PRIVATE BOTILBUD OG OPHOLDSSTEDER RETNINGSLINIER FOR UDARBEJDELSE AF BUDGET- OG REGNSKABSMATERIALE

Transkript

1 PRIVATE BOTILBUD OG OPHOLDSSTEDER RETNINGSLINIER FOR UDARBEJDELSE AF BUDGET- OG REGNSKABSMATERIALE GULDBORGSUND KOMMUNE FEBRUAR 2010

2 Retningslinier for private botilbud og opholdssteder Indledning I henhold til loven skal kommuner føre tilsyn med private botilbud og opholdssteder. I retningslinierne er anvendt fællesbenævnelsen tilbud, der dækker både botilbud og opholdssteder. Retningslinierne er udarbejdet således, at botilbudene og opholdsstederne allerede ved budget- og regnskabsudarbejdelsen er bekendt med, hvilke oplysninger, som kommunen som tilsynsmyndighed har behov for at have kendskab til. Kommunen forbeholder sig dog ret til undtagelsesvis at indhente yderligere oplysninger. Der er udarbejdet et revisionsafsnit i disse retningslinier, hvorfor tilbudet skal udlevere retningslinierne til sin revisor. Udover retningslinierne vil kommunen senest 1. juli til brug for budgetudarbejdelsen fremsende oplysninger over: Fremskrivningsprocent Løntal / løntabeller til brug for budgettering af løn- og vikarudgifter Andre budgetrelevante oplysninger Lovgivning m.m. Kommunens skal i henhold til bekendtgørelse om godkendelse af og tilsyn med private opholdssteder, private botilbud og private behandlingstilbud for stofmisbrugere (bek. nr. 349 af 9. maj 2008) føre tilsyn med private botilbud og opholdssteder. Orienteringsskrivelse fra Velfærdsministeriet af 10. november 2008 jf. bekendtgørelse nr. 349 Ministeriet har udarbejdet en vejledning til området (Vejledning nr. 7 til Serviceloven). KL og Danske Regioner har udsendt Vejledning om godkendelse af og tilsyn med private opholdssteder og botilbud, Derudover udsender KL taksttabeller Vederlag/Satser. Retningslinierne er udarbejdet, således at der tages konkret stilling til, hvordan budget- og regnskabsmateriale skal udarbejdes, for at kommunen kan udføre sin lovpligtige tilsynsforpligtelse.

3 SIDE 2/13 Kommunens tilsyn Kommunens tilsyn dækker både pædagogik, fysiske rammer, personale og det økonomiske aspekt. Disse retningslinier omhandler i sit udgangspunkt kun det økonomiske aspekt, men da de øvrige aspekter ikke kan ses uafhængigt af økonomien, så er der i budget- og regnskabsudarbejdelsen stillet krav, der er med til at løfte tilsynet af de andre aspekter. Kommunen fører et løbende tilsyn med botilbudene og opholdsstederne. I en normalsituation vil tilbudene dog kun skulle levere økonomiske data til godkendelse i følgende 3 situationer: Ved godkendelsen af tilbudet Ved godkendelsen af budgettet og opholdsbetalingen Ved behandlingen af årsrapporten/årsregnskabet Ved godkendelsen af tilbudet er der tale om en helt ekstraordinær situation, hvorfor disse retningslinier ikke beskriver denne situation. Nærværende retningslinier forholder sig alene til budget- og regnskabssituationen. Kommunen vurderer på baggrund af det indsendte budget- og regnskabsmateriale, om der er fornødne oplysninger til at indstille det til godkendelse over for det politiske udvalg. Revisionsbestemmelser Det forudsættes, at revisionen som minimum udføres efter gældende revisionsbestemmelser og praksis. Revisionspåtegning Særligt omkring revisionspåtegningen skal det fremgå af denne, at det er påset, at den udførte revision er foretaget i overensstemmelse med bek. nr. 349 af 9. maj 2008 og nærværende retningslinier. Revisionsprotokol Der stilles krav om, at der føres en revisionsprotokol for det udførte arbejde. Revisionsprotokol fremsendes sammen med regnskabet til kommunen. Der er ifølge bek. nr. 349 af 9. maj 2008 krav om, at revisor skal revidere årsregnskabet i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik (økonomiskkritisk revision, forvaltningsrevision). Det skal af protokollen fremgå, hvad der er foretaget af økonomisk-kritisk revision og revisionens resultat. Såfremt tilbudet har foretaget væsentlige ekstraordinære dispositioner skal der fremgå en beskrivelse heraf samt en vurdering af, om disse falder inden for tilbudets formål. Bestyrelsens behandling af revisionsprotokollen Såfremt revisor i revisionspåtegningen har taget forbehold eller anført supplerende oplysninger, skal der sammen med fremsendelse af

