Import-vejledning Fra KMD til UNI Login

Transkript

1 Import-vejledning Fra KMD til UNI Login 3. udgave, september 2006 UNI C Vermundsgade København Ø Tlf:

2 1 Eksporter fra KMD KMD Easy KMD Matrix Import af data første gang Identifikation af brugere første gang Vejledende arbejdsgang De efterfølgende gange Efterfølgende importer Vedligeholdelse - identifikation og oprettelse Yderligere vejledning og support Side 1/15

3 1 Eksporter fra KMD Sådan danner du de eksportfiler i hhv. KMD Easy og KMD Matrix, som senere skal importeres i UNI Login brugeradministration. 1.1 KMD Easy 1. Åbn KMD Easy 2. Vælg Funktioner > Eksport til UNI-C 3. Giv eksportfilen navnet ELEVER.CSV og vælg det sted på din lokale pc, hvor filen skal gemmes. Tryk herefter på knappen Gem og eksporten er udført. Side 2/15

4 1.2 KMD Matrix 1. Åbn KMD Matrix 2. Vælg Funktioner > Eksport til UNI-C 3. Giv eksportfilen navnet LAERER.CSV og vælg det sted på din lokale pc, hvor filen skal gemmes. Tryk herefter på knappen Gem og eksporten er udført. Side 3/15

5 2 Import af data første gang 1. Log på eller vælg menupunktet Import på 2. Under menupunktet Status vælger du menupunktet Import 3. Indtast et valgfrit navn i feltet CSV: og tryk på Indlæs fil(er). 4. Eksportfilerne fra KMD er dedikeret til import i UNI Login, så du skal ikke indtaste oplysninger under Eksporttid og Kilde, men blot trykke på knappen Gennemse. Side 4/15

6 5. Find eksportfilen fra KMD og tryk Åbn... og tryk herefter på knappen Indlæs fil. 6. Med mindre du ønsker at importere endnu en fil, skal du trykke på knappen Bekræft og afslut import. Side 5/15

7 7. Når du har bekræftet og afsluttet importen modtager du en kvittering på din import. Importen er nu afsluttet og du kan trykke på menupunktet Status, som giver dig et billede i stil med dette: Side 6/15

8 3 Identifikation af brugere første gang Når du har indlæst data fra KMD, skal du skabe en relation mellem de importerede brugerdata og dine brugeres personlige UNI Login. Den første identifikation, du foretager, kan, alt afhængigt af antallet af personer på din institution, tage lang tid. Det skal dog nævnes, at de efterfølgende importer er væsentligt mindre tidskrævende, da størstedelen af arbejdet gøres ved første identifikation. Nedenstående fremgangsmåde er vejledende, da der kan være forskellige tilgange til identifikationsprocessen. Vejledningen tager udgangspunkt i identifikation, oprettelse og sletning af brugere. Nedenstående forudsætter ligeledes, at du har indlæst data fra KMD, som vist under punkt 2. De brugeroprettelser du bestiller, vil umiddelbart efter kunne ses under menupunktet Bestillinger. Vælg menupunktet Identifikation på Side 7/15

9 Følgende vises: (Vær sikker på, at siden er færdigindlæst, før du går videre). Hvad ser du? I venstre ramme ser du institutionens brugere, som er registreret i UNI Login brugeradministration. I højre ramme, dit primære arbejdsfelt, ser du dine indlæste brugerdata fra KMD. Tallene 1-5 anviser den vejledende arbejdsgang til identifikation og oprettelse af brugere. 3.1 Vejledende arbejdsgang 1. For overskuelighedens skyld kan det i nogle tilfælde være en god idé at arbejde med mindre dele af importen. Listen i højre ramme kan indskrænkes til kun at vise den brugertype eller klasse/hold/årgang, der er ved at blive identificeret. Det gør du ved at udpege det ønskede under Type/klasse og derefter klikke på Søg Side 8/15

