Tlf: CVR-nr SKANDERBORG KOMMUNE. Delberetning om revisionen af regnskabet for året 2012

Transkript

1 Tlf: BDO Kommunernes Revision Kystvejen 29 DK-8000 Aarhus C SKANDERBORG KOMMUNE Beretning nr. 12 (side ) Beretning om den løbende revision 2012 Delberetning om revisionen af regnskabet for året 2012 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger til årsregnskabet Servicelovens 41 og 42 (merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste) Servicelovens 100 (merudgifter til voksne) Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Revisionsbesøg ved Landsbyen Sølund LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Vederlag m.v. til politikere FORÆLDREBETALING I DAGTILBUD TAKSTER I BOTILBUD REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Forretningsgange Personsager

3 Til Skanderborg Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2012 udført indtil februar Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2012 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt. 330

4 2.2 Revisionens bemærkninger til årsregnskabet 2012 Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: Servicelovens 41 og 42 (merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste) I beretning nr. 10 om den løbende revision for 2011 anførte vi bl.a. følgende i en revisionsbemærkning: I sager med bevilling efter Servicelovens 41 og 42 har vi konstateret beregnings- og konteringsmæssige fejl, herunder generelle fejl vedrørende satsregulering af pensionsbidrag. Ledelsen oplyste i forlængelse af ovenstående, at ledelsestilsynet på området skulle systematiseres således, at antallet af fejl fremover kunne reduceres. Ved revisionen for 2012 har vi på ny konstateret, at der fejlagtigt fortsat sker satsregulering af pensionsdelen i sager med tabt arbejdsfortjeneste. Vi har endvidere konstateret for mange fejl med enten udbetalingsmæssig betydning og/eller refusionsmæssig betydning. Vi anbefaler, at der sker en opstramning af sagsadministrationen på området. Ledelsen har til ovenstående oplyst, at: Der er sket en væsentlig opstramning af procedurerne, som bl.a. omfatter udarbejdelse af nye indberetningsskemaer til brug for indberetning i lønsystemet og indskærpelse af reglerne overfor sagsbehandlerne Samtlige aktive bevillinger for tabt arbejdsfortjeneste nu er gennemgået Servicelovens 100 (merudgifter til voksne) I beretning nr. 10 om den løbende revision for 2011 anførte vi bl.a. følgende i en revisionsbemærkning: I sager med bevilling efter SL 100 har vi konstateret manglende eller for sen opfølgning. Ledelsen har oplyst, at de er enige i, at opfølgningen kunne være foretaget mere regelmæssigt. Som led i dette vil der blive udarbejdet et sæt retningslinjer, der beskriver, hvordan der fremover skal følges op på denne type sager. Ved revisionen for 2012 har vi gennemgået i alt 6 sager. I halvdelen af disse sager var der ikke foretaget nogen genvurdering af sagerne. Vi anbefaler, at der sker en opstramning af sagsadministrationen på området. Ledelsen har oplyst, at der var planlagt en opfølgning til foråret 2012, men at dette af tidsmæssige årsager ikke er sket. Det oplyses nu, at opfølgningen er igangsat således, at alle sager, der ikke har været genvurderet i 2 år eller mere, nu genvurderes. 331

