Udbuds- og indkøbspolitik for Sorø Kommune

Transkript

1 Udbuds- og indkøbspolitik for Sorø Kommune

2 Indhold Indledning... 2 Formål... 2 Lovgivning og regler... 3 Udbuds typer... 5 Indkøbsaftaler... 5 Finansiering, leasing og afbetaling mv Professionelt indkøb... 6 Samfundsansvar (CSR)... 7 Miljø... 9 Leverandører og erhvervslivet... 9 Fællesoffentlige samarbejder Brugerinddragelse Arbejdsklausul der anvendes i Sorø Kommunes egne udbud Uddannelsesklausul der anvendes i Sorø Kommunes egne udbud Indledning Denne politik udstikker de overordnede rammer og mål for alle udbud og indkøb i Sorø Kommune. Politikken revideres mindst én gang i hver byrådsperiode. Hvert år fastlægges der en udbudsstrategi (udbudsplan) på baggrund af de vedtagne budgetter. I udbudsstrategien fastlægges de konkrete udbud, som Sorø Kommune vil fokusere på i det kommende år. Direktionen og chefgruppen har ansvaret for at politikken og udbudsstrategien udfoldes og efterleves i de enkelte Centre. Udbuds- og indkøbspolitikken gælder for alle kommunens arbejdspladser, og omfatter udover kommunens egne institutioner også selvejende institutioner, der har indgået driftsaftale med kommunen. Byrådet skal i hvert tilfælde godkende udbuddet, hvis udbuds- og indkøbspolitikkens rammer ønskes fraveget. Formål Det overordnede formål med Sorø Kommunes udbuds- og indkøbspolitik er at sikre rammer for, at kommunen som helhed kan købe alle nødvendige varer, service- og tjenesteydelser, samt bygge og anlægsarbejder på de økonomisk mest fordelagtige betingelser, vilkår og i overensstemmelse med såvel EU-regler som nationale regler for offentligt indkøb.

3 Konkret indebærer dette bl.a., at centre og institutioner benytter de aftaler som Indkøbsfunktionen indgår, således at kommunen respekterer og handler på de aftaler, der indgås, herunder at der ikke købes udenfor disse aftaler, så kommunen, samlet set, opnår de bedste priser og vilkår. Herudover skal udbuds- og indkøbspolitikken på et overordnet plan skal være med til at understøtte arbejdet med at gøre kommunen til en attraktiv bosætnings- og erhvervskommune. Hertil kommer at politikken har som hovedformål at sikre en så hensigtsmæssig og effektiv økonomisk disponering i henhold til de af byrådet vedtagne økonomiske politikker og budgetforslag. Udbuds- og indkøbspolitikken understøtter således direkte målsætninger om at sikre budgetoverholdelse og overskud på den løbende drift, herunder forbedre økonomien for kommunen som helhed. En ligestillet forudsætning for Sorø kommunes udbuds- og indkøbspolitik er endvidere, at alle kommunens leverandører ved kommunale udbud til en værdi over 1,6 mio. kr. lever op til de beskrevne krav om uddannelses- og arbejdsklausuler med det formål at modvirke social dumping. Endvidere ønsker Sorø Kommune at adressere CSR og bæredygtighed ved bl.a. at gøre leverandørernes efterlevelse af UN Global Compact s principper til en del af Sorø Kommunes værdier ved leverandørvalg. Sorø Kommune sikrer en samordning og koordinering af kommunens indkøb, således at indkøbsressourcerne udnyttes optimalt, og kommunen optræder som èn samlet kunde i forhold til leverandørerne, der hvor det giver mening og er muligt. Udbuds- og indkøbspolitikken skal endvidere sikre at der er et afbalanceret niveau af konkurrenceudsættelse i forhold til opgavernes karakter, og der skal arbejdes med ensartede løsninger i kommunen. Lovgivning og regler Lovgrundlaget for udbuds- og indkøbspolitikken er Beskæftigelsesministeriets Cirkulære Nr af 30/06/ 2014 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og tilhørende vejledning, Udbudsloven og Tilbudsloven. De overordnede mål med Udbudsloven er at sikre ligebehandling, proportionalitet, ikke-diskrimination og gennemsigtighed under udbudsprocessen. Kommunens udbudspligt samt hvilken lovgivning, der er gældende, afhænger af kontraktens art, indhold og værdi. Sorø Kommune følger dermed cirkulæret som en statslig myndighed i alle udbud over tærskelværdien på 1,6 mio. kr. og det indebærer, at alle medarbejdere og tilknyttet arbejdskraft hos leverandører og disses underleverandører, som udfører opgaver for kommunen til en samlet tærskeværdi på over 1,6 mio. kr.; skal sikres løn, arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der bl.a. gælder i henhold til kollektiv overenskomst for arbejde af samme art, der hvor arbejdet udføres. Formuleringen alle udbud er forstået som alle udbud gennemført alene for Sorø Kommune, og herunder alene udbud indenfor anlæg og tjenesteydelser. Det betyder, at varekøb ikke er omfattet af CSR bestemmelserne. Det betyder også, udbud gennemført i FUS og SKI ikke er omfattet af CSR bestemmelserne, herunder principper for kontrol og opfølgning i politikken for Sorø Kommune; med mindre der gør sig særli-

