Spørgsmål og svar til Halsnæs Kommunes udbuds- og indkøbspolitik

Transkript

1 Spørgsmål og svar til Halsnæs Kommunes udbuds- og indkøbspolitik Spørgsmål Administrativt ændringsforslag De gældende tærskelværdier for anvendelse af sociale klausuler er ændret. Svar Idet tærskelværdierne for hvornår en kommune er forpligtet til at overveje at anvende sociale klausuler kan ændres løbende efter beslutning fra Erhvervsministeren, ændres afsnittet om sociale klausuler, således at anvendelsen af klausulerne til enhver tid følger vejledningen fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Ændringen er markeret og indskrevet i politikkens afsnit vedr. Socialklausul. Spørgsmål fra Michael Thomsen (V) Udelukkelse på side 1 nederst og 2 øverst: Vi mener beløbet for udelukkelse skal sættes ned til kr. På nuværende tidspunkt indeholder vejledningen følgende tærskelværdier: kontrakter med en varighed på minimum 6 måneder og en kontraktværdi på minimum 5 mio. kr. og/eller en lønsum på 4 mio. kr. over hele kontraktperioden. Jf. udbudslovens obligatoriske udelukkelsesgrund 135, stk. 3 er kommunen forpligtet til at udelukke en leverandør fra at vinde et udbud, såfremt denne har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over kr. Beløbsgrænsen på kr. er fastsat ved lov og kommunen kan dermed ved anvendelse af denne obligatoriske bestemmelse ikke ændre beløbsgrænsen til kr. En mulighed er, udover anvendelse af den obligatoriske udelukkelsesgrund, også at anvende udbudslovens frivillige udelukkelsesgrund jf. 137, stk. 1, nr. 7, som giver kommunen ret til at udelukke en leverandør fra at vinde et udbud, såfremt denne har ubetalt forfalden gæld på under kr. til det offentlige. Denne frivillige udelukkelsesmulighed giver kommunen ret til at udelukke enhver leverandør med offentlig gæld men giver heller ikke kommunen ret til selv at fastsætte en alternativ konkret beløbsgrænse på kr.

2 Derudover forudsætter anvendelsen af den frivillige udelukkelsesgrund, at udelukkelse skal ske under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Dette betyder for kommunen, at vi ikke må udelukke en leverandør såfremt følgende gør sig gældende: Alle tilbudsgivere har gæld til det offentlige Leverandøren stiller sikkerhed for betaling af gælden Leverandøren har indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning og denne ordning er overholdt. Yderligere betyder proportionalitetsprincippet, at kommunen ikke på baggrund af bagatelagtige forhold må udelukke en leverandør. Dette betyder at administrationen ved hvert enkelt udbud skal vurdere hvorvidt gælden på under kr. er bagatelagtig. Såfremt den frivillige udelukkelsesgrund anvendes, vil administrationens vurdering kunne indbringes for Klagenævnet for Udbud, hvor det i den forbindelse skal afprøves, om kommunen konkret har løftet bevisbyrden for at leverandøren er udelukket under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Klausuler side 4: Vi kan leve med den formulering som Anders har sendt vedr. sociale klausuler. Dog skal ØKU altid orienteres med en sag når der sker ændringer i vejledningen fra Konkurrence og forbrugerstyrelsen. Bygge og anlægsarbejder øverst side 5: Vi ønsker at hæve grænsen for hvornår entreprenører skal stille garanti. Den skal hæves fra 1 mio. til 2,5 eller 3 mio. kr. Som følge af ovenstående forhold anbefales det, at den obligatoriske udelukkelsesgrund på gæld over kr. fastholdes. Koncernøkonomi og Indkøb holder sig opdateret om ændringer i vejledningen vedr. sociale klausuler og har ansvaret for at orientere til Økonomiudvalget ved ændringer der har betydning for anvendelsen af sociale klausuler. Ændringen er markeret og indskrevet i politikkens afsnittet vedr. Socialklausul. Grænsen for hvornår der skal stilles garanti er en risikoafvejning. Hæves grænsen for, hvornår entreprenøren skal stille garanti, betyder det, at kommunen skal påtage sig en større risiko i forbindelse med bygge- og anlægsarbejder, idet garantien tjener til fyldestgørelse af alle krav, som kommunen har i anledning af aftaleforholdet, herunder krav

