ESDH-vejledning for Aalborg Universitet

Transkript

1 Aalborg Universitetsbibliotek Langagervej Aalborg Ø Sagsbehandler: Mads Sommer Jensen Telefon: [email protected] Dato: Sagsnr.: ESDH-vejledning for Aalborg Universitet Dette dokument beskriver retningslinjer for elektronisk sags- og dokumenthåndtering på Aalborg Universitet. ESDH-vejledningen erstatter tidligere journalvejledning og vil således også fokusere på retningslinjer for journalisering. Notatet indeholder ikke specifikke anvisninger i brug af ESDH-systemet Captia, her henvises i stedet til ESDH hjemmesiden, quick-vejledninger samt afdelingernes superbrugere. 1. Formål med journalisering Journalisering er en systematisk registrering af materiale, der enten tilgår institutionen udefra i form af breve, mails, rapporter m.v. eller dokumenter/breve fremstillet af sagsbehandleren, således at man til stadighed har oversigt over hvilket materiale, der foreligger i en konkret sag, samt på hvilket stadie en sag befinder sig. Elektronisk journalisering gør det bl.a. muligt for den enkelte medarbejder via sin pc hurtigt og nemt at få et overblik over hvilket materiale, der ligger i en bestemt sag. Elektronisk sags- og dokumenthåndtering er primært et redskab til at lette den daglige sagsbehandling, men muliggør også en forbedret styring og kontrol af de pålagte opgaver samt en langt højere grad af vidensdeling i organisationen. Journalisering gør det muligt: Hurtigt at finde frem til de sager og akter, der er brug for i forbindelse med sagsbehandlingen og derved sikre, at alle data er let tilgængelige for alle sagsbehandlere At AAU kan sikre offentligheden i forvaltningen At dokumentere indgåede og udgåede skrivelser samt at besvare forespørgsler herom f.eks. omkring ikke modtaget eller allerede afsendt post At sikre overholdelse af forvaltningsretlige regler om aktindsigt At sikre arkivlovgivningens krav om, at sagerne er tilgængelige for eftertiden Hurtigt og nemt at dele viden om sager Det centrale element i journaliseringen er en systematisk registrering, der afspejler en sagsbehandling fra start til slut. 2. Journalernes organisering Det elektroniske ESDH-system Captia anvendes af alle administrative enheder på Aalborg Universitetet. ESDH-sekretariatet har en række overordnede funktioner som f.eks. at opbevare de (få) fysiske arkivalier, som er registreret gennem ESDH-sekretariatet og som skal gemmes. ESDH-sekretariatet giver råd og vejledning vedr. oprettelse af sager og registrering af dokumenter o.a. ESDHsekretariatet fungerer som kvalitetssikring i forhold til elektronisk journalisering i Captia. ESDHsekretariatet fordeler dagens elektroniske post til afdelinger og fakulteter mhp viderefordeling til sagsbehandlerne. 1

2 3. Hvad skal journaliseres Principielt skal alle skrivelser, der har betydning for sagsbehandlingen (herunder , brevpost og telefax m.m.) journaliseres. Dette gælder også mødemateriale med specifik sagsrelevans, beslutningsnotater med eventuelle indstillinger, universitetets egne interne cirkulærer samt telefonnotater jvf. Lov om offentlighed i forvaltningen. Fra 1. november 2014 edag fik alle offentlige myndigheder pligt til at sende og modtage digitalt til og fra andre offentlige myndigheder. Målet er, at digital kommunikation bliver hovedreglen, når offentlige myndigheder kommunikerer med hinanden. Fra 1. november 2014 edag har alle offentlige myndigheder i stat, amt og kommune som udgangspunkt pligt til at sende breve og dokumenter med følsomme og fortrolige oplysninger fuldt elektronisk til andre myndigheder og dermed undlade papirversionen. Tilsvarende har de også ret til at kræve, at andre myndigheder sender fuldt elektronisk til dem. Endvidere