Erhvervsakademierne i Danmark

Transkript

1 Erhvervsakademierne i Danmark Kom godt i gang med EASY-A

2 Indholdsfortegnelse 1. Afdelinger Anvendelse Overvejelser Betegnelse Aktivitetsafdelinger Medarbejderafdelinger Lokaleafdelinger DS-afdelinger UVM-afdelinger Elevafdelinger 4 2. Aktiviteter (undervisning) Anvendelse Overvejelser Betegnelse Ø-konti Skolefag (fagtype) 5 3. Fag Anvendelse Betegnelse 6 4. Elevbetalinger Anvendelse Overvejelser Betegnelse 7 5. Elever Anvendelse Overvejelser Betegnelse 8 6. Skoleophold Anvendelse Overvejelser Betegnelse 9 7. Personale Anvendelse Overvejelse Betegnelse 10 1

3 8. Arbejdstidsaftaler Anvendelse Overvejelser Betegnelse Skema Anvendelse Overvejelser Betegnelse Skemaroller Lokaleroller Diverse Advisering Anvendelse Overvejelser Udskriftshoveder Anvendelse Overvejelser Adgangsrettigheder Anvendelse Overvejelser Frigivelse af karakterer Anvendelse Overvejelser Trimmeoplysninger Anvendelse Overvejelser Checkliste 16 2

4 Kom godt i gang med EASY-A I denne vejledning gives der en række gode råd til hvordan EASY-A kan bruges på skolen. Har du brug for lidt mere information/hjælp kan du klikke på EASY-A understøtter skolens administration af elever, undervisning, eksamen, medarbejdere og bygninger/lokaler. EASY-A kan desuden understøtte skolens indberetninger til bl.a. Undervisningsministeriet, Danmarks Statistik og statistikkontoret i. Brugen af EASY-A kræver at en mængde tabeller er oprettet og holdes opdateret af skolen selv og af Undervisningsministeriet/. Opdateringerne som skolen ikke selv skal sørge for kan indlæses i EASY-A med de forskellige jobs, der er lavet til det. God fornøjelse. 1

5 1. Afdelinger 1.1 Anvendelse I EASY-A er der tre typer afdelinger for henholdsvis aktiviteter, medarbejdere og lokaler. Disse afdelinger har ikke noget med hinanden at gøre og kan betegnes og anvendes helt uafhængigt af hinanden. Derudover findes yderligere tre afdelingsbegreber nemlig DS-afdeling, UVM-afdeling og elevafdeling. Alle seks typer beskrives nærmere nedenfor. I EASY-A er der ikke tilknyttet oplysning om leder og adresse til aktivitetsafdelingerne. Det hænger bl.a. sammen med, at systemet anvender udskriftshoveder, som knyttes til den enkelte bruger. Dette er beskrevet i afsnittet Diverse. 1.2 Overvejelser I forbindelse med at der sker en opdeling af afdelingernes anvendelse, bør skolen overveje, hvordan den betegner og anvender afdelingerne. DS-afdeling og UVMafdeling fastlægges af Undervisningsministeriet og kan ikke ændres af skolen. 1.3 Betegnelse Som en generel facilitet i EASY-A er det muligt at ændre betegnelserne (koderne) på fx afdelinger og på den måde få lagt en ny struktur ind i den måde, skolen betegner og anvender sine afdelinger. Dette kan gøres ved at kalde oplysningerne om den enkelte afdeling frem, ændre betegnelsen (koden) og gemme data. 1.4 Aktivitetsafdelinger Der er knyttet en række oplysninger til aktivitetsafdelinger i EASY-A, bl.a.: Skoledagskalender Ringetidssystem Oplysningerne om skoledagskalender og ringetidssystem benyttes som forslagsværdier i forbindelse med oprettelse af aktiviteter på afdelingen. Forslagene kan ændres af brugeren. Skoledagskalenderen baseres på den ferie-/fridagskalender, der er knyttet til den undervisningsafdeling den skal anvendes på. Skoledagskalenderen har betydning for: Tælledatoer AER-perioder Ved oprettelsen af skoleforløb sættes tælledatoen med udgangspunkt i skoledagskalenderne. Det betyder, at hvis skoledagskalenderne er oprettet forkert, vil tælledatoerne også blive forkerte. Vær specielt opmærksom på, om 2