10 2. Tryk derefter på knappen Identifikation De importerede navne, som matcher de brugere, der er registreret i UNI Login brugeradministration, vil nu blive identificeret. Under Status vises det navn (SkoleKomnavnet) og evt. klasse/årgang, som brugeren er registreret med i UNI Login brugeradministration. 3. Klik én gang på radioknappen ud for det første navn, som stadig er uidentificeret. Du har nu mulighed for manuelt at matche dine indlæste og uidentificerede navne med de brugere, som allerede er oprettet på UNI Login brugeradministration. Hvis <-vælg? er angivet i rullemenuen ud for det markerede navn, kan du undersøge om navnet findes på listen i venstre ramme. Hvis det gør, klikker du på navnet i venstre ramme, hvorefter navnets status ændres fra <vælg? til personens SkoleKom-navn. Findes det markerede navn ikke i brugerlisten i venstre ramme har du følgende muligheder: Hvis personen skal oprettes som bruger på UNI Login brugeradministration, vælger du oprettes. Bemærk, at personen oprettes med det navn, der er oplyst i jeres administrative system. Du kan lade navnet være uidentificeret og følge punkt 5 i denne vejledende arbejdsgang. Her har du mulighed for at bede om oprettelse af alle uidentificerede navne på én gang. Hvis navnet er for langt, vil der, ud for navnet, blive linket til menupunktet Bestillinger, hvor du kan forkorte navnet manuelt. Hvis du vælger henlagt, vil navnet hverken blive matchet eller oprettet. Dette kan bruges for personer, der af den ene eller anden årsag ikke skal have tilknytning til UNI Login brugeradministration eller til personer, hvor du er i tvivl om noget. Henlagte navne vil blive fjernet fra listen over uidentificerede ved fremtidige importer. De kan dog fremkaldes ved at afkrydse henlagte øverst og gentage søgningen. Vælger du uidentificeret foretages der intet og navnet vil stadig være uidentificeret ved fremtidige importer og identifikationer. Side 9/15

11 Identifikation med cpr-nummer Normalt er brugers navn og evt. klasse tilstrækkelige oplysninger til at foretage en sikker identifikation. Hvis du står med det tilfælde, at to brugere i importen både har samme navn og samme klasse (eller begge er lærere), kan det være nødvendigt at udpege den enkelte bruger vha. personens cpr-nummer. Det gør du ved at indtaste det fulde cpr-nummer i søgefeltet øverst og derefter trykke på knappen Søg. Der vises så kun denne ene bruger og identifikation eller oprettelse foretages derefter på sædvanlig vis. Fejlidentificeret navn Hvis du har fejlidentificeret et navn, kan du altid dobbeltklikke på radioknappen ud for navnet. Dette har samme betydning, som hvis navnet var uidentificeret. 4. Når alle navne på siden er behandlet, trykker du på knappen Gem nederst på siden eller i billedets øverste højre hjørne. Hvis du har importeret mange navne skal det bemærkes, at der skal trykkes Gem efter behandling af navne på hver enkelt side. 5. Tryk på knappen Oprettelse, hvorefter alle uidentificerede brugere på siden, på én gang, ændrer status til oprettes. Efter endnu et tryk på knappen Gem ser dit skærmbillede ud i stil med dette: Bemærk, at der nu er angivet en identifikation ud for hvert enkelt navn med undtagelse af henlagte. De navne, du bad om at få oprettet, får status bestilt og (oprettes) angives efter navnet. Navne der allerede eksisterer på UNI Login brugeradministration, får brugernavn som status og SkoleKom-navn angives efter navnet. Side 10/15

12 Alle brugere, der sendes til oprettelse, vil nu kunne ses ved at klikke på menupunktet Bestillinger, som linker til menupunktet Bestillingsoversigt på Hvis navnet er for langt, er det også på denne side, du kan forkorte navnet. Brugeroprettelser og navneændringer udføres én gang i døgnet. Indtil oprettelsen har fundet sted, kan du finde bestillingerne under menupunktet Bestillingsoversigt på Der kan du også ændre og slette ikke udførte bestillinger. Side 11/15

