Bilag Evaluering af Metropols bestyrelsesarbejde

Transkript

1 Bilag Evaluering af Metropols bestyrelsesarbejde

2 Evaluering af Metropols bestyrelsesarbejde I det følgende præsenteres resultaterne af evaluering af Professionshøjskolen Metropols bestyrelsesarbejde foretaget blandt medlemmerne af Metropols bestyrelse. I alt har 14 ud af 15 bestyrelsesmedlemmer besvaret spørgeskemaet. Grunden til at det sidste og 15. medlem ikke har afgivet svar skyldes, at vedkommende er helt ny og endnu ikke har deltaget i bestyrelsens møder. Resultaterne præsenteres hhv. som frekvenstabeller over medlemmernes svar, samt de besvarelser, som bestyrelsesmedlemmerne har givet i evalueringens åbne spørgsmål og kommentarfelter. Hver dot udgør et bestyrelsesmedlems svar. Der er ikke redigeret i medlemmernes besvarelser. Af hensyn til sammenligning er resultatet af seneste evaluering (2013) indsat. 1) Hvordan vurderer du overordnet arbejdet i bestyrelsen? tilfredsstillende 21 % 21 % 3 3 Tilfredsstillende 64 % 71 % 9 10 Neutral 14 % 7 % 2 1 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. din overordnede vurdering af arbejdet i bestyrelsen, kan du uddybe her: Super fin sagsfremstilling og generelt meget fint dagsordensmateriale. Der mangler dog anledninger til flere strategiske drøftelser, således at det ikke alene handler om at godkende indstillinger. Dominerende direktion, kan være svært at være kritisk når direktionen og ledelsessekretariatet deltager på møderne. En fordel med mulighed for lukkede punkter hvor kun bestyrelsen deltager Det er meget meningsfuldt at deltage i bestyrelsesarbejdet for en så stor og veldreven en institution med en så vigtig rolle i vores samfund.

3 2) Hvordan vurderer du bestyrelsens arbejdsform? tilfredsstillende 7 % 14 % 1 2 Tilfredsstillende 64 % 64 % 9 9 Neutral 29 % 21 % 4 3 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. bestyrelsens arbejdsform, kan du uddybe her: Arbejdsformen med mere drøftelse og diskussion af dilemmaer virker mere inspirerende, og de enkelte bestyrelsesmedlemmers viden og holdninger nuancerer beslutningerne mere. Vi er sjældent i dybden. Det er primært information fra Stefan på møderne. Der er for ofte tendens til at bestyrelsen godkender oplæg fra direktionen. Der er godt nok mulighed for kommentarer, men ikke mange muligheder for at ændre i de foreslåede tiltag. Det burde være fremlagt mere i detaljer om omorganiseringen i Metropol, som en konsekvens af EVU strategien, og ikke kun godkendelse af at rektor får mulighed for omorganisere organisationen - så det passer til strategien. God atmosfære, men præget af for mange sager til efterretning og igen manglende anledninger til strategiske drøftelser og involvering af bestyrelsesmedlemmerne. Jeg så gerne, at bestyrelsen havde flere mere strategiske diskussioner. Materialet er altid meget, meget flot. Men det lægger som oftest op til, at bestyrelsen kan sige ja uden de store kommentarer. På den måde får Metropol ikke nødvendigvis det optimale ud af bestyrelsesmedlemmernes kompetencer. Det ville også for bestyrelsesmedlemmerne være udfordrende og motiverende at kunne anvende sine kompetencer og viden mere aktivt mhp sparring om udvikling og drift af institutionen. Det kunne både være bestyrelsen som gruppe og medlemmerne enkeltvist. 3