6 fridagskalenderen er oprettet lige så langt ud i fremtiden, som der ligger hold på den pågældende afdeling. AER-perioderne for skoleforløbene oprettes også på baggrund af oplysningerne i skoledagskalenderen. Systemet finder antallet af skoledage i skoleforløbets periode og beregner på den måde AER-bidraget. Hvis der efterfølgende ændres i skoledagskalenderen ændres oplysninger om tælledage og AER-bidrag ikke automatisk. Der skal derfor manuelt sættes et job i gang som sørger for tilretningen. Ringetidssystemet har betydning for skemabrikker. Man skal sørge for at oprette ringetidssystemer for alle de afdelinger, hvor der skal være aktiviteter med skemabrikker. Der kan anvendes 5 tegn til betegnelse (koden) af afdelinger. 1.5 Medarbejderafdelinger Der er knyttet en række oplysninger til medarbejderafdelinger i EASY-A, bl.a.: Gyldighedsperiode Navn og adresse Hver medarbejderafdeling oprettes med en kode og en dato hvorfra det er muligt at knytte medarbejdere til den. Når afdelingen ikke længere skal bruges er det en fordel at sætte en gyldig-til-dato på. En medarbejderafdeling kan knyttes til en medarbejders ansættelsesforhold som enten primær afdeling eller sekundær afdeling. Primær afdeling bruges så længe medarbejderen er ansat hvorimod den sekundære afdelingstilknytning kan ske når medarbejderen er fratrådt, og man i forskellige situationer gerne vil kunne skrive til fratrådte medarbejdere. I sådanne tilfælde bruger man den sekundære afdeling som afgrænsning. Koden er på 5 tegn og kan rettes. 1.6 Lokaleafdelinger Der er knyttet nogle få oplysninger til lokaleafdelinger i EASY-A, bl.a.: Kode, kort betegnelse og lang betegnelse Lokaler Til en lokaleafdeling knytter man de lokaler der ønskes medtaget når forskellige udskrifter bestilles med afgrænsning til denne afdeling. Det er en nem måde at få fx udskrevet oplysninger om en mængde lokaler på én gang. Et lokale kan knyttes til flere afdelinger hvis der er behov for det. Koden er på 4 tegn og kan ændres. 3

7 1.7 DS-afdelinger opretter DS-afdelinger til de enkelte skoler efter aftale med Optagelse.dk og Danmarks Statistik. Dette DS-afdelingsnummer skal bruges når der indberettes årselever til Undervisningsministeriet og indberettes oplysninger til Danmarks Statistik og til Optagelse.dk. DS-afdelingsnummeret skal knyttes til skoleforløb og hold som bruges fx i forbindelse med statistikindberetninger og til Optagelse.dk. Koden er 6-cifret og kan ikke rettes. 1.8 UVM-afdelinger opretter UVM-afdelinger til de enkelte skoler efter aftale med UVMs tilskudskontor. Alle Erhvervsakademier vil have flere UVM-afdelinger, fx én for hver fysisk adresse samt i de tilfælde, hvor skolen har HHX eller HTX på forskellige adresser én for hver af disse. Dette UVM-afdelingsnummer skal knyttes til skoleforløb (i feltet UVM-afdeling) og hold (i feltet Undervisningsted) som bruges til årselevindberetningen for henholdsvis fuldtidselever (almindelige årselevbidrag og STÅ-bidrag for de korte videregående uddannelser) og AMU-/ÅU-årslever. Koden er 6-cifret og kan ikke rettes. 1.9 Elevafdelinger Alle elever skal knyttes til en elevafdeling når de oprettes i EASY-A. En elevafdeling skal oprettes med følgende oplysninger: Kode Kort og lang betegnelse Gyldig-fra og gyldig-til Evt. afdelingsleder En elevafdeling skal knyttes til en lokation lokation er adressen, hvor selve undervisningen sker. Der kan knyttes flere elevafdelinger til samme lokation. Til en lokation knyttes flere oplysninger: Kode Betegnelse og adresse Kommunekode UVM-afdeling DS-afdeling Disse oplysninger gør at det er muligt for bl.a. Danmarks Statistik at kunne opgøre hvor langt elevernes transportvej er fra bopæl til undervisningssted. Koden er på 50 tegn og kan rettes. 4

