Vejledning til svømmere/forældre

Transkript

1 Sponsor-event 2016 Vejledning til svømmere/forældre Hvorfor afholdes Sponsor-event: Formålet med Sponsor-event er: - At samle penge ind til klubben, så vi kan fortsætte udviklingen i Horsens Svømmeklub (50% af sponsorindtægterne tilfalder Horsens Svømmeklub) - At samle penge ind til egen svømmekonto, som kan bruges til egenbetaling af stævner, træningslejr og sportstøj (50% af sponsorindtægterne indsættes på svømmekonto, undtaget indtægter fra Fan-aktier) HUSK at sponsorindtægterne kommer alle svømmerne til gode, da der er rigtig mange udgifter forbundet med at drive konkurrenceafdelingen i Horsens Svømmeklub. Materiale i forbindelse med Sponsor-event 2016: På swimhorsens.dk under Event -> Sponsor-event 2016 ligger følgende materiale: - Sponsorliste - Sponsorkontrakt - Sponsor Event beskrivelse - Sponsor Event vejledning til svømmer og forældre (denne vejledning) Sponsorkontrakt samt Sponsor Event beskrivelse er de 2 dokumenter, der skal afleveres/sendes til sponsorerne. Sponsorliste og vejledning er KUN til intern brug. Sponsorliste For at sikre at en sponsor kun spørges én gang, er det vigtigt at tjekke vores fælles sponsorliste på swimhorsens.dk -> Event -> Sponsor-event De virksomheder, som var sponsorer ved sidste års sponsorstævne, er angivet med svømmerens navn ud for. Det er VIGTIGT at pågældende svømmer bekræfter, at han/hun fastholder at besøge pågældende sponsor igen. Send derfor mail til [email protected] hurtigst muligt. Når man har udvalgt de sponsorer man ønsker at rette henvendelse til sendes mail til [email protected] med angivelse af svømmers navn samt firmanavne på valgte sponsorer. Sponsorudvalget sørger så for, at sponsorlisten løbende opdateres inde på hjemmesiden.

2 Sponsorlisten anvendes derfor til at tjekke om sidste års sponsorer /nye ønskede sponsorer er ledige eller reserverede. Tag udgangspunkt i virksomheder, du/i har relationer til. Brug gerne familie/venner ift. at skabe kontakt til virksomhederne. Få inspiration til potentielle sponsorer i Horsens Kommune via følgende links: Det er naturligvis OK også at finde sponsorer i andre kommuner. Det er VIGTIGT, at man respekterer, at andre svømmere har angivet potentielle sponsorer, de vil besøge, så der ikke er flere svømmere/forældre, der kontakter samme sponsoremne. Hvis man har en relation, som gør, at man har stor chance for at opnå sponsorat, så tag kontakt til den svømmer, der først har fået listet sponsoren og afstem hvem af Jer, der besøger virksomheden. I tilfælde af ændringer/tilføjelser - HUSK at sende mail til [email protected]. Sponsorkontrakt: Når en sponsor tilkendegiver, at han/hun vil være sponsor, udfyldes sponsorkontrakt. VIGTIGT: Sponsoren kan enten maile sponsorkontrakten til [email protected] eller aflevere den med det samme. (Svømmeren afleverer efterfølgende kontrakten til deres træner eller scanner/mailer den til [email protected]). DERUDOVER bedes svømmer/forældre registrere sponsoraterne inde på eventen:

3

4 Følgende tastes/vælges: 1. Log på med din profil 2. Registrer sponsorat/beløb 3. Angiv hvorvidt sponsor ønsker faktura tilsendt (hvis sponsor er virksomhed svares Ja, hvis sponsor er privat og man ønsker at betale med dankort svares Nej ) 4. Udfyld oplysninger om svømmer og virksomhed 5. Vælg altid Betal her (uanset om man tidligere valgte dankort eller faktura) Der kan i princippet indgås sponsorkontrakter indtil d. 27. februar 2016, men MEGET gerne tidligere. Sponsorudvalget sørger for at fremsende fakturaer til alle virksomhederne. Hvis du møder sponsorer, der ikke ønsker at give et beløb, men i stedet en gave eller gavekort, er det OK at tage imod det. Vi vil så anvende gaverne enten i forbindelse med det sociale arrangement d. 27. februar eller ved en senere lejlighed. Sponsor Event - beskrivelse Sponsor Event beskrivelsen består af følgende sider: - Forside - Sponsorater - Information om Horsens Svømmeklub og Sponsor-event Artikel fra Horsens Folkeblad Sponsorerne inddeles i karat-grupper afhængigt af sponsoratets størrelse. På samme måde er modydelserne tilbage til sponsorerne også opdelt. Jo højere beløb sponsorerne giver jo flere og bedre modydelser får de ud af sponsoratet. Se skema i sponsormaterialet. Som noget nyt er der en ekstra gruppe - Fan-aktie - hvor målgruppen er evt. private sponsorer. Det er først og fremmest virksomhederne i Horsens, der skal satses på, så Fan-aktie gruppen skal ses som et muligt supplement. Sponsormaterialet udskrives af den enkelte. HUSK kvaliteten af materialet kan være afgørende for om en mulig sponsor slår til.

5 Forventninger: En væsentlig forudsætning for at drive Horsens Svømmeklub er, at ALLE hjælper med at skaffe sponsorater til klubben. Det forventes at vi opnår kr ,00 (men gerne flere ). Eksempel: HS1: Ca. 25 svømmere Gns. sponsorindtægt kr ,00 I alt kr HS2: Ca. 20 svømmere Gns. sponsorindtægt kr ,00 I alt kr HS3: Ca. 20 svømmere Gns. sponsorindtægt kr ,00 I alt kr HS4: Ca. 20 svømmere Gns. Sponsorindtægt kr ,00 I alt kr HS5: Ca. 20 svømmere Gns. Sponsorindtægt kr ,00 I alt kr I alt kr For familier med flere børn på konkurrenceholdene forventes naturligvis ikke det samme gennemsnit som ellers. Præmier: Vi har valgt at præmiere den pige- og drengesvømmer der skaffer det højeste sponsorat totalt set. Vinderne vil blive kåret om aftenen d. 27. februar 2015 Gode råd når du henvender dig til en sponsor: Vi ved, at det kan være hårdt arbejde at skaffe sponsorer, så her følger nogle gode råd: - Brug jeres relationer familie, tidligere kollega, nabo måske de kan hjælpe med at bane vejen til et sponsorat - Send evt. sponsormaterialet og sponsorkontrakt på forhånd og følg op med personligt fremmøde alternativt telefonopkald - Forældre bør ledsage svømmerne så vidt muligt - Vær kort og præcis ift. hvor du kommer fra og hvad det drejer sig om - Synliggør hvad virksomheden får ud af sponsoratet (det skal fylde mest) -> brug skemaet i sponsormaterialet, som viser sponsorat/modydelserne i ét. - Sørg altid for at få registreret sponsorkontrakterne hurtigst muligt - Brug fantasien og vær kreativ - Vær positiv og høflig uanset udfaldet

6 Spørgsmål: Har du spørgsmål til sponsor-event, sponsormaterialet el. lign kan du rette henvendelse til sponsorudvalget: Lars Dalgaard: / tlf Vivi Due Christensen: / tlf Pia Andersen: / tlf God sponsor-jagt