Indkøbsstrategi Herning Kommune

Transkript

1 Indkøbsstrategi Herning Kommune 1

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 Indsatsområder: Effektiv kontraktstyring E-handel (digitalisering af indkøbsprocessen) Fakturakontrol Compliance Spend management Controlling Volumen og standardisering Innovation TCO Organisering

3 1. Indledning Indkøbsafdelingerne arbejder overordnet set for økonomiske såvel som procesmæssige mål. De økonomiske mål er knyttet til bedre aftaler via centralt indgåede kontrakter, som det er obligatorisk at anvende i organisationen. De procesmæssige mål er knyttet til effektivisering af disponeringen samt efterfølgende bilagsbehandling i de enkelte afdelinger og institutioner. Formålet med nærværende strategi er at synliggøre ambitionsniveauet for indkøbsområdet i Herning Kommune, herunder de initiativer der samlet skal udgøre indkøbsstrategien med henblik på at indfri de overordnede mål for perioden Økonomiske gevinster sikres bl.a. ved: At der gennemføres et større antal EU udbud og tilbudsindhentninger hvert år At indkøbsaftaler udbydes i samarbejde med f.eks. KomUdbud At indkøbsaftalerne er obligatoriske og aftaleoverholdelsen er høj At indkøbsaftalerne så vidt muligt standardiseres mht. sortiment Procesmæssige gevinster sikres bl.a. ved: At indkøbsaftaler udbydes i samarbejde med Ikast-Brande og evt. Silkeborg Kommune At indkøbsprocessen digitaliseres At optimere logistikken omkring indkøb via øget innovation i udbudsprocessen Indsatsområder: I det følgende beskrives de indsatsområder der skal udgøre kernen i Herning Kommunes indkøbsstrategi for perioden. Hvert enkelt initiativ er ledsaget af mål og evt. delmål med henblik på kontinuerlig opfølgning i perioden. 3

4 2. Effektiv kontraktstyring For at sikre effektiv kontraktstyring skal der bl.a. arbejdes med: E-handel Fakturakontrol Compliance Spend management Controlling 2.1. E-handel (digitalisering af indkøbsprocessen) For at Herning Kommune kan få en sikker og effektiv arbejdsgang omkring indkøb er det helt afgørende at Herning Kommunes indkøbssystem anvendes ved alle indkøb, herunder til elektronisk bestilling. Elektronisk bestilling dvs. E-handel bidrager til effektiv kontraktstyring, idet der automatisk sker fakturakontrol, betaling og bogføring. Der kan endvidere opnås procesmæssige gevinster ved brug af favorit- og genbestillingslister. Det er målet, at mindst 95 % af det koordinerede indkøb foretages efter en forudgående konsultering af Indkøbsportalen og at mindst 50 % af alle standardvarer E-handles via Indkøbsportalen inden udgangen af 1. kvartal Delmål: E-handels måling skal dokumentere en e-handelsgrad på den enkelte varekøbsaftale på mindst 60 % i 2015, 70 % i 2016 og 80 % i Fakturakontrol Stikprøver viser at der ikke altid bliver faktureret korrekt i henhold til de indgåede kontrakter. Der skal derfor arbejdes hen mod en større grad af automatisk fakturakontrol og fakturamatch. Det er målet, at mindst 90% af alle e-ordrer vil have fakturamatch inden udgangen af Delmål: Det er målet, at mindst 70% af e-ordrerne vil have fakturamatch i 2015, og tilsvarende at mindst 80% vil have fakturamatch i

5 2.3. Compliance Hvis der skal opnås besparelser på kommunernes indkøb er det helt afgørende, at de decentrale indkøbere anvender de fælles indkøbsaftaler. Rent juridisk bør aftaleloyaliteten være på minimum 80 %, men ud fra et kommercielt synspunkt bør den være endnu højere. Det er målet, at anvendelsesgraden (Compliance 1) for de fælles indkøbsaftaler er på 95 % ved udgangen af Delmål: Stikprøver af compliance skal dokumentere en compliancegrad på mindst 80 % i 2014, 85 % i 2015 og 90 % i 2016 Information om den hidtidige omsætning på indkøbsaftalerne er p.t. utilstrækkelig til at anvendelsesgraden kan dokumenteres, idet manuel faktura gennemgang p.t. er den eneste mulighed til at opgøre anvendelsesgraden Spend management Vi har flere tusinde leverandører og et større antal uopdyrkede aftaleområder. Vi har et samlet indkøbsbudget på ca. 1.6 mia. kr. Der er lavet indkøbsaftaler der repræsenterer en årlig værdi af ca. 350 mio. kr. Der er behov for øget overblik og kontrol med, hvad udgifterne bruges til. Vi kan med fordel bruge dette overblik til at opdyrke nye aftaleområder eksempelvis på følgende områder (men ikke begrænset til): Supermarkeder og bagerier Håndværkerydelser Byggemarked Hoteller Serviceaftaler Grafiske ydelser M.fl. 5

