Mødedeltagere: Inga Holm IH. Bente Slaikjær Nielsen

Transkript

1 Lunderskov Boligforening Bestyrelsesmøde - Referat Mødetid: Torsdag den 07. marts 2019 kl. 17:30 Mødested: Engstien 2A, Kolding Mødedeltagere: Inga Holm IH Johnny Frederiksen Nanny Mikkelsen JF NM Afbud: Leif Lauritsen Ulla Fischer LL UF Desuden deltog fra administrationen: Per Nielsen Dorte Radik Bente Slaikjær Nielsen Bethina Lorentzen PN DOR BSN BJL Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 08. november Årsregnskaber for LB for året Budget for hovedforeningen Forholdsregler ved generalforsamlingen den 28. marts 2019 valg m.v. 5. Generalforsamlingen den 28. marts 2019 bestyrelsens beretning 6. Generalforsamling den 28. marts 2019 indkomne forslag 7. Retningslinjer for familiemæssige/nære relationer. 8. Nyt fra administrationen Bovia 9. Nyt fra formandskabet 10. Landsbyggefonden orienterer 11. BL informerer 12. Eventuelt

2 Dagsorden Godkendelse af referat fra mødet den 08. november Referatet fra bestyrelsesmøde den 08. november 2018 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet 2. Årsregnskaber for LB for året 2018 Det økonomiske resultat for hovedforeningen for regnskabsåret 2018 anses for at være mindre tilfredsstillende, men er begrundet i omkostningsændringer besluttet efter budget 2018 blev lagt. Hovedforeningens resultat viser et underskud på kr. Underskuddet er primært begrundet i større renteudgifter og driftsudgifter vedrørende ipads anskaffet til organisationsbestyrelsens arbejde. Afdelingen har i 2018 indbetalt bidrag til arbejdskapitalen på kr. Dette betyder, at arbejdskapitalen ultimo 2018 udviser en saldo på kr. Der er fortsat fokus på omkostningsbesparelser i hovedforeningen, således at hovedforeningens økonomi og likviditet kan blive genoprettet og stabiliseret. Afdelingens resultat for regnskabsåret 2018 udgjorde et stort overskud på kr. Den primære årsag er, at nettokapitaludgiften er 149 tusind kr. mindre end forventet samt færre udgifter til renhold og almindelig vedligehold på samlet 79 tusind kr. Modsat er renteindtægten 89 tusind kroner lavere end budgetteret, hvilket primært skyldes realiseret kurstab på investeringsbeviser. Det opsamlede resultat er ultimo 2018 et overskud på kr., som indtægtsføres efter reglerne i de kommende budgetter. På mødet vil der ske en gennemgang af hovedforeningens årsregnskab samt kommentering på resultater og status i afdelingen. Bilag: Regnskab 2018 LB SAMLET Ajourføringsprotokol Lunderskov Boligforening 2018 side 237_242 Revisionsprotokol Lunderskov Boligforening Regnskab 2018 side 243_249 Det indstilles, at årsregnskabet godkendes. Årsregnskabet blev gennemgået og godkendt. Ajourføringsprotokol og revisionsprotokol blev gennemgået og drøftet.