4 SIDE 3/13 revisionsprotokollen, medsendes oplysninger om, hvordan man i tilbudet har forholdt sig til disse oplysninger. Det samme gør sig gældende for særlige forhold, anbefalinger eller lignende, der er nævnt i revisionsprotokollen. Budgetudarbejdelse og -overholdelse Budgettet skal give et realistisk billede af den forventede drift for budgetåret, således at budgettet er grundlaget for den økonomiske styring af tilbudet i løbet af året. Budgettet udformes i overensstemmelse med tilbudets godkendelsesgrundlag. Det forudsættes, at den af kommunen godkendte budgetramme som helhed overholdes. Der skal finde en løbende og systematisk budgetopfølgning sted. Med budgetoverholdelse menes, at det samlede budget ikke kan overskrides. Der er således mulighed for at overføre midler mellem de enkelte poster på budgettet, såfremt det kan sandsynliggøres, at der er den fornødne sammenhæng mellem pris og kvalitet og at der ikke finder privat formueakkumulering sted. Dog vil det ikke være muligt at overføre midler fra driftsbudgettet (ejendomsudgifter og øvrige udgifter) til lønbudgettet. Dette indebærer således, at blokken lønudgifter ikke kan overskrides. Optræder der i budgetåret uforudsete og uundgåelige begivenheder, der bevirker at tilbudet kommer i en situation, hvor budgettet ikke kan overholdes, skal dette straks meddeles til nærmere vurdering i kommunen. Der kan ikke iværksættes udgifter til ydelser udover dem, der er en del af godkendelsesgrundlaget udtrykt ved budgettet. Det anbefales, at tilbudet forelægger påtænkte ændringer i godkendelsesgrundlaget m.v. i forbindelse med den årlige fremsendelse af budgetforslag til kommunen, således at disse ændringer kan indregnes i den fremtidige pladspris. Det skal dog påpeges, at ændringer i godkendelsesgrundlaget altid skal godkendes af kommunen. Budget- og regnskabsbestemmelser Alle budgetter og regnskaber skal efter bekendtgørelsen aflægges efter årsregnskabslovens bestemmelser. Nogle tilbud kan nøjes med regnskabsaflæggelse efter bestemmelserne for klasse A-virksomheder. Såfremt tilbudets balancesum, nettoomsætning og gennemsnitligt antal medarbejdere overstiger grænserne fastsat i 4 i årsregnskabsloven, skal budget og regnskaber aflægges i overensstemmelse med klasse B-virksomheder.

