KALAALLIT AIRPORTS ADFÆRDSKODEKS. (Code of Conduct)

Transkript

1 ADFÆRDSKODEKS (Code of Conduct) MARTS

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1.0 INDLEDNING GENERELT AT TAGE ANSVAR OG OVERHOLDE LOVENE INTERESSEKONFLIKTER GENNEMSIGTIGHED ETISK OPFØRSEL OG KORRUPTION RESPEKT FOR MENNESKERETTIGHEDER RESPEKT FOR HINANDEN PÅ ARBEJDSPLADSEN KOMMUNIKATION OG SOCIALE MEDIER ARBEJDSMILJØ MILJØ KONKURRENCEMÆSSIGE BEGRÆNSNINGER PERSONDATA IMMATERIELLE RETTIGHEDER ANSVAR FOR IMPLEMENTERING OPFØLGNING OG EFTERLEVELSE AF KRAVENE

3 1.0 INDLEDNING Kalaallit Airports bestyrelse har godkendt dette adfærdskodeks som et redskab til at regulere Kalaallit Airports adfærd i forbindelse med udøvelse af dens aktiviteter, herunder den adfærd, der udvises af Kalaallit Airports ledelse og medarbejdere. Intet adfærdskodeks kan omfatte og beskrive enhver mulig situation, så det forventes af Kalaallit Airports ledelse og medarbejdere, at de bruger deres sunde fornuft, og i øvrigt spørger deres overordnede, hvis de er i tvivl om, hvorvidt en bestemt adfærd eller handling ligger indenfor rammerne og hensigten med dette adfærdskodeks. 2.0 GENERELT Kalaallit Airports omdømme er vores mest værdifulde aktiv, og vores omdømme påvirkes af vores handlinger. Vores ejere, kunder og andre interessenter forventer, at vi opretholder en høj etisk standard, at vi opfylder vores forpligtelser, og at vi agerer med fuld integritet inden for vores forretningsområder. Dette adfærdskodeks gælder for alle Kalaallit Airports selskaber og medarbejdere, inklusive direktion og bestyrelse. Enhver, der repræsenterer eller arbejder for Kalaallit Airports har ansvaret for at gøre sig bekendt med, forstå, og overholde dette adfærdskodeks. For at kunne opfylde Kalaallit Airports forpligtelser kræves desuden, at vores underleverandører og underentreprenører (sammen benævnt samarbejdspartnere) følger disse eller tilsvarende regler og principper. Den enkelte medarbejder, som er ansvarlig for relationen til en samarbejdspartner, er ansvarlig for sikring af og løbende tilsyn med, at samarbejdspartneren følger dette adfærdskodeks, eller at samarbejdspartneren har et eget adfærdskodeks, der regulerer de samme principper og/eller forhold på en for Kalaallit Airports acceptabel måde. 3.0 AT TAGE ANSVAR OG OVERHOLDE LOVENE Alle, der er omfattet af Kalaallit Airports adfærdskodeks, skal rette sig efter love og regler i de områder og lande, hvor de arbejder, påtage sig deres forpligtelser på en troværdig måde, og tage ansvar for deres handlinger. Overtrædelse af love og regler kan, udover erstatnings- og/eller strafansvar for Kalaallit Airports tillige medføre erstatnings- og/eller strafansvar for den person eller samarbejdspartner, som har begået overtrædelsen af de relevante love og regler. Overtrædelse af love og regler, som medfører erstatnings- eller strafansvar for Kalaallit Airports kan medføre øjeblikkelig opsigelse eller ophævelse af en medarbejders ansættelsesforhold, eller hvor der er tale om en samarbejdspartner øjeblikkelig opsigelse eller ophævelse af aftalen mellem Kalaallit Airports og den pågældende samarbejdspartner. 4.0 INTERESSEKONFLIKTER Intet medlem af Kalaallit Airports ledelse eller medarbejdere må bringe sig i en situation, hvor deres eller deres nærtståendes personlige eller økonomiske interesser kan komme i konflikt med Kalaallit Airports interesser. Dette gælder tillige for Kalaallit Airports samarbejdspartnere, med undtagelse af betingelserne i de normale kontraktuelle og økonomiske samhandelsforhold, hvor parterne kan have naturligt modsatrettede økonomiske interesser. Skulle der hos den enkelte leder, medarbejder eller samarbejdspartner opstå tvivl om hvorvidt der foreligger eller kan foreligge en interessekonflikt, skal vedkommende kontakte sin overordnede eller Kalaallit Airports direktør eller i sidste ende selskabets bestyrelsesformand. 