NOTAT. Teknisk baggrundsnotat til udbuds- og indkøbspolitikken

Transkript

1 NOTAT Allerød Kommune Økonomi og It Udbud og indkøb Bjarkesvej Allerød Teknisk baggrundsnotat til udbuds- og indkøbspolitikken Dato: maj 2017 Formål og principper Den gældende udbuds- og indkøbspolitik er opdelt i selvstændige fokuspunker, som ikke nødvendigvis ser udbud- og indkøbsprocesser i en sammenhæng. Med dette udkast er det hensigten at se del-processerne som én samlet proces, der hver for sig både skal hænge sammen og bidrage til, at målet om mest kvalitet for pengene bliver nået på bedst mulig vis. Sagsbehandler: BOJU Tlf Bygge- og anlægsopgaver Bygge- og anlægsopgaver indgår i udbuds- og indkøbspolitikken, da både udbudsprocedurer samt tilhørende krav og processer er sammenfaldende, uanset om der er tale om udbud af bygge- og anlægsopgaver, varer eller tjenesteydelser. Herunder er helhedstænkningen i en bygge- og anlægsopgave, som i andre udbud, særdeles vigtig. 1. Behov Alle køb udspringer af et behov. Hvis den indgåede aftale ikke dækker behovet, har dette konsekvenser for bl.a. compliance, tilfredsheden med aftalen, øvrige procesomkostninger m.v. En nærmere definition af begrebet compliance fremgår nedenfor. Det skaber utilfredshed i organisationen, når aftalen ikke dækker det egentlige behov. Det betyder f.eks., at compliance ofte bliver dårligere, da aftagerne af aftalerne fristes til at indgå andre aftaler, at købe udenfor aftalen osv. Såfremt der indgås flere aftaler på områder, der er dækket af eksklusive aftaler, er dette også forbundet med juridiske implikationer. Antallet af aftaler og antallet af køb uden for aftale har betydning for kommunens samlede procesomkostninger. Der kan f.eks. være tale om, at flere medarbejdere bruger tid på det konkrete område, nye aftaler er ofte ikke kvalitetssikret i samme udstrækning, som aftaler, hvor udbud- og indkøb har været involveret, køb uden for aftale har også afledte omkostninger i forhold til fakturering og bogføring osv.

2 Procesomkostninger indgår også i overvejelser om, hvorvidt indgåede aftaler skal benyttes fremfor f.eks. detailhandlen. Det kan være mere komplekst at påvirke aftaler, hvor flere ordregivere deltager. Det kan f.eks. være de forpligtende aftaler i SKI eller tværkommunale aftaler i Indkøbsfællesskabet Nordsjælland (IN). Fagpersoner har i de større aftalekomplekser også mulighed for at deltage i det forberedende arbejde, og hermed påvirke indholdet af aftalerne. Processerne er imidlertid langt mere omfattende, tidskrævende og i sagens natur mere kompromissøgende. Udbud- og indkøb orienterer løbende fagpersonerne om, hvordan de kan deltage i processerne. Udbud og indkøb opfordrer samtidig fagpersonerne til at overveje, om de kan benytte andre fagpersoner til at varetage deres interesser. 2. Udbud 2.1 Transaktionsomkostninger og professionalisme For at nedbringe transaktionsomkostningerne og understøtte professionalismen søger Allerød Kommune løbende at standardisere og optimere udbudsprocesserne og at indgå i faglige netværk samt at søge faglig sparring hos andre ordregivere. Standardiseringen af udbudsprocesserne sker så vidt muligt også i samarbejde med andre. Dette er både en fordel for udbydere og leverandører, som hermed skal bruge færre ressourcer på at forstå, prissætte, risikovurdere f.eks. kontrakter osv. Forvaltningen tilstræber altid, at den udbudstekniske del bliver kvalificeret af medarbejdere med udbudserfaring, hvorimod den indholdsmæssige del af den konkurrenceudsatte ydelse kvalificeres af relevante fagpersoner. En ordregiver skal efter udbudsloven altid tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud kan identificeres på grundlag af et af følgende tildelingskriterier: 1) Pris 2) Omkostninger eller 3) Bedste forhold mellem pris og kvalitet Side 2