5 2.2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. I revisionsberetning nr. 11 om den afsluttende revision 2011 anførte vi følgende revisionsbemærkning: Afstemning af statuskonti Det er vores vurdering, at der ikke er udført en tilstrækkelig kvalitetssikring af afstemningerne og at flere af afstemningerne ikke er tilstrækkeligt dokumenterede og specificerede. Afstemninger udarbejdes i henhold til en afstemningsoversigt. Vi har konstateret, at den anvendte oversigt ikke var ajourført og at der ikke foreligger afstemninger ultimo året for en del statuskonti. Det er oplyst, at der er taget initiativ til en ny afstemningsprocedure i Det fremgår af byrådets besvarelse, at der som led i revision og opstramning af afstemningsproceduren, bl.a. vil ske følgende: Opfølgning: 1. Ajourføring af afstemningsoversigt samt beskrivelse af forretningsgang for kontinuerlig ajourføring 2. Udarbejdelse af afstemningsskabeloner, der skal anvendes og hvor den afstemmende tillige med den afstemningsansvarlige underskriver for afstemningens indhold og kvalitet 3. Central opfølgning på, dels at alle konti afstemmes, dels en kontrol af indhold i afstemningerne. Opfølgning vil bl.a. ske i forbindelse med års- og halvårsregnskab, hvor alle afstemninger skal indsendes 4. Der vil, til sikring af de fornødne afstemningskompetencer, blive iværksat interne afstemningskurser for alle relevante i organisationen. Vi har foretaget opfølgning på ovenstående og har konstateret, at tiltagene er gennemført. Som et led i den løbende revision for 2012 har vi fortaget kontrol af udvalgte afstemninger og har konstateret, at kontiene var afstemt og at kvaliteten af afstemningerne er i orden. Der henvises i øvrigt til afsnit 3.2 I beretning nr. 10 om den løbende revision for 2011 anførte vi følgende revisionsbemærkning: Revalidering På revalideringsområdet forekommer der for mange fejl af udbetalings- og refusionsmæssig betydning, ligesom der er for mange sager, hvor der ikke er foretaget opfølgning rettidigt eller taget stilling til fortsat realistisk jobplan. De sager, hvor der er væsentlig overskridelse af rettidighed på opfølgning og manglende stillingtagen til fortsat realistisk jobplan vedrører primært en sagsstamme. Der er således ikke tale om generelle fejl. Ledelsen har på baggrund af revisionen besluttet, at der skal fokus på revalideringsområdet, ligesom der er foretaget en gennemgang af konteringerne af ydelsen, så der hjemtages de korrekte refusioner. 332

6 Opfølgning: Jobcenteret har gennemgået revalideringssagerne til sikring af, at de iværksatte planer var realistiske. Der, hvor det ikke var tilfældet, er planen enten ændret eller stoppet. Det er derfor generelt vores opfattelse, at de iværksatte planer nu er realistiske og i gang, og at konteringerne dermed også er korrekte. Som nævnt i afsnit 7.3 er der dog stadig udfordringer på området. I beretning nr. 10 om den løbende revision for 2011 anførte vi revisionsbemærkninger på sagsområderne vedrørende Servicelovens 41,42 og 100. Opfølgningen herpå er beskrevet i nærværende beretnings afsnit 2.2 om revisionens bemærkninger. Opfølgning vedrørende Servicelovens 41 og 42 refusionsmæssige berigtigelser: Vi har foretaget opfølgning på, at der er sket fornøden refusionsmæssig berigtigelse af de fejl, som blev konstateret ved den løbende revision for I forhold til praksis vedrørende bevilling af kørsel, kan det oplyses, at Børnerådgivningen nu har gennemgået alle sager med taxabevilling. Gennemgangen har vist, at kommunen har hjemtaget kr. for meget i statsrefusion i Vi har ved revisionen stikprøvevis efterprøvet kommunens gennemgang. Det er aftalt, at beløbet berigtiges i forbindelse med den endelige restafregning for Vedrørende øvrige forhold, som havde udbetalingsmæssige- og/eller refusionsmæssige betydning, er disse delvist påset rettet. Det er aftalt, at resterende forhold berigtiges på statsrefusionsopgørelsen for Regnskabsføring og interne kontroller Vi har gennemgået udvalgte nøgleprocesser og herunder vurderet, om administrationen varetages i overensstemmelse med de vedtagne regler i kasse- og regnskabsregulativet: 3.1 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller har blandt andet for at sikre et effektivt bilagsflow valgt ikke at etablere en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af Nemkonto, budgetansvarliges ledelsestilsyn og systemansvarliges kontroller af indberetninger. Finansteamet gennemfører desuden et stikprøvevis tilsyn med bilagsbehandlingen i hele kommunen. 333