har borgere og virksomheder efter denne dato ret til at sende sikker elektronisk post til det offentlige. Formålet med edagene er at skabe en mere effektiv offentlig sektor gennem optimal udnyttelse af digitale værktøjer. Dette betyder, at en stor del af det, som tidligere var papirpost, i dag foregår ved digital forsendelse. Epost skal journaliseres og arkiveres efter samme principper som papirpost. Som hovedregel skal dokumenter, der ikke gøres til genstand for direkte sagsbehandling, eller som anses uden retlig eller administrativ betydning, ikke journaliseres. Se bilag for at få en oversigt over hvilke skrivelser, der ikke journaliseres. I tvivlstilfælde kan ESDH-sekretariatet kontaktes. 4. Ansvaret for at registrere Afdelingslederen/lederen af kontoret har det daglige ansvar for, at der i afdelingen registreres i overensstemmelse med arkivlovgivningen samt de retningslinjer, systemejeren har fastlagt, bl.a. denne ESDH-vejledning. ESDH-sekretariatet står for den daglige fordeling af post (fra postboks samt den elektroniske hovedpostkasse). Det er som udgangspunkt sagsbehandlerne, der opretter nye sager. Afdelingslederen kan dog beslutte, at oprettelse af sager foretages af afdelingens journaliseringsansvarlige. Alle opretter sager i henhold til gældende ESDH-vejledning og Aalborg Universitets journalplan. Det er lederens ansvar at sikre, at der er udpeget stedfortrædere for alle sagsbehandlere, således at det sikres, at den daglige elektroniske post gennemses og behandles, selv om en sagsbehandler er fraværende. 5. Aalborg Universitets journalplan Journaliseringen finder sted i henhold til en journalplan, der er hierarkisk opbygget og opdelt efter emne dvs. den omfatter alle de aktiviteter emner som universitetet har sagsbehandling indenfor, og med mulighed for udvidelse til også at omfatte fremtidige aktiviteter. Journalplanen er ikke opbygget omkring kontorer eller afdelinger, men er struktureret omkring genstande for sagsbehandlingen. Opbygningen med genstande som det centrale skyldes dels, at journalplanen skal bruges af hele universitetet og dels, at mange afdelinger har aktiviteter i de samme grupper. Journalplanen er opbygget hierarkisk med tre niveauer. 1. niveau er journalplanens 10 hovedgrupper, som er angivet med et ciffer: 0 Organisation 1 Økonomi 2 Personaleforhold 3 Fysiske forhold 4 Uddannelse 5 Forskning 6 Studerende 7 Legater, stipendier, internationaliseringsprogrammer mv. 8 Udadvendte aktiviteter og vidensformidling 9 Diverse sager 2

3 2. niveau er journalplanens emnegrupper, som er underordnet de et-cifrede hovedgrupper, og som angives med to cifre. F.eks. hovedgruppe 1: 10 Økonomi, generelt 11 Ordinære tilskud 12 Økonomistyring 13 Indkøb og udbud 14 Regnskabsføring 19 Økonomi, diverse Endelig er journalplanens 3. niveau sagsgrupperne, som angives med tre cifre, og hvorunder de konkrete sager oprettes f.eks. emnegruppe 14 Regnskabsføring: 140 Regnskabsføring, generelt 141 Bogholderi 142 Løn 143 Tjenesterejser 145 Skat 149 Regnskabsføring, diverse Sager journaliseres altid i de tre-cifrede sagsgrupper. Journalplanens 1. og 2. niveau udgør alene strukturen i hierarkiet. Alle sagsgrupper med endetal 0 betegnes generelt. Disse grupper bruges til sager, der er generelle for emnegruppen, dvs. indeholder principielle spørgsmål, dækker flere af sagsgruppens emner eller lignende. Alle sagsgrupper med endetal 9 betegnes diverse og anvendes til sager, som ikke kan placeres i nogen af de øvrige grupper. Sagsnummer: Et sagsnummer består af den relevante sagsgruppe kombineret med et løbenummer, som tildeles kronologisk efter de oprettede sager i sagsgruppen samt et årstal. Løbenummer og årstal tildeles