Vejledning til budgetmodel skolebod Indhold

Transkript

1 Vejledning til budgetmodel skolebod Indhold 1 Opdeling i faste og variable omkostninger Variable/direkte omkostninger Faste/indirekte omkostninger: Sammenhæng mellem budgetmodel og kontoplan Moms Lønomkostninger Køkkenpersonale Lærer-/ pædagogtid Sekretær Rengøring Transport Ledelse Øvrige personaleomkostninger Fødevarer Køb hos lokal købmand/supermarked Catering firmaer og andre leverandører Økologi Øvrige varekøb Engangsbestik Småinventar Inventar Ejendomsomkostninger Forbrugsafgifter El Vand og varme Renovation Vandafledning Indtægter...6 1

2 1 Opdeling i faste og variable omkostninger For at udarbejde et budget for en madordning, er der behov for en række elementer, som i dag ikke registreres særskilt i kommunernes bogføring. Det skyldes dels, at den kommunale kontoplan ikke nødvendigvis er opdelt entydigt og dels at alle ressourcerne ikke nødvendigvis fremgår af bogføringen. På den baggrund skal der tages hensyn til, at der i budgettet for madordningen medtages samtlige omkostninger, herunder såvel variable og faste omkostninger, som er forbundet med madordningen. 1.1 Variable/direkte omkostninger Er omkostninger, der som udgangspunkt, kan henføres direkte til madordningen. Det gælder typisk, at der er et tidsmæssigt sammenfald mellem de udgifter, der direkte kan henføres til aktiviteten og den tilsvarende omkostning. 1.2 Faste/indirekte omkostninger: Er omkostninger, der som udgangspunkt, ikke kan henføres direkte til een aktivitet. Disse optræder som oftest et andet sted i skolens regnskab. Andre omkostninger er bogført andre steder i kommunens samlede regnskab eksempelvis husleje, central administration og forrentning og afskrivning. Det vil sige, at en del af omkostningerne som den enkelte skole har, er omkostninger som formentlig altid vil være der uanset om der er madordninger eller ikke. Disse omkostningstyper er typisk ejendomsomkostninger såsom husleje og varme (delvist) og en del af inventaret som skolen altid vil have. På grund af omkostningernes ofte udelelige karakter, må der foretages et valg i forhold til fordeling af omkostningerne. Der kan foretages fordeling udfra eksempelvis en realistisk vurdering, antal ansatte, arealet eller lønandele. Nedenfor er angivet eksempler på faste/indirekte og variable/direkte omkostninger. Variable omkostninger Faste omkostninger Løn Øvrige personaleudgifter Fødevarer Øvrige varekøb Inventar (som direkte købes p.g.a. madordning) Rengøring af køkken Forbrug (el, vand og renovation) Inventar (som vil være der alligevel) Ejendomsudgifter Forbrug (varme) De direkte/variable omkostninger vil stige ved indførelsen af madordningen mens de indirekte/ faste omkostninger, som udgangspunkt vil forblive uændrede uanset om madordningen eksisterer eller ej. 2

3 Det er således vigtigt, at være opmærksom på, hvad der er faste og variable omkostninger og dermed kende sit omkostningsniveau med og uden madordningen. 2 Sammenhæng mellem budgetmodel og kontoplan Før man går i gang med madordningen, skal der oprettes en særlig konto til at styre omkostninger og indtægter. Vi vil anbefale, at kommunen opretter et selvstændigt stednummer for madordningen på de skoler, der har madordning eller en selvstændig gruppering til madordning, som går på tværs af skolerne i kommunen. Der er specielt to grunde til at kontere madordningen for sig selv: Opgørelse af brugerbetaling og eventuel moms, som begge kræver en præcis opgørelse af omkostningerne til madordningen i forhold til de øvrige driftsudgifter. 2.1 Moms På en skole hvor madordningen er baseret på ekstern produktion, der sælges til eleverne, vil der oftest være tale om at salget er momspligtigt. Men det kan afhænge af flere lokale forhold, og man bør i tvivlstilfælde kontakte kommunens økonomiske forvaltning eller Told og Skat således at der er er taget højde for alle lokale forhold. Hvis du vil vide mere om, hvor man skal være særlig opmærksom på om en madordning er omfattet af momspligt eller ej kan du læse mere under "Hvad med momsen" på denne hjemmeside. Herefter vil vi gå over til de omkostninger som knytter sig til madordningen. 3 Lønomkostninger Det er vigtigt at lønomkostninger, der relaterer sig til madordningen faktisk også bliver budgetteret på madordningen. Det er svært for både ansatte, ledere og politikere at få det rigtige billede af hvad det faktisk koster at have en madordning, hvis en del af omkostningen til madordningen figurerer andet steds i skolens budget. Den oplagte lønudgift er lønnen til personalet i forbindelse med indkøb og salg. Ud over denne udgift er det også nødvendigt at tænke på, at der kan være lønudgifter til rengøringen, pedellen, ledelse, sekretær og lærere, der er involveret i madordningen. Det kan være svært at få et overblik over disse udgifter, da det ikke er al deres tid personerne bruger på madordningen. Det er derfor nødvendigt at lave et skøn over hvor meget tid i løbet af en uge, der bruges set i forhold til timeprisen. I budgetmodellen er der opstillet en række forslag til personer, der skal lønnes i forbindelse med madordningen. Det du skal gøre er at vurdere, hvor meget tid personerne bruger på madordningen i løbet af en uge. Dernæst skal du kende årslønnen (brutto inkl. pension m.v. ) Herefter regner modellen selv omkostningerne ud pr. år. 3.1 Køkkenpersonale Personale som står for indkøb, anretning og salg. Hvis en medarbejder er ansat til andre opgaver (f.eks. rengøring) er det vigtigt at få udskilt de timer, hvor vedkommende arbejder i boden således at de budgetteres på madordningen. Der kan i perioder være tilknyttet personale med støtte i jobtræning, arbejdsprøvning m.v. Omkostninger hertil inklusive ekstra tid til oplæring og tilsyn bør medregnes i budgettet. 3

