BENCHMARKING AF ADMINISTRATIONEN AF VIRKSOMHEDSETABLERING RESUME

Transkript

1 1 1. FORMÅL BENCHMARKING AF ADMINISTRATIONEN AF VIRKSOMHEDSETABLERING RESUME Projektet "Benchmarking the Administration of Business Start-ups" blev gennemført for Europa- Kommissionen af Centre for Strategy and Evaluation Services (CSES). Formålet med undersøgelsen var at: hjælpe EU-medlemsstaterne med at opstille generelle benchmarks (som refererer til registreringen af en ny virksomhed) og operationelle benchmarks (som måler effektiviteten i udførelsen af de vigtigste aktiviteter i forbindelse med registrering af en ny virksomhed); hjælpe medlemsstaterne med at forbedre registreringsprocessen ved at kortlægge resultatfremmere (de resultatkatalysatorer, som bestemmer effektiviteten af den administrative proces); finde eksempler på bedste praksis i medlemsstaterne. Projektet byggede på andet arbejde, som er udført på dette område, især Kommissionens henstilling om forbedring og forenkling af erhvervsklimaet i forbindelse med virksomhedsetablering og den undersøgelse, Logotech 1 gennemførte i Projektet blev gennemført i henhold til Best-proceduren, som Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Erhvervspolitik står for, under aktiv medvirken af en gruppe eksperter udpeget af medlemsstaterne og på grundlag af deres viden og erfaringer på dette område. Desuden støttedes projektet af eksperter fra erhvervslivet. 2. BAGGRUND Fremme af iværksætterånden, lettelse af de administrative byrder og anvendelse af benchmarking indtager fremtrædende pladser i EU's politikker. Således krævede Det Europæiske Råd i Lissabon som led i den nye åbne koordineringsmetode et formelt program til at benchmarke, hvor lang tid det tager, og hvor meget det koster at etablere en ny virksomhed. Det europæiske charter for små virksomheder, som blev godkendt på Det Europæiske Råd i Feira i juni 2000, er af central betydning med hensyn til at nå Lissabon-målet, nemlig inden 2010 at gøre Europa til verdens mest konkurrencedygtige og dynamiske økonmi. Chartret kræver, at "virksomhedernes udgifter til etableringen bør udvikle sig, så de bliver de mest konkurrencedygtige i verden. De lande, der har de længste og tungeste godkendelsesprocedurer for nye virksomheder, bør tilskyndes til at komme på højde med de hurtigste. Der bør skabes flere muligheder for online adgang til registrering". 1 Logotech European Innovation Monitoring System Publication no 58, International Comparison of the Formal Requirements and Administrative Procedures required for the formation of SMEs of any Legal Status in the EU and other major countries (1997).

2 2 3. BENCHMARKING-METODIK Projektet blev gennemført i to faser: Fase 1: De faktorer, der har indvirkning på den administrative procedure i forbindelse med etablering af virksomhed, blev afdækket og der blev opstillet foreløbige benchmarks på generelt og operationelt plan. Fase 2: En benchmarkinganalyse under medvirken af eksperter udpeget af de 15 medlemsstater blev gennemført. Formålet med denne fase var at skabe en fælles forståelse af de væsentlige elementer i virksomhedsetableringsprocessen, at blive enige om benchmarks og at skabe et incitament til forandring og forbedring gennem udveksling af konkrete erfaringer medlemsstaterne imellem. Der indsamledes data og information på følgende nøgleområder: Generelle benchmarks: Resultaterne af virksomhedsregistreringsprocessen, særlig den tid, de omkostninger og den kapital, der kræves for at kunne gennemføre de obligatoriske procedurer. Operationelle benchmarks: Måling af den administrative proces, såsom antallet af procedurer, dokumenter og formularer, som har en direkte indvirkning på resultaterne. Resultatfremmere: Indikatorer for de faktorer, som har indvirkning på resultaterne, såsom informations- og kommunikationsteknologien (IKT) og ledelsesprocesserne. Kvalifikationer, licenser og tilladelser: De sektorspecifikke kvalifikationer og kvalifikationsstandarder, de aktivitetsspecifikke licenser samt de beskæftigelsesrelaterede licenser, en iværksætter skal fremskaffe i forbindelse med etablering af virksomhed. Ikke-obligatoriske aktiviteter: De andre ikke-obligatoriske aktiviteter, som en fornuftig iværksætter udfører i forbindelse med etablering af virksomhed, såsom udarbejdelse af forretningsplan og fremskaffelse af kapital. Eksempler på bedste praksis: Eksempler på medlemsstaters bedste praksis inden for en lang række områder. For at sikre en høj grad af sammenlignelighed medlemsstaterne imellem med hensyn til benchmarkingprocessen fokuserede projektet på fire hovedtyper af nye virksomheder: enkeltmandsvirksomheder, almindelige interessentskaber, anpartsselskaber og aktieselskaber. Der indsamledes for hvert generelt og operationelt benchmark "typiske" data og "minimums"- data vedrørende etablering af en normal virksomhed og under anvendelse af den mest gængse registreringsprocedure i hver enkelt medlemsstat. Der udvikledes ti modeller med henblik på at kunne foretage sammenligninger landene imellem af de nationale krav vedrørende sektorspecifikke og aktivitetsrelaterede licenser.

