Årsberetning 2013 for tilsynet med tilbud til borgere med særlige behov. Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen

Transkript

1 Årsberetning 2013 for tilsynet med tilbud til borgere med særlige behov Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen

2 Indhold Lovgivning og historik...3 Samarbejdet med Revas ApS i Årsberetning overordnet for både kommunale og private tilbud...4 De kommunale tilbud...4 Medicintilsyn...5 Tilbudsportalen...5 Ekstra tilsyn og klage sager...5 Familieplejen...6 De private opholdssteder og botilbud...6 Medicintilsyn...6 Ekstra tilsyn og klagesager...6 Det økonomiske tilsyn med de private opholdssteder og botilbud...7 Godkendelse af budget Godkendelse og ændringer af private tilbud...7 Tilsynsreform og sagsoverdragelsen...8 Målsætninger og fokus for tilsynet /8

3 Lovgivning og historik Aalborg Kommune havde i 2013 på alle tilbud til borgere med særlige behov pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, og pligt til at godkende og føre tilsyn med de private opholdssteder og botilbud i kommunen. De helt centrale regler på for det driftsorienterede tilsyn var i 2013: Retssikkerhedsloven 16 Serviceloven 148a (ændret fra ) Bekendtgørelse nr af 16. december 2010 om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud (historisk fra ) Ud fra grundtanken om ikke at føre tilsyn med sig selv, blev det i 2006 besluttet, at Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen sammen med Ældre- og Handicapforvaltningen skulle gennemføre udbud af socialfagligt tilsyn med egne tilbud og private tilbud. Siden foråret 2007 har Revas ApS været leverandør af eksternt socialfagligt tilsyn. I 2010 blev kontrakten udvidet til også at omfattet tilsyn med medicinhåndteringen på alle relevante tilbud. I 2012 blev der lavet en tillægskontrakt for Familieplejen, med aftale om driftsorienteret tilsyn med omkring 50 plejefamilier. Indhold og retningslinjer for det socialfaglige tilsyn og medicintilsyn er beskrevet i Retningslinjer og organisering i Børne- og Familieafdelingen for det eksterne socialfaglige tilsyn. Retningslinjerne kan findes på KLIK. I 2013 var stort set alle Familie- og Beskæftigelsesforvaltningens tilbud organiseret i Børne- og Familieafdelingen. Det er alene Projekt Via, der er organiseret i Jobcentret, jf. indstillingens bilag 1 Liste over tilbud omfattet af eksternt tilsyn. Myndighedsansvaret på området er pr. 1. januar 2014 for en lang række af forvaltningens tilbud overgået til Socialtilsyn Nord. Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen har udarbejdet nyt administrationsgrundlag for det driftsorienterede tilsyn med tilbud til borgere med særlige behov. Administrationsgrundlaget kan findes på KLIK. Hvilke tilbud, der overgår til Socialtilsynet og hvilke, der fortsætter med tilsyn fra Revas ApS, fremgår af indstillingens bilag 1. Samarbejdet med Revas ApS i 2013 Som i de seneste år er tidsfristerne i 2013 fra Revas ApS generelt blevet overholdt, og der har været en rimelig fordeling af tilsynsbesøg over året. Dog har der i andet halvår været en overvægt af tilsyn i årets sidste kvartal og rettidigheden mindre god. I enkelte tilfælde med væsentlige forsinkelser. Der er løbende i 2013 efter behov afholdt møder mellem forvaltningen og Revas ApS, ligesom der gensidigt løbende er blevet relevant orienteret. Et godt samarbejde og en fornuftig dialog mellem den private leverandør og forvaltningen er afgørende i forhold til at kunne løfte myndighedsansvaret for tilsynsopgaven. Kvaliteten af de leverede tilsynsrapporter i 2013 har været tilfredsstillende. Rapporternes form og indhold og den løbende dialog med Revas ApS har bidraget til, at myndighedsforpligtigelsen i forhold til tilsynsopgaven i 2013, er blevet løftet med tilfredsstillinde kvalitet. Med baggrund i tilsynsreformen blev der i andet halvår 2013 aftalt en kontrakttilpasning fra 2014, idet en del tilbud fra 2014 overgår til Socialtilsyn Nord. Der var en god dialog og ukompliceret proces omkring kontrakttilpasningen med Revas ApS. Kontrakten er tilpasset i henhold til de tilbud, der bliver tilbage under kommunens myndighed og til samme prisniveau som i den eksisterende kontrakt. 3/8