3 Som udgangspunkt foretager Forvaltningen en afvejning af, hvilke tildelingskriterier, der vil give mest værdi for pengene. Såfremt pris vælges som tildelingskriterium, kan kvaliteten sikres gennem stillede mindstekrav. Byrådet og fagudvalgene inddrages i den udstrækning, at der er tale om komplekse og/eller kontroversielle udbud. Navnlig i forbindelse med førstegangsudbud. Desuden inddrages Byråd og fagudvalg ved væsentlige budgetoverskridelser jf. principper for økonomisk styring. I disse tilfælde kan der f.eks. ske annullation af et udbud. Udbud og udbudsprocesser behandles som udgangspunkt på lukkede dagsordener. Byråd og fagudvalg inddrages også altid ved egentlige udliciteringer. 2.2 Udbudsprocedurer og rum for innovation Udbudsprocedurer og tilrettelæggelse af udbud Med udbudsloven bliver der en bredere adgang til at kunne anvende de fleksible udbudsprocedurer, der understøtter dialog og forhandling. Desuden er reglerne i tilbudsloven for mindre indkøb af varer og tjenesteydelser blevet afskaffet og erstattet af et mere enkelt regelsæt med et krav om, at udbyderen skal sikre sig, at købet foregår på markedsmæssige vilkår. Rammerne for små og mellemstore virksomheders adgang til at deltage i offentlige udbud er også blevet forbedret. Der er bl.a. indført en regel om, at udbyder ikke må stille større krav til årsomsætning end det dobbelte af kontraktværdien, og et følg- eller forklar princip der indebærer, at det offentlige skal opdele kontrakter i mindre bidder eller forklare, hvorfor en kontrakt ikke opdeles. Allerød Kommune følger udbudslovens anvisninger. Ved mindre konkurrenceudsættelser uden klar grænseoverskridende interesse indhenter Forvaltningen på baggrund af en kort markedsafdækning mellem 1 og 3 tilbud for at overholde de almindelige forvaltningsretlige principper om økonomisk forsvarlig forvaltning. Efter udbudsloven skal en ordregiver begrunde, hvis der indhentes flere end 3 tilbud. Det skyldes et ønske om at balancere hensynet til, at ordregiveren skal indhente et antal tilbud, som er nødvendig for at skabe en effektiv konkurrence om kontrakten over for hensynet til at begrænse Side 3

4 de udbudsomkostninger, der er forbundet med at ansøge om deltagelse og at afgive tilbud. Allerød Kommune følger også disse anvisninger i udbudsloven. Udbudsprocesser og mindre konkurrenceudsættelser skal altid kunne dokumenteres. Dette blandt andet for at kunne vise, at der ikke er sket varetagelse af private hensyn, at ligebehandlingsprincippet og proportionalitetsprincippet er overholdt, og at købet er sket efter princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning Brugen af frivillige udelukkelsesgrunde (og kort om de obligatoriske udelukkelsesgrunde) Obligatoriske udelukkelsesgrunde Som offentlig ordregiver skal kommunen i alle EU-udbud stille de krav til egnethed og udvælgelse, som fremgår af udbudslovens Disse udgør de såkaldte obligatoriske udelukkelsesgrunde, som betyder, at en ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver, som har fået endelig dom for at deltage i en kriminel organisation, bestikkelse, svig eller hvidvaskning af penge, terrorhandlinger, børnearbejde m.v. Kommunen skal også udelukke en virksomhed, der har ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder på kr. eller derover. Frivillige udelukkelsesgrunde Med udbudsloven er der i tilknytning til de obligatoriske udelukkelsesgrunde indført en række frivillige udelukkelsesgrunde, som en kommune kan vælge at benytte. De frivillige udelukkelsesgrunde omfatter bl.a. tilfælde, hvor kommunen kan påvise, at ansøger eller tilbudsgiver f.eks. har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område. Det er ordregiveren, der har bevisbyrden for, at en tilbudsgiver eller ansøger er omfattet af udelukkelsesgrunden. Ordregiveren kan basere sin vurdering på følgende dokumentation for ansøgeren eller tilbudsgiverens misligholdelse af en tidligere kontrakt: Endelig dom, Voldgiftskendelse eller Kendelse fra et domstolslignende administrativt nævn. Anden dokumentation kan efter omstændighederne være tilstrækkeligt til at begrunde udelukkelse, herunder dokumentation fra egne eller andres erfaringer. Side 4

