Forventet afsluttet senest kl Der serveres kaffe og kage til mødet. Mødedeltagere: Johannes Nielsen JNN Anny Andersen Ingeborg Svendsen Ratch

Transkript

1 Grindsted Boligforening Bestyrelsesmøde - referat Mødetid: Mandag den 17. september 2018 kl Forventet afsluttet senest kl Der serveres kaffe og kage til mødet. Mødested: Nørregade 36, Grindsted Mødedeltagere: Johannes Nielsen JNN Anny Andersen AA Ingeborg Svendsen Ratch INS JEJ Afbud: Helle Bach HB Per Nielsen PN Desuden deltog fra administrationen: Dorte Radik Bente Slaikjær Nielsen Jan Bojsen Niels Klausen Bethina J. Lorentzen DOR BSN JAB NKL BJL Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 16. maj Konstituering 3. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen 4. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 31. maj Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar Nybyggerier og renoveringsprojekter ( Lukket punkt ) 7. Godkendelse af låne optagelse i forbindelse med tagrenovering i afd Afdeling 18 Lyngsøparken. 9. Nyt fra formandskabet 10. Nyt fra administrationen 11. Nyt fra afdelingerne 12. Landsbyggefonden orienterer 13. BL informerer

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 16. maj 2018 Referatet fra bestyrelsesmøde den 16. maj 2018 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Konstituering På førstkommende bestyrelsesmøde efter ordinært repræsentantskabsmøde skal der i henhold til forretningsorden vælges næstformand m.v. 1. Valg af næstformand Bestyrelsen træffer beslutning om valg af næstformand. Anny Andersen blev foreslået og genvalgt som næstformand. 3. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen Bestyrelsen har tidligere godkendt forretningsgang vedrørende inhabilitet der skal sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer er gjort bekendt med de i loven fastsatte regler, samt at bestyrelsen kan dokumentere, at den har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til indberetningspligt m.v. I forbindelse med indtræden i bestyrelsen oplyser hver enkelt bestyrelsesmedlem om man eller nære familiemedlemmer er inhabil eller kan blive inhabil i sager der behandles i bestyrelsen. For at sikre, at der sker en ajourføring af oplysningerne vil punktet om inhabilitet blive behandlet 1 gang om året i forbindelse med konstitueringen i bestyrelsen. Såfremt der er forhold der kan bringe det enkelte bestyrelsesmedlem i en situation hvor man bliver inhabil skal det oplyses. Såfremt der er ændrede forhold til tidligere bedes dette oplyst på mødet. Der er mulighed for at få tilsendt de tidligere godkendte skemaer samt infoskrivelse om inhabilitet hvis det ønskes. (kopier af Bovia materiale er vedlagt) Såfremt man har lyst til at læse mere kan Uddrag af vejledning om drift af almene boliger og Medlem af organisationsbestyrelsen give inspiration til arbejdet i bestyrelsen

3 Bilag: Skema vedr. inhabilitet Eventuel inhabilitet oplyses på bestyrelsesmødet eller i forbindelse med behandling af sager i regi af boligforeningen. Der er ingen ændringer i forhold til tidligere udfyldte inhabilitetsskemaer. 4. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 31. maj 2018 På mødet foretages der en evaluering af det afholdte møde. Evalueringen indgår i planlægningen af de fremtidige møder for repræsentantskabet Bestyrelsen forslår at Ungdomsgården kontaktes med henblik på at opgradere deres av udstyr, administrationen tager kontakt til Ungdomsgården. 5. Oversigt over lejeforhøjelser i afdelingerne pr. 1. januar 2019 Huslejeforhøjelser skal forelægges og godkendes i hovedbestyrelsen og varsles over for beboerne 3. måneder inden 1. januar. For afdelinger uden afdelingsbestyrelse skal hovedbestyrelsen i henhold til lovgivningen godkende disse lejeforhøjelser. Evt. bilag: Oversigt over huslejeforhøjelser Det indstilles at huslejeforhøjelserne i afdelingerne godkendes. Huslejeforhøjelserne i afdelingerne blev godkendt. 6. Nybyggerier og renoveringsprojekter (Lukket punkt) 7. Godkendelse af låne optagelse i forbindelse med tagrenovering i afd. 37 ( Bekkasinvej ) På ekstraordinært afdelingsmøde tirsdag d. 3. juli 2018 godkendte et enstemmig flertal blandt de fremmødte beboere (14 beboere repræsenterende 13 husstande) projekt vedr. tagfornyelse

4 inkl. efterisolering ved resterende boliger på Bekkasinvej med udgangspunkt i afholdt licitation juni 2018 og deraf økonomi til rettelser i forhold til allerede godkendt økonomi på det ordinære afdelingsmøde Økonomien inkl. allerede udførte arbejder er efter afholdt af licitation for den resterende del som følgende: Anlægsudgift alt inkl. : kr Henlæggelser : kr I alt til finansiering (ekstern) : kr Den eksterne finansiering gennemføres via 30-årigt kreditforeningslån. Nødvendig lejeforhøjelse i alt kr. 134,01 pr. m2 årligt svarende til: o kr. 681,22 pr. måned for 2-vær. (boligstørrelse 61 m2). Anførte lejeregulering gælder KUN for boligerne hjemhørende på Bekkasinvej 20 86, 7200 Grindsted. På det ordinære afdelingsmøde 2017 blev godkendt lejeregulering på kr. 88,50 pr. m2 årligt for boligerne på Bekkasinvej 20 86, hvorfor der er tale om merleje på i alt kr. 45,51 m2 årligt svarende til kr. 231,34 kr. pr. måned i forhold til allerede godkendt merleje. Allerede godkendt anvendelse af henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse med et beløb på kr er uforandret. Beløbet til ekstern finansiering på kr er inkl. allerede afholdt udgift på kr Bilag: Referat fra ordinært afdelingsmøde 2017 Referat fra ekstraordinært afdelingsmøde 2018 Brev Billund Kommune, Afd. 37, godkendelse af tagbelægning inkl. efterisolering af lofter Det indstilles, at bestyrelsen godkender nødvendig låneoptag på kr ved kreditforening samt godkender lejeforhøjelse på kr. 134,01 pr. m2 årligt svarende til kr. 681,22 pr. måned for 2-vær. (boligstørrelse 61 m2) for boligerne beliggende Bekkasinvej 20 86, 7200 Grindsted. Indstillingen blev godkendt. 8. Afdeling 18 Lyngsøparken. Administrationen har afholdt et dialogmøde med Lyngsøparkens bestyrelse den 5. juli 2018.