4 Årsberetning overordnet for både kommunale og private tilbud De kommunale tilbud Revas ApS har i deres årsrapport 2013 samlet indtrykkene fra tilsynet for året med de kommunale tilbud og de private opholdssteder, jf. indstillingens bilag 3: Revas ApS årsrapport Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen 2013: Hovedindtrykket er, at her gøres en god indsats for at skabe et godt og trygt miljø for såvel børn og unge som voksne. Vi har stort set i alle tilbud oplevet en god atmosfære og en respektfuld tilgang til opgaven. Vi har mødt engagerede ledere og medarbejdere, der gennem en positiv indstilling til opgave-løsningen, yder deres bedste indenfor de givne rammer. Overordnet set er det vores vurdering, at såvel børn og unge som voksne modtager den støtte, behandling og omsorg, de har behov for. For hvert års tilsynsrunde sættes der fokus på udvalgte områder. Fokuspunkterne udpeges i et samarbejde mellem Børne- og Familieafdelingen og Revas ApS. Fokuspunkterne for 2013 var medarbejdernes samlede forudsætninger døgnet rundt set i relation til borgernes behov. Herunder også introduktion til nyansatte og vikarer. Revas ApS tegner i årsrapporten og de enkelte tilsynsrapporter generelt et positivt billede af fokuspunkterne. Revas skriver blandt andet: det er generelt vores vurdering, at medarbejdergruppernes samlede kompetencer modsvarer borgernes behov og vi kan konstatere, at i de tilbud, hvor det er relevant, har man gjort sig gode overvejelser om fordelingen, således at det på fin vis tilgodeser borgernes behov. Dog oplever Revas ApS også, at der flere steder er plads til udvikling og forbedring i forhold til introduktion af nyansatte og vikarer. En grundig introduktion bidrager til kontinuitet og ensartethed i indsatsen. På de konkret tilbud, hvor Revas er kommet med anbefalinger på området, er der ledelsesmæssig opmærksomhed på opkvalificering og udvikling. I forhold til Revas ApS oplistende anbefalinger i årsrapporten 2013 (jf. indstillingens bilag 3 side 5 og 9 ), er der i forvaltningen følgende overvejelser og igangsatte tiltag: Der arbejdes i centrene kontinuerligt med faglighed og udvikling af de enkelte tilbud. Der er stor opmærksomhed på både intern vidensdeling og læring. Der har i 2013 være særligt fokus på også at udnytte vidensressourcerne på tværs af tilbuddene. Et af argumenterne bag omlægningen af centerstrukturen, der trådte i kraft 1. januar 2013, var netop op at få opgavefællesskaber, der kunne styrke vidensdeling og metodeudvikling. Der er ligeledes ledelsesmæssig fokus på, at indhente specialviden til de mere og mere komplekse behov, som tilbuddene oplever hos borgerne. Der er på alle niveauer fortsat opmærksomhed på processen omkring omorganiseringerne. Det er med forskellige vinkler løbende dagsordensat i blandt andet MED-systemet, på ledermøder, på personalemøder, på temadage m.m.. Udviklingen af den skriftlige dokumentation nyder i øjeblikket stor opmærksomhed. Der ligges blandt andet i Center for Børn, Unge og Familier mange kræfter ind på implementering og optimal udnyttelse af dokumentationssystemet Bosted Systemet. Der er generelt på alle niveauer meget opmærksomhed på resultatdokumentation og opstilling af målbare mål. Der er medio 2013 nedsat en følgegruppe, der har til opgave at følge arbejdet med dokumentation af resultater og effekter i Børne- og Familieafdelingen. Der