyns Kommune imidlertid i et selskab sammen med Odense Vand A/S vil der givet være mere end 35 ansatte i selskabet, og aktieselskabslovens bestemmelse om medarbejder repræsentation vil træde i kraft. Det skal fremhæves, at selvom der ikke er et lovbestemt krav om medarbejder repræsentation i bestyrelsen, kan der i vedtægterne indsættes en bestemmelse om, at medarbejderne udpeger et eller flere medlemmer til bestyrelsen. Den kommende vandsektorlov har i de udkast, som har været præsenteret, indeholdt en bemyndigelse for ministeren til at fastsætte regler om blandt andet forbrugerindflydelse i selskaber efter loven. Det fremgår ikke klart, om der på sigt bliver fastsat krav om, at der i bestyrelsen for vandaktieselskaber vil skulle deltage forbrugerrepræsentanter. Såvel elforsyningsloven som varmeforsyningsloven indeholder bestemmelser om forbrugerrepræsentation i henholdsvis el- og varmeforsyningsselskabers bestyrelser. Dog indeholder såvel el- og varmeforsyningslov en 5/8

6 undtagelse fra forbrugerindflydelseskravet for så vidt angår kommunalt ejede el- og varmeforsyningsselskaber. Uanset, der ikke er lovkrav om forbrugerrepræsentation i det kommunalt ejede spildevand selskab, kan kommunalbestyrelsen som nævnt indledningsvist godt beslutte at udpege en eller to tilknyttede forbrugere til selskabernes bestyrelser. En beslutning i kommunalbestyrelsen om forbrugerrepræsentation kan gennemføres på to måder. Enten ved, at der i vedtægterne for forsyningsselskaberne fastsættes, at forbrugerne ved direkte eller indirekte valg vælger en eller to forbrugerrepræsentanter. Eller ved, at det i vedtægterne fastsættes, at kommunalbestyrelsen udpeger en eller to medlemmer af bestyrelsen, der skal være forbrugerrepræsentanter for det pågældende forsyningsområde. Sidstnævnte metode er den mest enkle og ressourcemæssigt mindst krævende. Hvis Nordfyns Kommune og Odense Kommune etablerer et fælles selskab, der driver vand- og spildevandsforsyning, vil hver kommunes ejerandel som udgangspunkt være afgørende for, hvor mange bestyrelsesmedlemmer hver kommune kan udpege. Som følge af, at Odense Kommunes ejerandel i selskabet vil være væsentlig større end Nordfyns Kommunes ejerandel, vil Odense Kommune udpege hovedparten af bestyrelsesmedlemmerne i selskabet. 2.3 Bestyrelsens vederlæggelse Aktieselskabslovens 64 indeholder mulighed for, at der ved en generelforsamlingsbeslutning eller i vedtægterne kan fastsættes, at bestyrelsen aflønnes med et fast vederlag. Bestyrelsesmedlemmer har efter aktieselskabsloven således ikke automatisk noget krav på at modtage honorar for at varetage bestyrelseshvervet. Aktieselskabslovens 64 fastsætter ganske vide rammer for størrelsen af bestyrelsesmedlemmernes vederlag. Eneste begrænsning er, at vederlaget ikke må overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang, samt hvad der må anses for forsvarligt i forhold til selskabets økonomiske stilling. Endvidere fører lighedsgrundsætningen til, at alle bestyrelsesmedlemmer, hvis bestyrelsen får honorar, skal have samme honorar. Lighedsgrundsætningen kan dog fraviges, hvis forskelle i arbejdets art og omfang, herunder som følge af forskellige funktioner, gør en fravigelse saglig begrundet. Typisk får bestyrelsens formand, eventuelt næstformand, et højere honorar end de øvrige medlemmer af bestyrelsen. 6/8