4 ge forhold gældende, som giver anledning til at foretage en kontrol jf. bestemmelserne i afsnittet side 7 om Opfølgning og kontrol 3 afsnit dot nr. 3. I forhold til udlicitering af opgaver pålægger arbejdsmiljølovens 33a kommunen at sikre, at udbudsmaterialet tager hensyn til sikkerhed og sundhed ved arbejdets udførelse. I forhold til omlægning af driftsområder, der ved udbud eller anden konkurrenceudsættelse bliver berørt, er kommunen forpligtet til at informere og inddrage samarbejdsudvalget i alle forhold, der har betydning for personale- og arbejdsforhold. Forpligtelsen fremgår af Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse (KL). Sorø kommune gør brug af de muligheder som Beskæftigelsesministeriets Cirkulære nr af 30/06/2014 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter i paragraf 8 og tilhørende vejledning (Vejledning til cirkulære om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter af 30/06/2014), giver adgang til. Cirkulæret udmønter ILO-konvention nr. 94 i dansk ret. Kommunens leverandører skal i henhold til bekendtgørelse nr. 206 af 11 marts 2011 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder sende regninger til kommunen i et elektronisk format, der er læseligt for kommunens fakturerings- og økonomisystem. I henhold til LOV nr af 18/12/2012 kan kommunen ikke forlange længere betalingsbetingelser end 30 dage netto. Rammerne for udbuds- og indkøbspolitikken udgøres herudover af bestemmelserne i finanslov 2015 samt udbudslov fra januar Politikken for Sorø Kommune skal ses som et supplement til initiativerne aftalt i staten og aftalt mellem staten og KL.

5 Udbuds typer EU udbud: Varer og tjenesteydelser som har en omsætning i kontraktperioden (tærskelværdi) på mere end ca. kr. 1,6 mio. kr. skal udbydes efter Udbudslovens regler, for Bygge og anlægsarbejder er tærskelværdien ca. kr. 41,3 mio. kr., for Light regimet (visse sociale og andre specifikke tjenesteydelser) er tærskelværdien ca. kr. 5,5 mio. kr. Sorø Kommune vil bruge flest ressourcer på de udbud, hvor der forventes at være et reelt økonomisk rationale for kommunen. Ved EU-udbud kan tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af følgende pris, omkostninger eller bedste forhold mellem pris og kvalitet. Det vil i det enkelte udbud komme an på en konkret vurdering, hvilket af tildelingskriterierne der er mest hensigtsmæssigt i det enkelte udbud. Når tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af bedste forhold mellem pris og kvalitet benyttes, kan følgende underkriterier fx bruges økonomi/pris, kvalitet, service, leveringsbetingelser, faglighed, miljø mv. underkriterierne tildeles en procentvis vægt som er proportionelt med omfanget af ønsker. Valget af tilbudstype og vægtningen af tildelingskriterier må dog ikke kunne tilsidesætte nævnte krav om arbejdes-, uddannelses og sociale klausuler. Annonceret udbud: Indkøb af vare- og tjenesteydelser som har en kontraktværdi (tærskelværdi) på op til kr. 1,6 mio., og som har en klar grænseoverskridende interesse skal annonceres på med beskrivelse af opgaven og procedure for tildeling. Konkurrenceudsættelse: Ved indkøb af varer og tjenesteydelser som har en omsætning på op til ca. kr. 1,6 mio. kr. og som ikke har en klar grænseoverskridende interesse skal man sikre økonomisk ansvarlighed og sikre gennemsigtighed og ligebehandling, hvilket i praksis også betyder et behov for konkurrence. Dette kan fx ske ved indgåelse af samhandelsaftaler eller frivillig annoncering som annonceret udbud. Enkeltindkøb under tærskelværdierne uden klar grænseoverskridende interesse: I forbindelse med enkeltindkøb der ikke er dækket af de indgåede rammeaftaler, og som hverken er omfattet af Udbudsloven eller af Tilbudsloven, skal der enten gennemføres en markedsafdækning og på grundlag af denne indhente ét tilbud, indhentes mindst 2 og maksimalt 3 samtidige og af hinanden uafhængige tilbud, eller annoncerer offentligt med indkøbet, for at udvise konkurrence. Indkøbsaftaler Det er hensigten at alle relevante indkøb af varer og tjenesteydelser i Sorø Kommune bliver omfattet af fælles indkøbsaftaler. Fælles indkøbsaftaler indgås som rammeaftaler, medmindre der er tale om et engangsindkøb eller bygge og anlægsarbejder, for en given periode (2-7 år alt efter typen af det udbudte samt kompleksiteten), med en eller flere leverandører for hvert vare-/tjenesteydelsesområde, dvs. at kommunen i kontraktperioden og inden for rammeaftalens vilkår og fastsatte priser har mulighed for at indkøbe de varer og ydelser, der er omfattet af aftalen. I relation til tjenesteydelseskontrakter skal det udbudsansvarlige Center, institution