8 2. Aktiviteter (undervisning) 2.1 Anvendelse I EASY-A anvendes hold til undervisning, herunder bl.a. skemaregistrering, fraværsregistrering og desuden til lønfordeling. I EASY-A kan fuldtidselever og ÅU-kursister modtage undervisning på samme hold. Forløbsgrupper og skoleforløb er omtalt under afsnittet Skoleophold. 2.2 Overvejelser Skolen bør overveje, hvordan man skal betegne/navngive sine aktiviteter i EASY- A. Det er ikke muligt at betegne 2 aktiviteter med samme navn, selvom de har vidt forskellige start- og slutdatoer. 2.3 Betegnelse Det er muligt at ændre betegnelsen på hold. Dette kan gøres ved at kalde oplysningerne om det enkelte hold frem, ændre navn og gemme data. Der kan anvendes 12 tegn til aktivitetsbetegnelsen (koden). 2.4 Ø-konti Man kan på hold tilknytte flere Ø-konti med forskellige perioder, fx hvis et hold krydser et årsskifte. Dette bruges til lønfordeling. En kontostreng består af 4 dimensioner i EASY-A: Ø-konto (SKS-konto), Ø- formål, Ø-ansvar og Ø-projekt. En kontostreng hvor Ø-konto er en driftskonto skal yderligere tilknyttes et Ø-formål. Hvorimod en Ø-konto, der er en statuskonto ikke behøver yderligere dimensioner tilknyttet. 2.5 Skolefag (fagtype) På hold og IV-aktiviteter kan der knyttes fag til holdets periode (eller dele deraf for AMU-hold) og dermed bliver de også knyttet sammen med eleverne på holdene/iv-aktiviteterne. Skolefagene kan knyttes til eleverne som O (obligatorisk fag), V (valgfag), I (ikkerelevant), L (lokalt fag), S (særfag), E (erhvervsrettet påbygning), P (studierettet påbygning og T (tvungen skriftlig eksamen). På erhvervsakademierne vil alle skolefag formentlig være af type L. De andre typer knytter sig snævert til EUD og EGYM. 5

9 3. Fag 3.1 Anvendelse I EASY-A anvendes der 2 typer fag: UVM-fag skolefag Alle former for indberetninger til UVM og udmeldinger fra UVM vedrører UVMfag. Alle registreringer på skolen vedrører principielt skolefag. Det betyder, at en række UVM-fag også findes som tilsvarende skolefag. UVM-fag har numre under Skolefag, som er helt identiske med UVM-fag, vil have et nummer svarende til UVM-faget, dvs. under Skolefag, som ikke umiddelbart svarer til UVM-fag kaldes lokale og skal have et nummer, der er større end (dog undtagen som anvendes til særlige formål af Uddatasekretariatet). Det er muligt at knytte disse lokale skolefag til et UVM-fag som eksamen og karakterer skal indberettes på. For det enkelte fag kan man angive et eller flere niveauer eller arbejde uden niveauer ved at anføre Betegnelse Det er muligt at ændre i numrene for skolefag, efter at de er oprettet. Dette gøres ved at hente skolefaget frem og derefter at ændre nummeret. Det vil derfor være muligt for skolen at ændre et nr. på et skolefag, som blev oprettet forkert. Der kan anvendes 5 tegn til skolefagsbetegnelsen (koden) og 1 tegn til niveauet. 4. Elevbetalinger 4.1 Anvendelse I EASY-A kan der knyttes betalinger til både aktivitetsplaceringer og placeringer på skoleforløb. Derudover kan der foretages individuelle opkrævninger som kun er knyttet til en debitor. Hver enkelt rate kan bestå af forskellige gebyrer, hver med sin gebyrtype. Systemet er forsynet med en række centrale gebyrtyper. Skolen kan selv oprette de lokale gebyrtyper, man ønsker at anvende. Hver af disse skal knyttes til en central gebyrtype. Dette er nødvendigt for at systemet kan identificere hvilke gebyrtyper, der vedrører kursusgebyrer og dermed har betydning for AMU- og ÅUårselevberegingen. Da beregningen af AMU- og ÅU-årselevbidrag er knyttet til elevernes holdplaceringer og booking af fuldtidselever er knyttet til elevernes placeringer på skoleforløb gælder der følgende regler for gebyrtyper: 6