3 vedr. eventuelle ekstraarbejder og tilbagebetaling af for meget udbetalt entreprisesum. Udgangspunktet for aftalegrundlaget ved bygge- og anlægsarbejder er anvendelse af Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed (AB 18). Jf. AB 18 9 er grænsen for hvornår entreprenøren skal stille sikkerhed ved en entreprisesum på 1 mio. kr. eller derover. Dermed kan det udledes at en grænse for garantistillelse ved 1 mio. kr. er branchens standardværdi og den for markedet kendte værdi. Bygge- og anlægsvirksomheder er således vant til at indgå aftaler efter disse betingelser. Administrationens vurdering er, at betingelser der er i overensstemmelse med AB 18 er at foretrække for bygge- og anlægsvirksomheder, som indgår aftaler med kommunen. Virksomhederne skal dermed ikke forholde sig til særhensyn, og kan dermed arbejde efter de gængse regler og forhold, som de er vant til og kender. Det øger deres effektivitet og deres oplevelse af at kommunen er erhvervsvenlig. Indkøb af bygge- og anlægsarbejder nederst side 8: Ved indkøb mellem 0,3 og 3 mio. kr. står der intet om hvem der udvælger de bydende. Det samme gælder for arbejder over 3 mio. kr. Det står der til gengæld noget om i afsnittet over til arbejder under 0,3 mio. kr. Vi vil gerne have præciseret hvem der udvælger de bydende i stil med det som står under udbud til under 0,3 mio. kr. Jeg imødeser forvaltningens oplæg til en formulering iht. en fornuftig praksis. Administrationens anbefaling er, at kravet for garantistillelse følger markedets almindelige betingelser jf. AB 18, eftersom disse krav er forventet og kendte af leverandørerne. Det er præciseret i politikken, at der ved bygge- og anlægsarbejder ligesom ved varer og tjenesteydelser, indhentes tilbud fra potentielle leverandører på grundlag af en forudgående markedsafdækning. Markedsafdækningen giver et godt kendskab til markedet og dennes leverandører, og kvalificerer således udvælgelsen af de leverandører, som kommunen ønsker tilbud fra. Det fremgår ikke af politikken, hvem som der foretager markedsafdækningen og efterfølgende udvælger de leverandører, som der indhentes tilbud fra. Det afhænger af organiseringen omkring det konkrete udbud.

4 Leverandøren skal have en positiv egenkapital, som har en fornuftig størrelse i forhold til størrelsen af udbuddet. Ændringerne er markeret og indskrevet i politikkens bilag 1. Ved kommunens egne EU-udbud er egenkapitalens størrelse altid en del af den vurdering, der foretages i udbudsprocessen. Hvor stor en positiv egenkapital der kræves, afhænger af markedet og en vurdering i forhold til proportionalitetsprincippet. Denne vurdering er en del af den samlede markedsundersøgelse, og den tilrettelæggelse af et udbud som administrationen hver gang foretager, for at sikre sig det bedst mulige udfald af udbuddet. Hvis der kræves garantistillelse, skal leverandøren kunne dette. Leverandøren skal i de sidste 12 mdr. have udbetalt løn og indbetalt A-skat i et fornuftigt omfang (skal kunne dokumenteres) Administrationen anbefaler at denne vurdering fortsat foretages som en del af udbudstilrettelæggelsen, og at der ikke fastsættes et konkret niveau, idet en vurdering i forhold til markedet og proportionalitetsprincippet fra udbud til udbud er nødvendig. Idet garantistillelse jf. AB reglerne vil udgøre en del af aftalegrundlaget, vil det være en betingelse for aftalens gyldighed, at leverandøren kan stille den forlangte garanti. Dermed ligger krav om garantistillelsen i politikkens nuværende formulering om garantistillelse, og det anbefales således ikke at foretage ændringer i politikken. Ved kommunens egne EU-udbud stilles der krav om, at leverandøren fremsender det senest revisorpåtegnede årsregnskab. Et revisorpåtegnet årsregnskab anses for at være kommunens forsikring for, at der er udbetalt løn og indbetalt A-skat efter gældende regler. Ansvaret for om leverandører har indbetalt A-skat i et fornuftigt omfang ligger hos skattemyndigheden og revisor indestår for at der er udbetalt den korrekte løn og afregnet den korrekte A-skat. Som følge heraf er det administrationens anbefaling, at der ikke indskrives særlige forhold om udbetalt løn og indbetalt A-skat i politikken, men at praksis om fremsendelse af revisorpåtegnede

