Referat Afdelingsmøde afdeling 16

Transkript

1 Referat Afdelingsmøde afdeling 16 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 16 Sted: Mødelokale 2, Treschowsgade 2 Dato: Den 29. januar 2013, kl Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: 18 beboere Kurt Steffensen, formand Anita S. Andersen, bestyrelsesmedlem Connie Sejersen, bestyrelsesmedlem Karin Mortensen, hovedbestyrelsesformand Torben Lund, hovedbestyrelsesmedlem Jesper Christensen, inspektør Bjarne Rasmussen, ejendomsfunktionær 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2013/ Orientering om afdelingens årsregnskab 2011/ Indkomne forslag A. Stillingtagen til etablering af dørtelefoner samt låsesystem v/john Bertelsen, Parkvej 43, 2. Tv. 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af bestyrelsesmedlemmer På valg er: Kurt Steffensen modtager ikke genvalg Anita S. Andersen modtager genvalg B. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Jesper Christensen Karin Mortensen blev valgt som dirigent. Karin Mortensen takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. Pkt. 2: Kurt Steffensen fremlagde beretning: Vi har holdt fast i, at suppleanterne også har været inviteret til bestyrelsesmøderne, hvilket de har taget imod så reelt har vi haft en bestyrelse på 5 personer: Connie, Anita valgt som bestyrelsesmedlemmer - og Mia og Liselotte, valgt som suppleanter. Bestyrelsen har i 2012 holdt 9 bestyrelsesmøder. Referaterne er blevet gjort 1

2 tilgængelige for alle, da de bliver sat ind i et ringbind, der ligger i vaskehuset. Herudover har der været et par aktivitetsdage med bl.a. renholdelse af udenomsarealerne hvor alle beboere var indbudt og rengøring af barnevognsrum og kælderen. Vi har udsendt et nyhedsbrev og to opråb om bl.a. aviser/reklamer, cykler, støj. I forbindelse med indflytning har Kurt kontaktet de nye beboere for at byde dem velkommen, givet dem nyhedsbrevet og et velkomstbrev med bl.a. praktiske informationer. Ligeledes har vi holdt markvandring med Jesper og vores gårdmand Jan i foråret. Vi har deltaget i det årlige formandsmøde og repræsentantskabsmøde. Anita og Connie deltog i repræsentantskabskonferencen, der i år var en meget spændende rundtur til interessant byggeri i Århus. Anita og Kurt har deltaget i Grønt Forums årsmøde, der havde fokus på affaldssortering. Vi er medlemmer af Grønt Forum, og Britta har deltaget i et af bestyrelsesmøderne. Det har været et år, hvor vi har arbejdet med mange forskellige ting: - etablering af to nye p-pladser til motorcykler - fældningen af træerne over mod Rødkilde hvor vi afholdt en vejledende afstemning blandt beboerne - lukning af gennemgangen til Rødkilde - igen i år deltagelse i Grønt Forum og Vejle Kommunes projekt Forårsrengøring i Vejle Kommune der deltog ca. 10 personer - tryghedsgennemgang med et forsikringsselskab, som har resulteret i en rapport - vi har fået fjernet overdækning af vores sandkasse - fået sat skilte op med rygning forbudt i opgange og i kælderen - afholdt sommerfest igen en hyggelig fest trods ringe opbakning - arbejdet videre med forslaget om elevatorer, hvilket har resulteret i et nyt forslag til afdelingsmødet - fået opsat lyssensorer i vaske- og tørrerummene - fået afmærket stopklodserne ved p-pladserne og stolperne ved grillen - fået opsat nye legeredskaber - fået fjernet centrifuge der var gammel og som stort set ingen brugte - iværksat rengøring af tørre- og vaskerum - givet blomster til et krondiamantpar vores tidligere formand Arne Andersen og frue - og vores gårdmand, Jan, der er syg - et væld af henvendelser til Jesper om bl.a. træbeskyttelse på knallertskuret, utilfredshed med renholdelse af det grønne område og 2