4 3) Hvordan vurderer du mødeledelsen? tilfredsstillende 43 % 50 % 6 7 Tilfredsstillende 57 % 36 % 8 5 Neutral 0 % 7 % 0 1 Utilfredsstillende 0 % 7 % 0 1 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. mødeledelsen, kan du uddybe her: God mødeledelse. Det kan dog nævnes at rektor oftere fører ordet end bestyrelsesformanden. Møderne ledes fint. Igen dominerende, det går hurtigt 4) Hvordan vurderer du egen forberedelse og mødedeltagelse? tilfredsstillende 21 % 21 % 3 3 Tilfredsstillende 64 % 71 % 9 10 Neutral 14 % 7 % 2 1 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. din egen forberedelse og mødedeltagelse, kan du uddybe her: Det er vigtigt at arbejde med bestyrelsesmaterialet inden møderne. Det kan dog knibe med at læse ind bredere end selve materialet. Deltagelse i alle møder. Er altid forberedt, men har desværre måttet melde afbud et par gange Det er en stor bestyrelse, og derfor er der mange situationer, hvor jeg undlader at give mit besyv med af hensyn til tiden. Hvis jeg ikke ytrer mig, betyder det, at jeg er enig i indstillingen. 4

5 5) Hvordan vurderer du bestyrelsens kompetencemæssige sammensætning? tilfredsstillende 21 % 36 % 3 5 Tilfredsstillende 36 % 57 % 5 8 Neutral 29 % 7 % 4 1 Utilfredsstillende 7 % 0 % 1 0 Ved ikke 7 % 0 % 1 0 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. bestyrelsens kompetencemæssige sammensætning, kan du uddybe her. Synes stadigvæk der er flere, som ikke har nogen som helst kendskab til uddannelsesverdenen, og som, tænker jeg, derfor ikke bidrager særligt meget til drøftelserne og beslutningerne. Bestyrelsen er bredt sammensat og virker i det store hele kompetent. Der har dog været en del udskiftelser i en ret ny bestyrelse, hvilket hæmmer kommunikation. fin sammensætning. Jeg er sikker på at disse kompetencer kan komme mere i spil ved flere anledninger til strategiske drøftelser eller temadrøftelser. Ikke så mange fra uddannelsesområdet Egentlig kunne det være relevant at overveje, om bestyrelsen er godt nok bestykket ift. de områder, hvor Metropol skal vækste i de kommende år. Det kunne være inden for EVU og internationalisering 5

6 6) Hvordan vurderer du bestyrelsens interne dialog? tilfredsstillende 7 % 14 % 1 2 Tilfredsstillende 64 % 71 % 9 10 Neutral 21 % 7 % 3 1 Utilfredsstillende 7 % 7 % 1 1 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. bestyrelsens interne dialog, kan du uddybe her: God tone, men kunne godt tænke mig at drøftelserne gik mere på tværs, og ikke kun var målrettet rektor, drøftelserne kunne være mere berigende hvis flere bidrog til diskussionerne, med udgangspunkt i deres arbejdsfelt og virkelighed. Dialogen findes og er ikke dårlig, men den kunne godt forbedres og intensiveres. Der er ikke så meget intern dialog kun mellem nogle af parterne, fx medarbejder og studerende og formandskabet Tonen er fin og civil, men vi kender ikke hinanden særlig godt. Hvis vi kendte hinanden bedre og havde lejlighed til at drøfte flere ting i dybden, tror jeg, at dialogen ville være mere åben. Når jeg har lejlighed til det, prøver jeg at tale med studenterrepræsentanterne. De giver mig et nyt og ungt perspektiv, som er særligt for bestyrelsesarbejdet på Metropol, og som i øvrigt er berigende. 7) Hvordan vurderer du fortroligheden internt i bestyrelsen? tilfredsstillende 21 % 57 % 3 8 Tilfredsstillende 50 % 21 % 7 3 Neutral 14 % 14 % 2 2 Utilfredsstillende 14 % 0 % 2 0 Ved ikke 0 % 7 % 0 1 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. fortroligheden internt i bestyrelsen, kan du uddybe her: Lukkede punkter skal sendes som separate bilag i dagsordenen. 6