6 eller afdeling efter indgåelsen af kontrakten udpege en kontraktansvarlig, der kan styre og rådgive kommunens Centre og institutioner m.fl. om brugen af rammeaftalen. Indkøbsfunktionen tager initiativ til, at der i samarbejde med Centrene/institutionerne indgås skriftlige aftaler indenfor flest mulige indkøbsområder. Af hensyn til effekten af de indgåede fællesaftaler, skal aftalerne anvendes af alle indkøbere. Oplysninger om sammensætning af forbrug, kravspecifikationer samt andre lokale forhold, der har betydning for arbejdet med at indgå fælles indkøbsaftaler, skal stilles til rådighed for Indkøbsfunktionen. Såfremt der indgås aftaler decentralt, skal der sendes en kopi af denne til Indkøbsfunktionen. Finansiering, leasing og afbetaling mv. Ønsker et Center/institution at indgå en leje- eller leasingkontrakt (huslejeaftaler undtaget), skal denne godkendes af Indkøbsfunktionen, herunder efterleve de lokale finansielle strategier og retningslinjer i kommunen. Professionelt indkøb Kommunens centre og institutioner handler årligt med flere tusinde forskellige leverandører, for at sikre at kommunens behov for varer, tjenesteydelser og bygge- og anlæg imødekommes. Indkøbsfunktionen arbejder ud fra et strategisk perspektiv. Med dette forstås, at der løbende analyseres og optimeres på sortiment og leverandører. Kommunens centre og institutioner er forpligtet til at handle via de aftaler som Indkøbsfunktionen har indgået, og må dermed ikke handle udenfor aftale på områder, hvor vi allerede har indgået en aftale med en leverandør. Dette vil der jævnligt blive fulgt op på via compliance målinger foretaget af Indkøbsfunktionen på udvalgte områder, hvor der er indgået aftale, således at centre og institutioner får rapporter om, hvorvidt de handler indenfor eller udenfor aftale på disse områder. Det operationelle indkøb foretages decentralt, men Indkøbsfunktionen har ansvaret for at det decentrale indkøb kan foretages på en rationel og effektiv måde ved at alle relevante oplysninger vedr. brug af de enkelte indkøbsaftaler, er formidlet og tilgængelige via Indkøbsfunktionens indkøbssystem, at der følges op på indkøbsaftaler, og at decentrale indkøbere tilbydes relevant vejledning i brugen af aftalerne, samt fremsøgning i indkøbssystemet. Kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser foretages ud fra forretningsmæssige principper og efter gældende regler for offentlige indkøb. Som en markant indkøber i nærområdet, har Kommunen en vigtig rolle at spille. Derfor etableres og udbydes indkøbsaftaler, som både sikrer Kommunen en god økonomi, men som også udvikles i tæt samarbejde med det lokale erhvervsliv. Kommunen ønsker en løbende dialog med sine leverandører med henblik på at klargøre hensigter, effektivisere indkøbsprocesser og øge leverandørens bevidsthed omkring miljø og socialt engagement. Desuden lægger kommunen vægt på: At indgå eller tilslutte os indkøbsaftaler på flest mulige indkøbsområder (se også afsnit fællesoffentlige samarbejder)

7 At standardisere og substituere inden for de enkelte indkøbsområder At ensrette betalingsbetingelser for alle leverandører (30 dage netto) At reducere antallet af leverandører på områder, hvor spredningen er utilsigtet stor At princippet om tilstrækkelighed varetages, så der ikke indkøbes varer eller tjenesteydelser af en bedre kvalitet end nødvendigt At TOC (Total Cost of Ownership) inddrages i de udbud hvor det findes relevant Samfundsansvar (CSR) Kommunen har både rollen som myndighed og arbejdsgiver. Som myndighed er der en særlig forpligtelse til at inddrage det omgivende samfund i at løfte det sociale ansvar og som arbejdsgiver medvirke til at sikre, at det sker. Kommunen vil udvise samfundsansvar ved at have fokus på uddannelse, arbejdsvilkår og de vanskeligt stillede når kommunen udbyder tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Når Kommunen selv gennemfører udbud, vil der altid blive stillet krav om arbejdsklausuler, sociale klausuler skal benyttes i omfang og metode, således at det afspejler samfundsudviklingen. Sociale klausuler skal være afbalanceret i forhold til den udbudte opgave, dvs. at der skal være en reel mulighed for, at leverandøren kan løfte de sociale hensyn. Sorø kommune ønsker at den enkelte virksomhed er socialt ansvarlig og stiller derfor krav om, at de virksomheder som kommunen handler med har en CSR profil. Der er ikke yderligere formkrav til virksomhedens profil, og kravet om CSR profil må ikke betyde, at lokale virksomheder bliver ekskluderet i forhold til at kunne give tilbud. Fælles for arbejdsklausuler og sociale klausuler er, at de udfolder sig indenfor de muligheder, som Beskæftigelsesministeriets cirkulære nr af 30/06/2014 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og tilhørende vejledning giver adgang til. Uddannelse Kommunen ønsker at så mange som muligt får mulighed for at gennemføre en uddannelse. Kommunen vil arbejde efter, at så mange som muligt får mulighed for at starte, fortsætte eller afslutte deres uddannelse for aktiviteter, der udbydes af Kommunen. Kommunen vil føre dialog med leverandører om uddannelse og oprettelsen af lære- og praktikpladser. Dialogen føres også med vores omgivelser i øvrigt, bl.a. uddannelsesinstitutionerne, arbejdsgiverne og deres repræsentanter, fagforbund mv. Dialog og partnerskaber er Kommunens førsteprioritet i forhold til uddannelse. Uddannelsesaftaler i bygge- og anlægsudbud håndteres via konstruktiv dialog samt partnerskabsaftalen mellem Sorø Kommune, Dansk Byggeri, Selandia Slagelse og UU-Vestsjælland. Det vurderes at partnerskabsaftalen og den konstruktive dialog vil understøtte oprettelsen af praktikpladser. Uddannelsesklausuler anvendes indenfor alle brancher i kontrakter, som har en varighed på mindst 6 måneder og hvor kontraktværdien/lønsummen i øvrigt er proportionel med klausulen (tommelfingerregel en praktikant for hver kr. 2 mio. i lønomkostning / 5 mio. kr. i kontraktværdi.).