10 Til hold kan der knyttes gebyrer vedrørende kursus, men ikke gebyrer vedrørende skolehjem Til forløbsgrupper (og dermed skoleforløb) kan der knyttes gebyrer vedrørende skolehjem, men ikke gebyrer vedrørende kursus 4.2 Overvejelser Systemet vil fra starten være forsynet med nogle lokale gebyrtyper, én svarende til hver central gebyrtype: Lokal gebyrtype: kursus skhber skhejb lokalt Tilknyttet central gebyrtype: Kursusgebyr Skolehjemsgebyr-berettiget Skolehjemsgebyr-ej berettiget Lokalt gebyr 5. Elever Man kan ikke ændre de centrale gebyrtyper men godt ændre tilknytningen mellem lokale og centrale gebyrtyper. Skolen skal overveje, om man ønsker at anvende de lokale gebyrtyper, som leveres med systemet, om betegnelserne skal ændres, eller om der skal laves yderligere opdeling af gebyrtyperne. 4.3 Betegnelse Lige som alle andre steder i systemet er det muligt umiddelbart at ændre på betegnelserne på de lokale gebyrtyper, hvis der er behov for det. Man kan umiddelbart tro, at man så også ændrer på den centrale gebyrtype, men det er ikke tilfældet. Man bør ikke vælge betegnelser på de lokale gebyrtyper, som kan gøre det svært at forstå hvilke centrale gebyrtyper den pågældende lokale gebyrtype er tilknyttet, fx bør man ikke kalde en lokal gebyrtype for noget med kursus, hvis den ikke er knyttet til den centrale gebyrtype Kursusgebyr. Der kan anvendes 6 tegn til gebyrtype (koden). 5.1 Anvendelse I EASY-A skelnes der mellem personer og elever/kursister. Personer oprettes automatisk, når man opretter en elev/kursist, men man kan også vælge at oprette en person uden at oprette vedkommende som elev/kursist. Personen oprettes først som elev/kursist, når der registreres en uddannelse og en indmeldelsesdato. Til personer kan der knyttes en række kontaktoplysninger, fx: Privattelefon, firmatelefon, mobiltelefon, privat adresse og firma adresse 5.2 Overvejelser Skolen bør overveje, hvilke typer af oplysninger, man ønsker at registrere på de forskellige typer af elever og kursister. 7

11 5.3 Betegnelse Det er i EASY-A muligt at ændre CPR-nummer på en elev. Systemet undersøger, om denne elev er kendt i andre systemer (fx udlånte elever, EASY-P, EASY-F) og vil give en advarsel, hvis dette er tilfældet. Ændringen kan foretages ved at kalde oplysningerne om den enkelte elev frem, ændre CPR-nummer og gemme data. 6. Skoleophold 6.1 Anvendelse Et skoleforløb svarer til en konkret gennemførelse af en skoleperiode eller dele heraf på en given fuldtidsuddannelse. Skoleforløbet knyttes til en forløbsgruppe, som bl.a. anfører hvornår, skoleforløbet er placeret og hvilke gebyrer der opkræves. Det er muligt at knytte flere skoleforløb til samme forløbsgruppe, hvis oplysningerne på forløbsgruppen er fælles for disse skoleforløb herunder perioden og gebyrerne. Årselevbidrag for fuldtidselever knyttes til elevernes placering på skoleforløbet. AMU- og ÅU-elever knyttes ikke til skoleforløb. I planlægningsperioden kan man nøjes med at knytte eleverne til et skoleforløb. Når man nærmer sig tiden for den faktiske undervisning, skal man sørge for også at knytte eleverne til et eller flere hold. Skoleforløb omfatter i sig selv ikke nogen form for undervisning. Den undervisning, eleven skal modtage i forbindelse med et skoleforløb, sker på de hold eleven placeres på. I forbindelse med elevens placering på hold knyttes eleven til en række skolefag, og det er muligt at registrere oplysninger om karakterer og fravær. Fraværet registreres med en lokal fraværstype, som skal knyttes til en central fraværstype (dette hænger sammen med, at systemet skal kunne identificere, hvilke fravær der har betydning for beregning for AER-perioder). I EASY-A afmeldes eleverne med lokale afgangskoder, som skal være knyttet til en central afgangskode og en perspektivkode (den centrale kode benyttes i forbindelse med indberetning til Danmarks Statistik). 6.2 Overvejelser Skolen skal ligesom for hold overveje, hvorledes man vil navngive skoleforløb og forløbsgrupper på en systematisk måde. Ligeledes bør skolen overveje, hvilke lokale fraværskoder og lokale afgangsårsager man vil anvende. I systemet vil der fra starten være oprettet tre lokale fraværskoder svarende til de centrale fraværskoder (G godkendt, I ikke godkendt og F mødt for sent). 8

