Sags id.: G EU-UDBUD. Vareindkøb Offentligt udbud. På levering af stomi- og urologiprodukter til Tønder Kommune.

Transkript

1 EU-UDBUD Vareindkøb Offentligt udbud På levering af stomi- og urologiprodukter til Tønder Kommune Side 1

2 Side 2 Sags id.: G Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbyders fremtidige rammeaftale Opgavens omfang Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Alternative bud Konsortier Udbyders forbehold Tilbudsgivers forbehold Vareprøver til afprøvning i tilbudsevalueringen Aflysning Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Serviceattest Kravspecifikation Kontrakt Parterne Kontraktgrundlag Kontraktens omfang Kontraktperiode Optioner Kontakt mellem parterne Følgeseddel Returvarer Priser Prisregulering Ændring af produktsammensætning Fakturering Betalingsbetingelser Bonus, gebyrer mv. til tredjemand Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler og reklamation Afhjælpning og/eller omlevering ved mangler Konkurs Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Kontraktændringer Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar... 15

3 4.30 Misligholdelse Misligholdelsesbeføjelser Lovvalg og afgørelse af tvister Underskrift Bilag Bilag 1 Tilbudsliste Stomi Bilag 1a Tilbudsliste - Urologi Bilag 2 Tro og love erklæring Bilag 3 Virksomhedsprofil Bilag 4 Oplysninger om konsortiedeltagere Bilag 5 - Erklæring om virksomhedens resultat og egenkapital Bilag 6 Referenceliste Bilag 7 Kravspecifikation Bilag 8 Tilbudsgivers beskrivelse af service Bilag 8a Evaluering af service Side 3

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Tønder Kommune inviterer til afgivelse af tilbud på rammekontrakt på levering af stomi- og urologiprodukter, gældende for: Tønder Kommune Kongevej Tønder Der ønskes tilbud på stomi- og urologiprodukter, der er bevilliget jf. Servicelovens 112 med direkte levering til borgere i eget hjem i kommunen, til levering til beboere på kommunale ældreinstitutioner, samt til kommunens sygeplejedepot. Tønder Kommune forbeholder sig ret til at disponere til anden side, hvis der skal tages særlige læge/sygeplejefaglige hensyn. Valg af leverandør er ikke afsluttet, før kontrakt er underskrevet af begge parter. Udbyder gør opmærksom på borgerens frie valg af leverandør, jf. Servicelovens 112. stk Udbyders fremtidige rammeaftale Kontrakten indgås som en rammeaftale. Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler, og der kan afgives bud på én eller begge disse delaftaler. Hver delaftale forventes indgået med én leverandør for perioden til med option på forlængelse i op til 2 x 12 måneder. Udbuddets 2 delaftaler: Delaftale 1: Stomiprodukter Delaftale 2: Urologiprodukter 1.3 Opgavens omfang Det estimerede antal produkter kan ses i bilag 1 og 1a Tilbudsliste, som er beregnet på baggrund af Tønder Kommunes forbrug i perioden november 2012 til oktober Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på årsbasis i danske kr. ekskl. Moms ca.: Stomi Urologi kr kr. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for udbyder. Side 4

5 2. Udbudsbetingelser Sags id.: G Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Erhvervs- og Vækstministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i ét eksemplar. Såfremt tilbudsgiver byder på flere delaftaler, skal katalogmateriale og dokumenter af generel karakter kun fremsendes i ét eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes elektronisk i ét eksemplar på Usbnøgle eller CD-rom. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale, gælder det elektroniske tilbud. Vedlagte tilbudslister - bilag 1 og 1a - skal i uændret form benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbudslisten skal forblive kompatibelt med Microsoft Excel. Øvrigt tilbudsmateriale accepteres i Microsoft Word og PDF format. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, tysk, norsk eller engelsk. Hvis udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmaterialet til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller de hermed forbundne udgifter. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Tønder Kommune Christina Humle, pr. chrhum@toender.dk - med emnet: "Spørgsmål til udbud på levering af stomi- og urologiprodukter senest den kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret hurtigst muligt, dog senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for udbyder at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende i anonymiseret form, være at finde på udbyders hjemmeside på adressen under Udbud og Indkøb, Aktuelle udbud og licitationer. Det er tilbudsgiveres eget ansvar at holde sig orienteret på udbyders hjemmeside om opdateringer vedrørende udbudsmaterialet herunder spørgsmål og svar. Side 5

6 Side 6 Sags id.: G Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU udbud Levering af stomi- og urologiprodukter og Må kun åbnes af Udbud & Indkøb. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den kl på følgende adresse: Tønder Kommune Jomfrustien Tønder Att.: Christina Humle Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil 3 måneder efter tilbudsfristen. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte rammekontrakt. Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af rammekontrakten Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Hvis flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.16 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet Udbyders forbehold Den angivne volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode. Den estimerede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, hvis et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos udbyder. Udbyder tager forbehold for at en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for uden virkning Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Hvis et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet.