7 8) Hvordan vurderer du rektors rolle på møderne? tilfredsstillende 43 % 43 % 6 6 Tilfredsstillende 43 % 36 % 6 5 Neutral 7 % 14 % 1 2 Utilfredsstillende 7 % 7 % 1 1 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. rektors rolle ved møderne, kan du uddybe her: Metropol har en dygtig rektor, der også har en fremfærd, hvor han har vanskeligt ved at begrænse sin viden og holdninger. Det må medgives at rektor har fået en mere fleksibel kommunikation hen ad vejen. Fylder meget Altid velovervejet, veltalende, velorienteret og velforberedt. En kompetent og visionær leder, der har sine egne holdninger, og som tager ansvar for den samlede ledelses linje. Jeg synes, at hans rolle på møderne er meget fin og passende. Han giver plads til bestyrelsesmedlemmernes diskussioner og holdninger - og samtidig er vi (jeg) aldrig i tvivl om hans holdning. Det er meget forbilledligt. 9) Hvordan vurderer du den øvrige ledelses rolle på møderne? tilfredsstillende 36 % 36 % 5 5 Tilfredsstillende 50 % 50 % 7 7 Neutral 14 % 14 % 2 2 7

8 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. den øvrige ledelses rolle ved møderne, kan du uddybe her: Flertallet ønsker mest at komme med kommetarer på områder de har indsigt i. fint hold med en god, fælles linje. Henrik er jo så ny i rollen, så det er naturligvis svært at vurdere hans indsats på nuværende tidspunkt. Generelt er direktionens deltagelse på møderne meget passende og meget saglig. 10) Hvordan vurderer du relevansen af bestyrelsens sager? tilfredsstillende 7 % 36 % 1 5 Tilfredsstillende 86 % 57 % 12 8 Neutral 0 % 7 % 1 1 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. relevansen af bestyrelsens sager, kan du uddybe her: Det er blevet betydeligt bedre, men det er stadig svært at se hvilken betydning og hvilke konsekvenser bestyrelsens beslutninger har for institutionens kerneopgave, læring og undervisning Vi kunne godt drøfte flere elementer dybdegående og ikke helt så overfladisk. Dog også vigtigt at bestyrelsen "kan" gå i mod indstillingen og det er "tilladt," så bestyrelsen ikke bare bliver et gummistempel Dog undrede mig, at udmeldingen omkring de kommende besparelser på uddannelsesområdet ikke fyldte mere på det seneste bestyrelsesmøde. Aller helst havde jeg gerne set, at bestyrelsen var blevet informeret, så snart FFL16 var offentliggjort inkl. de forventede konsekvenser for Metropol - og så med en efterfølgende drøftelse på førstkommende bestyrelsesmøde. De kommende reduktioner vil få betydning for institutionen, og de har desuden været genstand for megen politisering. Det gør dem til en helt oplagt bestyrelsessag. Udover dette eksempel kan jeg dog ikke komme i tanke om andre sager, hvor bestyrelsen ikke er blevet orienteret eller inddraget på fyldestgørende vis. Endelig kan det naturligvis være svært for mig at vurdere, om der er andre emner, som kunne være relevante ift. bestyrelsesinddragelse, men som vi ikke hører om. 8

9 11) Hvordan vurderer du sammenhængen mellem bestyrelsens arbejde og Metropols strategi? tilfredsstillende 29 % 29 % 4 4 Tilfredsstillende 57 % 50 % 8 7 Neutral 14 % 21 % 2 3 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. sammenhængen mellem bestyrelsens arbejde og Metropols strategi, kan du uddybe her: Metropol har overordnede interesser, som ikke helt er i overensstemmelse med strategien. Desuden er strategien mange facetteret, og det kan være vanskeligt at arbejde på alle områder på samme tid. Her mener jeg vi har et forbedringspotentiale i bestyrelsen. Fx kender jeg endnu ikke - og har ikke deltaget i strategiske drøftelser om Metropols konkurrencesituation og mulige alliancer. Altid fin opfølgning på strategiimplementeringen. Man kan mærke, at det er en strategi, der "lever". 12) Hvordan vurderer du bestyrelsens evne til og mulighed for at sætte en strategisk retning for Metropol? tilfredsstillende 8 % 36 % 1 5 Tilfredsstillende 38 % 43 % 5 6 Neutral 54 % 14 % 7 2 Utilfredsstillende 0 % 7 % 0 1 Total 100 % 100 %

