Indkøbspolitik Forslag til administrative regler

Transkript

1 Indkøbspolitik Forslag til administrative regler Emne Indledning De administrative regler for indkøbsområdet tager udgangspunkt i Glostrup Kommunes indkøbspolitik og er en uddybning af indkøbspolitikkens praksis. I indkøbspolitikken og i de administrative regler vil du finde vilkårene for, hvordan du foretager indkøb i Glostrup Kommune. Indkøbspolitikken danner rammerne for indkøb i Glostrup Kommune jf. styrelsesvedtægten 11 - samordning af indkøb. Glostrup Kommune køber ind som en samlet kommune, når det drejer sig om varer, der bliver købt til rådhuset og/eller til institutionerne. Når vi indgår indkøbsaftaler for hele kommunen, opnår vi gode priser og god kvalitet på varer og tjenesteydelser, fordi leverandøren, på grund af sin aftale med os er sikret en vis omsætning. Ansvaret for at overholde indkøbspolitikken og for at efterleve, at der indgås indkøbsaftaler, ligger ikke alene hos Center for Økonomi og Styring (CØS) men også hos den budgetansvarlige leder eller medarbejder i de enkelte centre og decentrale enheder. Alle har derfor et ansvar for, at aftalerne for varer og tjeneste ydelser, der lægges i indkøbssystemet, bliver udbygget og opdateret i forhold til det indkøbsbehov, der er i kommunen inden for de forskellige fagområder Indkøbspolitikken kan kun efterleves hvis det sker med opbakning hos ledere såvel som hos medarbejdere. Er du medarbejder i Glostrup Kommune og har du ansvar for indkøb, bør du derfor kende indkøbspolitikken og de administrative regler for indkøbsområdet. Vi skal som medarbejdere være med til at sikre, at kommunale indkøb foretages i henhold til de gældende love, bekendtgørelser, direktiver og politikker for området. Indkøb omfattet af udbudsloven er omfattet af indkøbspolitikken og de administrative regler. Det er ikke tilladt for medarbejderne at drage private fordele af aftaler indgået med leverandører i kommunens regi. Når du på vegne af Glostrup Kommune skal foretage et større eller mindre indkøb, har du som budgetansvarlig leder ansvar for at det sker ifølge indkøbspolitikken og tommelfingerreglerne nedenfor kan være brugbare: Er der i forvejen en aftale? Er indkøbssummen over eller under tærskelværdierne? Er der miljøhensyn? Er der grænseoverskridende interesser? Kunne der være andre med samme indkøbsbehov? Det centrale indkøbskontors ansvar ved udbud De administrative regler er ikke udtømmende. I nogle tilfælde kan derfor være nødvendigt at søge uddybende informationer om indkøb på Globen eller ved at kontakte CØS. CØS deltager i udarbejdelsen af udbudspligtige aftaler, herunder udarbejdelse af udbudsbetingelser, kontrakter mv. Initiativet til udarbejdelsen af aftaler påhviler den budgetansvarlige leder i den enkelte afdeling, der skal foretage et indkøb af større eller mindre karakter. CØS foretager som udgangspunkt ikke indkøb, men fungerer som facilitator ved udbud gennem vejledning og konsulentbistand for de enheder, der har behov for indkøb. CØS yder vejledning og konsulentbistand i juridiske aspekter i indkøbet, når der udarbejdes udbudsmateriale samt 1 af 7