7 Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Vareprøver til afprøvning i tilbudsevalueringen Til brug for vurdering af overholdelse af mindstekrav i de indkomne tilbud, forbeholder udbyder sig ret til at rekvirere vareprøver til afprøvning. Det forventes, at der ved anmodning fremsendes 1 stk. vareprøve pr. varelinje. Vareprøver ønskes kun udleveret i det tilfælde, hvor der kan herske tvivl om produktets konditionsmæssighed, grundet manglende kendskab til det specifikke produkt. Som udgangspunkt vil vareprøver ikke blive returneret. Hvis udbyder efter tilbudsfristens udløb finder, at det er nødvendigt at kontrollere produkternes kvalitet, vil tilbudsgiver modtage skrivelse herom. Skrivelsen vil indeholde oplysninger om: liste over produkter hvilke informationer der skal påføres for hvert produkt sidste frist for fremsendelse af vareprøver til afprøvning - frist for fremsendelse af produkter er på minimum 5 arbejdsdage. adresse for fremsendelse af vareprøver kontaktperson Hvis der er flere størrelser af samme type produkt, medsendes kun én størrelse. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte, og skal leveres uden beregning for ydelsen og leveringen til udbyder. Udbyder forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbyder kunne aflyse udbuddet, såfremt der foreligger saglige grunde hertil, herunder budgetmæssige ændringer eller politiske forhold Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Hvis den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 2. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplyses egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Tilbudsgiver med negativ egenkapital i et eller flere af årene, vil blive frasorteret Tildelingskriterium Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Tønder Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen. Side 7

8 Delkriterier Vægtning i % Pris 65 % Service Online bevillingssystem Tilbudsgiver skal i bilag 8 redegøre for de funktioner i tilbudsgivers online bevillingssystem, udover mindstekravene i afsnit 3 Kravspecifikation, som vil være tilgængelige ved kontraktens start, og senere i kontraktperioden. Udbyder vil evaluere disse på baggrund af bilag 8a. 35 % I det omfang der tilbydes en tilsvarende eller anden rabatsats i forhold til tilbudsgivers øvrige sortiment af beslægtede varer inden for de enkelte produktgrupper, kan rabatsatsen angives nederst i den enkelte fane i bilag 1 og 1a Tilbudsliste. Vi gør opmærksom på at denne % -sats ikke vil indgå i tildelingsbeslutningen Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal på forlangende inden kontraktunderskrivelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvor det fremgår at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til artikel 45 stk. 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Serviceattesten kan rekvireres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside: Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet. 3. Kravspecifikation Kravspecifikation er vedlagt som bilag 7. Alle de nævnte krav skal opfyldes. Tilbudsgiver skal tilkendegive opfyldelsen af samtlige krav ved underskrivelse af bilag 7 og returnere dette ved tilbudsafgivelsen. I modsat fald vil udbyder have pligt til at afvise tilbuddet som værende ukonditionsmæssigt. Efter kontraktindgåelse må det forventes, at der foretages stikprøver på, om alle krav bliver opfyldt. Side 8

9 Kontrakt vedrørende Stomi/urologiprodukter 4. Kontrakt 4.1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem Ordregiver Tønder Kommune Kongevej Tønder Kontraktansvarlig Christina Humle Direkte tlf. nr Mobil nr.: Mail: I det følgende kaldet ordregiver Kontrakthaver Firmanavn Adresse Postnr. og By CVR reg. nr. Kontraktansvarlig: Direkte tlf.nr. Mobil nr.: Mail: I det følgende kaldet kontrakthaver 4.2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Erhvervs- og Vækstministeriet. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver B. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af C. Eventuelle spørgsmål og svar D. Eventuelt uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem parterne herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer anført i referat fra afholdt afklarende møde E. Kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 4.3 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i udbudsmaterialet og tilbudslisterne nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. 4.4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den , jf. dog pkt Misligholdelse. Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres eller erklæres for Side 9

10 uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende kontraktperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset at afgørelsen/dommen ankes. 4.5 Optioner Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Udnyttelse af option sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 6 måneder før kontraktens udløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperioder ophører kontrakten uden yderligere varsel. 4.6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Kontrakthavers besøg hos borger skal aftales i forvejen med udbyder. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte borgers indkøbsbehov. I situationer hvor kontrakthaver/konsulenter skal vejlede udbyder omkring deres indkøbsbehov, (eventuelt i forhold til tidligere forbrug hos anden leverandør), er kontrakthaver forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens prismæssigt fordelagtige varer. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 4.7 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN-lokationsnummer, dato, antal, varenummer, og varenavn samt evt. vægt og restordre. 4.8 Returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved fejlleveringer har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for kontrakthavers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt, med mindre fejlen først er mulig at opdage efter emballagen brydes. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det oprindeligt fakturerede beløb til rekvirenten. 4.9 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå angivne enhedspriser på nettosortimentet inklusiv alle de med leverancerne forbundne udgifter Såfremt kontrakthaver jf. pkt Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne nettopriser for de oprindelige produkter. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i pkt Prisregulering. Side 10

