Udbudsbetingelser. Halmudbud til Aabenraa-Rødekro Fjernvarme A.m.b.a.

Transkript

1 Udbudsbetingelser Halmudbud til Aabenraa-Rødekro Fjernvarme A.m.b.a. April 2014

2 Indholdsfortegnelse Punkt 1. Indledning Generelle oplysninger Køber Udbudsform Kontraktform Tidsplan Udbudsmaterialet Bestanddele Kontraktmængde for den enkelte Leverandør Øvrige krav Evaluering af tilbud Fremsendelse af tilbud Tilbudsafgivelse Tilbudsfrist Form

3 1. Indledning Nærværende udbudsbetingelser gælder for halmudbud til Aabenraa-Rødekro Fjernvarmes central, Lundsbjerg Industrivej 149, Stubbæk, 6200 Aabenraa. Halmudbud med levering af halm indenfor nuværende halmsæson. Kontrakternes starttidspunkt er den 1. august Dvs. kontraktens halmsæson løber i perioden fra 1. august 2014 til 31. juli Den udbudte halmmængde udgør cirka ton STOR-Hesston. Tilbudsgiver indgiver tilbud på en an værk mængde, hvor tilbudsgiver selv skal sørge for transporten til Aabenraa-Rødekro Fjernvarme. For en nærmere beskrivelse af ydelsen på en an værk kontrakt henvises til Standardleveringsbetingelser for halmleverancer til Aabenraa-Rødekro Fjernvarme A.m.b.a. (bilag 1). 2. Generelle oplysninger 2.1 Køber Køber er: Aabenraa-Rødekro Fjernvarme A.m.b.A Egelund Aabenraa Telefon: Ordregivers kontaktperson er: Peter Sørensen ps@aabenraa-fjernvarme.dk Telefon: Udbudsform Ved halmudbuddet tilstræbes størst mulig ligebehandling af alle leverandører. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at tilbudsgivers tilbud vil være det endelige tilbud, der indgår i tilbudsvurderingen, idet der ikke efterfølgende vil være adgang til at forhandle indholdet af tilbuddet. 2

4 Aabenraa-Rødekro Fjernvarme ønsker at henlede tilbudsgivers opmærksomhed på, at: - Tilbud kun tages i betragtning, hvis tilbuddet overholder forskrifterne i nærværende udbudsbetingelser og i det samlede udbudsmateriale. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbuddet afgives i overensstemmelse hermed. Risikoen for uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver påhviler udelukkende tilbudsgiver. - Der er i udbudsmaterialet vedlagt en vejledning til udfyldelse af tilbudsskemaet (bilag 3), som med fordel kan anvendes. - Aabenraa-Rødekro Fjernvarme vil se bort fra tilbud, som ikke er indleveret rettidigt, som ikke afgives på vedhæftede skema (bilag 4) og/eller tilbud som ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet i øvrigt. 2.3 Kontraktform I udbudsmaterialet er tilbudsskemaet (bilag 4) inkluderet. Tilbudsskemaet format og indhold kan ikke afviges. Accepterer Aabenraa-Rødekro Fjernvarme det indsendte tilbudsskema, er der indgået bindende aftale mellem parterne. Tilbudsskemaet som Aabenraa-Rødekro Fjernvarme returnerer med underskrift, vil herefter udgøre den skriftlige aftale. Tilbud der afgives, omfattes af Standardleveringsbetingelser for halmleverancer til Aabenraa-Rødekro Fjernvarme A.m.b.a. (bilag 1). Ved indgået aftale består denne af: 1. Standardleveringsbetingelser for halmleverancer til Aabenraa-Rødekro Fjernvarme A.m.b.a. 2. Udbudsmaterialet 3. Tilbudsskema med accept 4. Gældende love og forskrifter medmindre disse er afveget ved ovenstående dokumenter Ved uoverensstemmelse mellem de under ovennævnte punkter anførte aftaledele, skal indholdet af pkt. 1 have forrang for indholdet af pkt. 2 osv. Således vil en uoverensstemmelse i indholdet af pkt. 1 i forhold til andre punkter til enhver tid medfører at indholdet af pkt. 1 har forrang medmindre det af andre aftaledele tydeligt fremgår at der herved er forudsat en fravigelse af det i den rang første aftaledel anførte. 3

