Det synlige køkken set med revisorøjne

Transkript

1 Det synlige køkken set med revisorøjne Michael Søby Statsautoriseret revisor BDO København

2 Få styr på gryderne Budgetlægning Variable omkostninger Faste omkostninger Aktivering og afskrivninger Vigtige nøgletal Årselever, kostdage Hvad siger skolerne? Regnskabsportalen - intro Strategiske valg Budgetopfølgning BDO s opskrift på et bedre køkken

3 Budgetlægning Formål: Forudsætninger: OVERBLIK Aktivitet INSPIRATION MULIGHEDER Omkostninger Ressourcer OPFØLGNING STYRING Et budget uden opfølgning har ringe værdi

4 Aktiv budgetlægning Hvad skal jeres budgetmodel kunne håndtere? Resultat og likviditet Simulering af alternative forudsætninger, herunder ændring i elevtal/skolepenge, taxametersatser, lønninger og forbrug Månedsopdelt for de kommende 12 måneders for bedre at vise likviditetsbehovet Modellen bør kunne budgettere et antal år frem for at vise trenden Modellen bør være opstillet i lighed med årsregnskabet, således den i praksis kan indgå i økonomiopfølgningen Har skolen ikke dette kan BDO s budgetmodel overvejes Resultatbudget viser driften, likviditetsbudget pengestrømmene

5 Variable omkostninger Definition: Variable omkostninger er omkostninger, som afhænger af aktivitetsniveauet Variable omkostninger budgetteres typisk på baggrund af antal couverter og kostdage Variable omkostninger er f.eks. Madvarer Emballage Strøm til køkken Småanskaffelser Vedligeholdelse af udstyr Variable omkostninger varierer med aktiviteten

6 Faste omkostninger Definition: Faste omkostninger påvirkes ikke af aktivitetsniveauet og kan typisk ikke påvirkes fra dag til dag Løn betragtes som en fast omkostning, idet ændring af denne typisk er tidskrævende. Faste omkostninger: Lønninger Efteruddannelse Lokaleomkostninger Småanskaffelser (igen) Produktionsudstyr (afskrivninger) I sidste ende er alle omkostninger variable

7 Aktivering og afskrivning konsekvenser af valg Aktivering er en god ide, fordi fordelingen af omkostninger sker i forhold til reelt brug/slid sikre sammenlignelige perioder (regnskabsår), udskiftnings- og vedligeholdelsesplaner kan indarbejdes i budgetter og likviditetsstyringen, hvornår køber vi nyt? Opfyldelse af regnskabsbekendtgørelsens og Årsregnskabslovens krav om et retvisende billede objektivt krav! Økonomisk levetid og beløbsgrænse for aktivering afgør afskrivningsperiode Afskrivninger viser ressourceforbruget men ikke likviditetsbehovet

8 Hvornår aktiverer vi? Retningslinjer i henhold til regnskabsbekendtgørelsen: Skolen skal udarbejde et anlægskartotek Nyanskaffelser over kr. inkl. moms skal aktiveres Nyanskaffelser under kr. skal omkostningsføres fuldt ud i året Anlægsaktiver skal afskrives lineært over den forventede brugstid regnskabspraksis, inventar og driftsmidler afskrives over 5-15 år Leasing eller køb / kontant eller finansiering Vedligeholdelse eller forbedring? Bundtning af småaktiver Betydning for valg at brugstid? Hvordan påvirkes resultatbudgettet/likviditetsbudgettet Anlægskartoteket holder styr på afskrivningerne

9 Case beregn afledt omkostning I har planer om ved opstart af skoleåret (1. august) at købe en kipgryde til en samlet pris på kr. og en ny køkkenmaskine til kr. Hvordan påvirker disse anskaffelser vores driftsbudget og likviditetsbudget for kalenderåret? Tip: hvordan vurderer vi om, der skal ske aktivering eller ej, og hvordan fastsætter vi levetiden? Hvordan vil driftsbudget hhv. likviditetsbudget blive påvirket, hvis skolen optager et lån til anskaffelsen?

10 Grundforudsætningen for variable omkostninger Årselev: En elev i 40 uger = 1 årselev Kostdage består af: Antal dage, hvor eleven er på fuld kost Antal dage, hvor lærer bespises Antal dage, med gæstebespisning Brug aktivitetstrækket til at budgettere variable omkostninger

11 Budgettering af faste omkostninger Ressourcebehov: Personalebehov ufaglært/faglært Dimensionering af køkkenfaciliteter Inspirationskilder: Foregående år Ministeriets regnskabsportal BDOs analyser Vedligeholdelsesplaner og investeringsønsker Brug ressourcebehov til at budgettere faste omkostninger

12 Benchmark og inspiration Regnskabsportalen: Efterskoleforeningens analyse: Historiske data: Årsregnskaber Bogholderi Egne statistikker I behøver ikke at opfinde den dybe tallerken i køkkenbudgettet

13 Kost, kr. pr. elev, pr dag (beregnet og angivet) Skolernes udgifter til mad, pr. elev pr. dag efterskoler, sorteret efter udgifter til kost pr. elev, pr. dag Madvarer, pr. elev, pr. dag, kr. (beregnet) Kost kr. pr. elev (angivet af skolen) På halvdelen af skolerne ligger udgiften til mad pr. elev pr. dag mellem 35 og 43 kr.

14 Bruger I eleverne i køkkenet Powered by Enalyzer January at 13:55 9

15 Hvor meget deltager eleverne i arbejdet, når de er i køkkenet timer pr. dag 25,0% 20,0% 19,5% 19,5% 15,0% 13,6% 11,7% 10,0% 9,1% 9,7% 5,0% 4,5% 6,5% 5,8% 0,0% < >8 Powered by Enalyzer January at 13:55 10

16 Strategisk udgangspunkt Omkostningsminimering Produktdifferentiering * Standardvarer * f.eks. økologi

17 Strategi - omkostningsminimering eller produktdifferentiering Serviceniveau er fordyrende Powered by Enalyzer January at 13:55 4

18 Optimeringsmuligheder Hvor har skolen mulighed for at påvirke sin økonomi? Effektivisering/optimering: Tilpasning af opskrifter Portioner og mængder Minimering af madspild Kan noget genbruges? Afvejning af indkøb Råvarer Halvfabrikata Helfabrikata

19 Optimeringsmuligheder - fortsat Indkøbsaftaler og systematik SKI-aftaler Storkøb/fælleskøb Sæsonvarer Proteiner fra linser og bønner Opbevaringsplads (køle-/fryseplads) Bemanding; Kompetenceniveau Fastansat personale Faglært Ufaglært Timehjælp og vikar Brug af elever Skolens køkken er en vigtig del af skolens identitet

20 Budgetopfølgning Opfølgning på budgettet foretages på flere niveauer: Bestyrelsen har det overordnede økonomiske og styrer rammerne: Overordnet opfølgning Investeringsramme Ledelsen/køkkenchefen har det daglige ansvar og styrer detaljerne: Periodevis opfølgning på råvareforbrug, omkostningsudvikling mv. Investeringsønsker Kun ved at forstå fortiden, kan vi blive klogere på fremtiden

21 Alle spørgsmål er velkomne

22 KONTAKT?

23 KONTAKT?