5 SIDE 4/13 Derudover skal nogle oplysninger altid fremgå uanset hvilken regnskabsklasse årsrapporten aflægges efter. Der henvises herom til nedenstående afsnit om budgettets og regnskabets bestanddele. Der er i det følgende ikke specifikt skelnet mellem, om der er tale om budgeteller regnskabsmateriale med mindre, at det er positivt nævnt. Nogle selskabsformer skal offentliggøre deres regnskaber. Såfremt nogle af nedenstående oplysninger ikke ønskes offentliggjort som en del af regnskabet, skal oplysningerne indsendes i et særskilt bilagshæfte, der også skal være undergivet revision. Budgettets bestanddele Budgetberetning / Budgetforudsætninger (kun budget) I budget skal fremgå: Væsentlige budgetforudsætninger til forståelse af budgettet Om generelle forventninger til det kommende år Hvis der er nye planer, aktiviteter og tiltag for det kommende år Hvis budgettet er påvirket af forventede, væsentlige, ekstraordinære forhold Sammenligningstal I budgettet skal, udover budgettets tal, også fremgå indeværende års budget og seneste regnskabstal. Når der forelægges budget for 2010 skal budgettet derfor indeholde: Budgettal for 2009 og 2010 Regnskabstal for 2008 Resultatopgørelsen + noter Der skal være en klar adskillelse mellem tilbuddet og eventuelle sideaktiviteter. Der skal således udarbejdes fordelingsnøgler, som beskriver adskillelsen. Valget af fordelingsnøgler skal være begrundet og i overensstemmelse med de indgåede aftaler i forbindelse med budgetgodkendelsen. Forholdet omkring adskillelse af tilbud og sideaktiviteter gælder både på indtægts- og omkostningssiden. Resultatopgørelsen skal indeholde en beskrivelse af følgende indtægter og omkostninger: Indtægter Takstindtægter Beboeres egenbetaling Øvrige indtægter Omkostninger Personaleomkostninger Ejendomsudgifter Øvrige omkostninger Finansieringsomkostninger (renter m.m.) Ekstraordinære poster

6 SIDE 5/13 Nedenfor er anført, hvilke oplysninger som altid skal fremgå af budget og regnskab: INDTÆGTER Takstindtægter Beregningsgrundlaget for taksten skal fremgå af budgettet hvilken belægningsprocent er der anvendt Beboeres egenbetaling(husleje, forplejning, el, vand, varme m.v.) Der skal udarbejdes en specifikation af, hvad der er opkrævet på forskellige ydelser, herunder eventuelle fordelingsregnskaber. OMKOSTNINGER Personaleomkostninger Normering på de forskellige personalekategorier skal fremgå i budgettet. Satserne for budgetåret vil fremgå af det årlige budgetmateriale, der udsendes af kommunen. Ejendomsudgifter Tilbuddets organisationsform samt ejendommens ejerforhold er afgørende for hvilken model, der kan anvendes ved fastsættelse af ejendomsudgifter. Ejendomsudgifter opgøres jf. Indenrigs og Socialministeriets vejledning. Grundlaget for fastsættelse af ejendomsudgifter skal fremgå og beskrives i budgetmaterialet. Der ønskes redegjort for hvordan og i hvilket omfang, at prioritetsydelser indgår. Det ønskes oplyst, om ejendommen i givet fald benyttes til andre aktiviteter/formål, der ikke vedrører tilbuddet, f.eks. dagbeskæftigelse, anden virksomhed eller bebos af andre end de visiterede beboere, herunder af ejer eller leder. I så fald skal der udarbejdes fordelingsnøgler til fordeling af udgifterne. Der skal redegøres for principperne for fordelingsnøglernes fastsættelse. Sådanne forhold skal forudgående godkendes af kommunen. Vedligeholdelsesudgifter Vedligeholdelsesudgifterne skal specificeres i udgifter til udvendig vedligeholdelse, indvendig vedligeholdelse og vedligeholdelse af installationer. Hvis tilbudet skifter model for beregning af ejendomsudgifter, skal dette forudgående ansøges og godkendes af kommunen. Øvrige omkostninger Ved øvrige omkostninger forstås eksempelvis: forplejning, ekskursioner og rejser, kørsel, tøj og lommepenge, telefon, forsikringer, supervision,

