1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) Referat fra bestyrelsens møde den 31. januar 2013 blev godkendt.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde den 21. marts 2013 Til stede var - fra bestyrelsen: Susanne W. Petersen, Jørgen Mogensen, Ole Hammer, Flemming Ørhem, Randi Bartels, Peter Madsen, Eva Nørgaard, John Velling, Ken Axelsen og Kate Vodstrup. Afbud: Peter Sørensen - fra administrationen: John Møller og Søren Heick Afbud: Robert Roll Mødet indkaldes med dagsorden iht. forretningsordenen: 0) IPad som bestyrelsesværktøj ved Rene Petersen fra Glostrup Boligselskab. 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (Er udsendt). 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen. 3) Optagne lån. 4) Sager til behandling. a) Fremlæggelse af den årlige ledelsesberetning: Administrationens årsberetning om selskabets arbejde med forvaltningsrevision. (Bilag 4a) b) Drøftelse af indholdet af årets repræsentantskabsmøde (Bilag 4b) c) Almen styringsdialog (Bilag 4c) d) Bestyrelseskonference (Bilag 4d) e) Mødet i ministeriet (Bilag 4e) 5) Meddelelser: a) fra formanden, b) fra direktøren, (Bilag 5b) c) fra andre. 6) Eventuelt. 0) IPad som bestyrelsesværktøj ved Rene Petersen fra Glostrup Boligselskab IPad blev udleveret, og Rene Petersen gennemgik, hvordan man som bestyrelsesmedlem kommer hurtigt i gang med IPad. Første gang, der udsendes referat samt materiale til bestyrelsesmøde vil det foregå såvel digitalt som i papirformat. Der installeres trådløst netværk hos Jørgen Mogensen og Peter Madsen. Rene Petersen kontakter Glostrup Kommunes it-afdeling for at aftale, hvordan kommunalbestyrelsesmedlemmerne sættes op til det af kommunen etablerede netværk. 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) Referat fra bestyrelsens møde den 31. januar 2013 blev godkendt. 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen Der er ingen tilføjelser til revisionsprotokollen. 3) Optagne lån Der er ikke optaget lån siden sidste møde. 4) Sager til behandling Side 518

2 4a) Fremlæggelse af den årlige ledelsesberetning: Administrationens årsberetning om selskabets arbejde med forvaltningsrevision. (Bilag 4a) Forvaltningsrevision ligestilles ofte med kritisk revision, hvor det vurderes, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved driften af boligorganisationen og forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet. I moderne selskabsledelse er det i dag almindelig kendt, at det ikke er tilstrækkeligt kun at tage udgangspunkt i økonomiske succeskriterier for at nå et godt resultat. En god selskabsledelse og gode resultater kræver indsigt i kunder, medarbejdere, processer og økonomi og i deres indbyrdes sammenhænge. Glostrup Boligselskabs arbejde med forvaltningsrevision foregår derfor indenfor en ramme med fire perspektiver: - De interne processer - Kundeperspektivet - Medarbejderperspektivet - Det økonomiske perspektiv Indenfor de 4 perspektiver har Glostrup Boligselskab sat sig nogle administrative mål, som understøttes af en række initiativer. I årsrapporten redegøres for resultaterne og initiativerne i 2012, og hvilke forvaltningsmæssige mål og initiativer, selskabet har fokus på i / Årsberetningen for 2012 er vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen tager den administrative beretning til efterretning. Bestyrelsen tiltrådte indstillingen. 4b) Drøftelse af indholdet af årets repræsentantskabsmøde (Bilag 4b) Årets repræsentantskabsmøde er med overnatning og afholdes på Kysthusene, Tinkerup Strandvej 8a, 3520 Gilleleje fredag den 14. juni fra kl og afsluttes lørdag den 15. juni ca. kl Programmet for repræsentantskabsmødet: Fredag den 14. juni Kl , ca. Afgang med bus fra Glostrup og Hvissinge Kl Ankomst til Kysthusene Kl Repræsentantskabsmøde Konstituering af mødet a) Godkendelse af forretningsorden for mødet b) Valg af dirigent c) Valg af stemmeudvalg 2. Aflæggelse af bestyrelsens beretning for det senest forløbne år 3. Endelig godkendelse af årsregnskab for 2012 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for Behandling af eventuelt indkomne forslag Kl Lørdag den 15. juni Kl Morgenbuffet Kl Årets temadebat Middag og kaffe med efterfølgende hyggeligt samvær Kl Genoptagelse af repræsentantskabsmødet Side 519

