Kalender-administration

Transkript

1 Kalender-administration 9. Udgave, januar 2007 FirstClass version 8.2, dansk UNI C SkoleKom Vermundsgade København Ø Tlf

2 Om vejledningen Kalendertyper Personlig kalender Gruppekalender Ressourcekalender Lokalekalender Opret kalendere og indmeld brugere Ændringer hos den enkelte bruger Oprettelse af den første kalender Indmelde brugere Kalendere med begrænsede skriverettigheder Ændre en eksisterende kalender Offentlig kalender Ændre en eksisterende kalender til en offentlig kalender Kalenderadministration i hverdagen Vinduesstørrelse Visning i kalenderen Lokal sikkerhedskopi Support Bilag

3 Om vejledningen Administration af kalenderne på SkoleKom sker via UNI-Login brugeradministration, som du finder på websiden Du skal derfor være brugeradministrator på en institution for at administrere kalendere på SkoleKom. Administrationen af kalendere er uafhængig af, hvilken version af SkoleKom-programmet FirstClass der anvendes. Det anbefales dog at anvende den seneste udgave af FirstClass, der kan hentes på under menupunktet Download. Billeder fra kalenderen i denne vejledning stammer fra den danske version af FirstClass version 8.2 Hvis du ikke er bekendt med kalendertyperne og deres anvendelse, anbefales du at læse vejledningen SkoleKom - Kalendervejledning FC8.2, inden du opretter kalendere. Vejledningen finder du på under menupunktet Nyttigt > Diverse vejledninger > Kalendere eller i SkoleKom ved at dobbeltklikke på konferencen for Hjælp > Tjenester HJÆ > SkoleKom TJE > Vejledninger SKOL. 3

4 1 Kalendertyper SkoleKom giver alle institutionens brugere oprettet som Lærere mulighed for at anvende følgende typer af kalendere: 1.1 Personlig kalender Kalenderen anvendes til oprettelse af aftaler og opgaver. Andre kalenderbrugere kan inviteres med til aftaler, ligesom andre kalenderbrugere kan få adgang til kalenderen med rettigheder som bestemmes af kalenderens ejer. 1.2 Gruppekalender En aktivitetskalender for hele institutionen eller en gruppekalender for en mindre afdeling. 1.3 Ressourcekalender En bestillingskalender, der repræsenterer en bestemt ressource på institutionen. 1.4 Lokalekalender En bestillingskalender, der repræsenterer et bestemt lokale på institutionen. 4

5 2 Opret kalendere og indmeld brugere Kalenderoprettelse og -administration foretages af institutionens brugeradministrator. Hvis du er brugeradministrator har du adgang til SkoleKoms kalenderadministration i form af en funktion på UNI-Login brugeradministration, som du finder på websiden Ændringer hos den enkelte bruger Når du opretter skolens første kalender, sker der vigtige ændringer på den almindelige brugers SkoleKom-skrivebord. Det anbefales, at disse ændringer udmeldes på forhånd. Sidst i denne vejledning er vedlagt et bilag, som kan sendes til alle brugere, inden kalenderfunktionen tages i anvendelse på institutionen. Første gang der oprettes kalendere sker der følgende: 1. Alle der er oprettet som Lærere på institutionen får en personlig kalender på deres SkoleKom-skrivebord. Som det fremgår, betegnes kalenderen Calendar af programmet. 2. Der oprettes en kalendercontainer: Kalendercontaineren fungerer som opbevaringssted for alle skolens fælleskalendere. Den første og alle efterfølgende kalendere placeres i kalendercontaineren. Lærerne skal indmeldes i kalendercontaineren før den optræder på deres SkoleKom-skrivebord. Læs mere om indmeldelse på side 7. Alle medlemmer kan læse indhold i de kalendere der er placeret i kalendercontaineren. Rettighederne i den enkelte kalender bestemmer hvorvidt den enkelte bruger kan skrive indhold i kalenderen. Det anbefales at den enkelte bruger kopierer relevante kalendere fra kalendercontaineren til sit SkoleKom-skrivebord. Det gøres ved at højreklikke på den relevante kalender og vælge Tilføj til skrivebord. I vejledningen SkoleKom - kalendervejledning FC8.2 er fremgangsmåden tydeligt beskrevet. 5

6 2.2 Oprettelse af den første kalender Kalenderadministration sker som sagt via UNI-Login brugeradministration, som du finder på w ebsiden Efter login på UNI-Login brugeradministration vælger du Kalenderadministration under SkoleKom menupunktet. Tryk på linket Oprette en fælleskalender. Som det fremgår, kan du: 1. Navngive kalenderen. Dit kalendernavn kan maksimalt indeholde 15 karakterer. (efter oprettelse vil institutionens reg.nr. automatisk blive tilføjet efter navnet) 2. Vælge Kalendertype - gruppe, lokale eller ressource. 6