10 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. bestyrelsens evne til og mulighed for at sætte en strategisk retning for Metropol, kan du uddybe her: Det er stadig et ømt punkt, at bestyrelsen ikke i tilstrækkelig grad involveres i arbejdet med at sætte retning for Metropol. Det var f.eks. svært at se, hvad "strategiseminaret" på sidste møde bestod i - udover, at der var en virkelig god mulighed for at høre fra uddannelserne - men det efterfølgende bestyrelsesmøde blev ikke brugt til at sætte retning. Det var business as usual. Bestyrelsen har vanskeligt ved at sætte en ægte strategisk retning, da den er lagt i bestyrelsespapirerne (i næste alle tilfælde). Desuden har bestyrelsen ikke mulighed for at fungere som en helt uafhængig bestyrelse, da Metropolledelsen er til stede. Tendensen er styrket efter at direktionen deltager i bestyrelsesmøderne. Der er tilsvarende bestyrelser, som har en mindre tid i slutning af bestyrelsesmødet til at tale sammen uden ledelsens deltagelse. Det kunne være en mulig forsøgsordning på Metropol. Jeg er sikker på at evnen er der og at den kan udnyttes betydelig mere end den bliver for nuværende jf. tidligere bemærkninger. Muligheden er der men svært i praksis Jeg savner lejlighed til mere tilbundsgående, strategiske drøftelser evt. om udvalgte emner. Seneste drøftelse af EVU var fin - men i virkeligheden kom den på et tidspunkt, hvor strategien allerede havde været forbi HSU og derfor var svær grundlæggende at ændre på. Strategiske drøftelser á flere omgange kan ofte være en farbar vej, hvor man tager en første indikativ snak og dernæst en opfølgende drøftelse senere pba mere uddybet materiale. Generelt kunne jeg godt have ønsket mig et lidt grundigere "on boarding program", da jeg startede i bestyrelsen. Metropol er en stor og kompleks institution, som det tager tid at forstå sig på. Hvis man på sigt ønsker mere sparring med bestyrelsen, vil en sådan mere grundig introduktion være nødvendig. 13) Hvordan vurderer du den emnemæssige balance mellem punkterne på bestyrelsesmøderne (økonomi, strategi, organisation m.v.)? tilfredsstillende 15 % 43 % 2 6 Tilfredsstillende 0 % 50 % 6 7 Neutral 60 % 7 % 5 1 Total 100 % 100 %

11 Hvis du har yderligere kommentarer vedr. den emnemæssige balance mellem punkterne på bestyrelsesmøderne, kan du uddybe her: Økonomien er stadig alt overskyggende, kan måske ikke være anderledes, Jeg kunne godt ønske mig lidt mere fokus på det strategiske arbejde (og det ER blevet bedre) Kunne være spændene og relevant med uddannelsespolitiske emner også som fx taxameterreform, dimittend dagpenge satsen osv. Jeg vil særligt gerne rose økonomioplæggene - meget flot og gennemarbejdet materiale, der lægger det helt rigtige snit ift. drøftelserne på mødet og den generelle baggrundsorientering. Det får økonomien til at få en passende rolle på møderne, hvilket ellers kan være udfordrende i mange bestyrelser. 14) Hvordan vurderer du niveauet af den information, bestyrelsen får? tilfredsstillende 23 % 50 % 3 7 Tilfredsstillende 77 % 43 % 10 6 Neutral 0 % 7 % 0 1 Total 100 % 100 % Hvis du har yderligere kommentarer vedr. niveauet af den information, bestyrelsen får, kan du uddybe her: Bestyrelsesmaterialet er godt og gennemarbejdet. Ros til det. Men der mangler på strategiske punkter dybere indsigt i hvad der foregår i organisationen. Grundige oplæg med meget fine præsentationer. Klare indstillinger. flot. 11