5 2.4 Tidsplan Nedenfor er skitseret den forventede tidsplan for halmudbuddet: Frist for aflevering af tilbud 20. maj 2014 kl Evaluering af tilbud Uge Svarfrist for Aabenraa-Rødekro Fjernvarme 4. juni 2014 NB! Ønsker tilbudsgiver at trække tilbuddet/tilbuddene tilbage, skal dette ske inden tilbudsfristen udløber, hvilket er tirsdag den 20. maj 2014 kl Udbudsmaterialet 3.1 Bestanddele Nærværende udbudsbetingelser samt bilag udgør det samlede udbudsmateriale for dette halmudbud, og fastlægger dels rammerne for gennemførelsen af selve udbudsforløbet, dels krav og betingelser for levering af den udbudte ydelse. Bilagene til nærværende udbudsbetingelser består af nedenstående: - Standardleveringsbetingelser for halmleverancer til Aabenraa-Rødekro Fjernvarme A.m.b.a. (Bilag 1) - Håndbog for transport af halm til Aabenraa-Rødekro Fjernvarme A.m.b.a. (Bilag 2) Kommer snart - Vejledning for udfyldelse af tilbudsskemaet for halm til Aabenraa-Rødekro Fjernvarme A.m.b.a. (Bilag 3) - Tilbudsskema: Levering af halm til Aabenraa-Rødekro Fjernvarme A.m.b.a. (Bilag 4) 4. Kontraktmængde for den enkelte Leverandør Tilbud skal indeholde mængder mellem og tons. Såfremt en enkelt Leverandør tilbyder mere end tons er Aabenraa-Rødekro Fjernvarme berettiget til at reducere mængden til tons, 4

6 uanset den tilbudte pris. Aabenraa-Rødekro Fjernvarme kan vælge at medtage tilbud over og under ovenstående. 5. Øvrige krav Tilbudsgiver tilkendegiver ved underskrift af et tilbudsskema, at tilbudsgiver vil overholde gældende love og bestemmelser i forbindelse med levering af sin ydelse. Som ikkeudtømmende eksempler kan det nævnes: - Arbejdsmiljøloven - Miljøbeskyttelsesloven - Færdselsloven 6. Evaluering af tilbud Aabenraa-Rødekro Fjernvarme åbner og registrerer alle indkomne tilbud efter fristens udløb. Kontrakttildeling sker efter tildelingskriteriet laveste pris på sammenlignelige vilkår. Ved flere tilbud med ens pris an værk, hvorved den nødvendige mængde overskrides, kan Aabenraa- Rødekro Fjernvarme frit vælge at antage samtlige tilbud med ens pris, hvilket medfører en forøgelse af den efterspurgte mængde, eller nedskrive tilbudsmængderne forholdsmæssigt. I tilfælde af en nedskrivning vil de pågældende halmleverandører blive orienteret pr. brev eller af Aabenraa-Rødekro Fjernvarme og anmodet om at give tilsagn til nedskrivningen. Gives der ikke tilsagn til nedskrivningen afvises tilbuddet. I stedet for en nedskrivning kan Aabenraa-Rødekro Fjernvarme også vælge at afvise alle tilbud med ens pris. Alle accepterede tilbud får skriftlig besked samtidig enten pr. brev eller , og indenfor en nærmere angiven fastsat dato. Afslag på tilbud fra øvrige deltagere i udbudsrunden, får ligeledes skriftlig besked samtidig enten pr. brev eller . Der afgives ingen oplysninger om udfaldet af udbudsrunden forinden. Ydermere videregiver Aabenraa- Rødekro ikke oplysninger om udbuddets total indkøbte mængde eller priser. 5

7 7. Fremsendelse af tilbud 7.1 Tilbudsafgivelse Tilbud sendes/afleveres til: Aabenraa-Rødekro Fjernvarme A.m.b.a. Egelund Aabenraa Att.: Peter Sørensen, Mrk. Halm Tlf.: Tilbudsfrist Tilbud skal være Aabenraa-Rødekro Fjernvarme i hænde senest 20. maj 2014 kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Enhver fristoverskridelse betragtes som væsentlig. Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbud der er sendt pr. brev, vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Det vil ikke være muligt for tilbudsgivere, at overvære selve åbningen af tilbudsbrevene. 7.3 Form Tilbuddet skal sendes/afleveres i papirformat eller på til ps@aabenraa-fjernvarme.dk. 6