Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1915 Beslutningsprotokol

Transkript

1 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1915 Referat for bestyrelsesmøde den 16. og 17. november 2015 på Hotel Kirstine, Købmagergade 20, 4700 Næstved. Mødet begyndte med frokost kl Mandag aften var der møde med Roskilde-Lolland Falsters kreds i Sankt Jørgens Kirke, Parkvej 101, 4700 Næstved. Bestyrelsesmødet sluttede tirsdag den 17. november 2015 efter frokost. Mødedeltagere: Henrik Kristoffersen Henrik Højen Jennie Schlüter Ejnar Kudsk Birgitte Olesen Alex Harttung Bettina Ulstrup (juridisk konsulent) Krista Grane Larsen (sekretær) Afbud: Gunna Sørensen Lise Mejlholm Protokol for bestyrelsesmødet den 28. september 2015 underskrevet. DAGSORDEN REFERAT 0 Velkomst I Foreningens økonomi. II 1. Saldobalance pr Punkter til drøftelse/beslutning. Visioner for udvalget til godkendelse 3. Punkter til orientering Møde med interne revisorer 9. november Status vedr. kopimaskine Budget 2017 Forhandlinger om principielle forhold. Frokostpause. Taget til efterretning. Godkendt. Ingen bemærkninger fra de interne revisorer. Bliver snart leveret. Forslag til budgettal fra de enkelte udvalg sendes til Henrik Højen senest 1. januar Artikel i Menighedsrådenes Blad var ikke særlig godt formuleret, hvorfor Henrik Kristoffersen sendte et nyhedsbrev til vore medlemmer. Nyhedsbrevet er også sendt til Landsforeningens Blad som et læserbrev, og vi håber, at det bliver optaget i deres næste blad.

2 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1916 III Aktuelle emner. 1. Landsforening af Menighedsråd Hvordan etableres bedre samarbejde? Vi vil fortsat samarbejde med dem, og skal bare sørge for at være faglig kompetente og klar til at gå i konstruktiv dialog med dem. Menighedsråd på jeres måde Ny rapport der er udarbejdet for Landsforeningen blev drøftet kort. 2. Visionsdag sammen med kredsformænd den 23. november. 3. Regelsæt i forhold til sygemelding for bestyrelsesmedlemmer og eksterne medlemmer i udvalgene og/eller Tillidsrepræsentant. Program for dagen i Vejle er udsendt. Hvis man er sygemeldt fra sit arbejde er man også sygemeldt fra sit organisationsarbejde i Danmarks Kordegneforening. Hvis man har en deltidssygemelding tager bestyrelsen det op, og vurderer, om man kan fortsætte med sit bestyrelsesarbejde. Man er sygemeldt fra organisationsarbejdet, indtil bestyrelsen har truffet beslutning, om at man kan fortsætte. Det er for at beskytte hinanden og det handler om troværdighed over for organisationen. Ovenstående gælder både for bestyrelsesmedlemmer, eksterne udvalgsmedlemmer og tillidsrepræsentanter. Bettina oplyser, at TR-erne ikke har pligt til at oplyse om, at de er sygemeldt, hvilket kan være en udfordring i forhold til ovennævnte. Der vil blive oplyst om det den næste gang, hvor vi mødes med tillidsrepræsentanterne. 4. Møde med kredsen i aften. God og hyggelig stemning med mange gode spørgsmål. Birgitte laver evalueringsskema til mødet med Fynskredsen i januar. Bestyrelsen ønsker inden møde med kredsen en beskrivelse af de kerneopgaver som er indeholdt i stillinger, for kredsmedlemmer, som forberedelse til mødet. Herudover ønskes en orientering til bestyrelsen om aktivitet i kredsen, kurser mv. hvordan er fremmødet?

3 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1917 På bestyrelsesmødet i marts drøfter vi formen om hvordan vi afholder møder med kredsene. 5. Opfølgning på henvendelse fra Københavnskredsen (Gerd Lottenburger Viktor) Emnet omkring en blok på hjemmesiden vedtages efter visionsmødet med kredsformændene. IV Stillingsområdet. Fast bilag. 1. Sager til principiel drøftelse. Bettina gav en kort generel orientering om verserende sager. V Formandens orientering. 1. Kirkeministeriet Orientering om møde vedr. OK 15, LG 1 og 2. Der kommer en kort orientering i næste blad. OK 15 er afsluttet. Møde i person-erfa-gruppen Der arbejdes med hjælpeskema i forhold til formålskontering af personregistreringsopgaven. Møde i Lokaløkonomigruppen Kort referat ved Henrik K. 2. Stifter 3. CO10 Repræsentantskabsmøde den 3. november 4. FTF 5. Landsforeningen af Menighedsråd 6. Andet Møde med PFA Møde med Provstisekretærfore. Henrik K. orienterede fra mødet. Vi afventer dato fra PFA med tilbud om hvilke kurser de kan lave for os. Henrik Kr., Henrik H. og Jennie skal til møde i Århus med bestyrelsen for Provstisekretærforeningen. FTF-A Bettina orienterede om møde med 2 repræsentanter fra FTF-A, som gerne vil udbygge vores samarbejde. De kunne godt tænke sig, at vi kom og fortalte medarbejderne i FTF-A om en kordegns arbejde.