3 selvfølgelig budget. Bl.a. resulterede dette sidste møde i, at vi pga. underskud har hævet priserne for vask og tørretumbling til henholdsvis 8 og 6 kr. Sammen med Jesper og et forsikringsselskab, Willis, har vi foretaget en tryghedsgennemgang af afdelingen. Denne gennemgang resulterer i en rapport, som vi håber kan fremlægges på afdelingsmødet. Aktivitetsudvalget har forsøgt med to arrangementer: et loppemarked og et besøg hos Läntmannen de gamle havnemøller. Begge dele blev aflyst pga. manglende opbakning. Aktivitetsudvalget nedlægges derfor, og aktiviteterne forestås i stedet af bestyrelsen. I løbet af foråret 2013 overgår vores TV-forsyning til Waoo!. Der er nu så mange tilmeldte, at den lille pakke og internetopkobling bliver til den laveste pris for TV og internet. Der har i årets løb igen været en række henvendelser fra beboere om ting, som de var utilfredse med i forhold til naboer. Vi vil derfor endnu en gang opfordre til, at I selv retter henvendelse til pågældende naboer og taler med dem om problemerne ofte skyldes det uvidenhed eller manglende omtanke. Ligeledes vil vi opfordre de enkelte beboere til selv at tage kontakt til kontaktcentret, når det drejer sig om ting, som alle kan se skal laves, som fx lys, døre, der ikke kan lukkes. Til gengæld en stor ros til dem, der havde ryddet op i barnevognsrummet, da bestyrelsen havde sat opslag op om, at der ville blive ryddet op og fjernet ikke mærkede barnevogne. I det kommende år vil vi bl.a. arbejde med en udvidelse af cykelskuret, da der mangler pladser, og udskiftning af vaskemaskine i det ene klatvaskerum, da denne er af ældre dato og derfor meget energiuøkonomisk. Vi vil ligeledes arbejde på at få repareret trapper og kældernedgange, der er stærkt medtagede af vind og vejr. Administrationen og afdelingsbestyrelsen har påbegyndt en snak om sammenlægning af afdelinger. Dette er gjort med baggrund i, at afdelingerne vil stå stærkere og være mindre sårbare med flere lejemål i afdelingerne. Der vil ligeledes blive udarbejdet et forslag om udskiftning af tag og vinduesglas. Det fremsættes ikke på dette møde, da der arbejdes med en større plan for Østbyparken, som bl.a. omhandler elevatorer, anvendelse af varmecentralen og etablering af nye parkeringsfaciliteter. Realdania har finansieret en projektskitse, der skal danne grundlag for selve projektet. Projektet har været forelagt afdelingsformændene. Når dette forslag er behandlet, vil bestyrelsen i løbet af foråret fremsætte konkrete forslag til tag og vinduesglas på et ekstraordinært afdelingsmøde, der forventes at finde sted i løbet af foråret. Vi vil lige gøre opmærksom på, at af- og pålæsning kun er tilladt i 15 minutter, og at det kræver, at p-skiven er stillet. En enkelt beboer har fået en p-bøde pga. manglende p-skive. 3

4 Igen i år vil vi gerne takke administrationen, servicefunktionærer og ikke mindst Jesper for godt samarbejde i årets løb. Spørgsmål til beretningen: Kan referatet fra bestyrelsesmøderne, blive ophængt flere steder i kælderen? En opgave til bestyrelsen. Bliver Waoo! klar med TV og internet til den 1. april? Vi ved på nuværende tidspunkt, at installationen ikke bliver klar til 1. april i alle afdelinger, og vi arbejder nu på flere forskellige løsninger. Det kan være en forlængelse af YouSee og Dansk Kabel TV aftalen, men der kan også blive valgt andre løsninger. Da overgangen til Waoo! sker senere end 1. april 2013, skal I først opsige eventuelle ekstraudstyr/tilkøb, når I bliver informeret fra ØsterBO. Betaling for Waoo! Da aftalen blev lavet med Waoo! var de enkelte programpakker med priserne for 2012, og da der er årlige stigninger på henholdsvis Koda og Copydan afgifter, er de faktiske priser nu steget lidt. Her burde vi selvfølgelig have meldt en anden pris ud på informationsmøderne, men på dette tidspunkt kendte man ikke den aktuelle stigning. Det er ikke anderledes ved YouSee, her har der også altid været en årlig stigning. Bestyrelsens beretning blev godkendt. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af Jesper Christensen. Spørgsmål til budgettet: Er der afsat penge til nye hoveddøre i budgettet? Nej. Der opfordres til at tage forslaget om nye hoved/kælderdøre med på næste afdelingsmøde. Er prisen på tørretumbleren, sat ud fra el prisen? Nej, hvis den var det, var prisen nok nærmere 26,00 kr. pr. tørring. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået. Pkt. 5: 5A: Stillingtagen til etablering af dørtelefoner samt låsesystem For: 7 Imod: 27 Forslaget er faldet. 4