2 når der gennemføres en udbudsproces. Medarbejderne i CØS kan ikke betragtes som projektleder eller projektejer. Det er derfor nødvendigt, at den budgetansvarlige leder afsætter de nødvendige ressourcer til indkøbet, både hvad angår projektejerskabet og projektledelsen. Ekstern brugerinddragelse Uanset om et indkøb er over eller under tærskelværdierne, bør eksterne brugere inddrages, og markedet for varen eller tjenesteydelsen skal undersøges. Analysen skal sikre, at Glostrup Kommune får det bedste produkt til prisen. Inden for nogle af kommunens opgaveområder, fx det borgernære område, som social- og serviceområdet har man pligt til at inddrage eksterne aktører (fx interesseorganisationer eller foreninger) i en høringsproces som interesseorganisationer eller foreninger. KL og Danske Handicaporganisationer fx en aftale om brugerhøring ved udbud af bestemte hjælpemidler. Generelt skal denne videndeling sikre, at udbudsmaterialet kvalificeres og at der opsættes tilstrækkelige krav til varen eller tjenesteydelsen. Hvad skal vores indkøb leve op til? Etiske-, sociale- og arbejdsklausuler I Glostrup Kommune bruger vi vores indkøbsvolumen til at fremme en udvikling af mere miljørigtige og samfundsansvarlige indkøbsaftaler. Indkøbspolitikken indeholder derfor et forslag til et minimum af klausuler. Disse er også en del af de klausuler, som Glostrup Kommunes samarbejdspartnere på indkøbsområdet efterlever, fx Statens og Kommunernes Indkøbsservice eller Vestegnens indkøbsforum. Når vi går i fælles udbud via indkøbsfællesskaberne, efterlever vi derfor disse klausuler. Som budgetansvarlig leder skal du sikre dig, at du i forbindelse med et udbud overholder klausulerne, der er gældende i Glostrup Kommunes indkøbspolitik. Vi anbefaler, at du orienterer dig i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning for området: Vejledning om sociale klausuler i udbud Miljøklausuler Vi anbefaler, at du i forbindelse med større indkøb eller udbud og i det omfang det er muligt, vægter miljøkrav. De beskrives i målsætninger, aftaler og bekendtgørelser som er indgået mellem Danmark og EU-Kommissionen, mellem regioner, kommuner og indkøbsfællesskaber. Vi anbefaler, at du vægter miljømærkninger som Svanemærket EU-blomsten eller andre energimærker. Politisk behandling De enkelte centre eller institutioner varetager gennemførelsen af udbuddet og den endelige indgåelse af kontrakterne, samt alle øvrige indkøb og udbud, som ikke skal gennem en politisk behandling. Det politiske niveau skal kun inddrages i enkeltsager, hvis udbuddet eller aftalen drejer sig om særligt borgernære ydelser (primært indenfor Lov om Social Service) eller området i øvrigt har særlig politisk bevågenhed. Den politiske inddragelse skal ske i forbindelse med fastlæggelsen af kravspecifikationer og tildelingskriterier, inden udbuddet offentliggøres. 2

3 Det er centrene selv, der vurderer om udbuddet skønnes relevant for politisk behandling, og i så fald sørger for at indhente den politiske accept af de opstillede kravspecifikationer og tildelingskriterier. Hvordan indgår vi vores indkøbsaftaler? Udbud/annoncering/ markedsafdækning Udbud er med til at styrke kvalitet og service til borgerne, fordi leverandørerne er underlagt et pres for løbende at forbedre sig, når de er i konkurrence om opgaverne. Samtidig kan udbud skabe større mangfoldighed i de tilbud, som kommunen kan tilbyde sine borgere. Du bør altid sikre dig at kravet til udbudsformen af et indkøb overholdes. De almindelige løbende indkøb, du foretager på eksisterende aftaler, er udbudsretligt på plads og her behøver du ikke gøre mere. Ejerskabet af decentrale kontrakter påhviler enten det enkelte fagcenter eller den budgetansvarlige leder, der har indgået kontrakten. Indkøb skal gennemføres ved overholdelse af principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, og proceduren foretages efter regler i Udbudslovens afsnit II V: Afsnit II beskriver reglerne for offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser, hvor værdien af aftalen er over tærskelværdien på kr. Her skal opgaven sendes i EU-udbud. Afsnit III beskriver reglerne for indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser (bilag XIV-tjenesteydelser), når disse tjenesteydelser overstiger den specielle tærskelværdi på kr. Opgaven skal sendes i EU-udbud. Afsnit IV beskriver reglerne for offentlige indkøb under tærskelværdien på kr., men hvor der er en klar grænseoverskridende interesse og en værdi større end kr. Opgaven skal annonceres. Afsnit V beskriver reglerne for offentlige indkøb under tærskelværdien på kr., men over kr. dog uden klar grænseoverskridende interesse. Opgaven skal indkøbes på markedsmæssige vilkår. Det vil sige, at du: 1. gennemfører en markedsafdækning og på grundlag af denne indhenter ét tilbud 2. indhenter to eller flere tilbud 3. annoncerer Se udbudsguiden her (link til dokument). Tærskelværdien beregnes som hele kontraktens værdi for aftalen, dog maksimalt værdien over 48 måneder. Det er ikke lovligt at opdele en kontrakt i mindre dele, fordi du ønsker at bringe værdien for hver enkelt kontrakt ned under tærskelværdierne. Hvis et indkøb eller en kontrakt ligger over tærskelværdien for udbud, er du som budgetansvarlig leder ansvarlig for at følge de i udbudsloven beskrevede procedurer. 3