5 Inden udelukkelse skal ansøgere og tilbudsgivere have mulighed for at dokumentere, om de alligevel er pålidelige, selvom de er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde. Denne mulighed kaldes i daglig tale selfcleaning. Der er tale om følgende udelukkelsesgrunde, som følger af udbudslovens 137, stk. 1, nr. 1-7: I. Miljømæssige, sociale eller arbejdsretlige forpligtelser ( 137, stk. 1, nr. 1) Denne udelukkelsesgrund angår tilsidesættelse af forpligtelser inden for det miljømæssige-, sociale- eller arbejdsretlige område, som følger af EUretten, national lovgivning, kollektive aftaler m.v. II. Konkurs m.v. ( 137, stk. 1, nr. 2) Denne udelukkelsesgrund angår ansøgere eller tilbudsgivere, som er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling m.v. Baggrunden for bestemmelsen er, at de økonomiske forhold udgør en risiko for, at den pågældende ikke vil være i stand til at udføre den udbudte opgave. III. Tvivl om erhvervsmæssig integritet ( 137, stk. 1, nr. 3) Denne udelukkelsesgrund angår ansøgere eller tilbudsgivere, som i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om deres integritet. Der kan f.eks. være tale om leverandører, som i forbindelse med tidligere kontrakter ikke har leveret og/eller har leveret med væsentlige mangler osv., og at dette sår tvivl om den pågældendes pålidelighed. Der kan både være tale om egne eller andres erfaringer. IV. Aftale om konkurrencefordrejning ( 137, stk. 1, nr. 4) Efter denne bestemmelse kan ordregiver udelukke en ansøger eller tilbudsgiver, hvis ordregiver har tilstrækkelige plausible indikationer på, at den pågældende virksomhed har indgået aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning. V. Væsentligt misligholdt offentlig kontrakt ( 137, stk. 1, nr. 5) Efter denne bestemmelse kan ordregiver udelukke ansøgere eller tilbudsgivere, som væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, og hvor misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller lignende sanktion. Der kan f.eks. være tale om leveringer med væsentlige mangler f.eks. ift. levering og udførelse. Det er et krav, at den væsentlige misligholdelse skal have medført, at den tidligere kontrakt er ophævet eller kunne have været ophævet, og at misligholdelsen er sanktioneret på anden vis gennem bod, erstatning eller andre forhold, der er væsentlige set i forhold til kontraktens karakter. Side 5

6 VI. Uretmæssig påvirkning af beslutningsproces ( 137, stk. 1, nr. 6) Denne udelukkelsesgrund angår ordregivers mulighed for at udelukke ansøgere eller tilbudsgivere, som uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregivers beslutningsproces. Der kan f.eks. være tale om tilfælde, hvor ansøger eller tilbudsgiver groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger. VII. Ubetalt forfalden gæld til det offentlige (under kr.) ( 137, stk. 1, nr. 7) Den ubetalte, forfaldne gæld kan vedrøre skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger. Fordele og udfordringer ved at anvende de frivillige udelukkelsesgrunde Der er i hvert fald følgende fordele forbundet med at anvende de frivillige udelukkelsesgrunde: - Større mulighed for udelukkelse som følge af hensyn, der er vigtige for kommunen, uanset om disse hensyn er af politisk, etisk eller kommerciel karakter. - Signalværdien ift. hvilke virksomheder vi som kommune ønsker at gøre forretning med. - Pressionsmiddel til at få virksomheder til at agere etisk m.v. forsvarligt. Der er imidlertid også en række udfordringer forbundet med at benytte de frivillige udelukkelsesgrunde efter udbudslovens 137, nr. 1 og nr. 3-6, herunder f.eks.: - Udfordringer knyttet til bevisbedømmelsen. - Bevisbedømmelsen skal ske i lyset af proportionalitetsprincippet. - Øget risiko for klager ved udelukkelse. - Betydelig større administrativ arbejdsbyrde forbundet med beviskravene. - Betydelig risiko for forsinkelse af udbudsprocessen. I forhold til bevisbedømmelsen er det navnlig vanskeligt at håndtere vage og elastiske begreber, der forudsætter en skønsmæssig, proportionel vurdering. Hvad angår bevisbedømmelsen fremgår det af bemærkningerne til 137, at: Udover pligten til at indhente dokumentation, har ordregiveren som klart udgangspunkt ikke en undersøgelsespligt i forhold til i udbudsproceduren at konstatere, hvorvidt ansøgeren eller tilbudsgiveren er omfattet af en eller flere af de situationer, der er omfattet af de frivillige Side 6