12 Disse lokale fraværskoder kan ikke ændres, men skolen kan oprette en række nye lokale koder og anvende disse i stedet eller som supplement. Tilsvarende vil der være oprettet nogle lokale afgangsårsager svarende til de koder, der findes i det nuværende system. Disse koder er knyttet til de centrale afgangsårsager, som skal indberettes til Danmarks Statistik. 6.3 Betegnelse Der er muligt at ændre betegnelsen på: forløbsgrupper skoleforløb lokale fraværstyper lokale afgangsårsager Dette kan gøres ved at kalde oplysningerne frem, ændre betegnelsen og gemme data. Der kan anvendes 12 tegn til forløbsgrupper (koden), 12 tegn til skoleforløb, 1 tegn til lokale fraværskoder og 5 tegn til lokale afgangsårsager. 9

13 7. Personale 7.1 Anvendelse I EASY-A er oplysningerne om den enkelte medarbejder opdelt på flere vinduer, nemlig medarbejder, ansættelsesforhold-skoleoplysninger og ansættelsesforhold- SLS-oplysninger. Derudover kan der, som til elever, oprettes kontakter (telefonnumre, s etc.) på et særskilt vindue. I EASY-A vil alle timeposter og oplysninger om udbetalte timer ligge med eksakte datoer i måneden. På timesedler mv. vil timeposter være summeret ugevis af hensyn til overskueligheden. Den enkelte medarbejders ansættelsesforhold vil blive oprettet automatisk, når stamoplysningerne fra SLS indlæses i EASY-A. Da EASY-A ikke håndterer udlån af lærere mellem en erhvervsskole og et erhvervsakademi skal man være opmærksom på, at et evt. lærerudlån skal håndteres på anden vis. 7.2 Overvejelse Hvis skolen ikke internt har brug for oplysninger om forbruget af lærerarbejdstimer, kan man undlade at registrere lærerarbejdstimer i EASY-A. Man skal dog være klar over, at man så heller ikke kan danne skemabegivenheder med lærere tilknyttet. Hvis ikke der registreres lærerarbejdstimer i EASY-A skal man ligeledes være opmærksom på, at der skal foretages lønfordeling i forbindelse med årsregnskab, og at dette i så fald skal håndteres på anden vis. 7.3 Betegnelse Som en generel facilitet i EASY-A er det muligt at ændre initialerne på medarbejderne ved at kalde oplysningerne om den enkelte medarbejder frem, ændre initialerne og gemme data. Der kan anvendes 4 tegn til initialer. 8. Arbejdstidsaftaler 8.1 Anvendelse Denne tabel er oprettet i EASY-A med et antal arbejdstidsaftaler, som typisk dækker de medarbejdere, skolen har ansat. I tilknytning til denne tabel er der oprettet de nødvendige lokale aktivitetstyper og timetyper. Hverken arbejdstidsaftalerne, de lokale aktivitetstyper, eller de lokale timetyper vil blive udsendt til skolerne fremover, da det alene er skolens ansvar, at oprette og vedligeholde dem. 10