7 SIDE 6/13 administration, lønassistance, revision, advokat, konsulentbistand og betaling for kommunalt tilsyn m.v. Listen er ikke udtømmende. Udgifter til advokat og revisor skal fremgå særskilt. Ekstraordinære poster Såfremt der i regnskab eller budget er indeholdt poster af ekstraordinær karakter skal det af noteapparatet fremgå, hvad der er tale om. Regnskabets bestanddele Ledelsesberetningen Udover årsregnskabslovens mindstekrav til indhold skal ledelsesberetningen altid indeholde en beskrivelse af: Om væsentlige ændringer mellem regnskabsresultatet og det godkendte budget inklusiv eventuelle godkendte ændringer, om regnskabet er påvirket af væsentlige ekstraordinære forhold, der har haft betydning for regnskabsresultatet eller forventes at få det fremover, om belægningsprocenten og om denne har været tilfredsstillende samt en forventning til den fremtidige belægningsprocent, om forventninger til fremtiden, hvordan overskud er disponeret, herunder henlæggelse til særlige formål. Formålene skal beskrives. Ovenstående informationer skal endvidere beskrive konsekvenser i forhold til det pædagogiske indhold. Sammenligningstal I regnskabet skal der udover årets regnskabstal også fremgå sammenligningstal fra året før. Endvidere skal fremgå budgettal for det år, som der er aflagt regnskab for. Når der aflægges regnskab for 2009 skal regnskabet derfor indeholde: Regnskabstal for 2008 og 2009 Budgettal for 2009 Resultatopgørelsen + noter Der skal være en klar adskillelse mellem tilbudet og eventuelle sideaktiviteter. Der skal således udarbejdes fordelingsnøgler, som beskriver adskillelsen. Valget af fordelingsnøgler skal være begrundet og i overensstemmelse med de indgåede aftaler i forbindelse med budgetgodkendelsen. Forholdet omkring adskillelse af tilbud og sideaktiviteter gælder både på indtægts- og omkostningssiden. Resultatopgørelsen skal indeholde en beskrivelse af følgende indtægter og omkostninger: Indtægter Takstindtægter Beboeres egenbetaling Øvrige indtægter

8 SIDE 7/13 Omkostninger Personaleomkostninger Ejendomsudgifter Øvrige omkostninger Finansieringsomkostninger (renter m.m.) Ekstraordinære poster Nedenfor er anført, hvilke oplysninger som altid skal fremgå af budget og regnskab: INDTÆGTER Takstindtægter Der skal være specifikation i noteapparatet over belægningsprocent og modtagne indtægter for hver godkendt indskrivning, herunder indskrivningsperiode. Beboeres egenbetaling(husleje, forplejning, el, vand, varme m.v.) Der skal udarbejdes en specifikation af, hvad der er opkrævet på forskellige ydelser, herunder eventuelle fordelingsregnskaber. Øvrige indtægter Såfremt der i budgetåret har været øvrige indtægter skal de specificeres i regnskabet. OMKOSTNINGER Personaleomkostninger Der skal være specifikation over lønninger og honorarer til de ansatte og vikarer opdelt på navn, uddannelse, funktion og løn. Vederlagene til bestyrelsesmedlemmer i tilbuddene skal fremgå særskilt og må ikke uden forudgående godkendelse overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og omfang. Der skal tages udgangspunkt i niveauet for diæter eller tabt arbejdsfortjeneste jævnfør Indenrigsministeriets bekendtgørelse om vederlag og diæter. Ejendomsudgifter Omkostningsbestemt ejendomsudgift Skal opgøres jf. Indenrigs og Socialministeriets vejledning Markedspris for lejemålet Markedspris kan anvendes, hvor tilbuddet har til huse i bygninger der tilhører 3. Mand. Vedligeholdelsesudgifter Vedligeholdelsesudgifterne skal specificeres i udgifter til udvendig vedligeholdelse, indvendig vedligeholdelse og vedligeholdelse af installationer. Hvis tilbuddet skifter model for beregning af ejendomsudgifter, skal dette forudgående ansøges og godkendes af kommunen.

