Evaluering af bestyrelsesarbejdet 2011 og 2012

Transkript

1 Evaluering af bestyrelsesarbejdet og

2 [LAUNCH] 9 12 [TARGET_GROUP] ) Hvordan vurderer du overordnet arbejdet i bestyrelsen? 11% % 75% % 17% % ) Kommentar 2 2 Det er et vanskeligt spørgsmål at kommentere på, da der er mange forskellige aspekter, som jeg vurderer forskelligt. Overordnet mener jeg, at der er rum for forbedring i bestyrelsen. Det er desværre sådan at rektor får meget taletid, hvilket bevirker at bestyrelsen kun får set en side af en sag, hvilket ikke kan være det bedste grundlag for at tage beslutninger. God deltagelse.

3 3) Hvordan vurderer du bestyrelsens arbejdsform? 25% % % 25% ) Kommentar 3 2 4) Møderne er velforberedte, men der er ofte for lidt tid til at komme med kommentarer. Seminaret og møde med udd. udvalg er vigtige supplementer. Godt med ordinære bestyrelsesmøder, som kan suppleres efter behov. / Seminar er udbytterigt da det rummer mulighed for mere dybdegående diskussioner. Ligeledes har mødet med uddannelsesudvalgene været udbytterigt og oplysende i forhold til en bredere orientering om uddannelsernes arbejde. Arbejdsformen ville kunne blive styrket ved, at man gav plads til flere holdninger i bestyrelsen. Desuden ville det være rart, hvis materialet blev sendt ud tidligere. Begge kommentarfelter var blanke /pime 5) Hvordan vurderer du mødeledelsen? 25% % 42% % 25% % ) Kommentar 5 2

4 6) Jeg er ganske imponeret over formandens og ledelsens evne til at styre møderne i lyset af den ganske store bestyrelse og de mange forskellige interesser, som er samlet. På trods af dette lykkes det rent faktisk at blive operationelle, hvilket er endog meget flot. Mødeledelsen er ofte for hurtig til at presse sager igennem og dermed konkludere at bestyrelsen er enig, selv om det ikke er hele bestyrelsen, der er det. Generelt rummende ledelse. Dog afhængig af dagsordens indhold og længde kan diskussioner føles presset, afkortede og mindre rum for reflektion. Formanden for bestyrelsen, giver ofte mere taletid til rektor end andre, hvilket til tider kan give tvivl om, hvem der er mødeledelse. Der bliver ofte skåret igennem når andre har ordet. Formandens tilstedeværelse er helt afgørende. Undrer mig nu over at eksterne medlemmer fra direktionen, får så stor taleret og indflydelse på diskussionen i bestyrelsen. Kommentarfeltet var blankt /pime 7) Hvordan vurderer du egen forberedelse og mødedeltagelse? 11% % 83% % ) Kommentar 3 1 8) Den store udfordring er mængden af materiale. Jeg er nok ikke fortaler for at reducere mængden af materiale, men man kan overveje at opdele dagsorden mere præcist i punkter, som reelt kun er til orientering eller efterretning og punkter, som er til drøftelse, så grundigheden i læsningen af mødematerialet kan prioriteres i forhold til de punkter, hvor der er behov for drøftelser og input fra bestyrelsen, mens den resterende del af materialet primært tjener som baggrund for den samlede forståelse af forretningen. Jeg føler mig velforberedt til møderne i den udstrækning det er muligt. Bestyrelsespapirerne kommer dog kun 1 uge inden mødet, hvilket måske er nødvendigt, men ikke giver plads til større undersøgelser eller bredere konsultering. Jeg forbereder mig til møderne ved at læse, søge oplysninger, og deltage i formøder. Det kan til tider være svært at komme gennem alt materialet og sætte sig ind i det hele i dybden.