4 Det er altid muligt at kontakte CØS for at få afklaret spørgsmål i forbindelse med et udbud. Udvælgelse og tildeling Tildeling Når en vare eller tjenesteydelse indkøbes eller sendes i udbud, skal du altid tage stilling til tildelingskriterierne. I Glostrup Kommune bruger vi som hovedregel, nedenstående tildelingskriterier i prioriteret rækkefølge: 1) pris 2) omkostninger 3) bedste forhold mellem pris og kvalitet. Når der er behov for at indhente tilbud på en vare eller tjenesteydelse, der ikke i forvejen er omfattet af vores indkøbsaftaler, skal tildelingen af aftalen afspejle markedsmæssige vilkår. Vi anbefaler, at du i forbindelse med vurderingen af tilbuddene opstiller tydelige og dækkende mindstekrav til ydelsen. Se eksemplerne nedenfor. Mindstekrav til kvaliteten af et produkt Mindstekrav til serviceniveauet af en ydelse Mindstekrav om miljømæssige hensyn Vi anbefaler, at du overvejer om de omkostninger, der er forbundet med implementeringen af en vare eller tjenesteydelse både hvad angår driftsudgifter, vedligeholdelsesudgifter, bortskaffelse mv. Tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet, som bør tolkes som Billigst egnede, kan du anvende, når det ikke er muligt, at opstille entydige og dækkende krav til fx kvalitet, service, leveringsikkerhed, miljø mv. til et produkt eller en ydelse. Tildeling af en aftale kan og må kun ske ud fra de kriterier, der blev beskrevet i udbudsmaterialet. Det er ikke tilladt efter offentliggørelsen af udbudsmaterialet at tillægge andre kriterier værdi og lade disse indgår i tilbudsvurderingen. Aftaler, der indgås på baggrund af udbud/tilbudsindhentning, er eksklusivaftaler. Budgetansvarligt center/afdelings ansvar ved køb gennemførelsen af udbud Hvis du, som budgetansvarlig leder indgår kontrakter, der alene dækker dit eget område, har du ansvar for at undersøge og vurdere, hvilket afsnit i udbudsloven dit indkøb er omfattet af. Når et center med budgetansvar eller en institution har ejerskabet til et indkøbsprojekt er det centerets eller institutionens ansvar at sikre sig at udbudsreglerne overholdes. Ejerskabet til et udbudsprojekt ligger hos det enkelte center, og for at få det bedst mulige resultat, er det vigtigt at centrene afsætter de nødvendige ressourcer til at gennemføre projektet. Det samme gælder ved gennemgangen og vurderingen af indkomne tilbud, hvor 4

5 fagpersonernes deltagelse er vital. I øvrigt anbefaler vi, at du orienterer dig i materialet om udbud, der findes på Globen, eller at du kontakter indkøbsfunktionen. Kontrakter under tærskelværdierne for udbud (se tillige Udbud) Brugerinddragelse ret og pligt SMV - Små og Mellemstore Virksomheder Politisk behandling af de konkrete udbud Hvis et indkøb er under tærskelværdien, som beskrevet tidligere, skal indkøbet stadig ske under overholdelse af indkøbspolitikken og de forvaltningsretlige principper om saglighed og økonomisk ansvarlighed. Du har som budgetansvarlig pligt til mindst at foretage en markedsafdækning, hvis der er tale om et væsentligt indkøb. Et væsentligt indkøb kan være en ydelse eller et produkt, hvor prisen bør vurderes og vægtes i forhold til institutionens budget i øvrigt. Hvis der er tale om løbende kontrakter, er det nødvendigt med jævne mellemrum at kontrollere om prisen svarer til markedsprisen. Det betyder at du som budgetansvarlig skal kunne dokumentere, at markedet løbende er blevet afsøgt for billigere varer og nye løsninger, som kan gøre opgaveløsningen mere hensigtsmæssig. I forbindelse med udbud og aftaleindgåelse er det altid vigtigt at inddrage brugerne. Medarbejdere har derfor både en ret og pligt til at indgå i et samarbejde om udarbejdelsen af udbudsmateriale eller indkøbsaftaler med CØS. Medarbejderne skal som brugerrepræsentanter aktivt være med til at afdække det pågældende marked. Samarbejdet skal resultere i udførlige kravspecifikationer til produkterne indenfor det specifikke fagområde. Desuden skal medarbejderne deltage i evalueringen af de indkomne tilbud i forhold til de i forvejen opstillede tildelingskriterier. Kravet om at medarbejdere deltager i processen betyder, at de aktuelle medarbejdere får tildelt den nødvendige tid til at sætte sig ind i opgaven og på den måde kan udarbejde en fyldestgørende kravspecifikation og en korrekt kontrakttildeling. Formålet er altid at sikre, at aftalen dækker kommunens nuværende og fremadrettede behov. Når der udbydes større kontrakter, skal der jf. udbudsloven 49 tages stilling til mulighederne for at opdele kontrakten i delaftaler. Opdelingen i delaftaler kan gøre det muligt for små og mellemstore virksomheder at byde på opgaven. Overvejelserne bør indeholde en vurdering, af om markedet kan imødekomme vores ønsker, samt om det vil medføre en fordyrelse eller en forringelse af kvaliteten, hvis vi opdeler kontrakten. Hvis du vurderer, at det ikke påvirker kontraktens udførelse, bør kontrakten opdeles. Det er de enkelte centre, der skal vurdere om et udbud eller indkøb kræver en politisk behandling. Inddragelsen af det politiske niveau vil som regel ske i forbindelse med forberedelsen af kontrakten eller udbuddet. Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt for det politiske niveau at ændre kravene, efter tilbuddene er modtaget, eller at ytre ønske om ændring af vindende tilbud. Hvis du imødekommer de ønsker, vil det påføre kommunen betydelig risiko for erstatningsansvar og straf. Se også afsnittet Tildelingskriterier ovenfor. Indkøbssamarbejder Indkøbssamarbejde Glostrup Kommune indgår i flere indkøbssamarbejder for at opnå optimale stordriftsfordele 5