5 Pkt. 6: 6A: Anita S. Andersen blev genvalgt Søren Pedersen, Parkvej 43, 3 th. blev valgt Bestyrelsen konstituerer sig på efterfølgende møde og det vil blive meldt ud, hvem der bliver formand. 6B: 1. suppliant: Mia Østergaard, Parkvej 39, st. th. 2. suppliant: Elna Abrahamsen, Parkvej 43, 1. th. Pkt. 7 Etablering af en eller flere elevatorer: I forlængelse af seneste afdelingsmøde orienterede Kurt Steffensen forsamlingen om, at der på baggrund af indhentede overslag ønskes en tilkendegivelse af, om der skal arbejdes videre med ideen. Efter inspektør Jesper Christensens gennemgang af de to muligheder for etablering af elevatorer, og de økonomiske konsekvenser, besluttede forsamlingen, at der ikke skal arbejdes videre med ideen. Bestyrelsen opfordrer: Beboerne er velkommen til at kontakte bestyrelse vedrørende alm. daglige ting, men når det dreje sig om vedligeholdelse og klager, er det driften/ administrationen, man skal kontakte. Hvis man vil klage over en beboer, skal det være skriftligt med navn og adresse på den, man vil klage over, og hvad man klager over. Er det klager vedr. larm eller andet som forårsages af andre beboer, er det mange gange bedre selv at tage kontakt til vedkommende. Det kan være, at vedkommende ikke selv er klar over, at hun/han larmer. Bestyrelsen har haft en træls oplevelse vedr. en opvaskemaskine som var stillet i kælderen. Kældergange betragtes som flugtveje, derfor må der ikke henstilles affald, vaskemaskiner af en hver art, møbler m.m. i kældergangen, derfor henstilles der kraftig til beboerne om at overholde dette. Har man større ting der skal opbevares i en kortere periode, kan fællesrummet benyttes. Kontaktperson Anita Andersen, Parkvej 43, 3.th. Affaldshåndtering: Arbejdstilsynet er fortsat ikke tilfreds med den måde, hvorpå vi håndterer vores affald i de afdelinger, hvor affaldsskakte fortsat benyttes. En nedlæggelse af skaktene er nu den eneste løsningsmulighed. Derfor opfordres I alle til at komme med løsningsforslag til, hvordan affaldshåndteringen fremtidigt kan foregå med størst mulig hensyntagen til både beboere og medarbejdere, der skal håndtere det. Der er muligheder med affaldsøer, molokker og måske en sugeløsning, som vi tidligere har informeret om. Vejle AffaldGenbrug og kommunen har endnu ikke lagt sig fast på deres strategi omkring den fremtidige affaldshåndtering, men kommunen har tilkendegivet, at 5

6 de vil acceptere en lukning af affaldsskaktene, hvis det godkendes af beboerne. Der indhentes pris på udsugning til tørrerummene. Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem Connie Sejersen, Parkvej 45, 3. th. Anita S. Andersen, Parkvej 43, 2. th. Søren Pedersen, Parkvej 43, 3 th. 1. suppleant Mia Østergaard, Parkvej 39, st. th. 2. suppleant Elna Abrahamsen, Parkvej 43, 1. th. I ønskes alle et rigtig godt nytår og vi glæder os til et godt samarbejde i Ref.: 30. januar