3 3 På basis af medlemsstaternes resultater opstilledes der et sæt EU-dækkende benchmarks. Som benchmark valgtes det fjerde mest effektive lands resultat (den "laveste kvartil"), da dette forekommer et realistisk mål på mellemlang sigt for alle medlemsstater. 4 VIGTIGSTE RESULTATER Nedenstående tabeller giver et overblik over de vigtigste resultater for enkeltmandsvirksomheder og anpartsselskaber, som er de to vigtigste virksomhedstyper i den aktuelle sammenhæng. Generelle benchmarks Enkeltmandsvirksomhed Gennemsnit Højeste Laveste Benchmark Typisk varighed (antal arbejdsdage) Min. varighed (antal arbejdsdage) Typiske omkostninger (EUR) 250 1, Min. omkostninger (EUR) Anpartsselskab Gennemsnit Højeste Laveste Benchmark Typisk varighed (antal arbejdsdage) Min. varighed (antal arbejdsdage) Typiske omkostninger (EUR) 830 2, Min. omkostninger (EUR) 680 1, Min. indbetalt aktiekapital (EUR) Operationelle benchmarks Enkeltmandsvirksomhed Gennemsnit Højeste Laveste Benchmark Antal procedurer Antal kontaktsteder - for iværksætteren Antal officielle formularer og dokumenter Antal officielle licenser, godkendelser og bekræftelser Antal involverede offentlige og private organer Anpartsselskab Gennemsnit Højeste Laveste Benchmark Antal procedurer Antal kontaktsteder - for iværksætteren Antal officielle formularer og dokumenter Antal officielle licenser, godkendelser og bekræftelser Antal involverede offentlige og private organer Forskellene landene imellem er illustreret nedenfor:

4 4 Typisk tidsforbrug og omkostninger i forbindelse med etablering af et anpartsselskab AU BE DA FI FR DE GR IE IT LU NL PT SP SE UK Cost = omkostninger (Euro) omkostning Time tid = (antal tid (antal arbejdsdage) førregistrering Registrering Benchmark Resultatfremmere De vigtigste af de faktorer, der skaber forandringer i rammevilkårerne omkring virksomhedernes etableringsfase - "resultatfremmerne" -blev afdækket. Det viste sig at være anvendelse af IKT og moderne ledelsesmetoder. Der gøres omfattende brug af interne planlægnings- og styringsværktøjer, såsom formelle planer til at reducere tidsforbrug, effektivitetsmåling og feedback af resultater. Derimod gøres der mindre brug af værktøjer til at fremme gennemsigtigheden udadtil og fordele ansvaret eller til at kæde belønning og resultater sammen. IKT anvendes mest på de områder af registreringsprocessen, som er lettest at behandle elektronisk, f.eks. lister over firmanavne. Der er ikke gjort så store fremskridt med hensyn til at udnytte IKT-potentialet til at lette omstruktureringen af registreringsprocessen eller med hensyn til at sætte iværksætterne i stand til at registrere nye virksomheder elektronisk.

5 5 5. HOVEDKONKLUSIONER Der er gjort betydelige fremskridt med hensyn til at forbedre virksomhedsetableringsprocessen. Mange medlemsstater: har forbedret den administrative effektivitet af de løbende procedurer ved at indføre kvikskranker og lovfæstede svarfrister; er gået over fra et system baseret på autorisationer til et system baseret på selvcertificering og har reduceret antallet af licenser eller godkendelser samt antallet af procedurer; er i større omfang begyndt at inddrage brugerne ved at anvende internettet til informationer og reklamekampagner; har reduceret omfanget og kompleksiteten af de dokumenter, der skal anvendes ved etablering af nye virksomheder; har reduceret de obligatoriske omkostninger. Der er dog på en række områder mulighed for yderligere forbedringer af administrationen af virksomhedsetableringer. Det er også muligt at forbedre hele processen i forbindelse med registrering af en ny virksomhed - herunder udførelsen af de ikke-obligatoriske aktiviteter (såsom udarbejdelse af forretningsplan og fremskaffelse af kapital) og indhentning af andre licenser og tilladelser. Enkeltmandsvirksomheden K.1. Det er først og fremmest omfanget af de ikke-obligatoriske aktiviteter (udarbejdelse af forretningsplan og fremskaffelse af kapital), der afgør, hvor lang tid det tager at etablere en ny enkeltmandsvirksomhed. K.2. Der er i ingen af medlemsstaterne nogen væsentlige tidsmæssige hindringer for at få en enkeltmandsvirksomhed registreret, men i tre af medlemsstaterne tager det mere end 20 dage at afslutte processen, mens det i fire af medlemsstaterne kan gøres på mindre end fem dage. Dette skyldes primært forskelle i de administrative procedurer i de enkelte dele af processen (herunder anvendelsen af IKT) samt kompleksiteten af processen som helhed (antallet af kontaktpunkter, mængden af papirarbejde og antallet af involverede instanser). K.3. Omfanget af de obligatoriske aktiviteter, dvs. dokumentation af kvalifikationer og fremskaffelse af tilladelser og licenser, er meget afgørende for, hvor lang tid det tager at etablere en enkeltmandsvirksomhed i de mindst effektive medlemsstater. K.4. Der er ikke nogen nævneværdige omkostningsmæssige hindringer for registrering af en enkeltmandsvirksomhed, men i tre af landene koster det mere end 750 EUR at få registreret en ny virksomhed (hvor gennemsnitsomkostningerne er på under 50 EUR, hvis disse lande fraregnes).