7 udelukkelsesgrunde. Alene i tvivlstilfælde har ordregiveren, jf. 159, stk. 3, en pligt til at foretage en effektiv kontrol af nøjagtigheden af de oplysninger og den dokumentation, som ansøgeren eller tilbudsgiveren har indsendt, herunder om en tilkendegivelse i det fælles europæiske udbudsdokument er korrekt. Pligt til at foretage effektiv kontrol kan indtræde, hvis ordregiveren modtager oplysninger eller dokumentation fra tredjepart, der sår tvivl om rigtigheden af ansøgeren eller tilbudsgiverens erklæring i det fælles europæiske udbudsdokument om, at denne ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrund. Ved brug af frivillige udelukkelsesgrunde har vi en undersøgelsespligt, når vi stiller disse krav, såfremt vi f.eks. får tilkendegivelser om, at der er afgivet urigtige oplysninger. Hvis vi herefter ikke udelukker en virksomhed, som faktisk er omfattet af en frivillig udelukkelsesgrund, og vi var eller burde have været bekendt med dette, og som herefter uretmæssigt bliver tildelt kontrakten, kan dette i værste fald medføre erstatningspligt for kommunen. Det kan f.eks. være både vanskeligt og tidskrævende at undersøge et felt af ansøgere for overtrædelse af 137, stk. 1, nr. 1, idet arbejdsretlige tvister ofte løses i voldgift eller nævn, som ikke er offentligt tilgængelige. Dette gælder til dels også for miljøretlige tvister. Et andet eksempel kan være bedømmelsen af, om en tilbudsgiver/ansøger i forbindelse med udøvelsen af erhvervet har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om den pågældendes integritet. En saglig vurdering vil f.eks. forudsætte, at vi ikke bliver vildledt eller påvirket af konkurrenter, af politisk motiverede påstande, af divergerende syn på begrebet integritet f.eks. i kommunens afdelinger, m.v. Et eksempel kan også være 137, stk. 1, nr. 3, hvor kommunen kan påvise, at virksomheden har begået alvorlige forsømmelser som led i sit erhverv, der sår tvivl om virksomhedens integritet. Alvorlige forsømmelser kan bl.a. vedrøre en virksomheds overtrædelse af skatteregler. Det er en forudsætning for at kunne foretage udelukkelse med henvisning til manglende overholdelse af skatteregler, at kommunen i udbudsmaterialet har præciseret anvendelsen af udelukkelsesgrunden og også kan påvise, at virksomheden i forhold til sine lovgivningsmæssige forpligtelser har begået så alvorlige forsømmelser, at der kan sås berettiget tvivl om deres integritet. Kommunen vil have bevisbyrden. Det kan efter omstændighederne være tilstrækkeligt for at løfte bevisbyrden, hvis ordregiveren kan påvise dette ved en endelig dom, voldgiftskendelse eller kendelse fra et domstolslignende administrativt nævn. Side 7