automatisk. Et sagsnummer for en sag omhandlende rejseafregninger kunne f.eks. se således ud efter opbygningen årstal-sagsgruppe-løbenummer: Dette sagsnummer viser, at det er den fjerde sag oprettet i sagsgruppe 145 i år Vedligeholdelse af journalplan: Journalplanen er udarbejdet af ESDH-sekretariatet, har været i høring i alle afdelinger og er den xxx 2015 godkendt af Statens Arkiver. Journalplanen skal i den nuværende form bruges i hele journalperioden fra til Vedligeholdelse i form af mindre udbygninger, som ikke kræver strukturændringer, sker i et samarbejde mellem de decentrale enheder og ESDH-sekretariatet. Det er alene systemadministratoren i ESDH-sekretariatet, som kan oprette nye sagsgrupper. I forbindelse med alle sagsgrupper i journalplanen findes en diverse gruppe. Det er meget væsentligt, at diversegrupperne bruges til at oprette sager indenfor de emnegrupper, som der ikke er taget højde for ved udarbejdelsen af journalplanen. Ved udgangen af journalperioden indgår bl.a. indholdet af diversegrupperne til at bestemme opbygningen af den næste journalplan. 6. Sagsdannelse: Der arbejdes med følgende sagstyper: Enkeltsager: omfatter næsten al sagsbehandling. Det drejer sig om skrivelser, notater m.m., 3

4 som omhandler en henvendelse, forespørgsel eller lign. vedr. et problem, begivenhed, genstand eller person. En enkeltsag indeholder alene akter vedrørende et bestemt spørgsmål, og når dette spørgsmål er færdigbehandlet, er sagen afsluttet. Personsager: personalesager og sager på enkeltpersoner. Sagstypen adskiller sig fra emnesager ved, at sagspartens CPR-nr., (og evt. medarbejdernr.), navn og adresse vises i sagsbilledet. Personsager er til registrering af sager, hvor der er tale om, at en person med et CPR-nr. er omdrejningspunktet for sagen. Sagen vedrører parten i dennes egenskab af at være ansat i organisationen, som eksempelvis: ansættelsespapirer, afskedigelsessager, vurderingsskemaer, lønaftaler, pensionssager osv. Geosager: sager med behov for geografisk tilknytning. Samlesager/oversager: samler skrivelser, dagsordener, referater, notater m.m., der angår alle henvendelser, forespørgsler eller lign. vedr. et emne. Samlesager anvendes normalt kun ved begrænsede sagsmængder. Samlesager kan være aktive igennem hele journalperioden, men det tilstræbes, at tidsperioden for en samlesag er begrænset til typisk et kalenderår indenfor journalperioden. Klientsager: studentersager. Sagstypen adskiller sig fra emnesager og personalesager ved, at det er de sager, der måtte komme på indskrevne studerende på Aalborg Universitet. Studentersager er registrering af de studerende, hvor der er tale om, at en person med et CPR-nr. (den studerende) er omdrejningspunktet for sagen. Sagen vedrører parten i dennes egenskab af at være studerende på Aalborg Universitet, som eksempelvis: meritsag, klagesag, etc. Ph.d. sager arkiveres i ESDH-systemet efter retningslinjer for arkivering af ph.d. Se bilag vedr. retningslinjer for ph.d.-arkivering i Captia. Link til Retningslinjer for ph.d.-arkivering i Captia. Aalborg Universitetet anvender så vidt muligt enkeltsager, idet det på forhånd er svært at overskue omfanget af en samlesag. Endvidere er det nemmere senere at lægge enkeltsager sammen end at skille en samlesag ad i enkeltsager. Følgende oplysninger registreres på hver sag: Sagsnummer (årstal, sagsgruppe, løbenr.) (tvunget) Titel Evt. kort beskrivelse af sagen Ansvarlig afdeling (tvunget) Ansvarlig sagsbehandler (tvunget) Oprettelsesdato Evt. indblik For personalesager (og studentersager) registreres desuden cpr. nummer, ligesom sagsgruppen automatisk sætter indblik på sagen. Oprettelse og afslutning af sager Alle sagsbehandlere kan oprette sager. Det er den ansvarlige sagsbehandler, der lukker egne sager. Nye sager skal altid oprettes på baggrund af et konkret dokument. 7. Dokumenthåndtering 4