6 og købekraft. I de tilfælde, hvor det giver mening, samarbejdes der typisk med andre kommuner gennem: VIF (Vestegnens Indkøbsforum). SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice) VIF består af 10 kommuner på den Københavnske Vestegn samt Dragør og Tårnby kommuner. SKI er Staten og Kommunernes Indkøbsservice. SKI forestår nogle udbud, og deres aftaler er forpligtende for kommunerne efter aftale mellem KL og Regeringen. I særlige tilfælde gennemføres samarbejdet med andre ordregivende myndigheder, hvor det skønnes fordelagtigt for Glostrup Kommune. Vi arbejder for en høj grad af samordning af kommunens indkøb af vare og tjenesteydelser, fordi den skal sikre, at vi samlet køber ind til bedst mulige priser, rette kvalitet og service. Hensigten med at samordne indkøb er at skabe grundlag for administrative lettelser i de daglige indkøb, fordi der på forhånd er taget stilling til varesortiment og forhandlere. Valgene er bl.a. truffet via SKI-aftaler (Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S) eller igennem Glostrups samarbejde med Vestegnens Indkøbsforum, VIF. Hvordan bruger vi vores indkøbsaftaler? Overholdelse af aftaler /Compliance Kommunens obligatoriske indkøbsaftaler skal altid anvendes. En obligatorisk indkøbsaftale betyder, at der er en aftageforpligtelse til at anvende aftalerne i relation til de udbudte varer. Hvis Glostrup Kommune har en indgået frivillige indkøbsaftaler, er der ikke pligt til at anvende aftalerne. Brug af indkøbssystemet Hvis der er tale om væsentlige indkøb, der ikke er omfattet af udbudspligten, er der fortsat pligt til at foretage en markedsafdækning, som beskrevet i indkøbspolitikken. Det forekommer, at en afdeling eller institution oplever at nogle produkter i aftalen kan købes billigere andre steder. Det berettiger ikke til at købe uden om aftalen. Glostrup Kommune har forpligtiget sig til at overholde vores indkøbsaftaler. Brud på indkøbsaftalerne kan føre til forøgede priser på resten af vores sortiment, hvis leverandørerne ikke stoler på, at vi vil overholde vores forpligtelser. Køb uden om aftale opfattes derfor som kontraktbrud, med risiko for erstatningsansvar over for kommunens kontrakthaver. Alle obligatoriske kontrakter vil som udgangspunkt blive gjort tilgængelige via kommunens e- handelssystem. Du har som decentral indkøber pligt til at anvende disse aftaler, og du har pligt til at foretage købet via e-handelssystemet eller efter de forskrifter, der fremgår af kontrakten i e- handelssystemet. Det centrale indkøbskontor har ansvaret for at opdatere og vedligeholde de obligatoriske aftaler i kommunens e-handelssystem. Decentralt indgåede kontrakter vil ikke altid blive lagt i kommunens e-handelssystem, og det 6

7 vil således heller ikke være muligt at indkøbe på disse via e-handelssystemet. Har du indgået en aftale, kan du kontakte CØS om mulighederne for at kontrakten oprettet i e- handelssystemet. 7