5.0 GENNEMSIGTIGHED Alle aktiviteter skal kendetegnes ved åbenhed over for vores interessenter. Det er den enkelte leders og medarbejders ansvar at sikre, at alle forretningstransaktioner oplyses korrekt i henhold til aftalte regnskabsprincipper og i henhold til gældende love og bestemmelser. 6.0 ETISK OPFØRSEL OG KORRUPTION Det er et grundlæggende krav til alle, der er omfattet af dette adfærdskodeks, at de udøver etisk korrekt opførsel, der er baseret på ærlighed, retfærdighed, respekt og integritet, og at man som medarbejder er positiv og imødekommende. Ingen medarbejder må tilbyde eller modtage, eller på anden måde være involveret i transaktioner, der involverer bestikkelse, returkommission, eller anden form for korrupt eller bedragerisk adfærd. Overtrædelse heraf kan, foruden eventuelt strafansvar for medarbejderen, af Kalaallit Airports betragtes som væsentlig misligholdelse af ansætt- 3

4 elsesforholdet, der kan medføre øjeblikkelig bortvisning eller opsigelse af lederen eller medarbejderen, eller hvor der er tale om en samarbejdspartner øjeblikkelig ophævelse eller opsigelse af aftalen med den pågældende samarbejdspartner. 7.0 SPONSORATER OG MEDLEMSSKABER Kalaallit Airports yder som udgangspunkt ikke sponsorater eller tilskud til enkeltpersoner, virksomheder, foreninger eller organisationer, og selskabet yder aldrig sponsorater til politiske partier eller organisationer. Hvis selskabet undtagelsesvist be-slutter at uddele sponsorater eller tilskud, skal dette i hvert enkelt tilfælde er godkendt af selskabets bestyrelse. Kalaallit Airports kan være medlem af interesseorganisationer eller foreninger, der arbejder for selskabets interesser, eller som kan bidrage til at styrke selskabets viden og indflydelse i samfundet. Kalaallit Airports kan dog aldrig være medlem af organisationer eller foreninger, hvis formål og arbejdsmåde vurderes at være i strid med selskabets grundlæggende værdier, ligesom selskabet aldrig kan være medlem af politiske partier eller organisationer, som har et politisk formål eller som støtter politiske formål. Medlemskab af interesseorganisationer eller foreninger skal i alle tilfælde godkendes af selskabets bestyrelse. 8.0 RESPEKT FOR MENNESKERET- TIGHEDER Kalaallit Airports respekterer - og forventer at dets ledere og medarbejdere og samarbejdspartnere respekterer - grundlæggende menneskerettigheder i alt hvad selskabet og dets koncernforbundne selskaber foretager sig, både hjemme og i andre lande. Ved forretningsmæssige kontakter med samarbejdspartnere i lande, hvor der er usikkerhed omkring, hvorvidt menneskerettighederne er tilstrækkeligt beskyttede, vurderer Kalaallit Airports ledelse i hvert enkelt tilfælde den enkelte forretningspartner ud fra bl.a. følgende kriterier, inden der indgås nogen aftaler: Respekterer samarbejdspartneren de grundlæggende menneskerettigheder som fastsat af FN og i den Europæiske Menneskerettighedskonvention? Gør samarbejdspartneren brug af børnearbejde (jf. ILO 138 og 182)? Gør samarbejdspartneren brug af tvangsarbejde (ILO 29 og 105)? Udøver samarbejdspartneren nogen form for diskriminering (ILO 100 og 111)? Sikrer samarbejdspartneren forsvarlige arbejdsmiljøforhold for sine ansatte? Respekterer samarbejdspartneren foreningsfriheden og medarbejdernes ret til at organisere sig (ILO 87 og 98)? Tilbyder samarbejdspartneren forsvarlige løn og arbejdstider 1, og sikrer denne, at lønnen udbetales til den ansatte? Indtil Kalaallit Airports ledelse har foretaget en samlet vurdering af samarbejdspartneren i sådanne tilfælde må der ikke indgås aftaler med denne. 