9 SIDE 8/13 Øvrige omkostninger Ved øvrige omkostninger forstås eksempelvis: forplejning, ekskursioner og rejser, kørsel, tøj og lommepenge, telefon, forsikringer, supervision, administration, lønassistance, revision, advokat, konsulentbistand og betaling for kommunalt tilsyn m.v. Listen er ikke udtømmende. Udgifter til advokat og revisor skal fremgå særskilt. Ekstraordinære poster Såfremt der i regnskab eller budget er indeholdt poster af ekstraordinær karakter skal det af noteapparatet fremgå, hvad der er tale om. Overskudsdisponering Overskud skal som hovedregel anvendes til nedsættelse af taksten efterfølgende år. I overskudsdisponeringen kan der søges om at foretage henlæggelser til bl.a. konsolidering, udvikling og bygningsmæssige forbedringer m.v. Det skal fremgå, hvad ansøgning om henlæggelse skal anvendes til. Kommunen vil ud fra en konkret vurdering forholde sig til, om henlæggelsen kan godkendes. I vurderingen skal indgå en stillingtagen til, om henlæggelsen er rimelig i forhold til det enkelte tilbuds konsolideringsbehov i forhold til tilbudets størrelse, antal medarbejdere, pladser, kontraktlige forpligtelser m.v. Endvidere skal kommunen sikre, at henlæggelserne falder inden for tilbudets formål. Overskud, der ikke anvendes til de aftalte formål, benyttes til at nedsætte opholdsbetalingen for det efterfølgende år. Balance + noter Balancen opstilles efter årsregnskabslovens bestemmelser. Der er herudover følgende krav: Værdi af grunde og bygninger Seneste offentliggjorte ejendomsvurdering skal fremgå, hvis fond, Aps, A/S eller anden virksomhedsform ejer ejendommen. Materielle anlægsaktiver Årets saldo både primo og ultimo, årets til- og afgang samt årets afskrivninger skal være særskilt fremgå.

10 SIDE 9/13 Anskaffelser til en værdi under skattelovgivningens grænser for straksafskrivning indregnes i resultatopgørelsen. Alle øvrige anskaffelser indregnes i balancen. Der må således ikke anvendes en højere bagatelgrænse for indregning i resultatopgørelsen. Egenkapital Der skal udarbejdes egenkapitalforklaring, herunder specifikation af udviklingen i denne. Såfremt der er negativ egenkapital eller egenkapitalen er under lovens minimumskrav skal det fremgå, hvordan denne søges reetableret. Henlæggelser Henlæggelser skal specificeres efter formål. Årets tilgang og forbrug af henlæggelser skal specificeres på formål/opgaver. Nøgletal Udover resultatopgørelse, balance og noter skal der også udarbejdes nøgletal. Disse anvendes til at foretage vurdering af udviklingstrenden for tilbudet. Der skal udarbejdes en 5 års oversigt, startende med 2008, indeholdende følgende nøgletal: Belægningsprocent (%) (Samlede indtægter / Normerede indtægter) * 100 Pladsprisen (kr.) Den godkendte pladspris Soliditetsgrad (%) (Egenkapital ultimo / Passivsum ultimo) * 100 Øvrige relevante nøgletal anbefales medtaget, ligesom ovenstående nøgletal før 2008 kan medtages. Indsendelse af budget og regnskabsmateriale Budget Budgetmateriale som beskrevet ovenfor skal senest fremsendes til kommunen den 30/9 i året før budgetåret. Det politiske udvalg vil behandle budgettet og udmelde en godkendt takst for opholdsbetaling senest den 31/12 samme år under forudsætning af, at budgettet godkendes. Regnskab og revisionsprotokol Regnskabsmateriale og revisionsprotokol skal senest fremsendes til kommunen den 30/4 i året efter regnskabsåret. Det politiske udvalg vil derefter behandle regnskabet Ikrafttræden Disse retningslinier gælder, jfr. bekendtgørelsen ved udarbejdelse af regnskab for 2009 og budget for 2010 Retningslinierne vil i øvrigt blive revideret, når det vurderes hensigtsmæssigt. Henvendelse Såfremt der er spørgsmål til disse retningslinier kan henvendelse ske til: Botilbud: Team Tilsyn og Kvalitetssikring v/ Dorthe Foersom