3 Drøftelse af effektivisering, hvor uhensigtsmæssige ting løbende bliver ændret hen over året. På et bestyrelsesmøde på et senere tidspunkt, kunne fokus være at fremhæve de steder hvor den effektivdrift er slået igennem. 3. Budget for hovedforeningen 2020 Budget for 2020 for boligorganisationen vil blive gennemgået i hovedtal på bestyrelsesmødet. Generel information: Organisationsbestyrelsen godkender budgettet for hovedforeningen (boligorganisationen), hvorimod afdelingsbudgetterne godkendes på de kommende beboermøder, hvorefter huslejeregulering foreligges til organisationsbestyrelsens endelige godkendelse. For at opnå optimale resultater er det nødvendigt, at der er målsætninger og forretningsgange og disse kan defineres således: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Boligorganisationen ønsker, at Boligorganisationens og afdelingernes driftsbudgetter er realistiske. Det skal tilstræbes, at der er tilstrækkelige midler i boligafdelingerne til kommende års nødvendige og planlagte vedligeholdelsesarbejder. En jævn huslejeudvikling skal tilstræbes. Det er målet, at sikre en struktureret budgetprocedure for både Boligorganisationens og afdelingernes budgetter, hvor afdelingsbestyrelsernes og beboernes indflydelse på deres respektive budgetter sikres. Formålet med forretningsgange på budgetområdet er bl.a.: - At sikre en struktureret budgetprocedure med definerede tidsfrister mellem forskellige dele af organisationen - At sikre afdelingsbestyrelsen den krævede/ønskede indflydelse på udarbejdelsen af budgettet - At give beboerne indblik i og overblik over budgettet og dermed give en reel mulighed for indflydelse - At sikre at de nødvendige informationer mellem parterne i budgetproceduren bliver udvekslet, så arbejdet omkring budgettet kan udføres med et minimum af spildtid og derigennem frigøre ressourcer til andre opgaver Bilag: Budget 2020 Lunderskov Boligforening (eftersendes) På baggrund af gennemgangen på bestyrelsesmødet indstilles det at budget for hovedorganisationen 2020 godkendes at bidrag til arbejdskapital for 2020 godkendes at administrationsbidraget 2020 godkendes Budget for hovedorganisationen for 2020 blev gennemgået og godkendt. Bidrag til arbejdskapital for 2020 og administrationsbidraget for 2020 blev ligeledes gennemgået og godkendt.

4 4. Forholdsregler ved generalforsamlingen den 28. marts 2019 valg m.v. I forbindelse med afvikling af generalforsamlingen er der nogle vedtægtsmæssige og nogle praktiske ting der skal drøftes og besluttes. Indholdet i dagsorden er beskrevet i vedtægterne, herunder også vilkår for indkaldelsen. Vedtægtsmæssige forhold: I henhold til vedtægternes 6 skal ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for generalforsamlingen skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af revisor. 7) Eventuelt. I henhold til vedtægternes 7 skal den ordinære generalforsamling afholdes i Lunderskov og indkaldes af bestyrelsen med mindst 4 ugers varsel ved opslag på passende sted, ved bekendtgørelse i den lokale dagspresse eller ved brev til alle boligorganisationens medlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen, samt dagsorden. I forbindelse med generalforsamlingen der er fastsat til at afholdes den 28. marts 2019, kl. 18, er der forskellige forhold der skal afklares Indkaldelse ( Er annonceret i Lunderskov Folkeblad uge 8 ) Valg til bestyrelsen Valg af suppleanter Valg af revisor Køreplan for afvikling af generalforsamlingen til dirigenten Forslag til dirigent Mødested 1. Valg til bestyrelsen: I henhold til tidligere generalforsamlinger er følgende på valg i 2019: Valg af formand Valg af 2 medlemmer til bestyrelsen Inga Holm ( Formand ), Johnny Frederiksen og Ulla Fischer er på valg. Valget er for 2 år