8 Et eksempel kan også være 137, stk. 1, nr. 5, hvor vi, såfremt bestemmelsen benyttes, skal udelukke virksomheder, der væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, og denne misligholdelse førte til ophævelse af kontrakten eller lignende sanktion. Det vil også her være en ganske tung administrativ opgave at opfylde undersøgelsesforpligtelsen, og hertil kommer, at erfaringerne med de pågældende virksomheder kan være ganske forskellige. For eksempel har Allerød Kommune indgået kontrakt vedrørende rengøring med Forenede Service. Hillerød Kommune har omvendt hævet kontrakten som følge af væsentlig misligholdelse med Forenede Service. For visse områder gælder endvidere, at det vil være vanskeligt at finde leverandører, som ikke på et tidspunkt væsentligt har misligholdt en tidligere kontrakt med offentlige myndigheder (dette gælder f.eks. it leverandører), hvorfor brug af en frivillig udelukkelsesgrund kan give begrænset eller ingen konkurrence. Anbefaling om brug af frivillige udelukkelsesgrunde Forvaltningen benytter 137, stk. 1, nr. 2, (udelukkelse ved konkurs m.v.), som en fast frivillig udelukkelsesgrund i kommunens udbud. Dette fordi det dels er objektivt konstaterbart, hvorvidt virksomheden er under konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling og dels vil der være en nærliggende risiko for, at virksomheden ikke vil være i stand til at løfte opgaven, såfremt dette er tilfældet. Forvaltningen gør endvidere, efter en konkret vurdering i konkrete udbud, brug af relevante frivillige udelukkelsesgrunde. Forvaltningen regulerer i øvrigt forholdet til leverandørerne via kontrakterne. Dette kan være på relevante områder som f.eks. misligholdelse af kontrakten samt overtrædelse af miljø, sociale eller arbejdsretlige regler. Der vil fortsat skulle ske en konkret vurdering af, om en misligholdelse f.eks. kan føre til ophævelse af kontrakten, og herunder om en ophævelse vil være saglig og proportional. I den forbindelse skal det ligeledes vurderes, hvilke ressourcer en ophævelse og en efterfølgende udbudsproces vil kræve Markedsdialog Dialog med markedet kan være et godt redskab til f.eks. at afdække nye løsninger på markedet, hjælpe med at afgrænse en opgave eller få indblik i, hvad markedet kan levere og på hvilke vilkår. Inddragelse og dialog med markedet kan således medvirke til, at udbud gennemføres så optimalt som muligt og herved, at de helt rigtige indkøb foretages i Kommunen. Side 8

9 2.2.4 Innovation og innovationspartnerskaber Innovationspartnerskaber er en udbudsprocedure, hvor der indgås partnerskabskontrakt med henblik på udvikling og efterfølgende indkøb af nye innovative varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægskontrakter. Innovationspartnerskaber kan anvendes i de situationer, hvor kommunen står over for en udfordring, der kræver nytænkning og innovativ udvikling. Innovationspartnerskabet kan f.eks. gå ud på at udvikle nye produkter, processer eller arbejdsformer, og som bl.a. har til formål at bidrage til at løse samfundsmæssige problemstillinger. Innovationspartnerskabet kan anvendes, hvor ordregiver vil udvikle en innovativ vare, tjenesteydelse eller bygge- og anlægsarbejde, som ikke allerede er tilgængelig på markedet. Der skal være tale om reel innovation, dvs. at der ikke allerede findes tilgængelige løsninger på markedet, som kan opfylde ordregivers behov. Eksempler på innovationspartnerskaber: Fredericia Kommune og virksomheden Sekoia har gennemført et samarbejde om at udvikle en platform, der kan it-understøtte medarbejderne på plejecentre. Region Syddanmark, Sydvestjysk Sygehus, Odense Universitetshospital og virksomheden Danitel har gennemført et udviklingssamarbejde, der har haft til formål at it-understøtte intensiv- og anæstesiafdelingerne på regionens sygehuse. Region Hovedstaden, Herlev Kommune, Herlev Hospital og en række private virksomheder, herunder Grundfos BioBooster, har haft et samarbejde om at udvikle et rensningsanlæg, der kan rense spildevandet fra hospitalet, således at mængden af lægemiddelstoffer i spildevandet reduceres. Københavns Kommune gennemfører et innovationssamarbejde med en række private partnere og videns institutioner med henblik på at nå målsætningen om at gøre København CO2 neutral i 2025 og at forbedre fremkommelighed, grøn mobilitet og trafiksikkerhed. Allerød Kommune benytter udbudsformen efter behov men vil, som i andre udbud, afdække muligheden for at udbyde sammen med andre, der har sammenfaldende behov. 2.3 CSR Forvaltningen har et løbende samarbejde med både SKAT og relevante fagforeninger som f.eks. 3F om udarbejdelse af relevante sociale klausuler, arbejdsklausuler, kontrakts klausuler om sort arbejde, opfølgning og kontrol m.v. Side 9