5 Spørgsmål fra Thue Lundgaard Curry (Ø) Er kædeansvaret sikret ved anvendelse af arbejdsklausul? regnskaber forsætter. ILO konventionen stiller krav om, at vi skal forlange løn, arbejdstidsvilkår mv. på samme vilkår for ansatte hos såvel leverandører som underleverandører altså er kædeansvaret sikret. Dette fremgår ikke eksplicit af den tidligere tekst i afsnittet vedr. arbejdsklausuler, og er derfor nu tilføjet. Hvordan kan det sikres at økologiske fødevarer prioriteres? Spørgsmål fra Anja Rosengreen (F) Jeg vil meget gerne have en passus ind om at ift. bæredygtighed, så tæller lokal produktion højt. Jeg ved at Lisbeth Rindom var i dialog med spisekammer Halsnæs herom, og at hun henviste til genforhandling af SKI-aftaler i 2020, men den aftale er vist blevet ophævet, så vidt jeg ved? Uanset hvad, så skal den jo genforhandles og i den forbindelse skal det gerne fremgå af vores politik, at vi ønsker at prioritere bæredygtige fødevarer, dvs. varer der er produceret så tæt på, som muligt. Hvis jeg ønsker det præciseret, hvor kan det så stå fornuftigt? Ændringen er markeret og indskrevet i politikkens afsnit om Arbejdsklausul. En prioritering af økologiske fødevarer kan indskrives i forlængelse af afsnittet vedr. Grønne indkøb. Ændringen er markeret og indskrevet i politikkens afsnit om Grønne indkøb. På fødevarer har administrationen fundet det fordelagtigt at benytte den Frivillige SKI aftale. Denne er imidlertid ikke mindre forpligtende, når man først har indgået en sådan aftale end den såkaldte Forpligtende SKI aftale. Den aftale vi har, har vi således forpligtet os til at anvende indtil aftalens udløb i Den SKI aftale der blev annulleret er den forpligtende SKIaftale, som kommunen altså ikke benytter sig af. Når kommunen indgår en fødevareaftale, tænkes der særligt i leveringssikkerhedshed og effektive indkøb (begrænset tidsforbrug til udbud, implementering af aftaler, leverandørsamarbejde, bestilling, varemodtagelse samt høj leveringssikkerhed, færrest mulige leveringsgebyrer og markedets billigste priser). Kommunen indkøber samlet set fødevarer for ca. 7,4 mio. kr. årligt, og er derfor EU-udbudspligtig på dette område. Det betyder, at den kommende fødevareaftale derfor kan udbydes på tre forskellige måder. De tre muligheder fremgår nedenfor.

6 Administrationens anbefaling er, at kommunen fortsat forpligter sig fuldt ud på SKIs frivillige aftale (mulighed 1 nedenfor), således at kommunen fortsat sikrer høj leveringssikkerhed og effektive indkøb. De tre indkøbsmuligheder vedr. fødevarer: 1. Halsnæs Kommune benytter sig af den kommende frivillige SKI aftale på fødevarer. Ved at anvende denne aftale er udbudspligten løftet for kommunen, og der skal derfor ikke selv gennemføres et ressourcetungt EU-udbud. Der vil være tale om en fødevareaftale med én leverandør. Ved at have én større leverandør, der stabilt kan levere alle former for fødevarer i høj kvalitet, sikrer vi følgende: Meget begrænset administrativt ressourceforbrug. Kommunen skal ikke selv udbyde aftale, og generelle kontraktlige forhold håndteres i hele aftaleperioden af SKI. Kun én aftale vil skulle implementeres blandt alle kommunens indkøbere af fødevarer Ingen eller kun meget få leveringsgebyrer (bliver leveringerne mindre vil det afstedkomme leveringsgebyrer) Begrænset tidsforbrug til bestilling hos kun én leverandør (og det kan ske via e-handel) Begrænset tidsforbrug til kun én varemodtagelse Meget høj leveringssikkerhed Markedets billigste priser når alle varer vurderes samlet Konsekvenser ved denne udbudsform vil være følgende: Ingen lokale producenter