5 9) Hvordan vurderer du bestyrelsens kompetencemæssige sammensætning? 22% 25% % % ) Kommentar ) Jeg må indrømme, at jeg i staren var noget skeptisk, da jeg så den store bestyrelse og den meget partssammensatte bestyrelse. Men oplevelsen har været, at det rent faktisk fungerer ganske godt og det bidrager til at få forskellige synspunkter på bordet, hvilket har været spændende. Bestyrelsen er bredt sammensat, hvilket jeg vurderer som rimeligt, da det er Metropols kontakt udadtil; men det er vanskeligt at vurdere nogle af medlemmernes præcise kendskab til området og hvordan de konkret spiller ind i samfundet. Der mangler fx mere uddannelsestænkning og dialog med kommunerne. Bred sammensætning sikre flere synspunkter. Bestyrelsen kunne med fordel suppleres med personer med direkte indsigt i uddannelsestænkning. Der er desværre en overvægt i bestyrelsen der ikke har særlig viden om uddannelsesinstitutionen. Det er ærgerligt. Der er desuden ikke den store interesse i andet end økonomi, hvilket ikke er bestyrelsens eneste arbejde. let af bestyrelsesmedlemmer kunne uden problemer halveres. Bestyrelsen kunne sagtens halveres - uden kompetencetab. Den uddannelsesmæssige side kunne med fordel styrkes. Der kunne være stærkere indslag på uddannelsesområdet. Mener man skal ind og revurdere sammensætningen ved næste udpegning. Kommentarfeltet var blankt / pime 11) Hvordan vurderer du bestyrelsens interne dialog? % % %

6 12) Kommentar ) Den interne dialog er der ikke altid mulig pga tidspres og ledelsesstyring. Dialoger kommer oftest med et par af bestyrelsesmedlemmerne der har indvendinger over for forslag til beslutninger. Medarbejder repræsentanter har kun mulighed for korte indlæg, når de har andre synspunkter. Der kommer en uddybning snarere end dialog. Det er ikke altid de bliver hørt. Årsseminaret og udd. udvalg giver dog bedre mulighed for dialog. Afhængig af dagsordenens længde gives der mere eller mindre rum til diskussion. Rum til diskussion er at foretrække. Det kan ofte være svært at komme igennem med sine holdninger, da den interne dialog ikke giver plads til særlig mange forskellige holdninger. Jeg mener at der i bestyrelsen skal være plads til forskellige holdninger, og det skal anerkendes, at bestyrelsens medlemmer har forskellige interesser. Rektor bruger til tider en nedsættende retorik ved negative kommentarer fra bestyrelsesmedlemmer. Kommentarfeltet var blankt /pime 13) Hvordan vurderer du fortroligheden internt i bestyrelsen? % % % ) Kommentar ) Det er klart, det ikke er tilfredsstillende at opleve, at drøftelser i bestyrelsen kommer udenfor lokalet. Jeg mener imidlertid også, at dette er blevet drøftet og næppe bør blive genstand for yderligere drøftelser. Generelt er fortroligheden ret høj; men det er ikke altid klart hvad der er fortroligt og hvad der ikke er fortroligt. Der opstår dilemmaer i fortrolighed da jeg som medarbejderrep repræsenterer et bagland. Lovgivningen og præcedens er heller ikke super skarp på området. Høj grad af fortrolighed. Overvej behovet for at lukke punkter. Lukkethed kan medvirke til mistro. Der har været uhensigtsmæssige lækager, hvilket ikke er professionelt. Der har tidligere været store problemer med fortroligheden, men det virker som om, at problemet er løst. Der har været enkelte episoder med manglende fortrolighed men på nær dette synes det at fungere fornuftigt.

7 15) Hvordan vurderer du rektors rolle på møderne? 22% % % 17% % % ) Kommentar ) Rektor spiller en fornuftig rolle. Sammenlignet med andre bestyrelser måske nok en mere fremtrædende rolle, men det fungerer fint, da rektor sidder inde med stor viden og indsigt, som er vigtig for bestyrelsen at få indblik i. Rektor er velforberedt og den kreativt ledende faktor på møderne. Han er veltalende og overbevisende. Men han er (til tider) ikke participatorisk over for de holdninger der ikke er i overensstemmelse med hans holdninger og ønsker. Jeg mener som sagt tidligere at rektors rolle, ofte bliver altoverskyggende i diskussionerne, det er ærgerligt, da der er brug for flere forskellige holdninger, hvis organisationen skal tilgodeses mest muligt. Som tidligere nævnt i kommentarfelt, bruger rektor til tider en nedsættemde retorik ved kritiske kommentarer. Det er ikke nødvendigt eller ønskværdigt, at rektor leverer lange forsvarstaler til stort set alle bemærkninger fra bestyrelsesmedlemmerne. Konstruktive kritiske bemærkninger fra bestyrelsen er ikke personlige angreb på rektor, og bør derfor heller ikke besvares i den ånd. Til tider kan der være behov for at rektor lader diskussionen kører uden nødvendigvis at tage ordet. Imidlertid har rektor også en meget stor faglig viden som er vigtig for bestyrelsens drøftelser. 17) Hvordan vurderer du den øvrige ledelses rolle på møderne? 11% % % ) Kommentar 2 4