9.0 RESPEKT FOR HINANDEN PÅ ARBEJDSPLADSEN Kalaallit Airports ønsker at opretholde en arbejdsplads og et arbejdsmiljø som medarbejderne er glade og positive overfor og har det sjovt med. Det betyder blandt andet, at ledere og medarbejdere skal behandles med respekt og værdighed, og ikke udsættes for forskelsbehandling eller for fysisk eller psykisk chikane, og at der udvises respekt for faglig, etnisk, religiøs og kulturel diversitet samt seksuel orientering. Adfærd i strid med disse principper vil ikke blive accepteret og kan få ansættelsesmæssige konsekvenser for dem, som ikke overholder disse principper KOMMUNIKATION OG SOCIALE ME- DIER Kalaallit Airports og mange af dets medarbejdere er aktive på sociale medier så som Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, m.v. På sociale medier er indholdet offentligt tilgængeligt, ligesom det kan være svært at skelne mellem offentlige og private interesser. Eksempelvis er det sandsynligt, at flere af ens Facebook-venner vil være kolleger, kunder, samarbejdspartnere eller konkurrenter. Kalaallit Airports ledelse er ansvarlig for og fastlægger rammerne for selskabets officielle kommunikation med andre, herunder med medier, myndig- 1 Arbejdstider og laveste minimumsløn skal som minimum følge den nationale lovgivning. 4

5 heder, kunder, samarbejdspartnere m.v., og ingen medarbejder, bortset fra dem, som i kraft af deres stilling hos selskabet har fået ansvaret for sådan kommunikation, må kommunikere om eller på vegne selskabet med sådanne tredjeparter, ligesom kommunikation skal være sandfærdig og loyal mod selskabet. Kalaallit Airports har udarbejdet en politik for medarbejderes brug af sociale medier, der fastlægger retningslinjer for bl.a. privat brug af sociale medier i arbejdstiden, om udtalelser om selskabet, om brugen af likes eller kommentarer til nyheder om selskabet, om passende sproglig tone, respekt for andre, m.v. Det påhviler medarbejderne at gøre sig bekendt med og at overholde selskabets politik om kommunikation og om brug af sociale medier ARBEJDSMILJØ Kalaallit Airports vil opretholde et forsvarligt arbejdsmiljø som lever op til gældende arbejdsmiljølovgivning på det sted, hvor arbejdet foregår. Dette gælder både for Kalaallit Airports ledere og medarbejdere og andre, som arbejder på eller besøger selskabets område eller faciliteter, inkl. kundernes byggepladser. Ved brug af samarbejdspartnere er de af Kalaallit Airports ledere og medarbejdere, som har ansvaret for forretningsrelationen, pligtige til at påse, at samarbejdspartneren følger gældende arbejdsmiljølovgivning på det sted, hvor arbejdet foregår. Alle ledere og medarbejdere, samt alle samarbejdspartnere, forventes at handle proaktivt i forhold til arbejdsmiljøet, herunder at påtale og/eller rapportere overtrædelser af gældende arbejdsmiljøregler eller standarder, som de bliver bekendt med, hvad enten dette sker på Kalaallit Airports område eller faciliteter, hos en kunde eller på en byggeplads, eller det sker hos en samarbejdspartner. Gentagne overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, samt manglende vilje til at rette op herpå, kan af Kalaallit Airports betragtes som væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet, der kan medføre øjeblikkelig bortvisning eller opsigelse af lederen eller medarbejderen, eller hvor der er tale om samarbejdspartnere øjeblikkelig ophævelse eller opsigelse af aftalen med den pågældende samarbejdspartner MILJØ Alle, der er omfattet af dette adfærdskodeks, inklusive samarbejdspartnere, skal opfylde og overholde de nationale miljøkrav, der gælder i de respektive lande, hvor en aktivitet foregår, og de miljøkrav, som Kalaallit Airports stiller, samt øvrige krav, der er knyttet til Kalaallit Airports produkter og tjenesteydelser KONKURRENCEMÆSSIGE B E- GRÆNSNINGER Kalaallit Airports respekter de til enhver tid gældende konkurrenceretlige regler, der har til formål at sikre fri og åben konkurrence på markedet. Kalaallit Airports ledere og medarbejdere må på ingen måde foretage handlinger, der er i strid med gældende konkurrenceretlige regler, herunder eksempelvis indgå pris- eller markedsopdelingsaftaler med konkurrenter, koordinere tilbud eller anden markedsadfærd med konkurrenter, forhindre konkurrenter i at konkurrere frit på markedet, eller på anden måde medvirke til begrænsninger af konkurrencen på det marked, som Kalaallit