3 5. Valg til bestyrelsen 6. Valg af revisor Kl Frokostbuffet Kl Afslutning Det indstilles, at bestyrelsen drøfter emnet for årets temadebat samt ønsker til underholdning fredag aften samt tidsplanen. Programmet for de to dage blev vedtaget. En DJ kontaktes med henblik på underholdning fredag aften, og der forsøges at indgå en aftale med Jens Arentzen med henblik på, at han vil sammensætte og stå for de 3 timer om lørdagen, der er afsat til temadebat. 4c) Styringsdialog med Glostrup Kommune (Bilag 4c) Styringsdialogmødet blev afholdt den 11. december Det af Glostrup Kommune udarbejdede aftaledokument er vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen tager aftaledokumentet til efterretning. Bestyrelsen tiltrådte indstillingen. 4d) Bestyrelseskonference (Bilag 4d) Der afholdes en inspirationstur for bestyrelsen lørdag den 4. maj med følgende program: Kl Afgang med minibus fra Glostrup Boligselskab, Bryggergårdsvej 2 Kl Besigtigelse af grønne initiativer i Albertslund. Byggechef Jesper Rasmussen fra BO-VEST fremviser og fortæller om to projekter: Fiskens Kvarter Renovering af 6 rækkehuse i forskellige energiklasser. Projektet er en forløber for en omfattende renovering med LBF støtte af alle 550 rækkehuse, der er startet i efteråret Hyldespjældet Også et EUDP projekt (Energiteknologisk Udviklings- og Demonstrationsprojekt) med supplerende støtte fra LBF innovationspulje. Målsætningen var renovering til CO2 neutral tilstand. Projektet indeholder en række helt nyudviklede elementer, bl.a. Velux s værkstedsproducerede solprisme med integreret ovenlys, solceller og solvarme. Endvidere etagehøje værkstedsproducerede facadeelementer. Hyldespjældet har endvidere igennem mange år realiseret en lang række andre grønne tiltag, der sikkert også kan have interesse. Kl Arbejdsfrokost på Restaurant Krabben, Vallensbæk Havn. Kl Besigtigelse af Solcelleanlæg i Brøndby Nord, Brøndby Boligselskab afd. 604, Brøndby Nord Vej 72. Enemærke & Petersen vil fortælle kort og generelt om renoveringsprojektet i Brøndby Nord, som er et facaderenoveringsprojekt. I forbindelse med dette projekt er der opført et af Danmarks største solcelleanlæg. Robin Nielsen, Capworks Solar, der er underentreprenør til Enemærke & Petersen og har leveret solcelleanlægget på de to sydvendte gavle på højhusene i 15 etager, vil gennemgå dette for så vidt angår teknik og økonomi. Der vil være mulighed for at komme tæt på solcelleanlægget og automatikanlægget i kælderen. Side 520

4 Kl Besigtigelse af LAR-projekt i Valby Landskabsarkitekt Niels Lützen fremviser LAR-projekt på Vilhelm Thomsens Alle 6. Kl Besigtigelse af plejebolig projektet Fælledgården, Jagtvej 203 På bestyrelsens Inspirationstur 2012 besøgte vi Fælledgården under byggeriet. Nu ønsker bestyrelsen at se det færdige projekt. Kl Middag på Ristorante Garda, Vigerslevvej 52, 2500 Valby Det indstilles, at bestyrelsen tager programmet til efterretning. Bestyrelsen tiltrådte indstillingen. 