8 18) Der er ikke andre med fra Metropols ledelse i bestyrelsen. Dog er økonomichefen og sekretariatschef normalt deltager og andre fra ledelsen som fungerer først og fremmest som ressourcepersoner, når der er brug for det. Det er en rimelig arbejdsdeling.?? Ledelsen deltager i blandt som ressource for uddybning. / I det omfang det har været nødvendigt at inddrage den øvrige ledelse har det været relevant og fungeret fint Det er positivt at have dem med, da de mange gange kan besvare spørgsmål, som rektor ikke er 100 % inde i. Direktionens rolle på bestyrelsesmøde er uafklaret i forhold til som observatør eller ligeværdig mødedeltager. Det er ikke klart hvilken bemyndigelse den øvrige ledelse har, da det er en ret ny ændring. Kommentarfeltet var blankt /pime 19) Hvordan vurderer du relevansen af bestyrelsens sager? 11% 17% % % ) Kommentar ) Det kan overvejes, som tidligere nævnt at opdele materialet lidt tydeligere fx i dagsordenen i punkter, som kræver bestyrelsen beslutning/drøftelse og punkter som mere er til orientering. Økonomisager står helt centralt. De fleste sager har været relevante. Der kan opstå uklarhed om hvor meget bestyrelsen skal tage stilling til interne forhold i Metropol. Fint med opdaterende information fra rektor som supplement.

9 Bestyrelsen kan godt sætte mere retning for det faglige niveau, og på aftagers krav til færdigheder ved gennemført uddannelse. Kommentarfeltet var blankt /pime 21) Hvordan vurderer du sammenhængen mellem bestyrelsens arbejde og Metropols strategi? 11% % 75% % ) Kommentar ) Strategien er bred og retter sig mod både det offentlige og det private. Der kunne ønskes mere strategidiskussion i bestyrelsen, som ofte ser på Metropol specifikke anliggender. Ikke altid lige klar. Det kræver iblandt stor indsigt i strategi for at skabe sammenhæng. Kommentarfeltet var blankt /pime 23) Hvordan vurderer du bestyrelsens evne til og mulighed for at sætte en strategisk retning for Metropol? 17% % % ) Kommentar 2 1

10 24) Det er klart at en del af retningen i uddannelsesinstitutioner er fastsat politisk, hvilket naturligvis er nødvendigt. Men det er samtidig min oplevelse, at bestyrelsen alt andet lige har indflydelse og mulighed for at påvirke retningen inden for disse rammer. Evnemæssigt mangler der gennemslag på kommunalt og mindre private virksomheders område, ligesom placeringen af professionshøjskolerne i det samfundsmæssige uddannelsesbillede er af central betydning. Det er ledelsen som tilsyneladende kommer med oplæg mere end bestyrelsen. Der er naturligvis en række rammer for Metropol som fastsætter politisk og som dermed er med til at definere bestyrelsens muligheder for at påvirke udviklingen. 25) Hvordan vurderer du den emnemæssige balance mellem punkterne på bestyrelsesmøder (økonomi, strategi, organisation mv.)? % % % ) Kommentar ) Det er strategidiskussion som kommer efter de centrale punkter om økonomi og organisation og godt kan få en større plads. Men de andre punkter skal jo være på plads og har været særdeles vanskelige. Med en økonomi i balance vil en forskyndning mod strategi og organisation være at foretrække. Der er stort fokus på økonomien, hvilket der selvfølgelig også skal være, der mangler dog diskussioner omkring institutionen som uddannelsesinstitution, og hvordan vi forbedre og udvikler uddannelserne. Metropol er en uddannelsesinstitution, hvor brugerne (de studerende) og undervisningen skal være i højsædet. Økonomi har til tider fyldt lidt vel meget og givet mindre plads til strategiske og faglige diskussioner. Velvidende at økonomien er afgørende for hele skolens fremdrift og fremtid, så synes jeg stadig den fylder for meget, for lidt plads til dybere drøftelser af strategien dens indhold samt konsekvenser for uddannelserne. Kommentarfeltet var blankt /pime