7 Borgmestres og byrådsmedlemmers mulighed for at oppebære et vederlag for varetagelse af andre bestyrelseserhverv er særskilt reguleret dels ved kommunestyrelseslovens 16 og 34 dels ved vederlagsbekendtgørelsen. Reglerne i kommunestyrelsesloven og vederlagsbekendtgørelsen gælder ved siden af reglerne om vederlæggelse i aktieselskabsloven. Reglerne i kommunestyrelsesloven og vederlagsbekendtgørelsen er ikke til hinder for, at et medlem af kommunalbestyrelsen eller borgmesteren samtidig med honorar efter disse regler modtager et honorar som medlem af bestyrelsen i kommunens aktieselskab. Kommunen skal offentliggøre størrelsen af vederlaget, jf. kommunestyrelseslovens 16e. Indenrigsministeriet har ved en undersøgelse af danske kommuners selskab kortlagt i hvilket omfang kommuner benytter bestyrelseshonorar i kommunens selskaber. Undersøgelsen viser, at der for godt 2/3 af de bestyrelsesposter, som kommunalbestyrelsen udpeger medlemmer til, er vederlæggelse. Størrelsen af honorarerne er meget varierende, henset til variationen i typer af selskaber. 3. Direktion Aktieselskabet ledes foruden af bestyrelsen af én eller flere direktører. Direktøren er på samme måde som bestyrelsen underlagt tavshedspligt. Direktøren varetager typisk den daglige ledelse af selskabet, men bestyrelsen kan dog træffe enhver beslutning, som den måtte ønske. Til direktørens arbejdsområde hører også følgende: Iværksættelse af lovpligtig bogføring, iværksættelse af betryggende formueforvaltning, forberedelse og indstilling i sager til bestyrelse, gennemførelse af bestyrelsens beslutninger. Direktøren skal registreres hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen og har på lige fod med bestyrelsesmedlemmerne et ledelsesansvar. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Selvom direktøren er ansat i selskabet, er han ikke medarbejder i traditionel forstand. Direktøren har ikke samme lønmodtagerrettigheder som andre medarbejdere. For eksempel er en direktør ikke funktionær efter definitionen i funktionærloven eller omfattet af ferielovens bestemmelser eller de ansattes lønprivilegium efter konkursloven. Derimod omfatter den lovpligtige arbejdsskadeforsikring og ATP-ordning også direktøren. I mangel på de særlige lønmodtagerrettigheder må direktøren ved direktørkontrakt varetage sine interesser med hensyn til løn og ansættelsesforhold. 7/8

8 Direktørkontrakten vil som udgangspunkt indeholde en beskrivelse af direktørens funktioner, lønningsforhold og personalegoder, fratrædelse og eventuel fratrædelsesgodtgørelse. Undertiden vælger bestyrelsen i selskabet at udarbejde en direktørinstruks som er en form for forretningsorden for direktionen. Direktørinstruksen kan for eksempel fastlægge en funktionsdeling mellem flere direktører, og hvorledes der skal forholdes, hvis der er uenighed i direktionen. Det er ikke et lovkrav, at der skal udformes en direktørinstruks. 4. Interimbestyrelse Overdragelse af Nordfyns Kommunes forsyningsaktiviteter inden for spildevandsområdet til et selvstændigt aktieselskab ejet af kommunen kræver et forarbejde, hvor der ville skulle tages stilling til væsentlige forhold for såvel kommune som det kommende selskab. Som eksempel kan nævnes stillingtagen til vedtægternes udformning, overdragelse eller udlejning af ejendomme, direktørkontrakt m.v. Med henblik på at forberede overdragelsen og stiftelsen af selskabet forinden endelig politisk behandling, kan det være hensigtsmæssigt, at der nedsættes en interimbestyrelse. Interimbestyrelsens formål er at sikre en tæt dialog mellem det politiske niveau og forvaltningen forud for overdragelsen og stiftelsen af kommunens selskab på spildevandsområdet. Interimbestyrelsen vil skulle tage stilling til en række af de foreliggende dokumenter og problemstillinger forud for overdragelsen og stiftelsen af selskabet. Interimbestyrelsen vil dog i det hele indgå i det kommunale system og således være underlagt kommunalbestyrelsens instruktionsbeføjelse. Endvidere vil interimbestyrelsen være underlagt vederlagsbekendtgørelsens bestemmelser. Hvis der mellem Nordfyns Kommune og Odense Kommune opnås enighed om etablering af et fælles selskab bør interimbestyrelsen nedsættes med deltagere fra begge kommunalbestyrelser, f. eks. bestående af tre medlemmer fra Odense Vand A/S nuværende bestyrelse og medlemmer fra Nordfyns Kommunalbestyrelse. Århus den 23. oktober 2008 Pernille Aagaard Truelsen 8/8