10 De foreslåede reguleringer i politikken afspejler dette samarbejde. 2.4 Grønne indkøb Miljørigtige indkøb drejer sig grundlæggende om at prioritere produkter, der: Fremstilles på den mest miljøvenlige måde Distribueres på den mest miljøvenlige måde Belaster miljøet mindst muligt ved brug Har lavest muligt energiforbrug Har lavest mulige indhold af sundheds- og miljøbelastende stoffer eller stofgrupper Så vidt muligt er økologiske (fødevarer) Har god kvalitet og lang holdbarhed Kan bortskaffes på den mest miljøvenlige måde. 2.5 Fælles udbud Generelt arbejder kommunen på at udbyde sammen med andre for at sikre attraktiv volumen og hermed bedre priser. Allerød Kommune deltager i Indkøb Nordsjælland, hvor 12 andre kommuner deltager. Allerød Kommune deltager også i udbud med andre udbydere, herunder andre kommunale indkøbsfællesskaber. Deltagelse sker altid efter vurdering af transaktionsomkostninger, vurdering af markedet, m.v. Allerød Kommune deltager så vidt muligt i SKI s forpligtende aftaler, blandt andet for at nedbringe transaktionsomkostninger forbundet med udbud. Vi deltager ikke i de forpligtende aftaler såfremt de kun vanskeligt kan tilpasses den eksisterende aftaleportefølje (f.eks. den eksisterende itarkitektur m.v.) 3. Indkøb 3.1 Indkøbsorganisationen De årlige prioriteringer af opgaver forbundet med udbud, indkøb og kontraktstyring prioriteres i en årligt fastlagt plan (årshjul), der døkker alle fagområder i kommunen. Generelt arbejder Forvaltningen på, at højne bevidstheden om processer forbundet med udbud og kontraktstyring både centralt og decentralt. Side 10

11 Herunder arbejdes der på løbende at professionalisere decentrale indkøberes bevidsthed om og brug af kommunens aftaler. I dette arbejde indgår et fokus på procesomkostninger. Et konkret eksempel på dette fokus kan være, at en indgået aftale i kommunen giver mulighed for at købe en bestemt fødevare, som kan købes billigere i et nærliggende supermarked. Procesomkostningerne forbundet med at købe en vare i et supermarked overstiger dog langt besparelsen ved det konkrete køb. I procesomkostninger indgår f.eks. manglende datavalidering i kommunens systemer, omkostninger forbundet med bogføring, omkostninger forbundet med at hente varerne osv. Procesomkostningerne nedbringes automatisk, når indkøberne benytter kommunens E-shop. 3.2 Implementering Forvaltningen arbejder løbende på at forbedre introduktionen og implementeringen af de indgåede aftaler, herunder at højne bevidstheden om bestillingsprocedurer, leveringsfrister, krav til følgesedler, undersøgelsespligt, gebyrstruktur osv. osv. Alt med henblik på at nedbringe proces- og transaktionsomkostninger forbundet med det enkelte køb. 3.3 Compliance Udbud & Indkøb arbejder løbende på at højne compliance i Kommunen. Dette vil resultere i brug af færre leverandører og bedre udnyttelse af aftaler. Compliance er et udtryk for, i hvilken grad Allerød Kommune benytter sine aftaler. Compliance begrebet kan endvidere deles op i 2 under kategorier, compliance 1 og compliance 2. De indkøb der ikke foretages via en aftale er non-compliant. Compliance 2 Compliance 2 måles på baggrund af aftaler, der har en defineret tilbudsliste, hvor alle udbudte ydelser er defineret ved et unikt varenummer. Dette varenummer skal gå igen på fakturaerne fra leverandøren før compliance 2 kan måles. Dermed udtrykker compliance 2 i hvilken grad Kommunen køber konkrete og veldefinerede udbudte ydelser. Compliance 2 målinger kan foretages på leverandørniveau og diverse kategoriniveauer. Side 11