5 2. Valg af suppleanter: På sidste generalforsamling i 2018 var det ikke muligt at vælge suppleanter. Suppleanter vælges for 1 år. Der skal vælges 2 suppleanter på generalforsamlingen. 3. Valg af revisor: På sidste generalforsamling blev revisionsfirmaet PwC valgt som revisor for 1 år. Revisor vælges altid for 1 år og kan genvælges. Administrationen anbefaler bestyrelsen at PwC genvælges. 4. Køreplan til dirigenten Administrationen sørger for udarbejdelse af køreplan for afvikling af generalforsamlingen til brug for dirigenten. Der foreligger en forretningsorden for afvikling af generalforsamlingen. 5. Forslag til dirigent: På sidste generalforsamling blev Per Nielsen foreslået og valgt, som dirigent. Bestyrelsen vil igen i år foreslå Per Nielsen fra Administrationen, som dirigent. 6. Mødested: I lighed med tidligere år finder administrationen lokalerne på Kongsbjerghjemmet, Reinholdts Bakke 27A, 6640 Lunderskov velegnede lokalerne er booket til den 28. marts På baggrund af drøftelserne i bestyrelsen tages der stilling til de enkelte anførte punkter i forbindelse med afvikling af generalforsamlingen. Punkterne blev drøftet og følgende besluttet. 1. Valg til bestyrelsen: Formand Inga Holm er villig til genvalg valget er for 2 år Formanden indstiller bestyrelsesmedlemmer, Johnny Frederiksen og Ulla Fischer til genvalg. Valget er for 2 år. 2. Valg af suppleanter Der vælges 2 suppleanter på mødet valget er for 1 år. 3. Valg af revisor: Bestyrelsen indstiller Revisionsfirmaet PwC til genvalg Valget er for 1 år. 4. Køreplan til dirigenten: Administrationen udarbejder køreplan til dirigenten. 5. Forslag til dirigent: Per Nielsen blev foreslået som dirigent for mødet.

6 6. Mødested: Mødet afholdes på Kongsbjerghjemmet, Reinholdts Bakke 27 A, 6640 Lunderskov. Lokale, samt forplejning er bestilt. 5. Generalforsamlingen den 28. marts 2019 bestyrelsens beretning I lighed med tidligere år udfærdiges der en mundtlig beretning som aflægges af formanden på generalforsamlingen. Til brug for udarbejdelsen har formanden brug for relevante input/emner og vil i den forbindelse gerne have tilkendegivelser på bestyrelsesmødet. Formanden vil efterfølgende igangsætte udarbejdelsen af beretningen, som så løbende vil blive forelagt de øvrige bestyrelsesmedlemmer til kommentering og godkendelse. Når den endelige godkendte version er udarbejdet rundsendes denne pr. mail ligesom administrationen får et eksemplar. Formanden igangsætter udarbejdelsen af bestyrelsens beretning. Godkendelse sker ved rund sendelse pr. mail til bestyrelsen af endelig version. Emner til beretning: Lunderskov Boligforenings 60 års jubilæum den 11. maj BL s 100 års jubilæum den 15. juni 2019 Bestyrelsens deltagelse i Fællesmøder hen over året med andre boligorganisationer under Bovia Status på vinduesprojektet, som pt. er sat i licitation og afventer tilladelse fra Kolding Kommune. 6. Generalforsamling den 28. marts 2019 indkomne forslag I henhold til vedtægternes 8, stk. 2 står der: Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for den ordinære generalforsamling, skal være indsendt til bestyrelsen senest 2 uger før generalforsamlingen. Forslag skal gøres tilgængelige for alle organisationens lejere senest 1 uge før generalforsamlingen. For nærværende har administrationen ikke modtaget forslag fra beboere. Tages til efterretning, idet bestyrelsen behandler evt. forslag der måtte komme fra beboere. Administrationen har på nuværende tidspunkt ikke modtaget forslag fra beboere. Indstilling taget til efterretning.