8 Arbejdsklausuler Kommunen ønsker at de muligheder for kommunale myndigheder, som Beskæftigelsesministeriets cirkulære om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter af 12. juni 2014 og tilhørende vejledning giver adgang til, følges fuldt ud. Det indebærer, at ansatte hos leverandører og dennes underleverandører, der udfører opgaver for Kommunen, ikke har ansættelsesvilkår, der er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Kommunen ønsker at kunne foretage kontrol af om bestemmelserne om arbejdsklausuler overholdes. Leverandøren skal derfor til enhver tid kunne dokumentere overfor Kommunen, at arbejdet udføres i overensstemmelse med kommunens arbejdsklausul. Dette gælder også for eventuelle underleverandører. Anvendelse af arbejdsklausuler, leverandørens kædeansvar og adgangen til at kontrollere disse, vil være indarbejdet i kontrakten (fx konkrete dokumentationskrav og misligholdelsesbestemmelser m.v.), og er en fast del af Kommunens praksis, når der indgås kontrakter. For udbud foretaget alene for Sorø Kommune indsættes arbejdsklausulen i alle kontrakter med en tærskelværdi på over 1,6. mio. kr. med eksterne leverandører, som en del af udbudsmaterialet, og inden for de rammer der er fastsat i beskæftigelsesministeriets cirkulære. Det vil altid være et minimumskrav for en tilbudsgiver, såfremt arbejdsklausuler bringes i anvendelse. Det betyder, at vi ikke må acceptere tilbud fra tilbudsgivere, der ikke accepterer klausulen eller tager forbehold for klausulen. Arbejdsklausulen beskriver nærmere hvilke forhold der skal iagttages og den særlige kontrol der skal gennemføres for udbudskontrakter på 1,6 mio. kr. og derover. Såfremt leverandøren ikke overholder de forpligtigelser der flyder af kontrakten træder de almindelige misligholdelsesbestemmelser i kontrakten i kraft. Sociale klausuler socialt ansvar Ud over muligheden for at gøre brug af arbejdsklausuler, vil Kommunen føre dialog med relevante leverandører om muligheden for at løfte et socialt ansvar for borgere, der ikke kan være ansat på normale vilkår. Omfanget af dialogen er naturligt betinget af omfanget af kontrakten, og der vil blive foretaget en konkret vurdering fra gang til gang. Kommunen vil være behjælpelig med at oplyse om virksomhedens muligheder for at løfte et socialt ansvar, herunder muligheder for støtte, værktøjer, inddragelse af erfaringer mv. Indkøbsfunktionen vil være behjælpelig med at formidle kontakt mellem virksomhedsservice i kommunens Jobcenter og leverandørerne, for gennemgang af mulighederne for at indgå et samarbejde med Jobcenteret. Opfølgning og kontrol Der vil hvert år blive udarbejdet en skriftlig opfølgning på arbejdsklausuler og sociale klausuler (CSR-opfølgning). Ansvaret for opfølgningen og kontrollen ligger hos centre og institutionerne, og vil blive fortaget af de personer, som har den daglige kontakt med kontraktområdet. På områder hvor der er partnerskab, vil det ske i samarbejde med partnerne. Opfølgningen koordineres af Indkøbsfunktionen og forelægges Byrådet én gang årligt.