7 Vi har ved revisionen undersøgt om udvalgte nøglekontroller udføres betryggende og i overensstemmelse med vedtagne regler. Revisionen har omfattet test af kontroller på følgende områder: Administration af Nemkontoordningen Bogholderrollen i Opus-Økonomi Manuelle bilag (FB60-bilag) Ubehandlede bilag. Vi har vurderet, om retningslinjerne for de budgetansvarliges ledelsestilsyn følges, og om der er tilrettelagt et tilsyn med decentrale enheders varetagelse af bogføringen. Herudover har vi foretaget en stikprøvevis kontrol af regnskabsbilag på udvalgte områder for at teste, om Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler følges. Konklusion Revisionen har vist, at kontrollerne udføres i overensstemmelse med de vedtagne regler i kasse- og regnskabsregulativet. De udførte kontroller af bogholderrollen har dog ikke været dokumenteret. Det er aftalt, at dette sker fremadrettet. Vi har konstateret, at der sker systematisk opfølgning på, at bilag behandles løbende således, at betaling sker til tiden. For at styrke opfølgningen kan det overvejes, at de berørte budgetansvarlige informeres, når en afdeling må rykkes flere gange. I forbindelse med kommunens skift af økonomisystem i 2011 er der foretaget en ajourføring af kasse- og regnskabsregulativets retningslinjer på flere områder, herunder for udførelse af de budgetansvarliges ledelsestilsyn. De overordnede regler er udmeldt i juni 2012, og der har været afholdt informationsmøder vedrørende de nye retningslinjer. De decentrale enheder har herefter haft en frist frem til udgangen af november 2012 til at udarbejde en beskrivelse af det konkrete ledelsestilsyn. Vi vil ved kommende revisionsbesøg foretage opfølgning på, om ledelsestilsynet beskrives og udføres på betryggende måde. Vi har i løbet af efteråret 2012 udført kontrolbesøg på fem udvalgte decentrale enheder i et samarbejde med en medarbejder fra Finansteamet. Som et led i disse kontrolbesøg har vi efterprøvet, om ledelsestilsynet udføres i overensstemmelse med de beskrevne retningslinjer. Det er vores vurdering, at der udføres et betryggende ledelsestilsyn, men vi har konstateret, at tilsynet ikke alle steder er dokumenteret i fuldt omfang. Det er aftalt med de budgetansvarlige, at tilsynet fremadrettet dokumenteres. 334

8 3.2 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 26. september 2012, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Vi har foretaget kontroloptælling af forskudskassen i Borgerservice den 16. oktober 2012 og har herunder påset, at indtægter bogføres løbende, og at kontanter indsættes i bank. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Kravene til afstemning af balancekonti er beskrevet i underbilag 2 til kasse- og regnskabsregulativet. Bilaget er ajourført medio 2012 og indeholder bl.a. en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Ansvaret for afstemning af de enkelte statuskonti ligger hos de budgetansvarlige. Finansteamet indhenter afstemningerne i forbindelse med aflæggelse af halvårs- og årsregnskabet. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om afstemningerne udføres i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Herudover har vi undersøgt, om restance-, mellemregnings- og mediekonti tilknyttet opkrævningssystemet Opus Debitor, som kommunen har taget i brug i september 2012, er afstemt samt om konverteringen til det nye system er sket korrekt. Konklusion De likvide beholdningers tilstedeværelse, deres tilhørsforhold til kommunen samt anbringelse pr. eftersynsdagen er kontrolleret og fundet i orden. Vores kontrol af afstemningerne af de likvide konti pr. eftersynsdagen viste, at de indeholdt mange uafklarede poster. Vi har derfor indhentet afstemninger af disse konti pr. 31. oktober 2012 og har konstateret, at forholdene er rettet op. Vores kontrol af øvrige udvalgte afstemninger fra forskellige afdelinger viste, at kontiene er afstemt, og at kvaliteten af afstemningerne var i orden. Vi har konstateret, at de fleste afstemninger pr. 30/ var indsamlet af Finansteamet i overensstemmelse med de gældende retningslinjer. Det er aftalt, at afstemninger af samtlige konti fremover indhentes. Vi har konstateret, at konverteringen af opkrævningssystemet Opus-Debitor er forløbet korrekt, men at der er forskellige problemstillinger i forhold til den løbende afstemning af de tilknyttede konti. Vi har fået oplyst, at kommunen er i løbende kontakt med systemleverandøren for at løse problemerne. Vi følger op på forholdet ved den afsluttende revision af årsregnskabet for Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. 335