13 4 De efterfølgende gange Det meste arbejde er gjort ved første import og identifikation af brugere. De efterfølgende gange skal nye personer i KMD oprettes som brugere i UNI Login brugeradministration. Og personer, der har forladt institutionen og dermed er blevet slettet fra KMD, skal slettes fra UNI Login brugeradministration. Har nye personer på institutionen været oprettet i UNI Login brugeradministration (SkoleKom, SkoDa mv.) på en tidligere institution, men ikke tidligere identificeret, skal de hentes under menupunktet Hent/flyt brugere på - altså ikke via importsiden. 4.1 Efterfølgende importer Det er en rigtig god idé at indarbejde en rutine til import af brugerdata fra KMD. Hvor ofte du vælger at gøre det, afhænger i høj grad af, hvor ofte I registrerer ændringer i KMD. Når du ønsker at foretage en ny import, gør du følgende: 1. Under menupunktet Status vælger du Import 2. Tryk på Indlæs fil(er) ud for den import du ønsker at opdatere 3. Gentag punkt 2.4 i denne vejledning. I din import-kvittering vil du kunne se, hvor mange brugere du har genindlæst og hvor mange du har nyindlæst. Side 12/15

14 4. Vælg menupunktet Status. Som du kan se, er billedet nu ændret, så det stemmer overens med den sidste import du har foretaget. Eksempel: Der er nu to uidentificerede brugere, dvs. to nye personer i KMD. Derudover er der to udgåede identificeret, dvs. to personer har forladt institutionen siden sidste import og identifikation. 4.2 Vedligeholdelse - identifikation og oprettelse Under menupunktet Status på får du oplyst evt. ændringer i KMD svarende til sidste import der er foretaget. - Uidentificerede (ikke henlagte) viser antallet af nye personer i KMD. - Udgåede identificerede viser antallet af personer, der har forladt institutionen siden sidste import og identifikation. Ved at trykke på linket Status-siden får du en nøjagtig beskrivelse af de forskellige andre punkter. Side 13/15

15 Oprette eller hente nye brugere? For nye personer i KMD er der som regel to muligheder: Personen har aldrig haft et UNI Login og skal derfor oprettes som beskrevet under punkt 3.1 Personen har et UNI Login fra en tidligere institution og skal derfor hentes via menupunktet Hent/flyt brugere på Herefter kan brugeren identificeres som beskrevet under punkt 3.1 Personer der har forladt skolen Personer, som har forladt skolen siden sidste import og identifikation, skal slettes. Under Status trykker du på menupunktet Slet. Under menupunktet Slet har du mulighed for at slette alle personer, som ikke længere er registreret i jeres administrative system, fra UNI Login brugeradministration på én gang (knappen Slet alle). Herefter vil brugeren være slettet fra brugerlisten på under menupunktet Institution. Det kan være, at enkelte udgåede personer af den ene eller anden årsag skal beholde deres UNI Login hos jer. Dem kan du undlade at slette ved at fjerne markeringen ud for deres navn og derefter trykke på knappen Slet valgte. Side 14/15

16 5 Yderligere vejledning og support Søger du yderligere hjælp og vejledning i anvendelsen af importfunktionen på UNI Login brugeradministration, findes der en funktionshjælp under hvert menupunkt. Tryk på punktet for yderligere hjælp og vejledning til de enkelte funktioner, eksempelvis: Klasseoprykning (menupunktet Flyt) Hentning af tidligere identificerede brugere på andre institutioner (menupunktet Hent) Rettelse af navneafvigelser mellem importdata og UNI Login brugeradministration (Menupunktet Ret navn) Rettelse af brugertypeafvigelser mellem importdata og UNI Login brugeradministration (Menupunktet Brugertyper) Desuden kan du som brugeradministrator altid kontakte Administrationssupporten via SkoleKom-konferencen Spm fra Kontaktp BO, som du finder under konferencen Brugeradministration. Administrationssupporten kan også kontaktes på tlf mandag-torsdag 9-16 og fredag Side 15/15