Airports opererer i. Det påhviler den enkelt leder at sikre, at vedkommendes medarbejdere har forstået og overholder de konkurrenceretlige regler, herunder ved udarbejdelse af de nødvendige politikker, procedurer og træning. Lederes og medarbejderes overtrædelse heraf kan blive anset som en væsentlig overtrædelse af ansættelsesforholdet, der kan medføre lederens og/eller medarbejderens øjeblikkelige bortvisning eller opsigelse. En leder, der undlader at sikre sig, at dennes medarbejdere har forstået og overholder de konkurrenceretlige regler, kan ligeledes holdes blive holdt ansvarlig for medarbejdernes overtrædelse af reglerne PERSONDATA Kalaallit Airports - kommer i kraft af sit produkt og sin tjenesteydelse i besiddelse af oplysninger, som er omfattet af gældende persondatalovgivning. Kalaallit Airports respekter den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og det forventes af Kalaallit Airports ledere, medarbejdere og samarbejdspartnere, at de overholder lovgivningens krav, samt de yderligere regler og retningslinjer for behandling af persondata, som Kalaallit Airports beslutter, herunder at kun dem, som har brug for persondata for at kunne udføre deres funktion skaffer sig adgang til og bruger disse, 5

6 at der kun må ske behandling af de persondata som er nødvendige for udførelse af opgaven, at persondata ikke bruges til andre formål end de som den pågældende person har givet samtykke til, og at persondata ikke videregives til tredjemand i videre omfang end hvad den pågældende person har givet samtykke til. Overtrædelse heraf kan, udover eventuelt strafansvar for selskabet og medarbejderne og ifaldelse af muligt erstatningsansvar, blive anset som en væsentlig overtrædelse af ansættelsesforholdet, der kan medføre medarbejderens øjeblikkelige bortvisning eller opsigelse, eller hvor der er tale om samarbejdspartnere øjeblikkelig ophævelse eller opsigelse af aftalen med den pågældende samarbejdspartner IMMATERIELLE RETTIGHEDER Kalaallit Airports investerer betydelige midler i udvikling af selskabets immaterielle rettigheder, som, sammen med selskabets øvrige fortrolige information om selskabets produkter og services, danner hele grundlaget for selskabets virksomhed, og som er kritiske for selskabets fremtid. Alle immaterielle rettigheder og andre fortrolige forretningshemmeligheder, der udvikles af ledere og medarbejdere under deres ansættelse hos selskabet tilhører Kalaallit Airports ApS. Det påhviler lederne i alle selskaber i Kalaallit Airports Gruppen at sikre, at dette klart er anført i ansættelseskontrakten for samtlige medarbejdere i selskaberne, inklusive ledernes egne ansættelseskontrakter. Tilsvarende skal de ansvarlige ledere og medarbejdere i alle selskaber i Kalaallit Airports Gruppen sikre, at ejendomsretten til immaterielle rettigheder og andre forretningshemmeligheder, der udvikles af tredjeparter for Kalaallit Airports tilhører Kalaallit Airports. Kalaallit Airports beskytter sine immaterielle rettigheder ved i relevant omfang at registrere patenter, varemærker, modelrettigheder, brugsmodelrettigheder o.s.v., ved brug af fortrolighedsaftaler og ved forsvarlig behandling af fortrolige oplysninger, samt ved at søge selskabets fortrolige oplysninger beskyttet gennem gældende regler om forretningshemmeligheder. Det påhviler samtlige ledere og medarbejdere at sikre, At ejendomsretten til immaterielle rettigheder som en tredjepart bliver bedt om at udvikle og som Kalaallit Airports betaler for, tilhører Kalaallit Airports, og at der ikke skal ske yderligere betaling herfor end det aftalte engangsvederlag for udviklingsopgaven, samt at rettigheden frit kan videreoverdrages uden yderligere betaling; og at de ikke tilsigtet eller ved skødesløshed offentliggør eller på anden måde videregiver Kalaallit Airports immaterielle rettigheder eller forretningshemmeligheder til andre, og at når sådan videregivelse er nødvendig som led i selskabets virksomhed, da