11 SIDE 10/13 Opholdssteder: Tilsynsenheden /

12 SIDE 11/13 Huskeliste til budget Beskrives i budgetberetningen Væsentlige budgetforudsætninger til forståelse af budgettet Generelle forventninger til det kommende år Hvis der er nye planer, aktiviteter eller tiltag for det kommende år Hvis budgettet er påvirket af forventede, væsentlige, ekstraordinære forhold Grundlaget for fastsættelse af ejendomsudgifter (gælder ikke ved leje) Sammenligningstal i budgettet Seneste aflagte regnskab Budgettal for indeværende år Specifikation af budgetposter Indtægter Beregningsgrundlag for taksten (belægningsprocent) Beboers egenbetaling, fordelt på personer og ydelser Personale udgifter Normeringen skal være fordelt på personalekategorier. Ejendomsudgifter Hvordan og i hvilket omfang indgår prioritetsydelser (gælder ikke ved leje) Hvis ejendommen benyttes til andre aktiviteter/formål, der ikke vedrører tilbuddet (redegør for principperne for fordelingsnøglens fastsættelse) Øvrige omkostninger Udgifter til advokat og revisor opgøres særskilt Øvrige udgifter udspecificeres Ekstraordinære poster Specificeres i noterne

13 SIDE 12/13 Huskeliste til regnskab Opholdsstedet/Botilbuddet Materialer der skal fremsendes Underskrevet regnskab med noter Revisionspåtegning Revisionsprotokollat, hvoraf forvaltningsrevisionen fremgår Ledelsesberetning Beskrives i ledelsesberetningen Væsentlige afvigelser mellem budget og regnskab Hvis regnskabet er påvirket af væsentlige ekstraordinære forhold Hvordan har belægnings-% været Hvad er forventningerne til fremtiden Hvordan disponeres overskuddet Hvis der er forhold som har haft konsekvenser i forhold til det pædagogiske indhold Redegørelse fra bestyrelsen Hvis der i revisionspåtegningen er forbehold, supplerende oplysninger eller anbefalinger, skal tilbuddet redegøre for hvordan de har forholdt sig til disse. Ved negativ eller for lille egenkapital, skal redegørelse for reetablering fremsendes (flyttet fra balance og noter til regnskabet)

14 SIDE 13/13 Regnskabsopstilling Huskeliste til regnskab Revisor Regnskabet for sidste år Budget for det aflagte regnskabsår Specifikation af regnskabsposter Indtægter Fordelt på indskrevne og periode Beboers egenbetaling, fordelt på personer og ydelser Ved øvrige indtægter skal disse specificeres på ydelser og personer Personale udgifter Specifikation af lønudgift fordelt på ansattes navn, uddannelse, funktion og løn Vederlag til bestyrelsesmedlemmer Øvrige omkostninger Udgifter til advokat og revisor opgøres særskilt Øvrige udgifter udspecificeres Ekstraordinære poster Specificeres i noterne Balance og noter Seneste offentliggjorte ejendomsvurdering (ej relevant ved lejemål) Materielle anlægsaktiver opgøres med - saldo primo og ultimo - Årets til- og afgange - årets afskrivninger Specifikation af udviklingen i Egenkapitalen Henlæggelser specificeret på formål Forbrug af henlæggelser specificeret på formål Nøgletal Belægningsprocent Pladsprisen i kr. Soliditetsgrad