7 2. Kommunen gennemfører selv et EU-udbud på alle fødevarer Ved denne udbudsform kan man sikre følgende: Kommunen kan selv tilrettelægge de krav der stilles til leverandørerne, og dermed stille krav om bæredygtighed mv. under overholdelse af ligebehandlings- og proportionalitetsprincippet. Lokale producenter kan afgive tilbud (eller gå sammen i konsortier), såfremt de opfylder de af kommunen opstillede krav. Der kan stilles krav om få eller ingen leveringsgebyrer. Begrænset tidsforbrug til bestilling (og krav om mulighed for e- handel, hvis der stilles krav herom) Begrænset tidsforbrug til varemodtagelse ved kun én leverandør Konsekvenser ved denne udbudsform vil være følgende: Ressourcetungt EU-udbud skal gennemføres af egen administration og alt leverandørsamarbejde skal løftes af administrationen Højere priser grundet lavere indkøbsvolumen, idet SKI udbyder aftaler for alle landets kommuner, og dermed kan samle et meget større indkøbsvolumen. Udbuddet sikrer ikke, at lokale virksomheder afgiver tilbud, idet det kan være svært for lokale leverandører at leve op til de krav, som kommunen er forpligtet til at stille herunder at kunne levere alle typer af fødevarer Hvis lokale virksomheder afgiver tilbud, er det ikke sikret, at de vinder, da tildelingen af aftalen skal ske efter de i udbuddet fastsatte tildelingskriterier Mellemstor leveringssikkerhed da kontrakten er mindre end den store frivillige SKI aftale med mange kommuner

8 3. Halsnæs Kommune benytter sig af den kommende frivillige SKI aftale på fødevarer, men forpligter sig IKKE til alle udbuddets typer af fødevarer De typer af fødevarer, som kommunen ikke forpligter sig til at købe hos den vindende SKI leverandør, kan kommunen selv lave udbud på ved at indhente 2-3 tilbud fra potentielle leverandører. Disse leverandører kan godt udgøre lokale leverandører, hvis det ønskes. Der må dog aldrig udtages typer af fødevarer fra SKI udbuddet for mere end 10 % af hele kommunens indkøb af fødevarer (dvs. max kr.), og det skal i kontraktperioden løbende kontrolleres, at denne grænse overholdes. De typer af fødevarer som udtages, kan godt udgøre enkelte varer (fx kartofler eller jordbær mv.), men det skal besluttes før SKI udbuddet, hvilke varer, der skal udtages. Kort efter indgåelse af SKI aftalen vil det være muligt alligevel at tiltræde SKI aftalen for de pågældende varer. Men ønskes dette på et senere tidspunkt i kontraktperioden, vil det ikke være muligt. Heller ikke hvis den lokale leverandør fx går konkurs, eller kommunen af andre årsager, står uden leverandør. Odense Kommune, der som en af de eneste kommuner i landet har benyttet muligheden for selv at udbyde enkelte varer, har oplevet store vanskeligheder med lokale leverandører. Udover at leverandørerne har haft svært ved at udforme tilbud har udfordringerne med leverandørerne været: - Manglende levering hele året - Manglende levering af de efterspurgte mængder - Manglende overholdelse af aftalte leveringstidspunkter - Problemer med fremsendelse af elektroniske fakturaer Derudover har indkøb hos lokale leverandører forøget priserne væsentligt.

9 En analyse I Koncernøkonomi og Indkøb viser, at hvis mængden af økologiske indkøb gennem SKI aftalen øges fra de nuværende 33 % til 90 % forventes kommunens udgifter til køb af fødevarer at stige med godt 30 %. Indkøb hos lokale leverandører må forventes at svare til mindst det samme niveau som økologiske fødevarer og formentlig mere idet de lokale leverandører ikke har gavn af stordriftsfordele i forbindelse med bestilling, levering, opkrævning, kundekontakt mv. som SKI leverandøren har det. Ved brug af lokale leverandører vil kommunens indkøbere i øvrigt opleve: - forøget tidsforbrug til implementering af aftaler, leverandørsamarbejde, bestilling, varemodtagelse (fordi der er flere aftaler, og der ikke kan bestilles gennem samme e- handelssystem) - flere leveringsgebyrer (hvis leverancer gennem SKI bliver små, fordi en del af fødevarerne indkøbes andetsteds, vil der pålægges leveringsgebyrer også fra SKI leverandøren) I Koncernøkonomi og Indkøb vil konsekvensen blive forøget tidsforbrug til udbud (et udbud pr. vare der udtages fra SKI aftalen) samt forøget tidsforbrug gennem hele kontraktperioden på opfølgning på kontrakter samt overholdelse af beløbsgrænsen udenfor SKI aftalen.