7 3. Sætte flueben ud for Begr. Skriverettighed - dette vælges hvis det ikke er alle lærere på institutionen der skal kunne skrive i kalenderen. Hvordan de lærere (Adm. redaktører), der skal kunne skrive i kalenderen udvælges, kan du læse mere om på side Sætte flueben ud for Offentlig kalender - dette vælges hvis du ønsker at kalenderen skal kunne vises i en webbrowser uden login. Læs mere om offtentlig kalendervisning på side 10. Når du har udført dine handlinger trykker du på knappen Opret, hvorefter handlingen bekræftes. Den efterfølgende arbejdsdag vil den føromtalte kalendercontainer (se side 5) samt din personlige kalender blive oprettet. Når du efterfølgende opretter flere kalendere, vil de alle blive placeret i kalendercontaineren. Tryk på linket Tilbage til menu, hvorefter du får følgende muligheder: Du kan Oprette endnu en kalender Du kan Melde brugere ind i den oprettede kalendercontainer Du kan Rette, Slette eller Udpege adm. redaktører for allerede oprettede kalendere 7

8 2.3 Indmelde brugere Du kan melde lærere (dvs. alle der er oprettet som lærere) ind fra din egen institution og du kan melde lærere fra andre institutioner ind. Fælles for de indmeldte vil være, at der placeres et ikon for kalendercontaineren på deres SkoleKom-skrivebord. På vælger du Kalenderadministration under menupunktet SkoleKom og trykker på linket Indmelde eller udmelde brugere. Indtast brugernavn eller SkoleKom-navn i tekstfeltet, ét navn pr. linie, på de brugere du ønsker at indmelde og tryk på knappen Indmeld. Ønsker du at indmelde samtlige lærere på institutionen kan du spare tid ved at trykke på knappen Alle lærere. Institutionens kalendercontainer vil dukke op på de indmeldte brugeres SkoleKom-skrivebord den efterfølgende arbejdsdag. Umiddelbart efter du har trykket på knappen Indmeld vil du, nederst på skærmen, kunne se en liste med de indmeldte kalenderbrugere. Ønsker du at udmelde kalenderbrugere, sætter du flueben ud for de pågældende navne og trykker på knappen Udmeld. 2.4 Kalendere med begrænsede skriverettigheder Alle fælleskalendere kan oprettes som, eller ændres til at være en kalender med begrænset skriverettigheder. Og denne rettighed kan fjernes igen. Med begrænset skriverettigheder menes, at kun udpegede redaktører af kalenderne kan indskrive afta ler, mens alle på institutionen kan læse dem. Hvis du ikke ændrer en eksisterende, men ønsker en ny kalender med begrænsede skrivere ttigheder, så opret først denne efter vejledningens kapitel

9 2.4.1 Ændre en eksisterende kalender For at ændre en eksisterende kalender, så det kun er enkelte udvalgte brugere der kan skrive i den, gør du følgende: P å vælger du Kalenderadministration under menupunktet SkoleKom og trykker på linket Rette ud for den kalender der skal have begrænset skriverettigheder. Sæt flueben ud for Begr. Skriverettighed og tryk på knappen Ret. Tryk på linket Tilbage til menu og tryk herefter på linket Adm. redaktører ud for den pågældende kalender. 9

10 Indtast brugernavn eller SkoleKom-navn i tekstfeltet, ét navn pr. linie, på de brugere der skal kunne skrive i kalenderen og tryk herefter på knappen Tildel. Den efterfølgende arbejdsdag, vil det kun være de udpegede Adm. redaktører der kan skrive i kalenderen, alle andre indmeldte brugere vil stadig kunne læse indhold. Ved at sætte flueben ud for en Adm. redaktør og trykke på knappen Fratag, fratages brugeren skriveretten igen. Hvis kalenderen på et tidspunkt ikke længere skal være skrivebegrænset, kan du, under linket Rette ud for den pågældende kalender, fjerne fluebenet ud for Begr. Skriverettighed. 2.5 Offentlig kalender Alle fælleskalendere kan oprettes som, eller ændres til at være en kalender med offentlig adgang. Og denne rettighed kan fjernes igen. I praksis vil det nok foretrækkes at oprette en kalender specielt til offentlig brug, som så kan hente kalenderbegivenheder fra skolens interne kalendere ved hjælp af invitérfunktionen. Denne funktion beskrives i SkoleKom Kalendervejledning FC8. Med offentlig adgang menes, at kalenderen kan fremvises uden at der anvendes login. I praksis sker det ved at der på administrationssiden noteres en URL, som kalenderadministrator kan formidle til f.eks. en Webmaster. URL en kan integreres på institutionens hjemmeside. Hvis du ikke ændrer en eksisterende, men ønsker at anvende en ny kalender som offentlig kalender, så opret først denne efter vejledningens kapitel Ændre en eksisterende kalender til en offentlig kalender For at ændre en eksisterende kalender til at være offentlig kalender gør du følgende: På vælger du Kalenderadministration under menupunktet SkoleKom og trykker på linket Rette ud for den kalender der skal være offentlig. Sæt flueben ud for Offentlig kalender og tryk Ret. 10