at sikre, at videregivelsen sker under forhold, hvor modtageren af oplysningerne respekterer Kalaallit Airports rettigheder og på ingen måde må gøre brug af Kalaallit Airports rettigheder og oplysninger til andre formål end de, som ligger til grund for modtagelsen af oplysningerne. Videregivelse af immaterielle rettigheder eller forretningshemmeligheder til en tredjemand, herunder til en forretningsforbindelse, skal altid godkendes af direktøren for Kalaallit Airports. Kalaallit Airports respekterer desuden alle immaterielle rettigheder tilhørende tredjemand, og ingen leder eller medarbejder må uretmæssigt gøre brug af tredjemands immaterielle rettigheder. Overtrædelse heraf kan, udover eventuelt erstatningsansvar for lederen eller medarbejderen, blive anset som en væsentlig overtrædelse af ansættelsesforholdet, der kan medføre lederens eller medarbejderens øjeblikkelige bortvisning eller opsigelse, eller hvor der er tale om samarbejdspartnere øjeblikkelig ophævelse eller opsigelse af aftalen med den pågældende samarbejdspartner ANSVAR FOR IMPLEMENTERING Kalaallit Airports har udpeget den administrerende direktør som ansvarlig for at implementere og tilse, at adfærdskodekset overholdes og implementeres der, hvor Kalaallit Airports er etableret. For at hjælpe med implementeringen kan direktøren delegere opgaver til andre direktører, udvalgte ledere og medarbejdere, ligesom der kan blive udarbejdet yderligere politikker og regler til at understøtte dette adfærdskodeks, som alle Kalaallit Airports medarbejdere skal gøre sig bekendt med. Samarbejdspartnere, der indgår aftaler med Kalaallit Airports, har også ansvaret for at implementere og følge op på, at Kalaallit Airports adfærdskodeks eller samarbejdspartnerens egne tilsvarende regler og 6

7 principper overholdes i samarbejdspartnerens organisation og hos dennes leverandører OPFØLGNING OG EFTERLEVELSE AF KRAVENE Alle Kalaallit Airports medarbejdere skal ved deres tiltrædelse modtage kopi af nærværende adfærdskodeks, og underskrive en erklæring om, at de har gjort sig bekendt med og forstået dets indhold. Ved at godkende dette adfærdskodeks eller ved at bekræfte, at denne har tilsvarende regler gældende for sin organisation, bekræfter forpligter Kalaallit Airports samarbejdspartnere sig til at overholde dette og at give Kalaallit Airports og Kalaallit Airports kunder ret til via forskellige typer af inspektioner eller på anden vis at kontrollere, at adfærdskodekset efterleves af samarbejdspartneren. Kalaallit Airports opfordrer hver enkelt interessent, der opdager overtrædelser af eller afvigelser fra Kalaallit Airports adfærdskodeks, til at rapportere dette til Kalaallit Airports direktør. Kalaallit Airports vil ikke tolerere, at ledere og medarbejdere som i god tro påtaler eller rapporterer overtrædelser eller mistanke om overtrædelser af dette adfærdskodeks på nogen måde udsættes for forskelsbehandling, chikane eller anden form for uværdig behandling eller mangel på respekt på arbejdspladsen som følge af deres berettigede påtale eller rapportering af overtrædelser eller mistanke om overtrædelser af dette adfærdskodeks. Ledere, medarbejdere eller samarbejdspartnere, der gør sig skyldige i sådanne handlinger eller som undlader at gribe ind overfor andres udførelse af sådanne handlinger, lever ikke op til adfærdskodeksets hensigt, og vil derfor kunne udsættes for disciplinære sanktioner, herunder for afskedigelse som følge heraf, eller hvor der er tale om at sådanne handlinger udøves af samarbejdspartnere øjeblikkelig ophævelse eller opsigelse af aftalen med den pågældende samarbejdspartner. Vedtaget af bestyrelsen, den 13. marts 2018 Johannus Egholm Hansen, bestyrelsesformand Peter Christiansen, næstformand Jákup Sverri Kass, bestyrelsesmedlem Aviâja Lyberth-Lennert, bestyrelsesmedlem Louise Hasle, bestyrelsesmedlem Finn Gaarsmand, bestyrelsesmedlem Steffen-Ulrich Lynge, adm. Direktør Peter Wistoft, Finans- og Økonomidirektør 7