12 Compliance 1 Compliance 1 måles på baggrund af aftaler, der ikke har en defineret tilbudsliste. Det kan fx være samhandelsaftaler eller funktionskontrakter. Dermed udtrykker compliance 1 i hvilken grad Kommunen køber ind hos aftale leverandører. Non-compliance Indkøbte ydelser der ikke er indkøbt på baggrund af et aftalegrundlag er non-compliance indkøb. Vigtige overvejelser Det er vigtigt at skelne imellem leverandører, hvor der kan måles compliance 2 og leverandører, hvor der ikke kan måles compliance 2. Der kan både være juridiske og økonomiske udfordringer ved at købe ydelser hos en leverandør med en compliance 2 aftale, hvor ydelserne ikke er en del af aftalegrundlaget. Købes der ydelser, som ikke er en del af aftalegrundlaget hos en leverandør med en compliance 2, er disse indkøb non-compliance. Den økonomiske gevinst ligger bl.a. i, at prisforskellen mellem identiske produkter som henholdsvis har/ikke har været konkurrenceudsat, kan være betydelig. Udbud & Indkøb fokuserer på at højne compliance 2, da dette medfører økonomiske gevinster. Disse gevinster er bl.a. udbudte indkøbspriser, mulighed for optimering af indkøbsprocesser (e-shop) og større controlling mulighed. Elementer i Compliance-arbejdet er: Vi arbejder for, at e-shoppen skal benyttes, når den kan benyttes Opgaver vedrørende kataloghåndtering (tilbudslister som indlæses i vores e-shop) sker på tværs af kommunegrænser Vi afholder kurser i brug af e-shop efter behov i organisationen Ved utilfredsstillende compliance kontaktes relevante områder i organisationen samt leverandøren Compliance og spend indgår på sigt som en del af LIS både grafisk og i tabelform Vi arbejder på at sætte årlige relevante compliance mål. 3.4 E-shop Ved at anvende Kommunens e-shop, sikres det, at der handles med den rette leverandør og inden for det aftaledækkede sortiment. Hele indkøbsprocessen og den efterfølgende fakturabehandling foregår fuldt elektronisk og de administrative omkostninger forbundet med indkøb Side 12

13 reduceres herved. For at understøtte brugen af e-handel bliver der i langt de fleste udbud stillet krav om, at leverandøren skal kunne fremsende elektroniske kataloger (de konkurrenceudsatte tilbudslister). 3.5 Realisering af effektiviseringsgevinster Den endelige gevinstberegning bliver udarbejdet af udbud og indkøb. Gevinsten vil altid blive beregnet som en procent og i enkelte tilfælde et forventet beløb. Gevinstberegningen bliver godkendt af området. Baseline bliver udarbejdet af udbud og indkøb, og bliver udarbejdet på baggrund af et historisk forbrug. I nogle tilfælde kan forventning til eventuel gevinst synliggøres i baselinen. Baseline bliver valideret af enten området, som er involveret i udbuddet, eller controlleren for området. I nogle tilfælde vil både området og controlleren validere baselinen. Hvis en gevinstrealisering er blevet synliggjort i baselinen, skal denne også vurderes af området og/eller controlleren. Hvis der er forhold som gør, at det beregnede budget ikke kan trækkes (dette hvis forbruget fx historisk har været højere end budgettet) vil gevinsten blive synliggjort i budgetopfølgningen fra udbud og indkøb med gevinsten vil ikke blive trukket i budgettet. Det er vigtigt at understrege, at ved alle gevinstrealiseringer bevarer området købekraften. 4. Leverandørrelationer I arbejdet med leverandørrelationer indgår, udover strategisk kontraktstyring (om kontraktstyring se nedenfor) bl.a. følgende: Kategoristyring Vi arbejder løbende på at koncentrere fokus ift. ydelsens kritiskhed/strategisk vigtighed og leverandørernes kritikhed/strategisk vigtighed. Vi inddrager herunder overvejelser om digitalisering af processer og vi monitorerer den gennemsnitlige ordrestørrelse og den gennemsnitlige besøgsvarighed på e-shoppen (procesoptimering af indkøb). På sigt ser vi et potentiale i at arbejde med standardiserede kategoriprofiler/kategoristyring på tværs af kommunegrænser for bedre at kunne identificere optimeringsmuligheder. Side 13