4 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1918 Bettina kontakter FTF-A med henblik på en orientering. VI Sekretariatet. Mus-samtaler med de ansatte den 2. november. Visioner vedr. arbejdsgang og sagsbehandling til godkendelse. Orientering ved formanden om de afholdte MUS samtaler. Visionerne gennemgået og rettet til. VII Udvalg og repræsentationer. A. Forhandlingsudvalg. Mentorer status på navne Kerneropgaver i kordegnestillinger. Møde med de valgte mentorer den fra kl på sekretariatet i Vejle. Efterfølgende middag. Mentorlisten lægges på hjemmesiden efter den Ordningen vil blive evalueret om ½ år. Mentorordning igangsættes med virkning fra 1. januar Beskrivelse lægges på hjemmesiden. B. TR-udvalg. TR-håndbogen skal den elektroniske udgave på hjemmesiden beholdes? Udvalget indstiller til, at den elektroniske udgave på hjemmesiden nedlægges, og at der i stedet for skal lægges mere vægt på at uddybe den faglige side på hjemmesiden. Indstilling blev imødekommet. TR-udvalget vil gerne fremover tage sig af Det Faglige hjørne på hjemmesiden. Orientering fra møde 16.11, herunder datoer for kommende TRkurser. Liste med TR pr. 1. januar 2016 medsendt TR-kursus den 18. og 19. januar 2016 i Vejle, hvor bestyrelsen også er velkommen. Kurset afholdes enten på Hotel Hedegaarden eller Haraldskær. Der mangler stadig nogle frivillige til at skrive om Fokus på den gode historie oplevelsen af at være den gode kordegn.

5 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side 1919 Birgitte skriver et indlæg om jobbets mangfoldighed. Fra 1. januar ønskes der 1 eksternt medlem i udvalget. C. Informationsudvalg. 1. Punkter til drøftelse/beslutning Forbedringer af menupunkter på hjemmesiden. Spørgsmål om uddannelse skal rettes til sekretariatet/amu Der arbejdes på at gøre hjemmesiden mere logisk. Birgitte foreslår, at de enkelte udvalg har ansvaret for, at deres side er opdateret. På forsiden skal der være klare overskrifter, så man hurtigt kan klikke sig ind på aktuelle kurser eller relevant information. Forslag om 1 fast side i bladet med standardoplysninger i stillingsopslag. Efter indførelse af cirkulære om stillingsopslag er der flere krav til hvad et stillingsopslag skal indeholde. I hvert fald tager det en del af pladsen i et stillingsopslag. Dette giver en del udfordringer når menighedsrådene indsender stillingsopslag til Bladet. Opslagene fylder mere. Informationsudvalgets foreslår derfor at vi kunne gøre som Organistforeningen. Se dette link: nist.org_nr10_november2015?e= / Enighed om, at der bliver 1 fast side i bladet med alle standardinformationer. Jennie laver 1 side og sender til Werk. Her er alle standard vendingerne om uddannelse m.m. taget ud af de enkelte opslag hvilket giver menighedsrådene mere plads til at skrive om den enkelte stilling. Stillingsopslaget lægges, som nu, i sin fulde længde på hjemmesiden. 2. Punkter til orientering D. IT-udvalg 1. Punkter til drøftelse/beslutning Visioner for udvalget til godkendelse. Drøftelse af svartider i forhold til bestyrelsesarbejdet. Visioner godkendt. 2. Punkter til orientering Referat af møde i IT-styregruppen den Ligger nu på DAB en under vidensdeling.

6 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side oktober. Kort orientering. E. Uddannelsesudvalg Kursuskatalog Referat af møde den 29. september. Status på uddannelsesambassadører Punktet kommer på næste dagsorden. Jennie har kontaktet Inge Merete på AMU om praktiske regnskabskurser. Kordegneforeningen vil arbejde på i første omgang at lave et kursus forår og efterår, og hvis behovet er der, kan der udvides med flere kurser. Kurserne vil blive forsøgt afholdt ved Vor Frelsers Kirke i Vejle. Jennie undersøger hos Inge Merete om det skal være af 1 eller 2 dages varighed. Torben Bækgaard-Salling indstilles som uddannelsesambassadør. Lederdag den 9. november 20 deltagere i alt, hvor der var god plads til reflektioner over sig selv. Vi vil fremover forsøge at beskrive indholdet i kursusdagen bedre, så der forhåbentlig kommer flere deltagere. F. Landskursusudvalg Indstilling til bestyrelsen om titel på næste års landskursus Fokus på Trivsel og Livsglæde. Titel godkendt af bestyrelsen. G. Arbejdsmiljøudvalg Visioner for udvalget til godkendelse. Udsættes til næste møde. Punkter til orientering. H. Lønudvalg 1. Punkter til drøftelse/beslutning Visioner for udvalget til godkendelse. Udsættes til næste møde.

7 Danmarks Kordegneforening Initialer: Side Punkter til orientering Møde 1. oktober Jørgen Steen, Richard Ammitzbøll, Jens Larsen, Ejnar Kudsk og Torben Bækgaard-Salling er ansvarlig for gennemsyn af ansættelsesbeviser og godkendelse af løn til nyansatte. I. Valg- og vedtægtsudvalg. Huskeliste Udsættes til næste møde. Valg- og vedtægtsudvalget sørger for, at alle deadlines overholdes. J. Legatudvalg. Antal ansøgere Der er kun kommet 1 ansøgning. K. Andre Bettina er til FTF kongres de næste 2 dage. Bettina deltager i møde i oplysningsudvalg i KM. VIII Næste møde. Mandag den 11. og 12. januar 2016 i Odense Congress Center, Ørbækvej 350, 5220 Odense SØ. Mødet begynder med frokost mandag kl og slutter med frokost tirsdag kl Mandag aften er der møde med Fynskredsens medlemmer i Tornbjerg Kirke, Skærmhatten 1, 5220 Odense SØ. IX Eventuelt. Gunna og Ejnar ser på vedtægterne, om de skal ændres således at passive medlemmer kan optages i foreningen. Underskrifter side :