6 6 Anpartsselskabet K.5. Omfanget af de ikke-obligatoriske aktiviteter (udarbejdelse af en forretningsplan og fremskaffelse af kapital) har en betydelig indvirken på, hvor lang tid det tager at etablere et nyt anpartsselskab. K.6. Den tid, det tager at gennemføre førregistrerings- og registreringsprocesserne, og disses kompleksitet kan i nogle medlemsstater udgøre en hindring for oprettelsen af et anpartsselskab især hvis det tager mere en halvanden kalendermåned (30 arbejdsdage). Til sammenligning tager det i tre af medlemsstaterne kun 15 arbejdsdage eller mindre. K.7. Ved oprettelse af et anpartsselskab er der en sammenhæng mellem antallet af procedurer og den tid registreringen tager. K.8. Der er en sammenhæng mellem grundlaget for handelslovgivningen og det antal procedurer, der er nødvendigt for at oprette en ny virksomhed i et land. I lande, hvor handelsloven er baseret på sædvaneret, er der en tendens til, at der kræves færre procedurer end i lande, hvor loven er baseret på civilret. K.9. Aktiviteterne i forbindelse med dokumentation af kvalifikationer og fremskaffelse af tilladelser og licenser har en stor indflydelse på, hvor lang tid etableringsprocessen tager i de mindst effektive medlemsstater. K.10. Omkostningerne kan i nogle lande være en yderligere hindring for oprettelsen af nye anpartsselskaber. I fire af landene koster registreringen over EUR, mens der i et af landene ikke skal betales nogen registreringsomkostninger. K.11. De fleste af forskellene i de obligatoriske omkostninger medlemsstaterne imellem kan tilskrives to væsentlige faktorer: gebyrer, som skal betales til advokat eller notar som følge af deres obligatoriske inddragelse i processen, samt registreringsafgifter og -gebyrer, som de nationale myndigheder opkræver. K.12. Der er en sammenhæng mellem på den ene side, hvor lang tid det tager, og hvor meget det koster at få registreret en virksomhed, og på den anden side i hvilket omfang medlemsstaterne bruger virksomhedsregistrering som et middel til at styre de risici, som iværksættervirksomhed menes at kunne medføre for investorer, kreditorer og kunder. I nogle medlemsstater er der opbygget et kompleks netværk af forudgående kontroller, for at give staten mulighed for at "udvælge" iværksættere og begrænse deres handlefrihed. Der er således tale om direkte konflikt mellem Lissabon-topmødets politiske målsætning om at skabe et europæisk iværksættersamfund og eksisterende offentlig praksis, som går ud på at styre iværksættervirksomhedsprocessen. K.13. De høje beløb, der i visse lande kræves med hensyn til indbetalt kapital, udgør en væsentlig hindring for oprettelse af nye anpartsselskaber. I seks af landene svarer det til mere end 50 % af den årlige gennemsnitsindkomst (sammenlignet med et minimumskrav på kun 1 EUR i to af landene). Der er således tale om betydelige beløb. Det betyder, at nyetablerede virksomheder ikke kan lade sig registrere som kapitalselskab, og at iværksættere således ikke kan begrænse risikoen og skaffe egenkapital udefra.

7 7 K.14. Kombinationen af langvarige, komplekse procedurer og store omkostnings- og kapitalkrav udgør i en række lande den største hindring for oprettelse af nye anpartsselskaber. Resultatfremmere K.15. Der er mulighed for forbedring af forvaltningen af registreringsprocessen i mange af medlemsstaterne ved at anvende moderne planlægnings- og styringsmetoder. De instanser, der varetager registreringen, kunne f.eks. benytte sig af værktøjer til at sikre klare ansvarsforhold internt for opnåelse af målene og for at indrage de berørte. Der vil også kunne argumenteres for at belønne de pågældende instanser for opnåelse af bedre resultater. K.16. Moderne informations- og kommunikationsteknologier (IKT) giver organisationerne mulighed for at forbedre virkningen og effektiviteten af de administrative procedurer i forbindelse med virksomhedsetablering. Men den største hindring for fremskridt er at elektroniske underskrifter i forbindelse med registrering af virksomheder endnu ikke er accepteret i de fleste EU lande.. K.17. Indførelsen af IKT giver også organisationerne lejlighed til at revidere eksisterende papirbaserede administrative procedurer.