er fra forvaltningen til stadighed opmærksomhed på at udbrede generelle politikker og retningslinjer til alle medarbejdere. Det tilstræbes, at materialet er synligt og let tilgængeligt for den enkelte medarbejder. I forhold til en generel politik for brugen af elektroniske værktøjer og sociale medier bliver det aktuelt drøftet i ledergruppen, hvilken vej man vil gå i det. Fokus og overvejelserne går primært i retningen af medarbejderne. I forhold til borgerne på tilbuddene er der på langt de fleste tilbud relevante husregler, retningslinjer m.m., der skal støtte op om god og fornuftig brug. Tilbuddene er løbende i dialog med juridisk kontor ved sager, hvor tilbuddet kan komme i konflikt med magtanvendelsesbekendtgørelsen og indgriben i selvbestemmelsesretten. 4/8

5 Medarbejdernes trivsel har stor betydning for kvaliteten i indsatsen på det enkelte tilbud. Derfor gives arbejdsrelateret sygdom, arbejdsmiljø, generel trivsel m.m. stor ledelsesmæssig opmærksomhed. Der er på tilbuddene opmærksomhed på at indhente rådgivning, sparring og støtte hos alle relevante parter i forvaltningen. Ligesom der også er stor fokus på forebyggelse og trivselsunderstøttende indsatser. I forhold til Revas ApS anbefalinger både generelt og konkret er det forvaltningens vurdering, at der på alle niveauer løbende arbejdes konstruktivt og målrettet for at imødekomme anbefalingerne fra Revas ApS. Medicintilsyn Medicintilsynet fra Revas ApS har over årene bidraget til en god udvikling af praksis på området. Der er i forvaltningens udarbejdet retningslinjer for medicinhåndtering (kan findes på KLIK). Det generelle billede fra Revas ApS er, at medicinhåndteringen foregår på forsvarlig og betryggende vis. På de enkelte tilbud, hvor der har været fundet anledning til bemærkninger, er der blevet iværksat relevante tiltag og strammet op på praksis. Tilbudsportalen I forhold til Tilbudsportalen har Aalborg Kommune ansvaret for: At påse, at de offentliggjorte oplysninger er i overensstemmelse med de faktiske forhold Løbende at indberette oplysninger til Tilbudsportalen om nye tilbud Nedlæggelse og omlæggelse af tilbud, der er registreret i Tilbudsportalen Alle kommunens tilbud under Børne- og Familieafdelingen, som er omfattet af tilbudsportalens anvendelsesområde, er indberettet. Generelt er oplysningerne på tilbudsportalen i overensstemmelse med de faktiske forhold. Ved behov bliver omfattede tilbud i forbindelse med tilsynsbesøg gjort opmærksom på opdatering af oplysningerne på tilbudsportalen. Det har på enkelte tilbud været en udfordring med vedligeholdelsen af oplysningerne på tilbudsportalen. Men alle indberetninger på tilbudsportalen blev inden 20.december 2013 kvalitetssikret i forbindelse med sagsoverdragelsen til Socialtilsyn Nord og blev dermed alle opdateret. Desværre har der i Socialstyrelsen været tekniske problemer i forbindelse med overflytning af oplysningerne til et nyt system. Det har blandt andet betydet, at enkelte tilbud i en periode ikke kunne søges frem og tidligere indberettende oplysninger er mistet. Indberetning til tilbudsportalen vil fortsat i 2014 være et opmærksomhedspunkt. Ekstra tilsyn og klage sager Der foreligger en klagevejledning til brugere og pårørende, der udleveres ved indskrivningen. Således er brugere og pårørende orienteret om deres rettigheder og mulighed for at klage over forholdene på det pågældende tilbud. Det forventes dog, at man på det enkelte tilbud tager hånd om uoverensstemmelser og klager, og at disse så vidt som muligt søges løst i samarbejde med brugere og pårørende. Der indkom til tilsynsmyndigheden i 2013 klager over forhold på to kommunale tilbud. Der blev partshørt, indhentet redegørelse fra tilbuddene og der blev iværksat relevante tiltag for at imødekomme lignende sager. Alle klager blev behandlet rettidigt. Klagerne gav i øvrigt ikke anledning til at betvivle tilbuddenes kvalitet i opgaveløsningen, og de gav ikke anledning til yderligere fra tilsynsmyndigheden. Klagerne blev sent til orientering til Revas ApS til inddragelse i det ordinære tilsyn med tilbuddene. Der har i tidligere år været iværksættes ekstra tilsyn i særlige sårbare situationer på tilbuddene. I 2013 blev der ikke fundet anledning til iværksættelse af ekstra tilsyn på kommunale tilbud. 5/8