9 Centre og institutioner i Sorø Kommune sætter de nødvendige ressourcer af til udøvelse af kontrol med henblik på håndhævelse og sikring af kontraktbestemte klausulers overholdelse. I det omfang det er muligt, kan kontrollen organiseres som et samarbejde med Sorøs nabokommuner og der kan desuden være en løbende kontakt med faglige organisationer og arbejdsgiverforeninger m.v. for derved at tilvejebringe det nødvendige vidensgrundlag. Konkret udøvelse af kontrol sker i overensstemmelse med bestemmelserne i denne politik samt arbejds- og uddannelsesklausulerne. Herudover er følgende gældende: Der bliver foretaget en aktiv og systematisk kontrol ved kontrakter og udbud over 1,6 mio. kr. Der vil blive foretaget stikprøvekontrol ved udbud under denne tærskelværdi på 1,6 mio. kr. Kontrol bliver foretaget i alle tilfælde, hvis kommunen modtager en henvendelse om at forholdene ikke er i orden hos en leverandør, eller hvis Kommunen selv har begrundet mistanke. Konkret hvilke områder yderligere, der udpeges til kontrol afgøres også ved den årlige forelæggelse af udbudsplanen for det kommende år. Centre og institutioner i Kommunen vil løbende i forbindelse med kontrollen, være i kontakt med erhvervslivet, faglige organisationer og arbejdsgiverforeninger mv., for at kunne udføre kontrollen i de tilfælde, hvor centre og institutioner i Kommunen ikke selv har de nødvendige oplysninger til rådighed. Der foretages en evaluering af principperne for opfølgning og kontrol efter 2 år. Miljø Sorø Kommune arbejder løbende på at nedbringe ressourceforbruget, fx energi-, brændstof eller vandforbrug under produktion og anvendelse af produktet, og minimere miljøpåvirkninger, herunder særligt CO2-belastningen. Der lægges vægt på, at varer og materialer er fremstillet og distribueret på en optimal miljøvenlig måde, således at miljøet belastes mindst muligt ved brug, ligesom bortskaffelse skal ske ud fra bæredygtige principper. Sorø Kommune inddrager bæredygtighed og specifikke miljøkrav, som ikke strider mod gældende ret, typisk sættes der højere miljøkrav ved varekøb og ved materialer til bygge- og anlægsopgaver. Under hensyntagen til de økonomiske konsekvenser vil der i de forskellige udbud blive indført miljømæssige mindstekrav, og hvor det er muligt og relevant vil der blive indført miljø som tildelingskriterium, som på lige fod med de øvrige tildelingskriterier, vil indgå i tilbuds vurderingen af de indkommende tilbud. Leverandører og erhvervslivet Sorø Kommune lægger vægt på seriøse og dynamiske samarbejdsrelationer med professionelle og konkurrencedygtige leverandører. Samarbejdet skal bære præg af hæderlighed og professionalisme, og der skal herske åbenhed og fortrolighed mellem parterne.

10 Kommunen vil behandle alle leverandører, eksisterende som potentielle, med baggrund i ligebehandling, gennemsigtighed og saglighed. Ingen leverandør må forhindres i at afgive tilbud ud fra ikke saglige krav. Lokale leverandører konkurrerer på lige fod med alle andre leverandører. Sorø Kommune er klar over at især mindre leverandører, kan have svært ved at byde på en komplet opgaveløsning hos en offentlig myndighed. Sorø Kommune vil derfor afholde orienteringsmøder, hvor fokus er på information om udbud på varer og tjenesteydelser samt på kommunens igangværende og planlagte byggeprojekter og hvorledes de enkelte projekter vil blive udbudt. Inden for lovgivningens rammer er der mulighed for at medinddrage hensynet til små og mellemstore virksomheder. Udbud kan designes, således at de mindre tilbudsgivere også har mulighed for at byde ind. Dette kan gøres enten ved at opdele udbuddet i flere delaftaler eller udbyde mindre dele/lokaliteter. Der vil særligt i forbindelse med tjenesteydelser og bygge- /anlægsopgaver være mulighed for at udbyde mindre delaftaler, og hermed sikre, at små og mellem store virksomheder kan være konkurrencedygtige tilbudsgivere. En væsentlig del af Kommunens erhvervssegment består af netop de små og mellemstore virksomheder. Ved derfor at designe udbuddet så disse kan byde ind, tilgodeser man også Kommunens virksomheder og medvirker til innovation. Fællesoffentlige samarbejder Effektivisering af arbejdsgangene og stordriftsfordele kan i endnu højere grad opnås ved, at kommunerne laver udbud i fællesskab. Indkøbsvolumen øges, og arbejdsbelastningen minimeres for alle de kommuner som ikke driver udbuddet. Fællesudbud medfører som altovervejende hovedregel ikke, at kommunen afgiver deres selvstændige kompetence, da fællesudbud fortsat vil medføre, at der indgås kontrakt i hver enkelt kommune, samt at relevante fagpersoner fortsat inddrages i arbejdet. Sorø Kommune vil derfor arbejde på, at oplagte områder, særligt varekøb og tjenesteydelser, udbydes sammen med andre kommuner. Sorø Kommune har i dag (2017) samarbejde omkring udbud og indkøb med følgende samarbejdspartnere: FUS (Fællesudbud Sjælland 16 kommunen i Region Sjælland) SKI (Statens og Kommunens Indkøbs Service) OS2 (Fællesoffentligt digitaliserings samarbejde) IT-klynge (IT samarbejde mellem 14 kommuner i Region Sjælland) FK29 (IT indkøbssamarbejde mellem 29 kommuner i Danmark) FM (Statens Indkøb)