14 På sigt ser vi et potentiale i at arbejde med kategoriprofiler/kategoristyring på leverandørniveau både internt, men også på tværs af kommunegrænser for bedre at kunne identificere optimeringsmuligheder. Konkret opfølgning Vi bestræber os på at: - fastlægge mødestruktur for den enkelte kontrakt - holde ét årligt møde med interesserede (lokale) leverandører i Allerød Kommune for at få gode idéer og udveksle erfaringer - årligt fastlægge, hvor mange kontroller af betalt A-skat vi skal foretage - tilpasse vores kontrakter og uddanne vores leverandører, så interne transaktionsomkostninger kan nedbringes - arbejde på at indkøbsvolumen er placeret på færrest muligt leverandører - samarbejde med leverandørerne om at optimere værdikæden til gavn for leverandører og kommunen - prioritere sit ressourceforbrug og forbedre relationen med udvalgte leverandører og i fællesskab drive omkostninger ud af forsyningskæden og skabe merværdi. Kontraktstyring Kontraktstyring er et vigtigt element i en effektiviseringsproces, idet det øger mulighederne for at identificere og synliggøre mulige indsatsområder. Allerød Kommune arbejder målrettet med kontraktstyring i hele kontraktens livscyklus. Kommunen arbejder efter en strategi, som sætter rammerne for en proaktiv administrering, styring og opfølgning på kontrakter, hvor kontrakten udgør et aktivt styringsredskab. Strategien indebærer, at der til alle strategisk vigtige kontrakter er tilknyttet en controller, som har det grundlæggende ansvar for administration og styring af kontrakten. Controlleren yder en systematisk og proaktiv kontraktstyring ved at have et indgående kendskab til kontrakten og til de rettigheder og forpligtelser, der følger heraf. På den Side 14

15 måde høstes gevinsterne af den kontrakt der er blevet til på baggrund af et udbud. Ved kontraktstyring forstås særligt men ikke alene: At sikre de rettigheder og forpligtelser, som følger af kontrakten At foretage systematisk kvalitetssikring af kontraktens kerneydelser At overvåge udgifter og foretage fakturakontrol At anvende en proaktiv risikostyring At foretage compliance monitorering At forebygge og håndtere konflikter At sikre overholdelse af tidsfrister for genforhandling, udnyttelse af optioner mv. Der arbejdes på at skabe faste og gennemsigtige procedurer for kontraktstyringen for at lette arbejdet. For at understøtte kontraktstyringen anvendes et kontraktstyringssystem, hvor alle kontrakter registreres. Systemet bistår controlleren af den konkrete kontrakt ved at påminde om vigtige milepæle i kontrakten. Der arbejdes med en eskalationsprocedure, hvorefter problemer i den daglige drift så vidt muligt bliver håndteret og løst af controlleren. Såfremt en problematik eskalerer inddrages Udbud og Indkøb. Gennem kontraktstyringen vil controlleren med tiden samle erfaringer fra de enkelte kontraktforhold, som kan bruges fremadrettet, således at kontraktstyringen hele tiden optimeres. I denne optimering indgår endvidere at sikre, at fremtidige kontrakter indeholder bestemmelser, som fordrer proaktiv kontraktstyring, herunder: Målbare (og om muligt) objektive kriterier Utvetydige og klare bestemmelser Klausuler der konkretiserer, hvorledes der skal følges op på kontrakten fx afholdelse af statusmøder En hensigtsmæssig risikoallokering Anvendelse af ændringsklausuler Anvendelse af Incitamentsstrukturer Kommunens indikator for konkurrenceudsættelse - IKU Økonomi- og Indenrigsministeriet opgør årligt graden af konkurrenceudsættelse i kommunerne. IKU en udtrykker kommunernes brug af private leverandører af tjenesteydelser i pct. i forhold til den del af kommunernes samlede opgaveløsning, der må varetages af private leverandører. IKU omfatter Side 15

16 også udbudte opgaver, som kommunale leverandører har vundet ved kontrolbud. Økonomiudvalget orienteres årligt om status på kommunens IKU. Økonomiudvalget kan i den forbindelse beslutte, hvorvidt IKU en giver anledning til nærmere analyser m.v. Side 16