5 Baggrunden for mødet var at bestyrelsesmedlemmerne har utrykt bekymring for afdeling 18 fremtid grundet afdelingens vedligeholdelsestilstand, høje huslejeniveau, manglende sammenhold beboerne imellem samt efter bestyrelsens opfattelse afdelingens dårlige image i Grindsted. På den baggrund har administrationen haft en dialog med bestyrelsen om hvordan de kan medvirke til selv at ændre tingenes tilstand fremadrettet. En af konklusionerne fra mødet var at afdelingsbestyrelsen besluttede at de skulle organisere arbejdet bedre i afdelingsbestyrelsen, hvilket var begrundet i at mange af de øvrige arbejdsopgaver ville være lettere at arbejde med/løse når samarbejdet i afdelingsbestyrelsen er afstemt/fungerer. Lyngsøparkens vedligeholdelsestilstand, høje huslejeniveau og dårlige image fylder meget for bestyrelsen og beboerne. Bestyrelsen har derfor ytret ønske om at komme i dialog med hovedbestyrelsen omkring afdelingens udfordringer (køkken, bad, indeklima og udearealer). Bilag : Dialogmøde Resultat vækstmodel Det indstilles at afdelingsbestyrelsen får mulighed for at komme i dialog med hovedbestyrelsen omkring de udfordringer afdelingsbestyrelsen mener Lyngsøparken har. Eventuelt med henblik på, at dispositionsfonden kan gives et tilskud til at få udført en tilstandsrapport for hele afdelingen. Ud fra den tekniske gennemgang kan afdelingsbestyrelsen og beboerne få et samlet overblik over afdelingens vedligeholdelsesmæssige udfordringer. Med baggrund i administrationens dialogmødet med den forrige afdelingsbestyrelse (formand og et bestyrelsesmedlem har nu valgt at gå før tiden) vil det give den nye afdelingsbestyrelse et godt afsæt at få et samlet overblik over Lyngsøparkens udearealerne og byggetekniske udfordringer. Afdelingens drift- og vedligeholdelsesbudget (Konto 116) kan ikke rumme udgifterne til rapporten, som forventes at koste ca kr. plus moms. For at give afdelingen et reelt billede af udfordringerne, og en mulighed for at drøftet og prioriteret fremtiden, blev det besluttet at udarbejde en byggeteknisk tilstandsrapport finansieret af dispositionsfonden. Orienteringssager ( 9-13 ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 9. Nyt fra formandskabet Såfremt der er nyt orienteres der på mødet. Sundhedsarrangementet i Grindsted 12. sept. 2018, der var fuldt hus til arrangementet. En anden gang skal invitationen omdeles hurtigst muligt, så det giver alle mulighed for at deltage.

6 Gratis vejledning i ny livsstil flyer sendes med ud ( efter sendes ) 10. Nyt fra administrationen 1. Status organisationen Bovia 2. Lejemålsoversigt tomgang aug bilag vedlagt 3. Til orientering er nye vedtægter sendt til Kommunen og LBF 4. Region Syddanmark orientering om kommende forureningsundersøgelser bilag vedlagt 5. Forskudt årsafslutning varme pr. selskab og afdeling bilag vedlagt 6. Fra 2019 skal din varmeregning følge kalenderåret bilag vedlagt 7. minside.dk flyer vedlagt 8. Mødekalender for Grindsted Boligforening 80 års jubilæum 1. februar Sundhedsarrangement tilbagemelding fra deltagere Ad.8: Mødekalender for 2019 blev godkendt. Ad.9: Bestyrelsen besluttede ikke at følge de normale jubilæums år 75 år og 100 år. Ad.10: Godt arrangement, hurtig udsolgt. 11 Nyt fra afdelingerne Såfremt der er nyt orienteres på mødet. Referat fra afdelingsmøder vedlagt Afd. 10 Afd Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: : 768 Ændringer i Driftsstoette.lbf.dk 769 Indbydelse til informationsmøder om renoveringsstøtte, særlig driftsstøtte, digitale ansøgninger, BOSSINF renovering, totaløkonomi mv.

7 13. BL informerer 770 To forskningsrapporter om boligsociale indsatser støttet af Landsbyggefonden Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: Juridiske henvendelser til BL 1518 Status på opdatering af persondata 1618 Arbejdet med "De hårde ghettoer" 1718 Initiativer der modvirker parallelsamfund 1818 Ændring i den kommunale grundkapital fra 1. januar Nyt aftalesæt for byggeriet AB/ABR/ABT Forvaltningskonferencen 2018 afholdes den 21. og 22. august på Hotel Nyborg Strand 2118 Temadag om den nye ferielov 2218 Danmarks Statistik - nøgletal for boligområder Lov om ændring af lov om almene boliger m.v Ændring af Bygningsreglement 2018 Referat godkendt den 05. december 2018 Johannes N. Nielsen Ingeborg Svendsen Jeyarajah Rasiah (Ratch ) Anny Andersen