6 Familieplejen Det generelle indtryk fra Revas ApS årsrapport 2013 er positivt og plejefamilierne er velfungerende og plejeforholdene virker alle stabile. De blev ikke fundet anledning til bekymringer i de i alt 38 familier, der blev besøgt af Revas ApS i De private opholdssteder og botilbud Forvaltningen har opgaven med at godkende og føre tilsyn med private opholdssteder og botilbud samt private alkoholbehandlingssteder. Siden kommunens overtagelse i 2007 af tilsynet med de private opholdssteder og botilbud er der i forvaltningen opbygget et godt samarbejde med de private tilbud. Det løbende samarbejde har været velfungerende, og det er forvaltningens vurdering, at opholdsstederne generelt har efterlevet deres oplysningspligt og tilsynsopgaven har været løftet med god kvalitet. Med tilsynsreformen fra 2014 er tilsynsopgaven i forhold til de private tilbud overgået til Socialtilsyn Nord. Tilsynsreformen har i alle fora været det store tema i Både i samarbejdet på tværs af kommunerne i regionen og det mere nære samarbejdet med de private tilbud i kommunen. Samlet set er det forvaltningens vurdering, at der i 2013 er arbejdet konstruktivt og målrettet med tilsynet med det private område. Som tidligere nævnt er samarbejdet med Revas ApS tilfredsstillende, og det har bidraget til, at myndighedsopgaven kan løftes med god kvalitet. Det generelle billede, der tegner sig ud fra Revas ApS årsrapport 2013, de enkelte tilsynsrapporter og forvaltningens kendskab i øvrigt til de enkelte opholdssteder og botilbud er, at der generelt har været en udmærket kvalitet i opgaveløsningen såvel pædagogisk som socialfagligt. Opholdsstederne og botilbuddene levede i 2013 generelt op til godkendelsesgrundlagene. Dog med enkelte periodevise bekymringer, jf. afsnittet ekstratilsyn og klagesager. Medicintilsyn Alle tilbud har udarbejdet interne retningslinjer vedrørende medicinhåndteringen, og alle medarbejdere er bekendt med samme. Medicintilsynet har givet anledning til enkelte anbefalinger fra Revas ApS, som i alle tilfælde er blevet fulgt. Ekstra tilsyn og klagesager Der indkom i 2013 en klage over et privat botilbud. Klagen var møntet på stedets leder og uberettiget og voldsom magtanvendelse og indgriben i selvbestemmelsesretten. Der blev partshørt og indhentet redegørelse fra tilbuddet. Den pågældende leder havde på tidspunktet opsagt sin stilling og en ny leder var under godkendelse. Den afgående leder blev af bestyrelsen suspenderet i perioden frem til aftrædelsen. Der blev i forvaltningen ikke fundet anledning til politianmeldelse. Der blev fra tilsynsmyndigheden i forvaltningen iværksat ekstra tilsyn. Se herom i nedenstående afsnit. I 2013 blev der fundet anledning til periodevis bekymring for kvaliteten på fire private tilbud. For to af tilbuddene var den væsentligste årsag lederskifte, der potentielt kunne skabe uro i organisationen og dermed også for beboerne. I begge tilfælde leverende Revas ApS opfølgende og støttende tilsyn, for at sikrer stabile forhold for beboerne samt opfølgning på tilbuddets handleplan og processen omkring genetablering og fremadrettet positiv udvikling. Det blev efter henholdsvis to og tre ekstra tilsynsbesøg vurderet, at tilbuddene med god kvalitet i opgaveløsningen fuldt ud levede op til