4e) Mødet i ministeriet (Bilag 4e) Glostrup Boligselskab var til møde i Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter den 7. februar Baggrunden for mødet var følgende: Under ministeriet er der nedsat en arbejdsgruppe med henblik på at overveje mulighederne for yderligere at reducere huslejen i det almene byggeri udover den reduktion, som blev gennemført som led i styrings- og finansieringsreformen i Opgaven indgår i regeringsgrundlaget og har derfor høj prioritet. Det er en forudsætning for arbejdsgruppen, at der ikke kan forventes tilført flere offentlige midler til området. Der er derfor brug for inden for de givne rammer at gøre det mere effektivt og billigere, herunder opprioritere andre redskaber og udvikle nye. Arbejdsgruppen skal derfor både se på muligheder for billigere finansiering og låntagning samt på mulighederne for at effektivisere og billiggøre nybyggeriet. Herudover er det afgørende, at administrationen og driften af de almene boliger effektiviseres og billiggøres. Den almene boligsektor afholder årligt udgifter til almene familieboliger på knap 29 mia. kr. Heraf er 52 pct. udgifter til energiforbrug, administration, renholdelse, vedligeholdelse, forbedringer og diverse udgifter, hvilket svarer til godt 15 mia. kr. Disse udgiftsposter har afdelingerne og organisationerne mulighed for at påvirke i større eller mindre omfang. På den baggrund er det vigtigt for ministeriet, at mulighederne for at igangsætte innovative løsninger, som kan medføre omkostningsbesparelser, identificeres. I forlængelse heraf skal sådanne løsninger udbredes i sektoren, og det skal vurderes, om der er behov for statslige initiativer, fx igangsætning af forsøg. Med henblik på at undersøge mulighederne for effektive og omkostningsbesparende administrations- og driftsløsninger var Glostrup Boligselskab inviteret til møde herom. Det endelige mål er at kunne identificere en række eksempler, som vil kunne indgå i arbejdsgruppens rapport. Det var et interessant møde, hvor det tydeligt fremgik, at opgaven er stillet af Finansministeriet, og at boligministeriets chefer har kaldt på Glostrup Boligselskab for at høre om vores erfaringer. Vi fremlagde 6 fokuspunkter, som vi mener, har stor betydning for en professionel drift og administration af almene boliger. 1. Fokus på ledelse 2. Rationaliser driften ved driftsfællesskaber 3. Flere udbud af indkøb og håndværkerpriser 4. Udnyttelse af intelligente it-løsninger i administration af almene boliger 5. Uddannelse og kompetenceudvikling 6. Nærhed og omstillingsparathed På mødet vil der blive redegjort for de afledte drøftelser af vores fremlagte fokuspunkter. Side 521

5 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter mødets forløb. Arbejdet med forvaltningsrevision og prioritering af administrative initiativer fortsættes og uddybes i bestræbelserne på at gøre Glostrup Boligselskab fortsat veldrevet og konkurrencedygtig. I Glostrup Boligselskab har vi valgt at bruge mange penge på ren- og vedligeholdelse, og der er ikke planer om at udlicitere arbejdet. Vores planer går tvært imod at forsøge at udføre flere arbejder selv, som vi i dag tilkøber. 5) Meddelelser: 5a) fra formanden, Formanden oplyste, at Glostrup Boligselskab har modtaget en takkeskrivelse fra Peter Sørensen. Peter takkede for opmærksomheden ved receptionen i anledning af hans 60 års fødselsdag. Formanden opfordrede til, at medlemmer af bestyrelsen, der er på valg i år, tilkendegiver om de ønsker genvalg. 