9 3.3 Revisionsbesøg ved Landsbyen Sølund Der er den 3. oktober 2012 foretaget uanmeldt eftersyn ved Landsbyen Sølunds forskudskasse. Besøget har omfattet følgende områder: Afstemning af likvide beholdninger og udvalgte øvrige statuskonti Budgetansvarliges ledelsestilsyn Administration af beboernes midler. Konklusion Likvide beholdninger Vi har optalt og afstemt kontantbeholdningen i hovedkassen til bogføringen. Vi har kontrolleret afstemning af indestående i bank og afstemning af udvalget øvrige statuskonti. Herudover har vi udført kontrolbesøg hos to boenheder, hvor vi har foretaget optælling og afstemning af driftskasserne. Det er vores konklusion, at kassevirksomheden fungerer betryggende, og at afstemningerne udføres i overensstemmelse med de gældende retningslinjer i kasse- og regnskabsregulativet. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Budgetansvarliges ledelsestilsyn Ledelsestilsynet for Landsbyen Sølund er uddelegeret fra administrationen til de budgetansvarlige ledere af boenhederne. Vi har ved to boenheder efterprøvet, om det udførte ledelsestilsyn er udført i overensstemmelse med de gældende retningslinjer i kasse- og regnskabsregulativet. Kontrollen viste, at den stikprøvevise kontrol af bilag ikke i fuldt omfang er udført som forudsat, mens budgetkontrollen er udført løbende. Der er, jf. det nye kasse- og regnskabsregulativ, udarbejdet et udkast til en ny kontrolinstruks for det fremtidige økonomiske ledelsestilsyn for landsbyen Sølund. Kontrolinstruksen var på revisionstidspunktet ikke godkendt og dermed heller ikke implementeret i organisationen. Af kontrolinstruksen fremgår, at der strammes op i forhold til bilagskontrollen, som fremadrettet skal udføres og dokumenteres i KMD OPUS. Instruksen indeholder klare retningslinjer for, hvordan kontrollen skal foretages, og det er vores indtryk, at kontrolinstruksen har den nødvendige ledelsesmæssige opbakning. Administration af beboernes midler Vi har efterprøvet, om kommunens retningslinjer for administration af beboernes økonomi bliver fulgt. Kontrollen er udført ved besøg på fire afdelinger, og har omfattet optælling og afstemning af beboermidler, efterprøvning af bilag og kvitteringsforhold samt gennemgang af regnskabsføringen. Kontrollen viste, at retningslinjerne for administration af beboernes økonomi følges. Der var dog enkelte tilfælde, hvor der ikke er to underskrifter på udgiftsbilagene. På en afdeling var der - i forbindelse med lederskifte på afdelingen - blevet strammet op på bilagskontrol og regnskabsføring. 336