11 4.10 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks underindeks Farmaceutiske produkter på baggrund af indeksets fremskrivning til Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Hvis prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal via mail sendes til Christina Humle, chrhum@toender.dk. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til Udbud og indkøb inden ændringens ikrafttræden. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt en vare på tilbudslisten udgår skal et andet produkt med tilsvarende kvalitet og nettopris straks tilbydes. Såfremt kontrakthaver substituerer tilbudte produkter med nye produkter, der kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal disse produkter tilbydes til samme nettopris som det oprindelige produkt. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-nummer Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Kontrakthavers CVR/SE-nummer Kontrakthavers navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Ordrenummer Side 11

12 Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Ordregiver er berettiget til uden omkostninger at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Elektroniske fakturaer kan dannes i kontrakthavers eget økonomi- og fakturasystem, via fakturaportal på internettet eller via NemHandel. Fakturablanket dannet via NemHandel er gratis og fungerer fuldt elektronisk. Oplysninger om e-fakturering kan findes på Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsen er 30 dage netto fra modtagelse af korrekt e-faktura Bonus, gebyrer mv. til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning Statistik Kontrakthaver skal ved anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på varer, varegrupper bestiller, og dato. Ligeledes ønskes statistikmateriale tilsendt årligt eller ved forespørgsel, på de brugere, der i henhold til statistikmaterialet præsterer et over- eller underforbrug i henhold til det på bevillingen angive antal. Statistik skal fremsendes elektronisk i Microsoft Excel Underleverandører Hvis kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre leverandører uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver. Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. Side 12

13 4.19 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist anset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse Mangler og reklamation Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler med mindre andet udtrykkeligt er aftalt. Ordregiver skal indenfor rimelig tid, efter at have opdaget manglen meddele kontrakthaver herom. Meddelelser givet inden to måneder, efter at ordregiver opdager manglen er altid rettidig. Køber skal senest inden to år efter salgsgenstandens overgivelse meddele sælgeren, at han vil reklamere over en mangel Afhjælpning og/eller omlevering ved mangler Når ordregiver rettidigt reklamerer over en mangel, skal kontrakthaver afholde samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger. Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning. Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiver berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. Side 13

14 4.22 Konkurs Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve kontrakten. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af Konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er efter dansk lov om produktansvar, og dansk rets almindelige erstatningsregler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale, herunder hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter. Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af produktfejl mangler ved leverancen eller kontrakthavers skadevoldende adfærd. Kontrakthaver er forpligtet til at opretholde en Erhvervs- og produktansvarsforsikring i hele kontraktperioden. Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft, jf. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.. Kontrakthavers eventuelle regreskrav overfor underleverandør er ordregiver uvedkommende Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. Hvis force majeure er af en sådan karakter eller har en sådan varighed, at kontraktens endelige opfyldelse må anses for umulig, er begge parter berettiget til at hæve kontrakten helt eller delvist, uden at der kan gøres krav gældende over for den anden part Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, hvis tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ved kontraktens indgåelse skal der, hvis én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse. Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages. Side 14

15 Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til pkt Prisregulering og ændringer af produktsammensætningen i henhold til pkt Ændring af produktsammensætning betragtes ikke som en kontraktændring Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i pkt Lovvalg og afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På ordregivers forlangende skal kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er ordregiver uvedkommende Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, skal ordregiver gøre kontrakthaver bekendt med forholdet, og kræve at kontrakthaver opfylder kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder klausulens krav om etik og socialt ansvar. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende. Gentagen overtrædelse af denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Side 15

16 4.30 Misligholdelse Såfremt andet ikke er bestemt i nærværende kontrakt, betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtelser som misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Ikke tilstrækkelig samarbejde fra kontrakthavers side, jf. pkt. 4.6 Kontakt mellem parterne, betragtes som misligholdelse af aftalen. Dersom kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse: Tilsidesættelse af forpligtelser efter pkt Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, jf. pkt Konkurs Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse jf. pkt Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Overtrædelse af offentlige påbud jf. pkt Offentlige påbud. Manglende overholdelse af miljøbestemmelser jf. pkt Miljø. Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar jf. pkt Etik og socialt ansvar Misligholdelsesbeføjelser Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Væsentlig misligholdelse berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten uden varsel. Hvis andet ikke udtrykkeligt er aftalt, er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Kan parterne ikke blive enige, skal der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i 2 eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Side 16

17 Dato: Kontrakthaver: Dato: Tønder Kommune: Side 17