11 Brugerinddragelse I forbindelse med egne udbud og indgåelse af indkøbsaftaler på større områder nedsætter Indkøbsfunktionen brugergrupper, i samarbejde med institutioner/afdelinger/centre. Brugergrupperne består af medarbejdere med særlige faglige kompetencer, erfaringer eller interesser i relation til det pågældende produktområde eller opgave og, hvor relevant, personer med særlig viden om f.eks. arbejdsmiljø eller miljø. Brugergruppens opgaver er at: Deltage i udarbejdelsen af kravspecifikationer Deltage i vurderingen af de indkomne tilbud. Deltage i udvælgelsen af kommende leverandører. Deltage i løbende evaluering af de indgåede aftaler. Deltage i risikovurdering. Inddragelsen skal sikre at de krav som sættes fagligt til udbuddet, stemmer overens med de konkrete behov som skal opfyldes i organisationen. I forbindelse med udbud gennemført af en af de fællesoffentlige samarbejder, inddrages relevante faglige medarbejdere, til at kvalitetssikre og kommenter på udbudsmaterialet inden offentliggørelse. Ved enhver form for udbud, skal relevante faglige medarbejdere altid inddrages. Dette gælder både i forhold til kravspecifikationen men også i særdeleshed i forhold til implementering af det enkelte udbud. Overvejes et udbud er det vigtigt, at den pågældende ledelse for det pågældende område, som overvejes udbudt, påtager sig et ansvar for at inddrage de implicerede medarbejdere i overvejelserne. Dette er både af hensyn til medarbejdernes tryghed samt for at opnå en faglig sparring, så der sikres kvalitet i udbuddet. Ved udbud skal de til enhver tid gældende retningslinjer om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering, samt MED-aftalerne for kommunen overholdes. Det relevante MED-udvalg skal så snart, det overvejes at udlicitere en opgave, informeres herom og have mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser, som udliciteringen vil medføre. Dialogen skal yderligere medvirke til at skabe klarhed over de fremtidige arbejds- og ansættelsesforhold og medvirke til at sikre et positivt samarbejde under processen. Medarbejdernes synspunkter og forslag kan endvidere indgå i det politiske beslutningsgrundlag. Ved udbud af større serviceområderne skal der som udgangspunkt afgives et kontrolbud.

12 Direktionen vil i hvert udbud konkret tage stilling til omfanget af kontrolbud. Kontrolbuddet på driftsopgaver udarbejdes som en full cost beregning, i forhold til Indenrigsministeriets vejledning, hvor alle omkostninger indregnes, så det kan sammenlignes direkte med de private tilbud. Ved kontrolbud sikres det, at der i forbindelse med kontrolbuddet altid er fuld og indskærpet adskillelse mellem de personer i en afdeling eller institution som afgiver kontrolbud og de personer, der foretager udbuddet.

13 Arbejdsklausul der anvendes i Sorø Kommunes egne udbud Beskæftigelsesministeriets Cirkulære nr af 30/06/2014 og tilhørende vejledning om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter er gældende for kontrakten. Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område, samt voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. I så tilfælde hæfter leverandøren for opfyldelse af kravene, og det påhviler entreprenøren at påse, at bestemmelsen finder anvendelse. Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. Sorø kommune har, på nær området vedrørende varekøb, særskilt besluttet, at der for alle udbud indenfor bygge- og anlæg, samt tjenesteydelser, hvor der er tale om kontrakter med en kontraktværdi på 1,6 mio. kr. eller derover, sker der en særlig kontrol jf. de efterfølgende afsnit i arbejdsklausulen. For kontrakter med en værdi på mindre end 1,6 mio. kr., kan der forekomme stikprøvekontrol. Medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation Leverandøren er ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Medarbejdere skal på forlangende kunne dokumentere deres identitet ved fremvisning af eksempelvis billedlegitimation. Ophold på arbejdspladsen, orientering om underleverandører Sorø Kommune skal [i god tid, inden opstart, indsæt dato] skriftligt orienteres om, hvilke underleverandører Leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, ved angivelse af navn og CVR.nr./RUT.nr. Registrering af udenlandske tjenesteydere Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at såfremt Leverandøren eller dennes underleverandører har anmeldelsespligt til RUT-registret, overholder deres forpligtigelse. Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen Der skelnes i nærværende arbejdsklausul mellem dokumentation og redegørelse. Dokumentation Leverandøren har bevisbyrden for at Leverandørens forpligtelser i henhold til klausulen er overholdt, og Sorø Kommune kan på forlangende kræve at se dokumentation for Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf.