11 Følgende kvittering fremkommer: URL en kan enten kopieres til din browsers adressefelt eller indsættes som link og vil virke den efterfølgende arbejdsdag. Kalenderen kan nu integreres på skolens hjemmeside, enten i, eller uden for rammer. B emærk at en kalender der indeholder æ, ø, å eller andre specialtegn ikke kan gøres offentlig. Du er derfor nødt til at ændre kalenderens navn før den kan gøres offentlig. Vha. de forskellige links og rullemenuer har du mulighed for at navigere i kalenderen samt ændre visningen. Husk, at det kun er en visningskalender, og at indhold indsættes i kalenderen på normal vis. 11

12 3 Kalenderadministration i hverdagen Al kalenderadministrationen sker via Her har du mulighed for at oprette gruppe-, ressource- og lokalekalendere. Du kan også omdøbe allerede oprettede kalendere, og du kan slette kalendere, der ikke længere anvendes. Det er samtidig på at du ind- og udmelder kalenderbrugere i institutionens kalendercontainer. 3.1 Vinduesstørrelse Når du opretter kalenderne, vises de som standard med en bestemt vinduesstørrelse i SkoleKom. Du kan som kalenderadministrator (kontaktperson) tilpasse denne, så den passer til skolens brug. Du skal tænke på, at alle ændringer du laver i vinduesstørrelse for fælleskalendere slår igennem hos kalenderbrugerne. Det anbefales derfor at gøre dette en gang for alle, og det anbefales at gøre det på samme måde for alle kalendere. 3.2 Visning i kalenderen Når du opretter kalenderen, bliver den som standard vist med en månedsvisning i den ene side, og med Vis i dag liste i den anden side. Du kan som kalenderadministrator (kontaktperson) tilpasse denne visning, så den passer til skolens brug. Du skal tænke på, at alle ændringer du laver i kalendervisninger for fælleskalendere slår igennem hos kalenderbrugerne. Det anbefales at starte med en lodret splitlinie med Ugevisning i højre side og Vis i dag liste i venstre. 12

13 3.3 Lokal sikkerhedskopi Det er en god idé, med jævne mellemrum, at lave en sikkerhedskopi af kalendernes indhold. Vha. kalenderens eksportmuligheder er det muligt at gemme kalenderindhold på en lokal maskine. Skulle uheldet være sket, og indhold utilsigtet er blevet slettet, er skaden ikke så stor, hvis man kan importere og genetablere det meste indhold. Kalenderindhold gemmes lokalt i det såkaldte vcalendar (.vcs)-format. Læs mere om import- og eksportmuligheder i vejledningen SkoleKom Kalendervejledning FC Support SkoleKoms Administrationssupport svarer på spørgsmål om administration af kalendere på SkoleKom. Administrationssupporten træffes mandag til torsdag kl og fredag kl på telefon Skriftlig support ydes i konferencen K alender-support som du finder på SkoleKom ved at dobbeltklikke på konferencen for det brugerspecifikke område > Support 13

14 Bilag I udkastet forudsættes det, at modtageren meldes ind i institutionens kalendercontainer. Det anbefales samtidig, at nedenstående distribueres sammen med vejledningen SkoleKom - Kalendervejledning FC8.2. Kære kollega Vi går nu i gang med at benytte SkoleKoms kalendersystem. Vi regner med at starte d. xx.xx.xx. For dig betyder det, at du får to nye ikoner på dit skrivebord: En personlig kalender med dette ikon: I din personlige kalender kan du skrive dine personlige aftaler og opgaver ind. Et ikon for skolens kalendercontainer: I kalendercontaineren finder du alle vores fælleskalendere. Det foreslås, at du tilføjer [Indsæt de relevante kalendernavne] til dit SkoleKom-skrivebord. Gør dette ved at åbne kalendercontaineren, højreklik på den pågældende kalender og vælg Tilføj til skrivebord. Lad resten ligge i kalendercontaineren. NB! Afsnittet nedenfor har med metodik at gøre. Vær derfor sikker på, at det passer til den måde I vil arbejde på. Efterhånden er det meningen, at alle på skolen lægger aftaler og begivenheder af fælles interesse ind i kalenderen med navnet [kalendernavn]. I den første tid kan du dog nøjes med at aflevere dine kalenderbeskeder til [navn på de, der taster for andre]. 14