5 /akter knyttes på en eksisterende sag, eller der oprettes en ny sag, som dokumentet kan tilknyttes. Dokumentet tilknyttes som minimum følgende oplysninger: Dokumenttitel Dokumentdato For ind- og udgående breve: afsender/modtager Lagringform Tilhørsforhold Ansvarlig sagsbehandler Ansvarlig afdeling Evt. indblik Dokumentnummer Evt. parter Oprettelsesdato Tilstand Interne dokumenter Interne dokumenter skal registreres og afsluttes af hensyn til den forvaltningsmæssige dokumentation, f.eks. mailkorrespondance som danner grundlag for afgørelse på en sag. Ikke digitale dokumenter Såfremt der findes dokumenter, som ikke er digitale, skal dette beskrives på sagen. Der oprettes et dokument med oplysning om, at det forefindes fysisk og hvor. På dokumentet skal det noteres i feltet: Ark.form, at dokumentet er P, Papir. Eksempler på sådanne dokumenter er f.eks. store tegninger af områder, bygninger etc. Notatpligt Sagsbehandlere skal være opmærksomme på, at i sager, hvor Aalborg Universitet træffer afgørelse, har universitetet som forvaltningsmyndighed (jf. Offentlighedslovens 6) pligt til at gøre notat om oplysninger, som er modtaget mundtligt vedrørende en sags faktiske omstændigheder, og som har betydning for sagens afgørelse, eller såfremt universitetet på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger. Notatet scannes og registreres på sagen. Dette gælder dog ikke, såfremt oplysningerne fremgår af sagens dokumenter. Udgående dokumenter: Skal andre kunne redigere i dokumentet, skal tilstanden være Udkast Skal andre ikke kunne redigere i et dokument, skal tilstanden være Personligt udkast Er dokumentet helt færdigt, skal det akteres på sagen, og tilstanden ændres til Arkiveret. på skrivebordssager For at sikre, at der ikke ligger sagsrelevante dokumenter på sagsbehandlernes skrivebordssager, skal alle sagsbehandlere gennemgå sin egen skrivebordssag en gang om måneden og lægge sagsrelevante dokumenter på den aktuelle sag. Ansvaret for, at medarbejderne ikke har gamle sagsrelevante dokumenter liggende på skrivebordssagen, ligger ved den pågældende leder. 8. Post arbejdsgang Postmodtagelse og poståbning Post adresseret til Fakultetskontorerne, Campus Service og Netværkscentret fordeles til disse enheder direkte ved modtagelsen. Post til Postboks 159 fordeles af ESDH-sekretariatet til IT Services, Rektorsekretariatet, Studieservice, Økonomiafdelingen og HR-afdelingen. ESDH- 5

6 sekretariatet åbner alt post stilet til AAU, som ikke er mærket fortroligt eller privat. Indgået post skal så vidt muligt fordeles samme dag, som det er kommet. Scanningsprocedure Post stilet til AAU åbnes og indscannes, hvorefter den fordeles til de respektive afdelinger hovedpostkasser til journalisering og sagsbehandling. Post fra postomdeling 9220 Aalborg Ø behandles som ovenstående. Postfordeling: ESDH-sekretariatet indscanner den fysiske post, jf. ovenstående. ESDH-sekretariatet beslutter, hvilken afdeling/sagsbehandler posten fordeles til. Post til afdelingerne fordeles til de elektroniske hovedpostkasser. Afdelingslederne er ansvarlige for, at deres afdelings elektroniske hovedpostkasse bliver tømt, og at dokumenter bliver fordelt til sagsbehandlerne til journalisering og sagsbehandling. Alle afdelinger er selv ansvarlige for indscanning af den fysiske post. ESDH-sekretariatet indscanner kun det post, som åbnes af ESDH-sekretariatet. Når et dokument er indscannet, skal det kvalitetssikres, så det sikres, at dokumentet kan indgå i den påkrævede sagsbehandling. Det skal samtidig