4 Der er i regnearket mulighed for at beregne timeforbruget på en række af de opgaver, der løses i køkkenet. Beregningen er opdelt på delopgaver og man har dermed mulighed for at få et mere præcist skøn over forbruget af timer. Det kan også være gavnligt at vurdere en ordning, der allerede er i gang og sætte tid på de opgaver der løses. Det skaber øget bevidsthed om at det man f.eks. sparer på indkøb af råvarer kan sættes til i produktionstid. Man bruger også nemt mere tid end man forestiller sig på at lede efter gode tilbud, hvor rabatten ikke står mål med den tid der er gået med finde disse tilbud. 3.2 Lærer-/ pædagogtid På de fleste skoler bruger lærere og pædagoger også tid på at få en madordning til at fungere. Det er her vigtigt at skelne mellem den tid der går med at bistå elever eller personale med at indkøbe og anrette maden og så den tid som personalet i forvejen bruger på at sikre sammenhængen i børnenes hverdag. Hvis en lærer får timer til at stå for madprojektet bør det tælle med som en omkostning i madordningen. 3.3 Sekretær Der vil altid være lidt administration i form af betaling af leverandørregninger, evt. kontantbeholdning, bestillingssystem m.v. 3.4 Rengøring Den tid der bruges på særskilt / ekstraordinær rengøring af køkken m.v. fordi der er madordning. Spiseområder, fællesrum, aula m.v. skal normalt rengøres alligevel og tiden til dette bør normalt indgå på skolens almindelige budget. 3.5 Transport Når man selv står for afhentning af mad hos leverandør (eks. kommunalt køkken, plejehjem eller lign.) skal tiden til denne opgave indregnes. Der kan være medarbejdere, som står for indkøb pr. bil og får godtgørelse for det og udgiften hertil indregnes. 3.6 Ledelse En velfungerende madordning kræver ledelsens opbakning og opmærksomhed. Der vil gå tid med møder, information til forældre og elever m.v. 3.7 Øvrige personaleomkostninger Andel af arbejdsskadeforsikring, BST og kursusudgifter. Desuden skal omkostningen ved eventuel afhentning af mad hos leverandør, hvor den ansatte får kilometergodtgørelse, samles her. 4 Fødevarer 4.1 Køb hos lokal købmand/supermarked Det er ofte svært for det lokale indkøbssted at konkurrere med de store leverandører, hvorfor det normale billede er, at mindre supplerende indkøb foretages lokalt, hvorimod de større indkøb lægges hos cateringfirma og andre grossister. Man vil stadig kunne få på konto en del steder, således at personalet ikke behøver at have kontanter med. 4

5 4.2 Catering firmaer og andre leverandører Hvis en del af maden leveres som færdigmad eller råvarer, der leveres til døren, vil der ofte være tale om, at man afregner en gang om måneden. Det er vigtigt, at være opmærksom på, at der bør indhentes tilbud fra flere leverandører, og at kommunen kan have indkøbsaftaler med firmaer som man kan tage udgangspunkt i. 4.3 Økologi En stor del af de skoler, der har madordning, er bevidste om at valget af råvarer er vigtigt, og der satses ofte på økologiske produkter. Vi vil videregive den erfaring, at man godt kan vinde både i kvalitet og pris ved at bruge lidt ekstra tid på at søge efter den rigtige leverandør, da udbuddet ikke er så tydeligt markedsført som på traditionelle fødevarer. 5 Øvrige varekøb 5.1 Engangsbestik Der er stor bevidsthed om miljø og brugen af engangsbestik contra opvask. Der er både en miljømæssig og økonomisk overvejelse i forbindelse med bestik. Engangsbestik sparer tid, maskiner og vand men koster ekstra i indkøb og påvirker miljøet ved afbrænding. Opvask af bestik kræver tid, opvaskemaskine, el og vand, men bestikket kan holde i mange år. Det er vores erfaring, at det kan betale sig, at sætte sig til at regne på om man bør gøre det ene eller det andet. 5.2 Småinventar Inventar der ikke indgår i den faste vedligeholdelsesplan. Det vil sige alt hvad der er mindre end møbler og hårde hvidevarer. 6 Inventar Inventaret opgøres i budgettet med angivelse af anskaffelsespris. I budgetmodellerne er en række inventargenstande allerede listet op. Der indtastes anskaffelsespris og forventet holdbarhed. Herefter beregnes omkostningen som en afskrivning pr. år, der sikrer at omkostninger til inventar fordeles jævnt over den periode, hvor det rent faktisk indgår i produktionen. Reglerne om opgørelse af fysiske aktiver (ejendom og inventar) herunder både registrering af aktiver, afskrivning og forrentning af disse, er nærmere beskrevet under Fysiske aktiver 7 Ejendomsomkostninger Det areal der bruges til en skolebod vil ofte være relativt småt i forhold til skolens samlede areal og en beregning af kvadratmeterprisen vil ikke være relevant. Det der er relevant at medregne er faktiske udgifter til indretning og drift af boden. 8 Forbrugsafgifter Der er en sammenhæng mellem madordningens størrelse og omkostningerne til forbrug. Jo større madproduktion og jo mere der produceres lokalt jo større vil forbruget være. Ikke blot i faktiske tal men også andelen af det samlede forbrug. Forbrugsafgifter til madordningen kan tegne sig for en væsentlig del af de samlede forbrugsafgifter. Især forbruget bør interessere alle typer af 5