7 7. Retningslinjer for familiemæssige/nære relationer. Da Bovia efterhånden er blevet en stor organisation med mange medarbejdere, som også har sammenbragte medarbejdere har det vist sig nødvendigt, at der udarbejdes retningslinjer for hvornår familiemæssige/nære relationer kan give usikkerhed omkring ansattes habilitet. Formål med retningslinjerne er: at retningslinjerne skal ses som et supplement til reglerne vedr. inhabilitet at der ikke skabes usikkerhed om ansattes habilitet at modvirke negative konsekvenser for arbejdsmiljøet (ingen medarbejdere skal føle sig utrygge eller favoriseret på grund af familiemæssige/nære relationer). at modvirke forstyrrelser i prioriteringer og arbejdets udførelse, som følge af samarbejdsrelationer mellem familiemæssige/nære relationer. Evt. bilag: Forslag til Retningslinjer for familiemæssige/nære relationer Retningslinjer for familiemæssige/nære relationer blev godkendt af Bovias bestyrelsen den 12. december Administrationen indstiller at retningslinjerne godkendes. Retningslinjer for familiemæssige/nære relationer blev godkendt og underskrevet. Orienteringssager ( 8-12 ) 8. Nyt fra administrationen Bovia 1. Status organisationen Bovia 2. Oversigt tomgang pr. februar Fællesmøde for alle bestyrelser under Bovia Styringsdialog mv materialet fra mødet ligger i Prepare under mødedato 15. januar Opsigelse Jordrup antenneforening Ad.1: Inspektørerne har lige afsluttet deres uddannelse og har nu alle bestået deres afsluttende projekt. Stilling til Inspektørgruppen er slået op, der afholdes samtale med 2 kandidater i denne uge. Nye lokaler til administrationen Lejekontrakt er under udarbejdelse og administrationen forventer at den underskrives i løbet af kort tid.

8 9. Nyt fra formandskabet Ved nyt fra formanden orienteres der på mødet. Nyt navn til afdeling 1 Lunderskov Boligforening I EG Bolig systemet hedder afdelingen Drosselvej, Frederiksberggade, Kærtoften, Møllegade mfl. Hos LBF hedder afdelingen 1 Det foreslås at ændre navnet til: Lunderskov, Jordrup og Skanderup Bestyrelsen bakkede op om forslaget til navneændring og besluttede at afdeling 1 Lunderskov Boligforening fremadrettet ændres til Lunderskov, Jordrup og Skanderup. Der blev i øvrigt orienteret om følgende: vandsepareringsprojekt på Hellas, der er nu givet grønt lys og projektet vil gå i gang. Stien ved Hellas ( fra Storegade til Møllegade ) - bestyrelsen besluttede at beplante med buske ved det nye sving på stien. Råger formanden tager kontakt til jagtforeningen. 10. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via LBF) ellers er det muligt via dette link: Ghettokriterier for almene boligområder Evaluering af de boligsociale indsatser under midlerne: Strategisk styring og udvikling i de boligsociale indsatser - førmåling og foreløbige resultater 783 Aktuelle almene satser fremover på Landsbyggefondens hjemmeside. Nye opdaterede satser for bestyrelsesvederlag, bidrag til arbejdskapital, bidrag til dispositionsfond, dækning af tab ved fraflytning, m.fl. 784 Forskningsrapport om boligsociale indsatser støttet af Landsbyggefonden 785 Beboere i den almene boligsektor Udgiftsstatistik Årlige henlæggelser til vedligeholdelse i den almene boligsektor Huslejestatistik 2019

9 789 Boligerne i den almene boligsektor Ledige boliger i den almene boligsektor BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Aktuelle almene satser 2818 Nye kriterier for udsatte boligområder og ghettoområder, initiativer til udvikling eller afvikling af ghettoområder mv Bekendtgørelser som følge af nye kriterier for udsatte boligområder og ghettoområder, initiativer til udvikling eller afvikling mv Vejledning om afhjælpning af udlejningsvanskeligheder i almene ældreboliger 3118 Kontingentopkrævning Digital kommunikation 3318 Ændring i den kommunale grundkapital fra 1. januar BL s arbejdsgiverfunktion 0119 Oversigt over udsendte BL Informerer BL har udgivet pjecen Boligstøtten Forenklet og ABR Forenklet i almene boliger 0419 Kommunalbestyrelsens kontrol af bopælspligt 0519 Legionella 0619 Forebyggende indsatser som følge af nye kriterier for udsatte boligområder og ghettoområder 0719 Ændring af ejendomsvurderingsloven 0819 Ophævelse af cirkulære om pris og tid på bygge- og anlægs-arbejder m.v. 12. Eventuelt Der var intet under eventuelt.

10 Referat godkendt den. 12. september 2019 Inga Holm Nanny Mikkelsen Johnny Frederiksen