14 I forbindelse med de arbejdstidsaftaler der leveres sammen med systemet leveres også en række tilknyttede oplysninger om afspadseringsregler, alderstillægsregler, omsorgsdagsregler, opgørelseskalendere m.v. Desuden leveres tabellerne med fraværstyper og normjusteringstyper. Indholdet i disse tabeller kan skolerne ændre. Oplysningerne vil ikke blive udsendt ved senere udsendelser af tabeller til systemet. Da alle timetyper (til brug for systemets opsummering af udbetalte timer) indeholder SLS-lønkoden er det vigtigt, at det er de korrekte timetyper, der er knyttet sammen med arbejdstidsaftalen. SLS-lønkoderne vil fremgå af lønudbetalingslisterne og på et senere tidspunkt, når dette er implementeret, indgå i den direkte overførsel af oplysninger til Økonomistyrelsen. Sørg derfor altid for kun at bruge de lovlige SLS-lønkoder. 8.2 Overvejelser Skolen bør overveje, hvilke typer af arbejdstidsaftaler, der er brug for. Der udsendes med EASY-A flere arbejdstidsaftaler: En til tjenestemandslign. ansatte, en til overenskomstansatte, en til kvotatimelærere med ansættelse i en opgørelsesperiode, en til kvotatimelærere med afgrænset kort ansættelsesperiode, en til AC-timelærere, en til ledelsen, og en til øvrigt personale. Eksempel på oprettelse af yderligere en arbejdstidsaftale i EASY-A: Hvis skolen har indgået lokale aftaler eller har iværksat forsøg, der ikke umiddelbart er dækket af de udsendte arbejdstidsaftaler, fx anvender anden minutgodtgørelse for belastningstillæg eller lektionsregel, bør skolen oprette nye arbejdstidsaftaler til dette. Skolen skal desuden overveje hvilke regler for afspadsering, alderstillæg og omsorgsdage man ønsker at benytte. Bemærk at det gør det muligt for skolerne i langt højere grad at få dannet arbejdstidsregler der passer med skolens lokale aftaler. Desuden skal skolen overveje, hvilke honorerede timetyper, fraværstyper og normjusteringstyper den ønsker at benytte. Endelig kan der evt. være et behov for at oprette særlige opgørelseskalendere med tilknyttede opgørelsesperioder. 8.3 Betegnelse Alle betegnelserne (koderne) på fx arbejdstidsaftaler kan ændres, ved at kalde oplysningerne frem for arbejdstidsaftalen, ændre betegnelsen (koden) og gemme data. 9. Skema 9.1 Anvendelse I EASY-A er det muligt at skemalægge lektionsbaseret, men der er også mulighed for at angive valgfrit start og sluttidspunkt for den enkelte skemabegivenhed. Det er endvidere muligt at sætte mange lærere, mange aktiviteter og mange lokaler 11

15 sammen i den samme skemabegivenhed. For lærere og lokaler er det desuden muligt at beslutte hvilken funktion de skal have i skemabegivenheden. Dette styres via henholdsvis skemaroller og lokaleroller. Der er kun et der skal være fælles på skemabegivenheden og det er skolefaget, idet der kun kan knyttes ét skolefag til én skemabegivenhed. Hvis der til et hold er knyttet flere forskellige niveauer af et fag fordi der samlæses kan det af hensyn til elevernes skema være hensigtsmæssigt at oprette et lokalt skolefag som knyttes til holdet og benyttes til skemaet. Dette fag skal alle eleverne så følge. I EASY-A er det muligt at skemalægge eksamen ved at anvende de skemaroller og lokaleroller, der er oprettet til dette. 9.2 Overvejelser I forbindelse med ibrugtagningen af EASY-A bør skolen overveje, hvordan skemalægningen og den faktiske gennemførsel af undervisningen hænger sammen. I denne sammenhæng bør skolen overveje, hvilke skemaroller og lokaleroller det vil være nødvendigt at oprette. I EASY-A er det muligt både at få dannet timeposter på øvrige aktiviteter fra skemabegivenheder (hvis skemarollen har Ja til generering af timeposter) og fra grundlaget for planer (timer på øvrige aktiviteter). Det kan betyde, at man kan få dannet dobbelt så mange timer som tilsigtet. Skolen skal overveje, hvorledes man vil håndtere dette fx ved at anvende skemaroller på skemabegivenheder på øvrige aktiviteter, som ikke genererer timeposter. Det er muligt at overføre eksterne skemasystemers skemabegivenheder til EASY- A, så skolen skal overveje om det er en mulighed man vil benytte sig af. 9.3 Betegnelse Alle betegnelserne (koderne) på fx skemaroller kan ændres, ved at kalde oplysningerne frem for skemarollen, ændre betegnelsen (koden) og gemme data. Der kan anvendes 5 tegn til navngivning af en skemarolle og 1 tegn til navngivning af en lokalerolle. 9.4 Skemaroller EASY-A bliver leveret med nogle skemarolletyper (U undervisning, E eksamination, C censor, T tilsyn, X ekstralærer, A censor på anden skole og Ø øvrigt). Skemarollen afgør, om der skal genereres timeposter (hvilket fx kan være aktuelt i forbindelse med akkorder o.l.) og om der skal kontrolleres for skemasammenfald. Skemaroller har således en væsentlig betydning. 12