10 På grundlag af kontrolbesøgene er det vores opfattelse, at administrationen af beboernes midler varetages på betryggende måde og i overensstemmelse med kommunens regler for området. 4 Løn- og personaleområdet 4.1 Forretningsgange og sagsrevision Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 12 lønsager til test af forretningsgangene. I lønsagerne har vi bl.a. påset, der der foreligger underskrevet ansættelsesbrev lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse særydelser er udbetalt med korrekt beløbssats. Løn- og Personaleafdelingen har i to kontrolinstrukser fastlagt retningslinjer for de kontroller på lønområdet, der skal udføres af hhv. Løn- og Personaleafdelingen og de decentrale enheders administration og ledelse. Vi har foretaget test af følgende kontroller: Minimum 10 % af de decentrale lønindberetninger skal kontrolleres - kontrollen har omfattet 3 decentrale enheder Lønydelser til personer, som har adgang til at indberette på eget cpr. nr. i forsystemer til lønsystemet skal undergives kontrol. Kontrollen har omfattet medarbejdere ved decentrale enheder på skole-, ældre-, psykiatri- og handicapområdet Spærring for indberetning til eget cpr. nr. i lønsystemet Opus-Lønberegner Ændring af pengestrømme, som ikke er omfattet af Nemkonto. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede lønsager. Vores kontrol viste dog, at den nødvendige dokumentation ikke i alle tilfælde var tilgængelig på lønsagen. Vi har efterfølgende modtaget den fornødne dokumentation i alle de udvalgte lønsager. 337

11 Vores efterprøvning af udvalgte centrale og decentrale kontroller viste, at kontrollerne udføres i henhold til de vedtagne retningslinjer. I nogle tilfælde er kontrollerne dog først udført efter vores anmodning om dokumentation for kontrollen. De foreliggende skriftlige kontrolinstrukser på lønområdet er fortsat ikke tilrettet i forhold til det nye lønsystem. Vi anbefaler, at instrukserne ajourføres. 4.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Konklusion Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Der er konstateret enkelte mindre væsentlige fejludbetalinger, som er aftalt rettet. 5 Forældrebetaling i dagtilbud Vi har undersøgt, om der er tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for opkrævning af indtægterne i dagtilbud og SFO. Vi har efterprøvet, om beregningen af forældrebetalingstaksten i dagtilbud sker i overensstemmelse med gældende lovgivning på området. Endelig har vi påset, om takstindtægterne for dagtilbud og SFO registreres korrekt i økonomisystemet. Konklusion Gennemgangen har vist, at kommunens forretningsgang for opkrævning og registrering af dagstilbudsindtægterne fungerer tilfredsstillende samt at beregningen af forældrebetalingstaksterne sker i overensstemmelse med Dagtilbudslovens regler. 338

12 6 Takster i botilbud Vi har efterprøvet, om kommunens takstberegninger for botilbud efter Serviceloven sker i overensstemmelse med de gældende regler i bekendtgørelse om omkostningsbaserede takster for kommunale tilbud og med retningslinjerne i rammeaftalen for kommunerne i Region Midtjylland. Vi har foretaget kontrol af takstberegningerne for 2012 for botilbuddene Kjærsholm og Skovbo. Konklusion Vi har kontrolleret kommunens beregninger af takster for de to botilbud. Kontrollen har vist, at taksterne er beregnet i overensstemmelse med bekendtgørelsens regler og med beregningsprincipperne i rammeaftalen for kommunerne i Region Midtjylland. 7 Revision af de sociale områder med statsrefusion 7.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 28. december 2011 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) bekendtgørelse nr af 15. december 2011 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser. 339

13 7.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 7.2 Forretningsgange m.v Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) Kontante ydelser Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger. Vi har foretaget test af kontroller af 63 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. 340