sikres, at samtlige sider i det fysiske dokument er blevet scannet, så der ikke mangler sider i det elektroniske dokument. Indscannet post opbevares i to uger, før det destrueres. Det gøres for at sikre mulighed for omscanning i tilfælde af kvalitetsproblemer. Arkiveringsform: Post, der ikke kan scannes fuldstændig eller slet ikke scannes, ændres i Captia til delvist elektronisk eller papir. Fysiske dokumenter, der ikke kan scannes fuldstændig, opbevares i ESDH-sekretariatet. Det er sagsbehandlerens ansvar, at fysiske dokumenter bringes til ESDHsekretariatet. I ESDH-sekretariatet placeres de fysiske dokumenter i et sagsomslag med sagsnummer på i kronologisk rækkefølge for et år af gangen. Indgående og udgående hos sagsbehandlere: Når sagsbehandlerne modtager eller sender en , der er relevant for sagsgangen på en sag, er det sagsbehandlerens ansvar, at registrere en på den konkrete sag. 9. Generelt om journalisering Indgået post: Journalisering af indgående akter foretages af sagsbehandlerne. Dette gælder både post modtaget fra ESDH-sekretariatet i postfordeling samt elektronisk post, s, intern post, telefonnotater, fax, notater og indstillinger. (Dette betyder, at alle mødebilag samt mødereferater eller uddrag heraf journaliseres i det omfang, de danner grundlag for oprettelse af en ny sag eller kan betragtes som en akt i en eksisterende sag). Vedhæftede filer: Vedhæftede filer til mail registreres automatisk sammen med mailen. Som udgangspunkt registreres mailen som hoveddokument og de vedhæftede filer som bilag. Sagsbehandleren kan, hvis det ønskes ved registreringen, ændre på status for mail og vedhæftede filer i forhold til hoveddokument og bilag. Udgået post: Journalisering af udgående akter foretages af sagsbehandlerne. 6

7 Ingen dokumenter og sagsakter må afsendes uden journalnummer. Det er sagsbehandlerens opgave at påføre journalnummeret på dokumentet/ en inden afsendelse til modtager. Hvis en indgået akt vedrører en allerede eksisterende sag, journaliseres akten på denne sag. Kan en akt ikke henføres til en eksisterende sag, oprettes en ny sag. Sagsbehandleren opretter selv sagen. Hvis sagsbehandleren er i tvivl om, hvor sagen skal oprettes, kan der rettes henvendelse til ESDH-sekretariatet, de decentrale journalførere eller afdelingens superbrugere. 10. Journalperioder Aalborg Universitet arbejder med femårige journalperioder, hvor den første periode er fra 1. maj 2000 til 1. maj 2005, næste periode fra 1. juni 2005 til 1. juni 2010 etc. Ved periodens afslutning afsluttes alle sager, og for aktive sager oprettes der nye i den efterfølgende periode. Ved periodens afslutning vil der endvidere ske en revision af journalplanen. 11. Afleveringsmodel Aalborg Universitet tilstræber ved næste periodeskift at aflevere et øjebliksbillede af journal-basen til Statens Arkiver. Det vil være et øjebliksbillede af alle sager og dokumenter, som ikke tidligere er afleveret, samt alt data fra hele systemets/databasen levetid. 12. Håndtering af fil-formater Følgende fil-formater må arkiveres i Captia: Word Excel Power point RTF PDF TXT TIFF JPG PNG Øvrige dokumenter skal gemmes i pdf. Lyd skal lagres efter standarden MP3 DS/EN ISO/IEC Video skal lagres efter standarden MPEG-2 DS/EN ISO/IEC Der må ikke gemmes følgende typer af filer: Krypterede filer Password beskyttede filer Zippede filer Databasefiler (som eksempelvis Access eller MCProject).exe filer Det er den enkelte sagsbehandler, der er ansvarlig for at overholde retningslinjerne omkring filformat. Regneark: Referencer mellem regneark forsvinder ved konverteringen til TIFF. Er referencen af betydning for en sagsafgørelse, skal referencen beskrives i et dokument, hvor der refereres til regnearket. Det samme er gældende for formler, der, hvis de har betydning for sagsafgørelsen, skal dokumenteres særskilt. Indlejrede objekter: 7