16 Skolen kan oprette sine egne skemaroller. Disse skal knyttes sammen med en af de skemarolletyper systemet indeholder. Skolen kan oprette det antal skemaroller den har behov for uanset om selve skemaregistreringen sker i EASY-A eller i et eksternt skemasystem. 9.5 Lokaleroller Lokaleroller i EASY-A skal knyttes sammen med en lokalerolletype (U for undervisningslokale, E for eksamenslokale, F forberedelseslokale). Skolen kan oprette det antal lokaleroller, der er behov for til planlægningen af undervisning og eksamen. Systemet vil fra starten indeholde de lokaleroller, der er nødvendige for konverteringen samt nogle få andre. 10. Diverse 10.1 Advisering Anvendelse I EASY-A er det muligt at få systemet til at sende adviseringer til forskellige brugere styret af ændringer i data eller datoen. Brugerne får besked om, at der er kommet adviseringer, når de starter EASY-A. Dette kan anvendes i følgende sammenhænge: Uddannelsesaftaler (ændringer overført fra EASY-P; mailmodtager styret af uddannelse). Indberetninger (der kommer mail til de(n) bruger(e), der er registrerer for den pågældende type indberetninger, et vist antal dage inden næste indberetning skal foretages). Beviser (der kommer mail til de(n) bruger(e), der er knyttet til det pågældende uddannelsesbevis, når der kommer opdateringer til beviset/skolevejledningen fra Uddata). Tabelopdateringer mv. fra Undervisningsministeriet, fx XPRS-tabeller (der kommer mail til de(n) brugere, der er knyttet til de pågældende udvekslingstyper) Overvejelser Skolen skal overveje hvem, der skal oprettes som adviseringsmodtagere i de enkelte sammenhænge Udskriftshoveder Anvendelse I EASY-A er de udskrifter, der typisk skal sendes ud fra skolen, forsynet med et såkaldt udskriftshoved. Et udskriftshoved indeholder en tekstoplysning og evt. et logo fx skolens eller afdelingens navn og adresse samt evt. et logo. Skolen skal selv oprette de udskriftshoveder, der ønskes anvendt. Det er noget systemadministratoren bør tage sig af, da det vil kunne involvere indscanning af logoer. 13

17 Til hver enkelt bruger skal der tilknyttes et udskriftshoved, som anvendes på de udskrifter (med udskriftshoved), den pågældende bruger bestiller (med mindre brugeren vælger et andet udskriftshoved ved bestillingen af udskriften) Overvejelser Skolen skal afgøre hvilke udskriftshoveder, der skal oprettes, fx et for skolen og et for hver afdeling? Desuden skal man tage stilling til om man vil benytte indscannede logoer. Endelig skal skolen overveje hvilke udskriftshoveder, der skal knyttes til hvilke brugere Adgangsrettigheder Anvendelse I EASY-A kan der anvendes to forskellige former for adgangskontrol. Den ene vedrører systemets moduler, dvs. hvem har hvilke rettigheder til hvilke vinduer, udskrifter og batchjob. Den anden type adgangsbegrænsning vedrører hvilke data, man har lov til at arbejde med. Det kaldes rækkebaseret adgangskontrol og anvendes på to områder: Aktivitetsafdelinger og medarbejderafdelinger. Brugerne kan tildeles rettigheder på to niveauer: Vis rettigheder dvs. kun mulighed for at se oplysningerne Rettigheder til at oprette, ændre og slette data Til batchjob og udskrifter er der udelukkende tale om mulighed for at bestille udskriften/batchjobbet. Kontrollen af rettigheder til moduler omfatter også adgangen til de tilknyttede tabeller. Det betyder, at man ikke kan komme til at arbejde med data i systemet, som man ikke har adgang til via vinduer, selv om man anvender et andet redskab fx SQL eller lignende. Rækkebaseret adgangskontrol i forbindelse med aktivitetsafdelinger betyder, at en bruger kun har lov til at arbejde med aktiviteter på de aktivitetsafdelinger, hvor vedkommende har disse rettigheder. Bemærk, at man på den måde kan undgå at brugere på en afdeling kan ændre på en anden afdelings aktivitetsoplysninger. Bemærk, at dette også spærrer for, at man kan placere elever på en anden afdelings aktiviteter, registrere karakterer etc. Den rækkebaserede adgangskontrol i forbindelse med aktivitetsafdelinger forhindrer ikke andre brugere i at se de pågældende oplysninger. Rækkebaseret adgangskontrol på medarbejderafdelinger har kun betydning for, om man kan se og arbejde med de noter, som er knyttet til det pågældende ansættelsesforhold. På den måde kan man begrænse adgangen til fortrolige noter om de ansatte. 14