6 Vi kan med fordel indgå et større antal indkøbsaftaler med henblik på at opnå yderligere stordriftsfordele og minimere procesomkostningerne ved de løbende indkøb, således at der decentralt frigives tid til kerneopgaverne svarende til den tid, der hidtil er medgået til at indhente tilbud, sammenligne og forhandle priser, modtage leverandørbesøg m.v. Det er målet, at få styr på 80 % af vores samlede spend med henblik på at nye aftaleområder koordineres og konkurrenceudsættes inden udgangen af Controlling Der er behov for et øget overblik over kommunernes indkøbsmønstre med henblik på en strategisk styring af indkøbsområdet, herunder spend management. Der er endvidere behov for at kunne dokumentere compliance dels for at leve op til de beskrevne mål for compliance og dels for at kunne bruge det som et element i forhandlingerne med leverandørerne med henblik på at sikre de mest attraktive priser og vilkår. Det er målet, at der inden udgangen af 2014 implementeres et indkøbsanalyseværktøj med henblik på controlling og tilvejebringelse af relevante KPI er på indkøbsområdet, herunder e- handelsprocenten, compliance procenten m.fl. 3. Volumen og standardisering Vi kan øge volumen og opnå større stordriftsfordele ved at indgå i forskellige indkøbsalliancer. Samtidig sikrer deltagelse i indkøbsalliancer at vi samlet kan konkurrenceudsætte et større antal udbud. Indkøbsalliancerne bidrager også til, at vi overholder gældende lovgivning på udbudsområdet samtidig med at procesomkostningerne ved indkøb alt andet lige reduceres i takt med en større aftaleportefølje. Det er målet, at Herning Kommune skal indgå i mindst 80 af 100 planlagte fælles EU udbud i KomUdbud i perioden

7 Samtidig skal der arbejdes på at et tættere samarbejde med Ikast-Brande og evt. Silkeborg Kommune omkring øvrige udbudsområder, der kan være velegnet til fælles udbud i en lidt mindre kreds. 4. Innovation Innovation og fornyelse i indkøbsprocessen kan give nye og billigere løsninger. Der kan med fordel eksperimenteres med nye indkøbsprocedurer med henblik på at reducere omkostninger, herunder proces og logistikomkostninger ved øget innovation i vores udbudsforretninger: Teknisk dialog med markedet Ekstern høring af udbudsmateriale Spørgemøde i forbindelse med udbudsprocessen E-auktioner Funktionsudbud Det er målet, at der skal gennemføres teknisk dialog med markedet, ekstern høring af udbudsmaterialet, og spørgemøde i relation til alle udbudsforretninger. Der skal særligt i forbindelse med den tekniske dialog lægges op til en drøftelse af mulighederne for øget innovation. Det er målet at gennemføre nye udbudsformer i form af funktionsudbud og e-auktioner, hvor det synes relevant med henblik på udvikling af best practise. 5. TCO Total cost of ownership handler om at vælge de produkter der samlet har de laveste anskaffelses- og driftsomkostninger i produktets levetid. Det er målet, at spørgsmålet om TCO beregninger skal indgå i forbindelse med den tekniske dialog med markedet med henblik på at udvikle branche specifikke standarder over tid, der kan indarbejdes i udbudsmaterialerne således at TCO kan indgå i forbindelse med tildelingen af kontrakterne. 7

8 6. Organisering Herning Kommune har samlet om mod 800 indkøbere dvs. at ca. hver 10. medarbejder er delvis beskæftiget med indkøb og op mod 800 indkøbere skal til stadighed undervises i brugen af Indkøbsportalen, herunder E-handel. Det betyder også at op mod 800 indkøbere til stadighed skal have et overblik over vores 200 skiftende aftaleleverandører, herunder hvad der er koordineret og hvad der ikke er koordineret. Samtidig er der op mod 800 indkøbere der til stadighed skal rådgives. Færre indkøbere vil automatisk medføre at den gennemsnitlige ordrestørrelse vil stige og dermed reduceres fragt og logistikomkostningerne samtidig med at vi uden merudgift gør en positiv forskel for miljøet. Færre indkøbere vil formentlig også have en positiv effekt på aftaleloyaliteten, idet det alt andet lige bliver lettere at motivere til at bruge indkøbsaftalerne, såfremt der kan ske en større grad af to-vejs kommunikation, hvilket kun delvis lader sig praktisere, så længe der er op mod 1200 indkøbere. Det er målet, at der løbende skal arbejdes med at tilpasse antallet af indkøbere/bestillere ud fra en anbefaling om, at der som udgangspunkt skal være én primær bestiller pr. afdeling/institution. Det er målet, at der inden udgangen af 2014 er udarbejdet kompetenceprofiler for de indkøbsansvarlige, der også bør have kompetencer vedr. fakturabehandling, betalingsfrister, kontering, momsregler m.v. 8