godkendelsesgrundlaget. For det tredje tilbud, hvor der blev fundet anledning til ekstra tilsyn, var årsagen en større omlægning af tilbuddets målgruppe og metodevalg. Også her blev det efter de ekstra tilsynsbesøg konkluderet, at godkendelsesgrundlaget blev efterlevet, og at der var god kvalitet i opgaveløsningen. På det fjerde tilbud var årsagen til ekstra tilsyn oprettelsen af en ny afdeling uden forvaltningen inddragelse og godkendelse. De ekstra tilsyn skulle afdække, hvorvidt afdelingen var opfattet af reglerne for generel godkendelse. De ekstra tilsyn blev efterfølgende inddraget som vurderingsgrundlag i undersøgelsesforløbet ved en ansøgning om godkendelse. Se mere herom i afsnittet om godkendelse og ændringer af private tilbud. Forløbet gav anledning til, at forvaltningen overfor stedets leder og bestyrelsen måtte udtrykke kritik af forløbet og manglende opfyldelse af orienteringspligten. 6/8

7 Det økonomiske tilsyn med de private opholdssteder og botilbud Det økonomiske tilsyn med de private opholdssteder og botilbud er ikke omfattet af kontrakten med Revas ApS og varetages således udelukkende i forvaltningen. Samarbejdet mellem forvaltningen og de private tilbud omkring økonomien har generelt været velfungerende. De private tilbud udviser generelt ansvarlighed i forhold til økonomi og takst. Der blev i 2013 i samarbejde med de øvrige kommuner i regionen udsendt regnskabsvejledning for regnskabsåret 2012 og budgetvejledning for budget Vurdering af regnskab 2012 I alt 11 opholdssteder og botilbud skulle pr. 1. maj 2013 indsende regnskaber. Alle regnskaber blev indsendt rettidigt eller efter godkendt udsættelse. Ved enkelte regnskaber blev der indhentet yderligere oplysninger ved leder og revisor til belysning af udvalgte regnskabsposter. 1 regnskab blev sagsoverdraget til Socialtilsyn Nord, da det ikke overholdt de lovgivningsmæssige krav på området. De øvrige regnskaber blev efter endt gennemgang taget til efterretning. Godkendelse af budget 2014 Langt de fleste budgetter blev indsendt rettidigt og godkendt uden større problemstillinger. Der blev sagsoverdraget to uafsluttede budgetbehandlinger til Socialtilsynet. Generelt resulterede de indsendte budgetter i fastholdelse af takstniveauet og enkelte med takstreduktion. Det er forvaltningens vurdering, at de private tilbud generelt har udvist både økonomisk og socialfaglig ansvarlighed. Godkendelse og ændringer af private tilbud Der blev i 2013 modtaget i alt to nye ansøgninger i forvaltningen en ansøgning om opholdssted som landbase for skibsprojekt i Caribien og en ansøgning om privat alkoholbehandlingssted. Vedrørende ansøgningen om godkendelse af opholdssted som landbase for skibsprojekt, og herunder også ansøgning om godkendelse af skibsprojekt sejlende i Caribien, så var tilbuddet godkendt i Holbæk Kommune og ønskede at flytte landbasen til Aalborg. Revas ApS forestod undersøgelsesforløbet omkring godkendelsen af de socialfaglige forhold, ledergodkendelse og de fysiske rammer for både opholdsstedet som landbase og på skibet i Caribien. Forvaltningen behandlede budgetterne og de organisatoriske forhold. PPR behandlende sideløbende godkendelsen af intern skole ombord. Landbase og skibsprojekt fungerede i Aalborg Kommune fra februar 2013 på en midlertidig godkendelse frem til en samlet og endelig godkendelse blev givet juli Ansøgningen om privat alkoholbehandlingssted indkom til forvaltningen ultimo august Ansøgningen blev behandlet efter sundhedsstyrelsens gældende retningslinjer for kommunal godkendelse af private alkoholbehandlingssteder. Tilbuddet blev efter endt behandling godkendt og oprettet på tilbudsportalen med 20 pladser i oktober Godkendelsen af privat alkoholbehandlingssted volder forvaltningen udfordringer i den forstand, at forvaltningen