14 Sorø Kommune kan kræve dokumentation direkte fra Leverandørens eller dennes underleverandørers medarbejdere. Relevant dokumentation kan for eksempel være lønsedler evt. sammenholdt med arbejdssedler, E-indkomstkvittering lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser, samt den referenceramme Leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af lønog arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan Sorø Kommune i den konkrete sag anmode Leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter. Redegørelse Såfremt Sorø Kommune har en mistanke om overtrædelse, skal Leverandøren efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Parterne har endvidere pligt til egenhændigt at orientere hinanden, ved mistanke om manglende overholdelse af arbejdsklausulen. Leverandøren skal som minimum redegøre for, under hvilke forhold og/eller metoder de tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der indgår til opfyldelsen af Kontrakten, er fremstillet. Sorø Kommune kan i den konkrete sag anmode Leverandøren om at uddybe andre relevante forhold. Frister Dokumentationen skal være Sorø Kommune i hænde senest 7 arbejdsdage efter Sorø Kommunes påkrav er afsendt. Redegørelsen skal være Sorø Kommune i hænde senest 7 arbejdsdage efter Sorø Kommunes påkrav er afsendt medmindre andet konkret aftales. Fristerne kan dog maksimalt forlænges til 14 arbejdsdage for dokumentation og 14 arbejdsdage for redegørelsen. Videregivelse af dokumentation Sorø Kommune kan efter en konkret vurdering videregive de indhentede informationer til SKAT, Arbejdstilsynet eller andre relevante myndigheder, såfremt videregivelsen vurderes at være af betydning for myndighedernes virksomhed. Sorø Kommune kan efter en konkret vurdering videregive de indhentede informationer til politiet, såfremt der er mistanke om, at der er begået et strafbart forhold. Kontrolbesøg For kontrakter med en værdi over 1,6 mio. kr. vil de relevante centre og institutioner i Sorø Kommune foretage en aktiv og systematisk kontrol i kontraktens løbetid. Ved tværgående aftaler på vare- og tjenesteydelsesområdet, vil det være Indkøbsfunktionen, der foretager kontrollen. For kontrakter med en værdi under 1,6 mio. kr. vil centre og institutioner i Sorø Kommune foretage stikprøver, og dermed kunne foretage uanmeldte kontrolbesøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af klausulen, ligesom der vil blive foretaget kontrol, hvis kommunen modtager en henvendelse om at forholdene ikke er i orden, eller hvis kommunen selv har en begrundet mistanke. Centre og institutioner i Sorø Kommune er ved kontrolbesøg berettiget til at kontakte enkelte medarbejdere direkte og uden Leverandøren eller underleverandørers mellemkomst.

15 Sorø Kommune ønsker at understrege, at hvis vi vælger at foretage en kontrol eller lignende, er det ikke udtryk for en generel mistillid til den pågældende Leverandør, men derimod en helt naturlig og vigtig opfølgning på kontraktkravet. Anvendelse af ekstern bistand Sorø Kommune er til enhver tid berettiget til at overlade udførelsen af sine beføjelser efter denne klausul til tredjemand. Leverandøren eller underleverandører kan ikke modsætte sig kontrolbesøg af tredjemand, der er antaget af Sorø kommune til opgaven, ligesom Leverandøren eller underleverandører ikke kan nægte at udlevere dokumentation eller udarbejde redegørelser til denne tredjemand. Sanktion ved manglende overholdelse af forpligtelsen Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelser af klausulen vil altid berettige Sorø Kommune til at ophæve kontrakten helt eller delvist. Ifalder Leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde kontrakten. Sorø Kommune er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra Leverandørens eller underleverandørers ansatte. Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulen. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til [indsæt promille af kontraktsummen] dog minimum [indsæt beløb i kr. pr. dag], indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag. Såfremt leverandøren ikke overholder bestemmelsen, er Sorø Kommune berettiget til at bestemme, at den pågældende afskæres fra at opnå fremtidige kontrakter af den nævnte karakter i Sorø Kommune, indtil det er dokumenteret, at det pågældende forhold er bragt i orden.

