Bilag G SKIs E-katalog og E-handel. Rammeaftale Fødevarer og drikkevarer Totalleverandører

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Bilag G SKIs E-katalog og E-handel. Rammeaftale 09.01 Fødevarer og drikkevarer Totalleverandører"

Thea Davidsen
8 år siden
Visninger:

1 Bilag G SKIs E-katalog og E-handel Rammeaftale Fødevarer og drikkevarer Totalleverandører

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generelt Hvad er SKIs E-katalog og hvordan vedligeholdes det Proces for etablering af SKIs E-katalog Generelle krav til E-handel-understøttelse Leverandørens E-handelsunderstøttelse Generelle krav til Leverandørernes E-handels-understøttelse Specifikke krav til Leverandørerne omkring indholdet af SKIs E-katalog Godkendelse af varesubstitution og prisændringer i SKIs E-katalog... 8 Side 2 af 8

Leverandørens E-handelsunderstøttelse... 6 3.2. Generelle krav til Leverandørernes E-handels-understøttelse... 6 4.

3 1. Indledning 1.1. Generelt SKIs E-katalog tjener fire formål: 1. Skaber overblik for Kunderne over de varer der er omfattet af Rammeaftalen. 2. Giver Kunderne grundlag for at foretage en tildeling. 3. Giver Kunderne mulighed for at handle elektronisk. 4. Registrerer opdatering af priser og sortiment Hvad er SKIs E-katalog og hvordan vedligeholdes det SKIs E-katalog, er et elektronisk katalog over de varer SKIs Kunder kan købe på Rammeaftalen. SKIs E-katalog indeholder en detaljeret beskrivelse af varer med kravspecifikation og tilhørende priser for alle tildelte Leverandører. SKIs E-katalog giver således et ordregrundlag for SKIs Kunder. SKIs E-katalog giver Kunderne mulighed for at sammenligne pris og kvalitet for varer på tværs af de Leverandører, der er tildelt på Rammeaftalen, således at SKIs Kunder kan foretage en korrekt tildeling. SKIs E-katalog giver yderligere SKIs Kunder mulighed for at foretage en sammenligning af ordrer og fakturaer. Derudover giver SKIs E-katalog mulighed for at SKI kan styre prisindeksering på Rammeaftalen samt at kontrollere sortimentet og opdateringer heraf. SKIs E-katalog er tilgængeligt for SKIs Kunder via log-in på Leverandørernes forpligtelser med hensyn til vedligeholdelse/opdatering fremgår af punkt 2 og 4. Side 3 af 8

Hvad er SKIs E-katalog og hvordan vedligeholdes det SKIs E-katalog, er et elektronisk katalog over de varer SKIs Kunder kan købe på Rammeaftalen.

4 2. Proces for etablering af SKIs E-katalog Som del af Leverandørernes tilbud, skal Leverandørerne byde ind med priser på varerne i bilag E dvs. i form af Rammeaftalens tilbudsliste. Varerne skal opfylde dels den generelle kravspecifikation, dels de varespecifikke kravspecifikationer i bilag E. Når Leverandørerne er blevet tildelt på Rammeaftalen, vil data fra de valgte Leverandørers tilbudslister, inklusive de varespecifikke kravspecifikationer og Leverandørernes varebeskrivelser blive omdannet til den første udgave af SKIs E-katalog. Det er således de samme data der blot overføres til et andet elektronisk format. Herefter benyttes Bilag E ikke længere i praksis, idet alle opdateringer udelukkende foregår i SKIs E-katalog, jf. punkt 5. Den generelle kravspecifikation i Bilag E indgår som en integreret del af SKIs E-katalog. De generelle krav der fremgår af Bilag E, gælder således for alle varer i SKIs E-katalog. SKIs E-katalog med prisoplysninger, fra de på Rammeaftalen tildelte Leverandører er herefter tilgængelige for SKIs Kunder via log-in på Det bemærkes, at der vil være et SKI E-katalog pr. tildelt Leverandør. Kunden kan nu via log-in hente SKIs E-katalog med Leverandørernes prisoplysninger på Da Leverandørerne har givet tilbud ud fra de samme varelinjekravspecifikationer, muliggøres en sammenligning af Leverandørernes priser på tværs af hver enkelt varelinje i SKIs E-katalog. Kunden skal foretage en tildeling indenfor det på Rammeaftalen udbudte varesortiment, på baggrund af de tildelingskriterier, der er beskrevet i bilag B. Når Kunden har foretaget en korrekt tildeling, jf. bilag B, kan Kunden generere og få overført et tilpasset E-katalog, for den af Kunden sammensatte varekurv, til brug for indkøb i Kundens eget indkøbssystem. Når Kunden genererer og indhenter et tilpasset E-katalog via log-in fra til egen indkøbsportal, skal dette ske udelukkende med valg af de varer, som Kunden har tildelt ordrer på baggrund af og udelukkende fra den Leverandør, der lever op til tildelingskriteriet i forhold til varekurven, jf. bilag B. Det vil fremgå af SKIs E-katalog, at når Kunden genererer et tilpasset E-katalog, med henblik på senere bestilling af varer/ydelser i Kundens eget indkøbssystem, vil Kunden automatisk have accepteret de for Rammeaftalen gældende Leverancevilkår (bilag C.1 Leverancevilkår Enkeltkøb ) henholdsvis Leverancevilkår (bilag C.2 Leverancevilkår Periodekøb ) for den/de ordrer Kunden måtte afgive. Side 4 af 8