6 institutioner, da der på en institution kan ligge et forbrug på ca kr. i el og vand ud over det normale. Der skal så vidt muligt tages udgangspunkt i aflæsning af særskilt måler i forbindelse med boden og evt. køkken. Hvis der ikke er selvstændige målere, kan følgende grundlag for skøn anvendes. Bemærk: Der skal altid foretages nye skøn ved ændringer i forbrug / produktion. 8.1 El De maskiner der benyttes, vil ofte bruge en del strøm. Der foretages skøn over alle maskiner med forbrug pr. dag. Det står på nyere / større maskiner anført hvad deres strømforbrug er ved maksimal ydelse, hvilket danner grundlag for et kvalificeret skøn, der herefter kan danne grundlag for en fordelingsnøgle ved fremtidig budgettering og udkontering af el-regning. 8.2 Vand og varme Kan beregnes som en andel af det samlede forbrug (kvalificeret skøn) 8.3 Renovation Skønnet andel af det samlede renovationsregning, med mindre der er særskilt container til mad affald. Man kan evt. tælle affaldssække i en uge for at opgøre andelen af det samlede renovationsforbrug. 8.4 Vandafledning Vandafledning følger vandforbruget. 9 Indtægter Indtægterne kan bestå dels af den omsætning, der lægges i madordningen i form af brugerbetaling, og dels i form af kommunalt tilskud samt tilskud fra fonde, forsøgsordninger og statslige puljer til fremme af sund kost m.v. En madordning kan ikke startes op uden en budgetteret omsætning, hvilket betyder at omkostningerne skal dækkes af, brugerbetaling, tilskud fra kommunen eller skolen eget budget. Omsætningen er lig med det salg, der er fra skolens madordning, hvad enten det sker ved kontantsalg eller ved fast betalingsordning. Omsætningen må ikke forveksles med det samlede omkostningsniveau, som findes når man opstiller omkostningsskabelonen. Det samlede omkostningsniveau vil typisk ligge væsentlig højere end det forventede salg, og det er netop her man skal gøre sig klart, hvorfra resten af omkostningen skal dækkes. Den del der handler om kommunale og eksterne tilskud kan afklares i den politiske prioritering i eller uden for skolen. I forhold til eksterne tilskud anbefales det at søge på de enkelte ministeriers/institutioners/organisationers hjemmesider. Hvis man vil fastsætte elev i budgettet kræver det normalvis et skøn. Vi beskriver nedenfor hvorledes dette skøn kan foretages. Vi har gennem vort besøg på 28 skoler og institutioner med madordninger fundet et niveau for hvad den typiske omsætning kan være. 6

7 Når man ønsker at starte en madordning op skal de samlede omkostninger som udgangspunkt anvendes til afdækning af omsætning/tilskud. En mulig omsætning vil kunne afdækkes med en spørgeskemaundersøgelse til de mulige kunder (elever). For at dette skal være et retvisende billede kræver det, at der også tages hul på hvad tilbuddene i ordningen vil indeholde. Det er således meget svært, at sige noget helt præcist om hvilken omsætning der kan forventes hvis det er en ny ordning. Eksempelvis kan der tages udgangspunkt i følgende model: Omkostningerne (iflg. budget ) er opgjort til kr. pr. år og der er en (forventet) omsætning på kr. som kommer fra ca. 400 elever der hver køber for ca. 200 kr. pr. år. Det vil sige at der er et kommunalt tilskud på kr.. Hvis det er besluttet, at madordningen skal hvile i sig selv skal priserne i gennemsnit hæves til det dobbelte, således at de samlede indtægter vil udgøre kr. pr. år. Det er selvfølgelig også et spørgsmål om hvor stort det kommunale tilskud vil være til ordningen. Niveauet på de skoleboder, som vi har besøgt ligger i intervallet ca kr. pr. elev. pr. år 7