11 27) Hvordan vurderer du niveauet af den information, bestyrelsen får? 42% % % ) Kommentar ) Forberedelsesmaterialet til bestyrelsen er udmærket og vel gennemarbejdet. Problemet er mest den korte tid og i enkelte tilfælde at man ikke har villet sende materiale ud på forhånd. Bestyrelsen informeres samtiden med organisationen i tilfælde af implementering af organisatoriske ændringer. Bestyrelsen får ikke information om alle sager i Metropol, og det er vel rimeligt nok. Der måtte gerne være mere information. Jeg mener især der mangler argumenter fra flere sider omkring de forskellige emner der skal diskuteres på møderne. Der mangler desuden information fra de ansatte og de studerende omkring, hvordan institutionen fungerer for dem. Der kan fra ledelsens side arbejdes med at bestyrelsen bliver orienteret tidligere omkring strategiske ændringer i organisationen. Ved en nylig offentliggørelse af en organisatorisk ændring kom information meget sent i processen fra rektor. Kommentarfeltet var blankt /pime 29) Hvordan vurderer du bestyrelsens brug af lukkede punkter? % % ) Kommentar 3 3

12 30) Visse punkter kan være nødvendige at lukke, men jeg foretrækker åben dialog så langt som muligt. De lukkede punkter skyldes mange forskellige hensyntagen, men de skal bruges mindst muligt. Brugen af lukkede punkter har været stor og ikke lige gennemskuelige. Brugen afskærer fra omverdens diskussion. Der er flere af de lukkede punkter, der kunne have godt af, at blive diskuteret i hele Metropol. Den ofte begrundelse for at lukke et punkt er, at det er personfølsomt materiale. Dette mener jeg dog ikke altid er en legitim grund, da der ofte er meget på spil for Metropol, der kræver en diskussion i hele Metropol, hvis der skal træffes en beslutning på bedst mulig grundlag. Det er der behov for, og det er vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer accepterer, at der kan være behov for fortrolighed i denne type sager. Lukkede punkter skal i min optik som udgangspunkt ikke benyttes i en institution som PH Metropol. Ved enkelte personsager kan lukkede punkter accepteres. Kommentarfeltet var blankt /pime 31) Hvordan vurderer du sagsfremstillingen i bestyrelsessagerne? % 67% % % ) Kommentar ) Sagsfremstilling er gennemgående god og professionel. Det er desværre ofte kun rektor der fremstiller sager, hvilket må siges naturligt, da det er ham der har mest viden om organisationen. Sagen bliver dog på den måde kun set fra en side, nemlig ledelsens side. En sagsfremstilling der viste flere sider af sagen, ville gavne organisationen. Der er plads til forbedringer fsva. den økonomiske konsekvens af dagsordenspunkterne. Det er typisk meget velgennemarbejdet materiale der præsenteres for bestyrelsen.

13 33) Hvordan vurderer du sekretariatsbetjeningen af bestyrelsen? 67% 42% ) Kommentar ) Jeg har fået hjælp i tilfælde jeg har bedt om det, men kan ikke vurdere den generelle betjening. Referater er kommet ud hurtigt og det har været muligt at diskutere referaterne. Kommentarfeltet var blankt /pime 35) Hvordan vurderer du referater af og opfølgning på bestyrelsens beslutninger? 44% 17% % 83% % ) Kommentar ) Dette er alle selskaber, hvor jeg deltager i bestyrelsen en stor udfordring. I nogle selskaber arbejder man med en liste over ting, som bestyrelsen har drøftet (et skema) og man giver i dette en kort status på de vigtige ting, som bestyrelsen har taget stilling til. En afart af en sådan model kan overvejes. Referater har været gode og tilfredsstillende, selv om de sammentrængte diskussioner kan mangle visse dimensioner, da der til tider er mindretalsudtalelser. / Opfølgningen er jo ofte en proces og kan tage tid, men der arbejdes med de beslutninger bestyrelsen har taget. Kommentarfeltet var blankt /pime

14 37) Har du øvrige kommentarer? ) Håber der er kommentarer nok. Der er sket en betydelig professionalisering af direktionens håndtering af bestyrelsesarbejdet, og beslutningsoplæggene er forbedret væsentligt. Det økonomiske fokus er styrket betydeligt, hvilket er forudsætningen for udvikling og drift. I er godt på vej! Kommentarfeltet var blankt /pime