Når Leverandørerne er blevet tildelt på Rammeaftalen, vil data fra de valgte Leverandørers tilbudslister, inklusive de varespecifikke kravspecifikationer og Leverandørernes varebeskrivelser blive

5 Figur 1: Illustration over katalogprocessen Side 5 af 8

6 3. Generelle krav til E-handel-understøttelse For at sikre Kunden attraktive E-handelsprocedurer, stilles der i nærværende bilag krav til Leverandørens E-handelsunderstøttelse af Kundernes forskellige E-handelsplatforme Leverandørens E-handelsunderstøttelse Det er muligt for alle Kunder på Rammeaftalen at anvende de E-handelsplatforme, som SKI leverer E-kataloger til. Kunden kan herved selv vælge blandt forskellige E-handelsprocedurer, således at Kundens arbejdsgange ved indkøb af varer understøttes af Leverandøren via gængse formater, eksempelvis i forbindelse med afgivelse af elektroniske ordrer i OIOUBL-format. Ved E-handelsprocedurer i gængse formater skal forstås alle handelsdokumenter, der er elektroniske, herunder E-kataloger, elektroniske fakturaer, elektroniske ordrebekræftelser og elektroniske kreditnotaer (herefter E-handelsdokumenter ), (se for teknisk beskrivelse) Generelle krav til Leverandørernes E-handelsunderstøttelse i. E-handelsdokumenter skal overholde de til enhver tid gældende standarder og de til ii. iii. iv. enhver tid gældende retningslinier vedrørende E-handel fra SKI. Leverandøren er ansvarlig for, at alle E-handelsdokumenter sendt af Leverandøren er korrekte og opdaterede i henhold til Rammeaftalen indtil udløb af den sidste leveringsaftale indgået under Rammeaftalen. Såfremt E-handelsdokumenter ikke lever op til de anførte krav, bliver Leverandøren adviseret af SKI eller af Kunderne. Herefter skal Leverandøren udbedre fejlen senest 5 arbejdsdage efter henvendelsen. Hvis Leverandøren ikke udbedrer fejlen inden for den givne tidsfrist, vil Kunders adgang til SKIs E-katalog med Leverandørens priser blive fjernet, således at Kunder ikke kan handle på denne Leverandørs sortiment, indtil fejlen er udbedret, jf. bilag F. Al tekst i E-handelsdokumenterne skal være på det/de sprog, som er krævet i udbudsbekendtgørelsen. Side 6 af 8

Kunden kan herved selv vælge blandt forskellige E-handelsprocedurer, således at Kundens arbejdsgange ved indkøb af varer understøttes af Leverandøren via gængse formater, eksempelvis i forbindelse

7 4. Specifikke krav til Leverandørerne omkring indholdet af SKIs E-katalog Leverandørerne skal opfylde kravene defineret i dette afsnit, og skal samtidig overholde de ovenstående generelle krav til understøttelse af E-handel, jf punkt 3. i. Leverandøren er forpligtet til at opdatere sortiment og priser som angivet i punkt 5. Opdatering af priser og sortiment sker via et web-interface, og Leverandøren kan vælge om Leverandøren vil sende opdateringer manuelt, eller via en FTP adgang. Priser og sortiment uploades af SKI. ii. iii. Følgende filformater accepteres: CSV (Semikolonseparerede værdier) og OIOUBL. De præcise formater kan findes i vejledning om pris- og sortimentsopdatering, som kan downloades via Ved aftaler indgået ved Direkte tildeling er Leverandøren ansvarlig for, at de løbende opdateringer i SKIs E-katalog altid modsvares af oplysninger i Leverandørens egne systemer. Leverandøren overholder denne forpligtigelse, når Kunders fakturaer og eventuelle ordrebekræftelser til enhver tid er i præcis overensstemmelse med (i) de af Kunderne afgivne bestillinger, (ii) de af Leverandøren opdaterede priser og sortiment i SKIs E-katalog, som Kunderne kan tilgå via login på og (iii) Leverandørens indrapporteringer til SKI. Side 7 af 8

Opdatering af priser og sortiment sker via et web-interface, og Leverandøren kan vælge om Leverandøren vil sende opdateringer manuelt, eller via en FTP adgang. Priser og sortiment uploades af SKI. ii.

8 5. Godkendelse af varesubstitution og prisændringer i SKIs E-katalog Det tilbudte sortiment må kun substitueres/ændres i henhold til bilag F. Priserne på det tilbudte sortiment må kun indeksreguleres/ændres i henhold til bilag F. Leverandøren indsender prisændringer og sortimentsopdateringer til SKI til godkendelse, jf. bilag F. Når SKI har godkendt ændringerne, vil det nye opdaterede SKI E-katalog være gældende frem til næste tilladte opdatering. Når der forekommer en varesubstitution/vareudgang skal Leverandøren indrapportere disse til SKI, jf. bilag F, senest 30 dage før varen udgår eller skal træde i kraft i det opdaterede sortiment i SKIs E-katalog. Side 8 af 8

Leverandøren indsender prisændringer og sortimentsopdateringer til SKI til godkendelse, jf. bilag F.

Relaterede dokumenter

Bilag B. Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling eller Miniudbud. Rammeaftale Fødevarer & drikkevarer Totalleverandører

Bilag B. Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling eller Miniudbud. Rammeaftale Fødevarer & drikkevarer Totalleverandører Bilag B Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling eller Miniudbud Rammeaftale 09.01 Fødevarer & drikkevarer Totalleverandører Indholdsfortegnelse 1. Proces for tildeling sådan vælger SKI-Rammeaftalen