12 15) Hvordan vurderer du bestyrelsens brug af lukkede punkter? tilfredsstillende 15 % 14 % 2 2 Tilfredsstillende 69 % 79 % 9 11 Neutral 15 % 7 % 2 1 Total 100 % 100 % Hvis du har yderligere kommentarer vedr. bestyrelsens brug af lukkede punkter, kan du uddybe her: Er relevant Visse økonomiske punkter bør være lukkede - af principielle grunde. Strategiske punkter kan overvejes, såsom EVU strategien. Den er imidlertid blevet offentlig internt kort tid efter bestyrelsesmødet, hvilket vurderes som en fornuftig beslutning 16) Hvordan vurderer du sagsfremstillingen i bestyrelsessagerne? tilfredsstillende 23 % 50 % 3 7 Tilfredsstillende 69 % 50 % 9 7 Neutral 8 % 0 % 1 0 Total 100 % 100 % Hvis du har yderligere kommentarer vedr. sagsfremstillingen i bestyrelsessagerne, kan du uddybe her: Fin men der er altså mange ord og lange bilag. bilagene kunne godt være lige så beskrivende og forklarende med mindre antal ord Se kommentarer ovenfor. eksemplarisk. 12

13 17) Hvordan vurderer du sekretariatsbetjeningen af bestyrelsen? tilfredsstillende 62 % 64 % 8 9 Tilfredsstillende 38 % 35 % 5 5 Neutral Total 100 % 100 % Hvis du har yderligere kommentarer vedr. sekretariatsbetjeningen af bestyrelsen, kan du uddybe her: Man godt kunne arbejde en smule mere med den skriftlige fremstilling og lidt korrekturlæsning ville heller ikke være ringe. God ide med A og B punkterne. Papirer kommer altid til tiden, ligesom referaterne. Det er fint. Altid meget venlig og serviceminded betjening. Dygtige medarbejdere på alle poster. Og det er med til at give en fornemmelse af en professionelt drevet institution. 18) Hvordan vurderer du referater af og opfølgning på bestyrelsens beslutninger? tilfredsstillende 15 % 43 % 2 6 Tilfredsstillende 77 % 50 % 10 7 Neutral 8 % 0 % 1 0 Utilfredsstillende 0 % 7 % 0 1 Total 100 % 100 % Hvis du har yderligere kommentarer vedr. referater af og opfølgning på bestyrelsens beslutninger, kan du uddybe her: Det kunne være fint, hvis formanden lige samlede lidt op ved mødestart hvad drøftede vi sidst og hvad er sket siden sidst (i det omfang det ikke er dækket af det skriftlige materiale - men ikke alle temaer drøftes ved hvert møde). Det kan være vanskeligt at finde en balance i et referat, der lægges på hjemmesiden. Der mangler til tider visse nuancer, og bestyrelsen fremstår som en fuldstændig enig helhed, som ikke helt afspejler drøftelserne. Godt hvis det vigtigste fra drøftelserne også står i referatet 13

14 Hvis du har øvrige kommentarer til bestyrelsesarbejdet, kan du skrive dem her: Generelt er Metropol både professionelt ledet og sekretariatsbetjent og på trods af at Bestyrelsen er stor er der plads til gode debatter. Det er også mit indtryk, at bestyrelsen det seneste år rummer en rigtig god balance i kompetenceprofilerne. Jeg er overordentligt imponeret af ledelse, medarbejdere og bestyrelsen. Dette gælder både i den entusiasme der ligges i arbejdet, samt den grundige forberedelse og indføring i de "tunge" sager som vi som bestyrelse får grundigt forklaret af ledelse og administration. 14

15