8 Samme procedure som beskrevet ovenfor vedr. regneark. Modtager sagsbehandlere formater, der ikke må gemmes i systemet, bedes afsenderen genfremsende i et format, der kan gemmes. Er dette ikke muligt, kontaktes IT Services samt ESDHsekretariatet, der i samarbejde vil være behjælpelige med at konvertere det fremsendte til et format, der må gemmes i Captia. Den endelig konvertering af gemte filformater til arkiveringsversionens dokumentformat foretages af KMD i tæt samarbejde med Aalborg Universitet. Ved periodeskift eksporteres data metadata og dokumenter til en kopiversion, som konverteres til en systemuafhængig arkivversion, der følger afleveringsmodel for KMD Captia aftalt mellem KMD og Statens Arkiver. 13. Kvalitetskontrol ESDH-sekretariatet vil løbende følge op på, om obligatoriske oplysninger bliver registreret i systemet gennem stikprøver af sager og dokumenter, som er beskrevet i 6. Sagsdannelse og 7. Dokumenthåndtering. Hvis der findes fejl eller mangler, er det den enkelte afdeling og sagsbehandler, der er ansvarlig for at rette fejl og mangler. Sagsoprydning ESDH-sekretariatet skal sikre, at alle sager i Captia som minimum opfylder kravene, som er beskrevet i ESDH-vejledningen vedr. sager. ESDH-sekretariatet vil hvert halve år foretage søgninger på åbne sager pr. afdeling. Listen sendes til den enkelte afdeling, som skal afslutte sager, der ikke er relevante mere. Med WorkZoneExplorer er det muligt at oprette sager i fildrev. Disse sager skal have et journalplansnummer, der påføres fra web-klienten. ESDH-sekretariatet skal derfor hver 2. måned foretage søgninger på sager, hvor sagsgruppen er tom. Det vil sige, at sagsbehandlerne har glemt at sætte journalplansnummer på. Listerne sendes til afdelingerne, som skal sikre, at der kommer journalplansnummer på. Der kan ikke oprettes sager i ESDH-systemet uden sagsbehandleren har skrevet: titel, ansvarlig afdeling (automatisk), ansvarlig sagsbehandler (automatisk), oprettelsesdato (automatisk) samt sagsnummer (automatisk). ESDH-sekretariatet vil foretage en søgning på 10 tilfældige sager hver måned for at sikre, at metadata er korrekt. Hvis der er fejl og mangler, skal ansvarlig sagsbehandler ændre i sagens metadata. Dokumenthåndtering ESDH-sekretariatet skal sikre, at ESDH-systemet kun har godkendte dokumenttyper registreret, således at dokumenter er læsbare til enhver tid. Med installation af WorkZone PDF, som Aalborg Universitet har indkøbt i 2015, vil alle dokumenter løbende blive konverteret til PDF. Kan dokumentet konverteres til PDF, kan det også konverteres til TIFF. WorkZone PDF kan lave udtræk med oversigter/fejllister over dokumenter, som det ikke er lykkedes at generere PDF-versioner af. ESDHsekretariatet vil hver måned trække lister med dokumenter, der ikke endnu ikke er lavet om til PDF for at sikre, at alle dokumenter bliver omdannet til PDF. Dermed overholder Aalborg Universitet lovgivningen vedr. de nye regler for løbende egen kvalitetskontrol af arkiveringspligtige dokumenter, som specificeret i 29 og 30 i Statens Arkivers cirkulære nr fra 21. juni 2013, hvoraf fremgår, at enhver offentlig myndighed er forpligtet til løbende at foretage egenkontrol af, om arkiverede dokumenter kan konverteres til afleveringsformat. ESDH-sekretariatet skal hver anden måned lave en søgning af dokumenttyper i ESDH-systemet. Der søges på dokumenter, som er registreret uden filformat/type. Hvis der findes dokumenter uden filformat/type, skal dokumentet enten registreres som et læsbart dokument eller omjournaliseres til en læsbar filformat/type. ESDH-sekretariatet sender dokumenter, der ikke er læsbare, til den enkelte 8