mener at kunne så tvivl om lovhjemlen til godkendelse. Forvaltningen har kontaktet ministeriet for sundhed og forebyggelse herom, men der afventes fortsat svar fra ministeriet. Forvaltningen behandlede i løbet af 2013 fire ansøgninger om ændringer i godkendelsesgrundlaget. To ansøgninger var om mindre udvidelser i antal pladser og en ansøgning om en mindre ændring i ydelser og metodevalg. Den fjerde ansøgning blev indsendt på anmodning fra forvaltningen. Det private tilbud havde etableret endnu en afdeling uden forvaltningens godkendelse. Det var forvaltningens vurdering, at afdelingen var omfattet af reglerne om generel godkendelse. Med henblik på at sikre beboernes hjem, blev der udarbejdet en midlertidig godkendelse betinget af indsendelse af ansøgning om generel godkendelse. Ansøgningen blev fremsendt rettidigt og Revas ApS forestod undersøgelsesforløbet som resulterede i en indstilling til forvaltningen om godkendelse. Dog måtte godkendelsesforløbet ved årsskiftet sagsoverdrages til socialtilsynet, da udfordringer omkring budget, antal pladser med mere ikke lod sig løse inden sagsoverdragelsen. 7/8

8 Tilsynsreform og sagsoverdragelsen I årets sidste kvartal blev der brugt en del kræfter på sagsoverdragelsen til Socialtilsyn Nord. Herunder indsamling af diverse relevante dokumenter samt kvalitetssikring af indberetningerne på tilbudsportalen. Langt det meste af sagsmaterialet blev rettidig overdraget. Der har været løbende eftersendelse af sagsmateriale, som nu skulle være endeligt afsluttet ultimo februar Målsætninger og fokus for tilsynet 2014 En af de overordnede målsætninger i forhold til tilsynsopgaven i 2014 er at holde fast i de oparbejdede gode samarbejdsrelationer mellem parterne på området forvaltningen, tilbuddene og Revas ApS. Der vil i 2014 være en skærpet opmærksomhed på rettidighed i forhold til den skriftlige afrapportering efter tilsynsbesøg fra Revas ApS. Der er i 2014 kommet yderligere en part på området, nemlig Socialtilsyn Nord. Et stort fokusområde for 2014 bliver, at der også her oparbejdes et dialogbaseret og konstruktivt samarbejde omkring de omfattede tilbud i forvaltningen. Der vil være opmærksomhed på blandt andet muligheden for bibeholdelse af fleksibilitet i tilbuddene, sagsbehandlingstider i Socialtilsynet, udfoldelsen af det nye tilsynskoncept efter Socialstyrelsens kvalitetsmodel og generel efterlevelse af samarbejdsaftaler landsdækkende og lokalt. Man kan finde mere viden om tilsynsreformen, lovgrundlaget og kvalitetsmodellen på Socialstyrelsens hjemmeside. Desuden vil der i 2014 blive arbejdet videre med de anbefalinger Revas ApS er kommet med fra tilsynet i Kvalitetssikring af oplysningerne på tilbudsportalen vil også fortsat være et opmærksomhedspunkt. Som fokuspunkt for tilsynet i 2014 er der med Revas ApS aftalt, at der skal sættes særlig fokus på målgruppe, målsætninger og metoder. Revas ApS skal forsøge at afdække, hvorvidt der er formuleret et klart og overordnet formål med indsatsen, om tilbuddet arbejder med afsæt i en klar defineret målgruppebeskrivelse og med faglige tilgange og metoder, der fører til positivt resultater for borgerne. Herunder også om de samlede ressourcer og kompetencer i medarbejdergruppen er dækkende i forhold til tilbuddets målgruppe, målsætninger og metoder. Det særlige fokus for tilsynet i 2014 er inspireret af Socialstyrelsens kvalitetsmodel, som er helt central i det landsdækkende tilsynskoncept fra Socialtilsynet. Det er forvaltningens hensigt, at tilsynet fra henholdsvis Revas ApS og Socialtilsynet over tid skal ensartes. Derved er det overfor Revas ApS tilkendegivet, at en sådan ensartethed ønskes på sigt. Revas ApS er indstillet på fremadrettet, at hente inspiration i kvalitetsmodellen til deres dialogbaserede tilsyn. 8/8