18 Overvejelser Skolen skal overveje hvilke brugere, der skal have adgang til hvilke dele af systemet. Desuden skal skolen overveje, hvorledes man ønsker at anvende den rækkebaserede adgangskontrol. Bemærk, at man ikke kan undlade at benytte den! Hvis skolen ønsker, at alle brugere skal kunne arbejde på alle aktiviteter, skal man tilknytte hver enkelt bruger til alle skolens aktivitetsafdelinger Frigivelse af karakterer Anvendelse For at sikre en korrekt registrering af karakterer er der i EASY-A indført en mulighed for at kræve, at indtastede karakterer skal frigives af en anden bruger, før de kan lægges ind i systemet. Princippet er, at én bruger taster karaktererne, hvorefter en anden bruger inspicerer de indtastede karakterer, og hvis de er korrekte, frigiver denne bruger karaktererne. Manuel frigivelse bliver specielt aktuel, hvis skolen får udviklet et program til at scanne karakterlisterne ind i systemet. Hvis det er tilfældet, bør der arbejdes med manuel frigivelse for at fange evt. indscanningsfejl Overvejelser Hvor skolen ikke ønsker at anvende frigivelse (hvilket betyder, at karaktererne automatisk frigives når de registreres) kan det styres på karaktertypen fx eksamenskarakter, årskarakter etc. Skolen skal overveje, hvor man evt. ønsker at anvende manuel frigivelse. Det medfører en tungere, men også mere sikker registrering af karaktererne Trimmeoplysninger Anvendelse Der er en række trimmeoplysninger i EASY-A, som bruges til at få systemet til at fungere hensigtsmæssigt på den enkelte skole Overvejelser Skolen skal omhyggeligt gennemgå de trimmeparametre, der findes i systemet og sætte dem på den måde skolen finder mest hensigtsmæssigt. Det er typisk et arbejde, der skal udføres af systemadministratoren, men det er principielt skolens ledelse, der bør afgøre, hvad der skal ske. 15

19 11. Checkliste Beskrivelse Afsnit Overvejet Anvendelse af afdelinger for aktiviteter, medarbejdere, lokaler, DS-afdeling, UVM-afdeling og elevafdeling Betegnelse på aktiviteter 2.2 Struktur for lokale skolefag og tilknytning til UVM-fag 3.2 Anvendelse af lokale gebyrtyper 4.2 Hvilke oplysninger vil skolen registrere for elever henholdsvis kursister Navngivning af forløbsgrupper og skoleforløb 6.2 Anvendelse af lokale fraværskoder 6.2 Anvendelse af lokale afgangskoder 6.2 Er komprimering gennemført for delsystem Arbejdstidsaftaler mv.: Anvendelse af arbejdstidsaftaler Anvendelse af afspadseringsregler Anvendelse af alderstillægsregler Anvendelse af belastningstillægsregler Anvendelse af lektionstillægsregler Anvendelse af omsorgsdagsregler Anvendelse af honorerede timetyper Anvendelse af fraværstyper for medarbejdere Anvendelse af normjusteringstyper Anvendelse af opgørelseskalendere og opgørelsesperioder Overvejelser omkring skemalægning bl.a. anvendelse af skemaroller og lokaleroller Anvendelse af advis-systemet Anvendelse af udskriftshoveder og brugernes tilknytning til disse Anvendelse af normale adgangsrettigheder og rækkebaseret adgangskontrol til aktivitetsafdelinger og personale afdelinger Anvendelse af frigivelse af karakterer Overvejelser i relation til trimmeoplysninger