14 Konklusion Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. For Jobcentret og Ydelseskontoret har kommunen etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Kvalitetskontrollen udføres løbende og i overensstemmelse med kommunens retningslinjer. Der er ved udvælgelsen af emner til kvalitetskontrollen fokus på risikoområder, som følge af væsentlige lovændringer, ændringer i forretningsgange, ændringer i personale, tidligere konstaterede fejl og IT-systemer m.v. Ved revisionsbesøget har vi konstateret et behov for, at der fremadrettet tilrettelægges en opfølgning på den gennemførte kvalitetskontrol i Jobcenteret således, at det sikres, at der følges op på konstaterede fejl i sagsbehandlingen. Som supplement til kvalitetskontrollen har kommunen indført en række kontroller, der skal være med til at sikre korrekt kontering i sagerne og dermed korrekt statsrefusion. Kommunens systematiske kvalitetskontrol og supplerende kontroller har medført, at kommunen generelt har en god dokumentation og journalføring i sagerne, samt at konteringen generelt sker i overensstemmelse med gældende regler. Ydelseskontoret har ikke gennemført kontrol af personer med indberetningsadgang siden sommeren Kontrollen blev dog gennemført i forbindelse med besøget, ligesom det blev aftalt, at kontrollen fremadrettet laves i forbindelse med årsafslutning. Der er i løbet af 2012 iværksat er ledelsestilsyn i Børnerådgivningen. I forhold til sager med bevilling efter Servicelovens 41 og 42 er det vores opfattelse, at sagsudvælgelsen fremadrettet bør tilrettelægges, så der kommer en mere ligelig fordeling af de 2 sagstyper. Der er i 2012 gennemgået 10 sager med bevilling efter 41 og alene 2 med bevilling efter 42. Der henvises i øvrigt til afsnit Ved revisionsbesøget konstaterede vi, at en række medarbejdere i Børnerådgivningen havde adgang til at indberette til KMD Aktiv. Dog var det i praksis alene 2 medarbejdere, der anvendte omtalte adgang. I forbindelse med besøget har der været kontakt til kommunens itafdeling, og det er nu sikret, at øvrige medarbejdere ikke længere har adgang til at indberette. Det er endvidere oplyst, at kontrollen af personer med indberetningsadgang for 2012 nu er gennemført, og ikke har givet anledning til kommentarer. Vi har konstateret, at Fagsekretariatet for Ældre og Handicap ikke tidligere har lavet en stikprøvevis gennemgang af liste SS080 Alternative modtagere. Kontrollen skal sikre, at der ligger en bevilling, der knytter sig til en personsag i de tilfælde, hvor udbetalingen sker via KMD Aktiv. Forvaltningen har meddelt, at den agter at lave en stikprøvevis kontrol fremadrettet. 341

15 7.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Kontante ydelser Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger. Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. På følgende områder har vi alene fundet ubetydelige eller ingen fejl: Integration Sygedagpenge Ledighedsydelse Fleksjob. På følgende delområder er der efter vores vurdering behov for øget fokus på sagsadministrationen: Kontanthjælp og forsikrede ledige: I forbindelse med afgivelse af interne tilbud oprettes tilbuddet med virkning fra samme dag, som visitationssamtalen finder sted, men selve jobplanen udfærdiges først efterfølgende. Det er aftalt med Jobcenteret, at visitationsprocessen tilrettes således, at jobplanen fremadrettet laves rettidigt. Revalidering: I 4 sager var der ikke rettidigt fulgt op på det individuelle kontaktforløb. Ifølge Jobindsats.dk er andelen, der mangler jobsamtale, i de fleste måneder i perioden fra januar til september 2012 over 10 %. Servicelovens 100 I 3 sager er der ikke foretaget en genvurdering af sagerne. Der henvises i øvrigt til revisionsbemærkningen i afsnit

16 Servicelovens 41 og 42 Vi har igen i 2012 konstateret, at der fortsat sker satsregulering af pensionsdelen i sager om tabt arbejdsfortjeneste. Der er tale om en generel problemstilling Vi har endvidere konstateret forskelligartede fejl med enten udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning i 6 sager herunder bl.a. fejlkontering, forkert anvendt timetal til beregning af tabt arbejdsfortjeneste, forkert satsregulering hen over årene m.v. Fejlene er enten rettet eller vil blive det i forbindelse med endelige restafregning Der henvises i øvrigt til revisionsbemærkningen i afsnit I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter. Aarhus, den 12. april 2013 BDO Kommunernes Revision Poul Schlosser Chefrevisor (fremsendt via mail forsynet med digital signatur) 343