16 Uddannelsesklausul der anvendes i Sorø Kommunes egne udbud Sorø Kommune indgår i en konstruktiv dialog med leverandører på bygge- og anlægsområdet om oprettelse af lære- og praktikpladser. Denne dialog suppleres med partnerskabsaftale mellem Sorø Kommune og Dansk Byggeri, Selandia Slagelse og UU-Vestsjælland. Denne uddannelsesklausul finder anvendelse i udbud vedrørende bygge- og anlægsområdet, samt tjenesteydelser, som har en varighed på mindst 6 måneder og hvor kontraktværdien/lønsummen i øvrigt er proportionel med klausulen (tommelfingerreglen er en praktikant for hver kr. 2 mio. i lønomkostninger / kr. 5 mio. i kontraktværdi). Klausul 1. Leverandøren skal sikre, at mindst det krævede antal af de årsværk (1 årsværk = 1924 arbejdstimer inkl. ferie, sygdom, skoleophold mv.), der anvendes til at opfylde kontrakten af såvel Leverandøren selv som underleverandører, besættes med en eller flere praktikant(er)/lærling(e). En praktikant/lærling er en arbejdstager, med hvem leverandøren indgår eller har indgået en uddannelsesaftale i henhold til lov om erhvervsuddannelser eller som er omfattet af en lignende uddannelsesordning i et andet EU-land. Leverandøren kan vælge at beskæftige en eller flere praktikant(er)/lærling(e) i en kortere periode, forudsat at det samlede antal arbejdstimer, som udføres af praktikanter/lærlinge, svarer til beskæftigelse af det krævede antal årsværk praktikant(er)/lærling(e) i kontraktens løbetid. Leverandøren kan opfylde sin forpligtelse til at beskæftige det krævede antal årsværk praktikant(er)/lærling(e) ved at overføre en (eller flere) praktikant(er)/lærling(e), som ved kontraktens indgåelse er ansat hos leverandøren til det arbejde, som kontrakten omhandler. Såfremt opgavens omfang efter kontraktens indgåelse nedsættes betydeligt, reguleres det krævede antal årsværk praktikanter/lærlinge tilsvarende. Det krævede antal årsværk lærlinge for de enkelte entrepriser udgør [X %] af de skønnede fagrelevante arbejdstimer. Eksempel: arbejdstimer x 10 % /(1924)= 1,56 årsværk 2. Forpligtelsen til at beskæftige det krævede antal årsværk praktikant(er)/lærling(e) bortfalder, hvis leverandøren ikke er i stand til at finde en praktikant/lærling som ønsker at indgå i en uddannelsesaftale med virksomheden. Forpligtelsen bortfalder dog kun, hvis leverandøren kan dokumentere, 1) at der i rimeligt omfang er annonceret efter praktikanter/lærlinge på eller foretaget en passende annoncering i et andet EU land, og 2) at en teknisk skole eller tilsvarende skole eller anden relevant myndighed i et andet EU-land efter konkret henvendelse fra leverandøren ikke har set sig i stand til at formidle en praktikant/lærling til ansættelse. 3. Hvis uddannelsesklausulen mod forventning ikke kan opfyldes, udarbejdes der en redegørelse for hvilke omstændigheder der har gjort sig gældende i forhold til den manglende opfyldelse af klausulen. Redegørelsen følger den pågældende udbuds- hhv. indkøbssag.

17 4. Leverandøren skal på kommunens anmodning dokumentere, at kravet om beskæftigelse af det krævede antal årsværk praktikant(er)/lærlinge er opfyldt, dokumentationen skal foreligge efter senest 7 arbejdsdage. 5. Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt leverandørens manglende beskæftigelse eller leverandøren ikke opfylder sin pligt om at meddele, at der er manglende beskæftigelse af en eller flere praktikant(er)/lærling(e), kan kommunen forlange en uddybende redegørelse fra leverandøren, redegørelsen skal foreligge efter senest 7 arbejdsdage. Hvis kommunen herefter fortsat finder leverandørens handling uberettiget, kan leverandøren meddeles, at den manglende beskæftigelse af en eller flere praktikant(er)/lærling(e) vil blive betragtet som misligholdelse af kontrakten. Sker der herefter, fortsat misligholdelse af kontrakten, er kommunen berettiget til efter påkrav eller a) at kræve en bod på DKK [indsæt beløb] pr. påbegyndt uge pr. årsværk (ikke begrænset til hele årsværk) praktikant/lærling, som leverandøren efter nærværende aftale er forpligtet til at beskæftige, indtil leverandøren har afleveret behørig dokumentation. b) at ophæve kontrakten som misligholdt efter de bestemmelser, som i øvrigt er gældende for arbejdets udførelse. 6. Såfremt det kan konstateres at leverandøren ikke fuldt ud har beskæftiget det krævede antal årsværk praktikant(er)/lærling(e), pålægges leverandøren en bod svarende til DKK [indsæt beløb] pr. manglende årsværk praktikant. Eksempel: Såfremt leverandøren mangler at beskæftige 0,25 årsværk praktikant(er)/lærling(e) ifalder denne altså en bod på DKK [indsæt beløb] 7. Sorø Kommune vil i kontraktens løbetid løbende og efter stikprøve kunne foretage uanmeldte kontrolbesøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af klausulen. Sorø Kommune er ved kontrolbesøg berettiget til at kontakte enkelte medarbejdere direkte og uden leverandøren eller underleverandørers mellemkomst. 8. Sorø Kommune er til enhver tid berettiget til at overlade udførelsen af sine beføjelser efter denne klausul til tredjemand. Leverandøren eller underleverandører kan ikke modsætte sig kontrolbesøg af tredjemand, der er antaget af Sorø kommune til opgaven, ligesom leverandøren eller underleverandører ikke kan nægte at udlevere dokumentation eller udarbejde redegørelser til denne tredjemand.