5b) fra direktøren, Ændringer af lov om almene boliger Lovforslag nr. L 114 Som følge af finanslovsforhandlingerne blev omfattende ændringer af lov om almene boliger fremsat til 1. behandling den 10. januar De vigtigste kommende ændringer er kort beskrevet: Fremrykket underretning om boligsocialt anviste lejere I dag skal udlejeren efter den gældende lovgivning underrette kommunen, når en restancesag sendes til fogedretten. Derimod er der i dag ikke særlige regler i forhold til lejere anvist af kommunen (Boligsociale anvisninger). Ved kommunal anvisning hæfter kommunen for lejers forpligtigelse til istandsættelse ved fraflytning, men ikke for eventuelle huslejerestancer. Det kan være dyrt for afdelingen, og dermed for de boende lejere. For at mindske disse tab pålægges det fremover boligselskabet at underrette kommunen, når udlejeren inden for det første år efter anvisningen rykker en boligsocialt anvist lejer for huslejebetalingen (ved første rykker). Når kommunen har modtaget underretningen, skal den snarest holde en opfølgende samtale med lejeren. Formålet med samtalen er at finde en løsning på huslejerestancen og forebygge, at lejeren fremover kommer i restance. Dette initiativ skal ses i forlængelse af tidligere lovforslag fra november 2012, L 85,hvorefter kommunerne får bedre muligheder for at yde huslejehjælp, hvis det kan forudsætte en udsættelse. Ændrede regler om afholdelse af tabet ved fraflyttede lejeres manglende huslejebetaling og betaling af istandsættelsesomkostninger. I dag er det således, at dispositionsfonden dækker tab ved lejeledighed, men afdelingerne dækker tab ved fraflytning, og de har på landsplan været stigende de seneste år. Derfor forpligtiges dispositionsfonden i fremtiden at refundere afdelingens tab ved fraflytning, når tabene overstiger en nærmere fastsat størrelse, og der ikke er tale om en boligsocial anvisning. Samtidig er det planen, at dispositionsfondens indtægter fra afdelingernes bidrag styrkes ved at ændre de satser og beløbsgrænser, der er fastsat i driftsbekendtgørelsen. Vi afventer fastsættelse af satser og beløbsgrænser. Side 522

6 Ændring af 2 pct-reglen. I dag må kommunalbestyrelsen ikke give tilsagn til nyt alment byggeri, hvis der er mere end 2 pct. ledige støttede boliger i den pågældende kommune. Det er ikke en nærværende problemstilling i Glostrup, men i en række kommuner har det betydet, at der ikke kunne bygges tilstrækkelige almene ældreboliger. Derfor får kommunerne mere handlefrihed i forhold til 2 pct. reglen. Det sker bl.a. ved, at kommunen uanset boligledigheden kan give tilsagn til ældreboliger, hvis den vurderer, at det er nødvendigt. Ophævelse af kravet om godkendelse af skillevægsarbejder. Det foreslås at forenkle processen med at få gennemført skillevægsarbejder, som udføres efter den individuelle råderet, ved at ophæve kravet om kommunalbestyrelsens godkendelse. Indførsel af regler om midlertidig genhusning. Det har vist sig, at de gældende regler om genhusning ved omfattende ombygninger af almene boliger ikke helt dækker behovet for genhusningsregler. I dag findes kun regler om permanent genhusning, og ofte bliver midlertidig genhusning alligevel benyttet. Dette forhold indebærer en usikkerhed om de berørte lejeres rettigheder. Udlejer og lejer kan aftale om genhusning skal være permanent eller midlertidig. Hvis der ikke kan opnås enighed, er det udlejer, der bestemmer. Den midlertidige erstatningsbolig skal være passende og ligge i kommunen, hvis lejeren ikke indvilger i en erstatningsbolig udenfor kommunen. Udlejeren skal samtidig tilbyde at dække lejerens rimelige og dokumenterede flytteudgifter. Lejeren fortsætter som lejer i den hidtidige bolig og fortsætter med at betale lejen for denne bolig. Er lejen i den midlertidige bolig lavere end lejen i den hidtidige bolig, skal udlejer betale differencen til lejeren. Lejeren skal betale for forbrug, herunder varme m.v. i den midlertidige erstatningsbolig. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5c) fra andre. Eva Nørgaard og Kate Vodstrup meddelte afbud til bestyrelsens næste møde i maj måned. 6) Evt. Der var ingen emner til drøftelse. Referent: John Møller/ Søren Heick Referatet godkendt den Underskrift Side 523