9 sagsbehandler, som skal sikre, at dokumentet bliver registreret som en læsbar dokumenttype i ESDH-systemet. ESDH-sekretariatet skal sikre, at titler på indscannede dokumenter bliver ændret fra SKMBT xxxxxxx til det, dokumentet faktisk hedder/omhandler. Hver måned foretages søgning på dokumenter, der starter titlen med SKMBT. ESDH-systemet er opsat således, at det automatisk registrerer: Dokumentdato Ansvarlig sagsbehandler Oprettelsesdato Dokumentnummer Ansvarlig afdeling Ansvarlig sagsbehandler Lagringsform (standard sat til elektronisk) For ind- og udgående breve skal sagsbehandlerne registrere dette i dokumentets metadata, her vælges indgående eller udgående og systemet registrerer automatisk afsender/modtager i metadata, såfremt der er tale om mail. Sagsbehandlerne skal give dokumenterne en sigende titel. ESDH-sekretariatet vil hver måned søge 10 tilfældige dokumenter frem. Herved sikres, at metadata er korrekte. Hvis der er fejl eller mangler, skal den ansvarlige sagsbehandler sørge for, at dokumenter er registreret korrekt i forhold til ESDH-vejledningen. Generel sagsbehandling ESDH-sekretariatet fører kontrol med, at journaliseringspligtige dokumenter faktisk bliver lagt ind i systemet. En gang om måneden foretager ESDH-sekretariatet stikprøver af dokumenter, mails og fysiske breve, der bliver postfordelt fra ESDH-sekretariatet. ESDH-sekretariatet udvælger 5 dokumenter (mails), 2 breve (fysiske) samt 3 breve fra e-boks. Den enkelte sagsbehandler skal fremsende et link til sagen i ESDH-systemet, hvor dokumentet er registreret. Dette noteres i ESDHsekretariatet i en samlet sag vedr. kvalitetssikring for hvert år. Tabel med opgaver i ESDH-sekretariatet: Sager Sager Sager Sager Søgning på sager uden journalnummer hver 2. måned Søgning på åbne sager hver halve år Søgning på 10 tilfældige sager hver måned (sikre metadata er korrekte) Søgning på dokumenter, der ikke er konverteret til PDF Søgning på indkomne dokumenter stikprøve (5 mails og 2 fysiske breve) Link til 5 mails Link til 2 fysiske breve Link til 3 breve fra e-boks Søgning på indscannede dokumenter (titel SKMBT, som står ved scannet fil) Hver måned gennemgå lister fra WorkZone PDF Søgning på 10 tilfældige dokumenter (sikre metadata er korrekte) 9

10 14. Lovgrundlag Varetagelsen af Aalborg Universitets arkiv- og journalfunktion er underkastet en række eksterne bindinger. De vigtigste er: Arkivloven Arkivbekendtgørelsen Myndighedernes indberetning Anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer Aflevering af papirarkivalier Hensynet til "god forvaltningsskik", således som det bl.a. kommer til udtryk i ombudsmandens beretninger m.v. Lov om offentlighed i forvaltningen. Uden at det siges eksplicit, er det en forudsætning for hele dette for borgernes retssikkerhed meget vigtige princip, at den offentlige sagsbehandling synliggøres i form af en præcis og nøjagtig journalisering og arkivering. Bilag A Følgende skal (altid) journaliseres: officielle skrivelser til AAU/AUA (herunder også s, fax og intern post) personsager interne notater/telefonnotater kontrakter/samarbejdsaftaler mødeindkaldelser/dagsordner referater indbydelser/invitationer stilet til en person til f.eks. konferencer m.v. kopier af udgående skrivelser cirkulærer bekendtgørelser fakturaer, hvor der er behov for senere dokumentation Følgende journaliseres aldrig: adresseændringer aviser ferielister lønoversigter bekendtgørelser og beretninger udgivet af andre biblioteksmateriale reklamer fakturaer/kontoudtog masse -indbydelser til konferencer m.v. tidsskrifter brochurer 10

11 Bilag 1: 11