( Der serveres kaffe og kage under mødet )

Transkript

1 Bovia Bestyrelsesmøde - referat Mødetid: Torsdag den 03. maj 2018 kl Mødested: Comwell, Kolding ( Der serveres kaffe og kage under mødet ) Mødedeltagere: Karl-Jørn Petersen KJP Anni Damgaard AD Eva Kristensen EK Jørgen Bjerg Sørensen JBS Johannes N. Nielsen JNN Sigfred Kristensen SKR Tage Øhlenschlæger TO Leif Nielsen LN Afbud: Mogens Hinrichsen MOH Desuden deltog fra administrationen: Per Nielsen Bente Slaikjær Nielsen Dorte Radik Niels Klausen Bethina J. Lorentzen PN BSN DOR NKL BJL Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 08. februar Årsregnskab for Budget for 2019 for Bovia 4. Nyt fra formandskabet 5. Nyt fra administrationen 6. Nyt fra boligforeningerne i administrationsselskabet 7. Landsbyggefonden orienterer 8. BL informere

2 Dagsorden Godkendelse af referat fra mødet den 08. februar Referatet fra bestyrelsesmøde den 08. februar 2018 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Beslutning: Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Årsregnskab for 2017 a. Regnskab for Bovia b. Revisionsprotokollat til årsregnskabet for Bovia På mødet vil årsregnskabet blive gennemgået i hovedtal, for forklaring vedr. årets resultat se punktet økonomi under årets beretning. Økonomichef Bethina J. Lorentzen deltager i mødet og vil foreligge tallene. Revisoren deltager i mødet, i forbindelse med behandlingen af dette pkt. og gennemgår revisionsprotokollatet. Evt. bilag: Årsregnskab Bovia 2017 (eftersendes) Revisionsprotokollat årsregnskab 2017 (eftersendes) Indstilling: Årsregnskabet godkendes og revisionsprotokollat tages til efterretning og underskrives. Beslutning: Årsregnskabet for 2017 blev godkendt og underskrevet. Revisionsprotokollatet blev taget til efterretning og underskrevet. 3. Budget for 2019 for Bovia Bovia ønsker i videst mulig omfang at absorbere prisudviklingen på eksempelvis løn ved fokus på effektivitet, samtidig skal budgettet være realistisk i forhold til forventede udgifter. Såvel byggesagshonorar fra nybyggeri som forbedringsarbejder budgetteres forsigtigt. Der er en målsætning om, at den budgetterede indtægt fra denne aktivitet maksimalt må udgøre 10% af Bovias omsætning. Således at Bovia ikke er afhængig af byggeaktivitet. Budget for 2019 vil blive gennemgået på mødet.

3 Egenkapitalens størrelse Bestyrelsen har tidligere besluttet følgende målsætning for egenkapitalens størrelse: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Egenkapitalen skal være tilpas stor til at kunne dække ekstraordinære tab på driften eller investeringerne. Egenkapitalens størrelse skal svare til ca. 50% af den årlige omsætning, og skal forrentes efter normale principper. Forretningsførerbidraget skal udvise en moderat stigning og må ikke udvise pludselige stigninger eller fald. Hvis overskuddet ikke er tilstrækkeligt til, at man når målet med kapitalens størrelse, kan det blive nødvendigt at regulere yderligere på forretningsførerbidraget. Når målet er nået, skal egenkapitalen alene inflationssikres. Hvis der har været tab, vil vi forsøge at føre pengene tilbage hurtigst muligt. Evt. bilag: Budget 2019 Bovia udleveres på mødet. Indstilling: På baggrund af gennemgangen på bestyrelsesmødet indstilles det at forretningsførerbidraget for 2019 godkendes at budget for Bovia for 2019 godkendes at den tidligere målsætning for egenkapitalens størrelse fastholdes Beslutning: Forretningsførerbidraget for 2019 blev godkendt. Budget for 2019 blev godkendt. Målsætning for egenkapitalens størrelse blev godkendt. Orienteringssager ( 4-8 ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 4. Nyt fra formandskabet Hvis der er nyt fra formandskabet orienteres der på mødet. På næste møde ønsker formanden et punkt på dagsordenen vedr. evaluering af ny Bovia, samt bestyrelsesarbejdet i øvrigt. 5. Nyt fra administrationen 1. Status ny administrationsbygning / indretning af nyt kontor

4 2. Status organisationen Bovia 3. Oversigt over tomgang i Bovia pr. april vedlagt 4. Opsigelse af firmapension, Skandia vedlagt 5. AUB forskudsopgørelse vedlagt Ad. 1: Kort orientering om evt. ny administrationsbygning. Ad. 2: Kort orientering om organisationen, herunder vikarer, der i nær fremtid kommer i mere permanente stillinger. Stillingsopslag der søges, en administrativ medarbejder til kontoret i Billund. Ved fremtidig ansættelse hos Bovia, skal der være fleksibilitet i forhold til hvor kompetencen efterspørges. Ad. 4: Efter opsigelse af Skandia firmapension, vil det fremover være Topdanmark der overtager firmapensionen for ansatte under Bovia. 6. Nyt fra boligforeningerne i administrationsselskabet De enkelte bestyrelsesmedlemmer har mulighed for, at orientere om nyt fra boligorganisationerne. GB: Forurening i Grindsted, evt. en negativ indvirkning på hvem der vil flytte til Grindsted. Afdelingsbestyrelserne er i øjeblikket i en proces, hvor de er ved at vende sig til at de må være mere med i hvad der sker. BF: Oplever det samme omkring tilvænning for afdelingsbestyrelserne, som GB bestyrelsen. VB: St. Darum projektet kører efter planen. Nybyggeri i Vejen, tager lidt længere tid om at komme i gang. BB: Kirkbi projektet er sat i gang, 30 boliger ud af 50 boliger, et godt samarbejde med Kirkbi. Nyt projekt forelægges på generalforsamlingen den 17. maj 2018 ca. 120 boliger. AAB: Gimbelgrunden, der kommer elementer til sommer. Projektet skal være færdig omkring oktober Bertram Knudsens Vej, projekt er i gang, 120 boliger.

5 7. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via LBF) ellers er det muligt via dette link: Indberetning af eksterne fraflytninger for Ledige boliger i den almene boligsektor De almene boligafdelingers udgifter til renovation Vejledninger om egenkontrol og styring af den almene boligsektor og ny bekendtgørelse om drift af almene boliger 764 Regnskabsindberetning Asbest 766 Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig lånindberetning - boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner 767 Årsberetning BL informere Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Udkast til AB 18 og ABR 18 sendt i høring 0518 Frit valg af TV-programmer/pakker 0618 Midlertidig adresseændring 0718 Regler om samlingsstedsforbud 0818 Ny ferielov 1018 Ensretning af regnskabsperiode til kalenderårsindberetning for varmevirksomheder 1118 Persondata Opdatering Status

6 1218 Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL 1318 Moms på administration Referatet godkendt den 13. september 2018 Karl-Jørn Petersen Johannes Nielsen Anni Damgaard Eva Kristensen Leif Nielsen Sigfred Kristensen Tage Øhlenschlæger Jørgen Bjerg Sørensen